Nguyên tắc 5W 1H 2C 5M trong kỹ năng lập kế hoạch vô cùng quan trọng giúp nhân viên cũng như các cấp quản lý định hướng công việc và kinh doanh của công ty.
5W 1H 2C 5M được coi như đường xương sống cơ bản để định hình được mục tiêu kế hoạch, cách xây dựng bản kế hoạch và quan trọng nhất là vẽ ra một lộ trình rõ ràng, chi tiết, cụ thể, tránh được những sai sót không đáng có trong quá trình thực hiện. Tuy nhiên, làm cách nào để có thể có được một kế hoạch hoàn thiện là điều mà không phải ai cũng có thể làm được.
Nguyên tắc 5W – 1H – 2C – 5M là gì?
Chúng ta thử giả thiết rằng những gì đang nảy sinh trong nhận thức của con người tại một thời điểm nhất định hoặc những mong muốn được một cá nhân/doanh nghiệp nào đó đề xuất nhưng chưa có sự liên kết chặt chẽ với nhau gọi là những mục đích đang còn lạc lối.
Nguyên tắc 5W – 1H – 2C – 5M được sinh ra để kết nối và giúp định hình mục tiêu, kế hoạch dài hạn thông qua việc xây dựng bản kế hoạch quản trị công việc nhân sự. Nguyên tắc này cho phép liệt kê và phân tích ra từng công việc cụ thể nào cần thực hiện để đạt được mục tiêu một cách hữu hiệu.
Phương pháp xác định nội dung công việc 5W – 1H – 2C – 5M
– Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W [why]
– Xác định nội dung công việc 1W [what]
– Xác định những tiêu chí về địa điểm, thời gian, nguồn lực nhân sự thực hiện công việc 3W [where, when, who]
– Xác định cách thức thực hiện 1H [how]
– Xác định phương pháp theo dõi, kiểm soát hoạt động – 1C [control]
– Xác định phương pháp kiểm tra, đánh giá quá trình và hiệu suất – 1C [check]
– Xác định nguồn lực thực hiện 5M
1W “ WHY” – Xác định mục tiêu yêu cầu
Why giúp bạn đặt ra những thắc mắc đầu tiên trước khi tiếp tục các giai đoạn kế tiếp. Khi Bạn làm một công việc nào đó, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
- Nếu bạn không thực hiện thì nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công việc của bạn?
Nhiều người họ vẫn chưa hiểu được mình muốn gì vì thế họ cảm thấy rất khó khăn khi trả lời những câu hỏi của Why do mình đặt ra. Vì thế các bạn hãy tập trung để xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc một cách cụ thể.
Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
Điều này có ý nghĩa rất lớn vì nó chính là kim chỉ nam giúp bạn luôn hướng trọng tâm công việc vào mục tiêu ban đầu và đánh giá kết quả đạt được sẽ chính xác hơn.
1W “WHAT” – Xác định nội dung công việc
1W = what? Nội dung công việc đó là gì?
Sau khi đã vạch rõ mục tiêu, yêu cầu của công việc, bước tiếp theo lên những nội dung, hoạt động cụ thể. Và quan trọng là đừng quên bám sát vào mục tiêu đề ra, tránh đi lạc hướng so với quy tắc ban đầu.
Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.
Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước.
Xác định 3W
Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:
- Công việc đó thực hiện tại đâu?
- Giao hàng tại địa điểm nào?
- Có những bộ phận nào chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra?
- Testing những công đoạn nào?
When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì bàn giao, khi nào kết thúc…
- Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
- Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau
- Ai chịu trách nhiệm làm công việc đó
- Ai là người kiểm tra
- Ai là người hổ trợ thực hiện.
- Ai chịu trách nhiệm…
1H – Xác định phương pháp
H là how, nghĩa là như thế nào?
Ở bước này, hiểu đơn giản là người lập kế hoạch nhân sự cần chỉ ra được cách thực hiện công việc. Nó bao gồm các nội dung:
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì [cách thức thực hiện từng công việc]?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
2C – Xác định phương pháp theo dõi, kiểm soát hoạt động
Control – Xác định phương pháp được vận dụng để tiến hành theo dõi, kiểm soát hoạt động
Bất kỳ công việc nào khi thực hiện cũng cần phải được tiến hành kiểm soát và đo lường. Để đo lường một cách hiệu quả và chính xác,
Cách thức kiểm soát [control] sẽ liên quan đến:
- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu [xem chi tiết qua tài liệu về MBP – phương pháp quản lý theo quá trình]
Check – Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá quá trình và hiệu suất
Đây là bước khá là quan trọng và cần được tuân thủ theo nguyên tắc Pareto: Cơ chế của nguyên tắc này là 20/80: 20% là mức độ hiệu quả ban đầu của quá trình thực hiện nhiệm vụ. Còn 80% còn lại sẽ tập trung vào những sai sót phát sinh.
Phương pháp kiểm tra [check] liên quan đến các nội dung sau:
- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên [nếu vậy thì bao lâu một lần?].
- Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
Trong Doanh nghiệp không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu [quan trọng nhất].
5M – Xác định nguồn lực thực hiện nhiệm vụ
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
- Man = Nguồn nhân lực.
- Money = Tiền bạc.
- Material = Nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
- Machine = Máy móc/công nghệ.
- Method = Phương pháp làm việc.
Man – Nguồn nhân lực
Người giữ trách nhiệm thực hiện công việc có đủ mức độ phù hợp với công việc thông qua các tiêu chí bao gồm:
- Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
- Ai hỗ trợ?
- Ai kiểm tra?
- Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?
Money – Ngân sách, tiền bạc
Nguồn quỹ thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Và kỳ hạn giải ngân sẽ được tiến hành trong bao lâu?
Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng
Bao gồm các yếu tố
- Xác định tiêu chuẩn NVL.
- Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
- Xác định phương pháp giao hàng
- Thời hạn giao hàng.
Machine – Máy móc/công nghệ kỹ thuật
- Mức độ tương đồng giữa các thiết bị công nghệ kỹ thuật có phù hợp với nhu cầu thực hiện nhiệm vụ không?
- Những phương pháp về công nghệ nào cần được áp dụng để thực hiện công việc?…
Method – Phương pháp làm việc
Cách vận hành hoạt động nhân sự như thế nào?
Nguyên tắc 5W – H – 2C – 5M được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau và trên thực tế khi áp dụng, với kinh nghiệm vốn có của mình, nhà quản lý sẽ linh hoạt sao cho nguyên tắc này đảm bảo được tính hiệu quả nhất cho tổ chức của mình.
Xem thêm…. Cách Tạo Kế Hoạch Hành Động Để Thực Hiện Mục Tiêu