Hướng dẫn chi tiết cách lên báo cáo tài chính năm 2024

là một công việc bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, tuy nhiên không phải ai cũng nắm được cách lập Báo cáo tài chính chính xác và hạn chế rủi ro sai sót. Bài viết Safebooks sẽ thông tin bổ ích hướng dẫn lập báo cáo tài chính một cách chi tiết nhất cho doanh nghiệp

Hướng dẫn lập báo cáo tài chính thông qua 7 bước:

7 bước lập Báo cáo tài chính

Bước 1: Tổng hợp, sắp xếp chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính: hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào, sổ phụ ngân hàng, sổ quỹ, bảng lương, bảng chấm công, phiếu nhập/xuất kho,...

Chứng từ kế toán thành phần quan trọng và không thể thiếu để lập báo cáo tài chính. Việc tổng hợp và sắp xếp chứng từ cần theo thứ tự thời gian và nghiệp vụ phát sinh để giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm chứng từ.

Bước 2: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh

Sau khi đã tổng hợp và sắp xếp các chứng từ kế toán, các nghiệp vụ cần được ghi chép và phản ánh vào sổ sách kế toán. Việc ghi nhận này có thể thực hiện trên excel hoặc phần mềm kế toán.

Bước 3: Phân bổ, khấu hao chi phí trả trước và tài sản cố định

Đối với phần hành Tài sản cố định và chi phí trả trước, kế toán cần hạch toán phân bổ chi phí phát sinh hàng tháng với thời gian phân bổ hợp lý đúng quy định.

Hạch toán với phần mềm kế toán, kế toán cập nhật thông tin chung, giá trị và thời gian phân bổ của các Tài sản cố định và các khoản chi phí trả trước vào phần hành tương ứng. Đồng thời lập bảng Excel theo dõi song song trích khấu hao, phân bổ chi phí trả trước.

Hàng tháng, các kế toán thực hiện phân bổ tự động. Nên đối chiếu, so sánh kết quả phân bổ trên phần mềm với bảng Excel, nhất là với các khoản chi phí phát sinh tại thời điểm giữa tháng, cần phân bổ chi tiết chính xác đến từng ngày.

Hơn nữa, một số doanh nghiệp đặc thù, để phục vụ yêu cầu quản trị chi phí, các bạn có thể sẽ cần thêm bảng phân bổ chi phí bằng Excel. Các khoản chi phí như tiền lương, BHXH, BHYT, các chi phí mua ngoài khác… được phân bổ cụ thể cho từng mã sản phẩm, hợp đồng, dự án. Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng…cần phân bổ chi tiết đến từng bộ phận, phòng ban.

Bước 4: Hạch toán các khoản ước tính, điều chỉnh:

Cuối năm, kế toán cần rà soát từ đó điều chỉnh hoặc hạch toán bổ sung vào phần mềm kế toán.

• Bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
• Các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh….
• Các khoản chi phí của năm cần trích trước: Lương tháng 13, thưởng tết âm lịch, chi phí kiểm toán, chi phí mang tính chất thường xuyên tiền thuê nhà, điện, nước, nguyên vật liệu,…
• Bổ sung doanh thu chưa thực hiện chuyển sang thực hiện với các chương trình tri ân khuyến mại khách hàng…
• Các bút toán phân loại lại khoản đầu tư, tiền gửi thấu chi, phân loại lại công nợ ngắn hạn dài hạn, các khoản vay ngắn hạn dài hạn, …
• Các bút toán điều chỉnh sai sót (nếu có)

Bước 5: Kiểm tra đối chiếu số liệu sổ sách

Đây là bước rất quan trọng. Nếu hạch toán sai, số liệu lên Báo cáo tài chính không chính xác. Điều này sẽ khiến cho kế toán mất thời gian và công sức rà soát lại, tìm nguyên nhân, điều chỉnh và làm lại Báo cáo tài chính. Vì vậy kế toán cần phải lưu ý kiểm tra kỹ số liệu trước khi lên Báo cáo tài chính.

Cụ thể, kế toán cần kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán từng Tài khoản, giữa các Tài khoản với nhau, giữa Tài khoản với chứng từ thực tế phát sinh..

• Kiểm tra việc chuyển số dư cuối kỳ trước sang đầu kỳ này của tất cả các tài khoản có số dư (Cả Sổ cái và Số chi tiết), đối với các phần hành Công nợ, Kho hàng hóa, các bạn cần kiểm tra lại số dư của từng đối tượng Khách hàng, Nhà cung cấp; kiểm tra số lượng và giá trị từng loại hàng hóa.
• Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ kế toán và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• Kiểm tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (Sổ cái)

Bước 6: Thực hiện các bút toán kết chuyển

Sau khi rà soát và bổ sung các bút toán còn thiếu, chúng ta sẽ thực hiện kết chuyển lãi/lỗ trong năm.

Kế toán cần lưu ý kết chuyển lãi/lỗ năm ngoái trước khi thực hiện kết chuyển lãi/lỗ năm nay. Sau khi kết chuyển, các tài khoản đầu 5, 6, 7, 8, 9 không còn số dư.

Đối với những doanh nghiệp phát sinh thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, các bạn cần kết chuyển lần thứ nhất để xác định lãi, tính ra số thuế phải nộp, hạch toán bổ sung bút toán ghi nhận thuế và chi phí thuế phát sinh. Sau đó các bạn thực hiện kết chuyển lại để ra con số lợi nhuận cuối cùng.

Với phần mềm kế toán, bút toán kết chuyển có thể được cài đặt tự động, các bạn chỉ cần nhập thời gian, kết chuyển sẽ được thực hiện nhanh chóng thuận tiện.

Bước 7: Lên Báo cáo tài chính

Đây là công việc cuối cùng trong các bước lên Báo cáo tài chính. Khi mọi nghiệp vụ kinh tế đều đã được phản ánh đầy đủ, chính xác, kế toán có thể lên Báo cáo tài chính theo hướng dẫn quy định cụ thể tại Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC:

• Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ
• Thông tư 200/2014/TT-BTC: áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, loại hình, mọi thành phần kinh tế không xét đến quy mô doanh nghiệp.

Đối với hạch toán trên excel, khi lập Báo cáo tài chính, kế toán cần nhặt từng chỉ tiêu trên mỗi báo cáo từ Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản.

Đối với sử dụng phần mềm kế toán, việc lên Báo cáo tài chính trở nên dễ dàng hơn, thay vì phải thủ công lên từng chỉ tiêu của Báo cáo tài chính, chỉ cần thực hiện xong bước kết chuyển lãi/lỗ cuối cùng, kế toán có thể có xem ngay bộ Báo cáo tài chính trên phần mềm.

Tuy nhiên, nên kiểm tra lại các chỉ tiêu của Báo cáo tài chính một lần nữa, nhất là báo cáo lưu chuyển tiền tệ, xem xét lại về mặt bản chất nghiệp vụ, phân loại lại các chỉ tiêu, đưa về đúng hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư hay hoạt động tài chính, để báo cáo phản ánh được chính xác hơn tình hình dòng tiền lưu chuyển của doanh nghiệp.

Bài viết liên quan: Cách đọc và phân tích báo cáo tài chính cho người mới bắt đầu

7 nguyên tắc lập báo cáo tài chính:

7 Nguyên tắc lập báo cáo tài chính

Theo quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC, có 7 nguyên tắc lập báo cáo tài chính mà các doanh nghiệp cần lưu ý. Cụ thể:

Nguyên tắc lập báo cáo tài chính 1: Tuân theo các chuẩn mực

Việc lập và trình bày Báo cáo tài chính phải tuân theo các quy định tại chuẩn mực kế toán “trình bày báo cáo tài chính” và các chuẩn mực khác có liên quan. Toàn bộ thông tin quan trọng phải được giải trình cụ thể để người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Nguyên tắc số 2: Tôn trọng bản chất hơn hình thức

Báo cáo tài chính phải phản ánh đúng bản chất kinh tế của các giao dịch và sự kiện hơn là các hình thức pháp lý của giao dịch và sự kiện đó.

Nguyên tắc 3:

Tài sản không được ghi nhận cao hơn phần giá trị có thể thu hồi. Nợ phải trả không được thấp hơn nghĩa vụ phải thanh toán.

Nguyên tắc 4: Phân loại tài sản và nợ phải trả

Tài sản và nợ phải trả bên Bảng cân đối kế toán phải được trình bày thành: Ngắn hạn và dài hạn. Trong từng phần, các chỉ tiêu phải được sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần.

• Ngắn hạn: Tài sản hoặc nợ phải trả có thời gian đáo hạn còn lại <12 tháng, hoặc một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường kể từ thời điểm báo cáo được phân loại.
• Dài hạn: Những loại tài sản và nợ phải trả còn lại.

Lưu ý: Khi lập BCTC, kế toán phải thực hiện tái phân loại tài sản và nợ phải trả được phân loại là dài hạn trong kỳ trước nhưng có thời gian đáo hạn còn lại không quá 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường kể từ thời điểm báo cáo thành ngắn hạn.

Nguyên tắc 5: Trình bày rõ ràng

Tài sản và nợ phải trả phải được trình bày riêng biệt, chỉ thực hiện bù trừ khi tài sản và nợ phải trả liên quan đến cùng một đối tượng, có vòng quya nhanh, thời gian đáo hạn ngắn, phát sinh từ các giao dịch và sự kiện cùng loại.

Nguyên tắc 6: Phù hợp và thận trọng

Các khoản doanh thu, chi phí, thu nhập phải được trình bày trên BCTC theo nguyên tắc phù hợp và thận trọng. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ phản ánh các khoản mục doanh thu, thu nhập, chi phí và luồng tiền của kỳ báo cáo. Các khoản sai sót của kỳ trước làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh phải được điều chỉnh hồi tố, chứ không điều chỉnh vào kỳ báo cáo.

Nguyên tắc 7:

Khi lập BCTC tổng hợp giữa doanh nghiệp và các đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc, số dư các khoản mục nội bộ của bảng cân đối kế toán, các khoản doanh thu, chi phí lỗ lãi được coi là chưa thực hiện phát sinh từ các giao dịch nội bộ sẽ phải được loại trừ.

Một số lưu ý khi làm báo cáo tài chính theo Thông tư 200

Lập bảng cân đối kế toán khi lập báo cáo tài chính theo Thông tư 200

Khi lập bảng cân đối kê toán, kế toán doanh nghiệp cần chú ý một số điểm sau:

• Tuân thủ nguyên tắc chung về lập và trình bày báo cáo tài chính
• Các khoản mục Tài sản và nợ phải trả được trình bày thành ngắn hạn và dài hạn, tùy theo thời hạn của chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp và phân thành ngắn hạn, dài hạn theo nguyên tắc:
  • Tài sản và nợ phải trả được thu hồi hay thanh toán trong 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo được xếp vào loại ngắn hạn
  • Tài sản và nợ phải trả được thu hồi hay thanh toán từ 12 tháng trở lên kể từ thời điểm báo cáo được xếp vào loại dài hạn
  • Trường hợp các doanh nghiệp không phân biệt rõ giữa ngắn hạn và dài hạn thì các tài sản và nợ được trình bày theo tính thanh khoản giảm dần

Khi lập bảng cân đối kế toán, doanh nghiệp căn cứ các tài liệu như:

• Sổ kế toán tổng hợp;
• Sổ, thẻ kế toán chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết;
• Bảng cân đối kế toán năm trước.

Lập báo cáo kết quả kinh doanh theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Báo cáo kết quả kinh doanh sẽ phản ánh tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: Hoạt động kinh doanh chính và kết quả từ các hoạt động tài chính và hoạt động khác của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần loại trừ các khoản doanh thu, thu nhập, chi phí phát sinh từ các giao dịch nội bộ khi lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa doanh nghiệp và đơn vị cấp dưới.

Doanh nghiệp căn cứ các tài liệu dưới đây để lập báo cáo kết quả kinh doanh:

• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước.
• Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết trong kỳ dùng cho các tài khoản từ loại 5 đến loại 9.

Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ khi lập Báo cáo tài chính theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Việc lập và trình bày báo cáo lưu chuyển tiền tệ hàng năm và các kỳ kế toán giữa niên độ cần tuân thủ quy định của chuẩn mực kế toán “Báo cáo lưu chuyển tiền tệ” và chuẩn mực kế toán “báo cáo tài chính giữa niên độ”.

Doanh nghiệp cần lưu ý các chỉ tiêu không có số liệu thì không phải trình bày và doanh nghiệp được đánh lại số thứ tự nhưng không được thay đổi mã số của các chỉ tiêu.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập theo 2 phương pháp trực tiếp hoặc gián tiếp, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp phù hợp với doanh nghiệp mình.

Lập thuyết minh báo cáo tài chính khi lập Báo cáo tài chính theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Thuyết minh báo cáo tài chính dùng để phân tích chi tiết các thông tin số liệu đã được trình bày trong bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng như các thông tin khác theo yêu cầu chuẩn mực kế toán.

Bản thuyết minh báo cáo tài chính bao gồm các nội dung:

• Các thông tin về cơ sở lập và trình bày báo cáo tài chính và các chính sách kế toán cụ thể được chọn và áp dụng đối với các giao dịch và các sự kiện quan trọng. Trình bày các thông tin theo quy định của các chuẩn mực kế toán chưa được trình bày trong các báo cáo tài chính khác.