Hướng dẫn lập danh mục hồ sơ trường học

Ký hiệu

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

Số thứ tự

ND các tài liệu phổ biến

Thời gian

Nơi lưu trữ

A

Tài liệu tổng hợp

1

Chiến lược

Vĩnh viễn

VT, HT

2

Hồ sơ hội nghị sơ,  tổng kết hàng năm của cơ quan:  

- Tổng kết

- Sơ kết

Vĩnh viễn

5 năm

VT, HT

3

Hồ sơ báo cáo công tác năm lên cấp trên

10 năm

VT, HT

4

Biên bản các cuộc họp [Trường, Đảng, Đoàn thể]

10 năm

TKHĐ, HT

B

Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê

5

Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch thống kê phát triển đào tạo

-         Dài hạn

-         Hàng năm

Vĩnh viễn

20 năm

VT, HT

6

Kế hoạch nhiệm vụ hàng năm cấp trường

20 năm

VT, HT

7

Kế hoạch  nhiệm vụ tổ chuyên môn

10 năm

VT, HT

8

Báo cáo thực hiện  KH năm, kỳ của đơn vị

20 năm

VT, HT

9

Hồ sơ chỉ đạo kiểm tra thực hiện KH

20 năm

VT, HT

10

Thống kê chất lượng đào tạo hàng năm

Vĩnh viễn

VT, HT

11

Thống kê số liệu học sinh bỏ học

10 năm

VT, HT

C

Tài liệu tổ chức, cán bộ

12

Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức cán bộ

-         Dài hạn, hàng năm

-         6 tháng, 9 tháng

20 năm

5 năm

VT, HT

13

Kế hoạch chỉ tiêu biên chế

20 năm

KT, HT

14

Tổng hợp đánh giá chất lượng cán bộ; đánh giá xếp loại giáo viên hàng năm

20 năm

VT, HT

15

Hồ sơ quy hoạch cán bộ

20 năm

VT, HT

16

Hồ sơ bổ nhiệm, đề bạt, thuyên chuyển cán bộ

Vĩnh viễn

HT

17

Hồ sơ tuyển dụng cán bộ

10 năm

KT, HT

18

Hồ sơ kỷ luật cán bộ

20 năm

HT

19

Hồ sơ giải quyết chế độ hưu trí

70 năm

KT,HT

20

Hồ sơ gốc cán bộ, viên chức

Vĩnh viễn

KT

21

Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ

Vĩnh viễn

KT

22

Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan

20 năm

VT, HT

23

Hồ sơ công tác bảo vệ chính trị nội bộ

20 năm

HT

24

Hồ sơ của ban về sự tiến bộ phụ nữ

10 năm

 CĐ, HT

D

Tài liệu về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

25

Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra ND

20 năm

HT, TTND

26

Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo

Vĩnh viễn

HT, TTND

27

Kế hoạch, báo cáo công tác phòng chống tham nhũng

20 năm

HT

28

Kế hoạch kiểm tra nội bộ trường học

10 năm

VT, HT

E

Tài liệu thi đua, khen thưởng

29

Hồ sơ hội nghị thi đua của cơ quan [hội nghị viên chức, nội dung thi đua, biểu điểm thi đua]

50 năm

VT, HT

30

Hồ sơ  tổ chức thực hiện các phong trào thi đua

10 năm

VT, HT

31

Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua hàng năm

10 năm

VT, HT

32

Hồ sơ, kết quả thi đua viên chức, tập thể hàng năm

20 năm

VT, HT

33

Sổ ghi quyết định khen thưởng cá nhân, tập thể đạt thành tích

Vĩnh viễn

VT

34

Các quyết định khen thưởng [cấp cao; cấp trường]

Vĩnh viễn

VT, HT

35

Danh sách khen thưởng GV, HS đạt thành tích cấp ngành, tỉnh

Vĩnh viễn

VT

G

G1

Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ

36

Quy chế làm việc về văn thư, lưu trữ

20 năm

VT

37

Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, công tác văn thư lưu trữ hàng năm

20 năm

VT

38

Hồ sơ cải cách hành chính của cơ quan

20 năm

VT

39

Hồ sơ danh mục bí mật  Nhà nước của pháp luật, cơ quan

Vĩnh viễn

VT

40

Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

20 năm

VT

41

Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ [thu thập, chỉnh lí, khai thác sử dụng ]

10 năm

VT

42

Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu

20 năm

VT

43

Sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan

Vĩnh viễn

VT

44

Số đăng ký văn bản đến

20 năm

VT

45

Tập văn bản lưu trữ công văn đi

10 năm

VT

46

Tập văn bản lưu trữ công văn đến

10 năm

VT

47

Sổ điểm các lớp học sinh

Vĩnh viễn

VT

48

Hồ sơ học bạ học sinh, các văn bằng, giấy chứng nhận [lưu văn bản tồn đọng]

Vĩnh viễn

VT

49

Sổ theo dõi cấp phát văn bằng , chứng chỉ

Vĩnh viễn

VT

50

Sổ theo dõi học sinh chuyển trường, học sinh nghỉ học

10 năm

VT

51

Sổ đăng bộ

Vĩnh viễn

VT

52

Sổ báo giảng, sổ chủ nhiệm, sổ đầu bài

5 năm

VT

G2

Tài liệu quản trị công sở

53

Quy chế làm việc; Quy chuẩn đạo đức, quy tắc ứng xử của viên chức giáo dục

20 năm

VT, HT

54

Hồ sơ hôi nghị cán bộ viên chức hàng năm

20 năm

VT, HT

55

Hồ sơ xây dựng cơ quan có đời sống văn hóa tốt

10 năm

VT, HT

56

Hồ sơ công tác an ninh trật tự; công tác bảo vệ cơ quan; hồ sơ công tác PCCC.

10 năm

HT

57

Hồ sơ cấp phát đồ dùng văn phòng phẩm

5 năm

VT

58

Hồ sơ về công tác y tế học đường

10 năm

Y TẾ

H

Tài liệu lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ

59

Kê hoạch, báo cáo thực hiện công tác chuyên môn nghiệp vụ [Các hoạt động của chuyên môn]

20 năm

PHT

60

Báo cáo đánh giá [CL giảng dạy, XL trình độ CM]

10 năm

PHT

61

Hồ sơ hội nghị chuyên đề khoa học

10 năm

PHT

62

Đề tài nghiên cứu khoa học

20 năm

PHT

63

Kế hoạch, báo cáo thực hiện công tác thiết bị, sử dụng đồ dùng dạy học

20 năm

PHT

I

Tài liệu tổ chức Đảng

64

Hồ sơ Đại hội

Vĩnh viễn

Chi bộ

65

Hồ sơ tổ chức Đảng: Quyết định thành lập, sổ quản lý đảng viên, quyết định kết nạp Đảng, quyết định xếp loại tổ chức cơ sở đảng

Vĩnh viễn

Chi bộ

66

Nghị quyết; chương trình; kế hoạch và báo cáo công tác Đảng

-         Hàng năm

-         Quý

Vĩnh viễn

10 năm

Chi bộ

67

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn thực hiện chỉ thị của đảng

10 năm

Chi bộ

68

Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát

20 năm

Chi bộ

69

Kết quả đánh giá XL tổ chức cơ sở đảng và đảng viên

50 năm

Chi bộ

70

Hồ sơ đảng viên

Vĩnh viễn

Chi bộ

71

Sổ ghi biên bản

20 năm

Chi bộ

K

Tài liệu tổ chức công đoàn

72

Hồ sơ đại hội công đoàn

Vĩnh viễn

Công đoàn

73

Hồ sơ tổ chức, nhân sự: Quyết định thành lập; Danh sách công đoàn viên; Quyết định khen thưởng

Vĩnh viễn

Công đoàn

74

Kế hoạch, chương trình công tác và các báo cáo công tác công đoàn

20 năm

Công đoàn

75

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn của công đoàn

10 năm

Công đoàn

76

Hồ sơ họp hội nghị cán bộ công chức, viên chức, hội nghị công đoàn cơ sở hàng năm

20 năm

Công đoàn, HT

77

Hồ sơ các hoạt động phong trào công đoàn

-         Ngày 8/3, trung thu

-         Khen thưởng học giỏi, sống tốt

10 năm

Công đoàn

78

Sổ sách về tài chính công đoàn; biên bản họp

20 năm

79

Hồ sơ hội chữ thập đỏ

20 năm

Chữ thập đỏ

L

Tài liệu tổ chức Đoàn thanh niên

80

Hồ sơ tổ chức, nhân sự: Quyết định chuẩn y: BCH Đoàn hàng năm; Sổ quản lý đoàn viên; Quyết địng kết nạp Đoàn và danh sách các đoàn viên hàng năm

20 năm

Đoàn TN

81

Hổ sơ đại hội từng nhiệm kỳ

Vĩnh viễn

Đoàn TN

82

Chương trình, kế hoạch công tác và báo cáo công tác đoàn

10 năm

Đoàn TN

83

Kế hoạch thực hiện các cuộc vận động lớn, các phong trào thi đua thực hiện nghị quyết đảng, đoàn TN cấp trên

10 năm

Đoàn TN

84

Sổ sách [Biên bản họp thường kỳ; Hồ sơ về tài chính; Sổ Đoàn viên]

20 năm

Đoàn TN

M

Tài liệu tài chính, kế toán

85

Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán hàng năm, quý

Vĩnh viễn

Kế toán

86

Hồ sơ báo cáo tài chính và quyết toán

Vĩnh viễn

Kế toán

87

Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

Kế toán

88

Sổ sách kế toán [Sổ tổng hợp; Sổ chi tiết]

Vĩnh viễn

Kế toán

89

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

20 năm

Kế toán

90

Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

10 năm

Kế toán

91

Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ

Vĩnh viễn

Kế toán

92

Hồ sơ tài sản, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định

20 năm

Kế toán

N

Tài liệu lao động, tiền lương

93

Kế hoạch báo cáo công tác lao động, tiền lương

-         Hàng năm

-         Quý

Vĩnh viễn

5 năm

Kế toán

94

Hồ sơ hợp đồng lao động

5 năm sau khi chấm dứt HĐ

Kế toán

95

Hồ sơ, chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động

Vĩnh viễn

Kế toán

96

Hồ sơ về bảo hiểm xã hội, nghỉ hưu

Vĩnh viễn

Kế toán

97

Hồ sơ nâng lương

20 năm

Kế toán

O

Tài liệu về xây dựng cơ bản

98

Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư XDCB:

-         Dài hạn, hàng năm

-         6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

KT, HT

99

Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản

- Công trình nhóm A [Xây dựng mới]

- Công trình nhóm B,C  [sửa chữa lớn]

Vĩnh viễn

KT, HT

100

Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình

15 năm

KT, HT