Cho em hỏi về trường hợp có 2 sổ BHXH và thời gian đóng BHXH trùng nhau thì giải quyết như thế nào? Nội dung như sau: Tháng 3 năm 2012 do em gái em chưa đủ tuổi lao động, nên mượn hồ sơ của em để đi làm , bao gồm chứng minh thư của em. Cách sau đó 2 tháng, là tháng 5/2012 em nộp hồ sơ vào 1 Công ty khác và tham gia đóng bảo hiểm xã hội từ tháng 5. Đến 1-8-2012 em gái em thôi việc, còn em vẫn làm đến bây giờ.
Tháng 4/2015 Công ty em gọi em nộp sổ Bảo hiểm xã hội ở Công ty cũ về, vì e đã có sổ nên Công ty muốn gộp sổ cho em, nhưng sổ bị trùng mất 3 tháng đóng Bảo hiểm xã hội. Luật sư cho em hỏi: - Trường hợp của em là vi phạm pháp luật, em phải chịu trách nhiệm như thế nào? Để không liên lụy đến em gái em? - Luật sư giúp em tìm đc con đường ngắn nhất để em giải quyết Bảo hiểm xã hội? Vì lúc mới đi làm em không biết gì cả, nên rất lo lắng khi mắc phải sai lầm. - Liệu em có thể giữ lại 1 sổ mà e đang làm, hay phải xóa sổ? - Nếu xóa cả 2 sổ để em đóng lại từ đầu được không? Thủ tục như thế nào?
Trả lời: cảm ơn bạn đã gửi nội dung đề nghị tư vấn tới Công ty Luật Minh Gia chúng tôi, trường hợp của bạn chúng tôi xin được tư vấn như sau:
Thứ nhất, việc bạn cho mượn hồ sơ cùng chứng minh thư cho em gái đi làm là vi phạm pháp luật, thời gian đóng bảo hiểm xã hội trước đó có thể sẽ bị hủy và cùng một số vấn đề khác, có thể quy về tội làm giả, làm sai giấy tờ. Tuy nhiên, nếu như không có hậu quả gì xảy ra và không có khởi kiện, tố cáo gì thì em bạn và bạn sẽ không phải gặp vấn đề gì. Bạn nên bình tĩnh xử lý việc này cho phù hợp.
Thứ hai, nếu như bạn thừa nhận bạn tham gia đóng bảo hiểm cả hai nơi, nên bạn có hai sổ bảo hiểm. Theo quy định tại Điều 53 Quyết định số 1111/QĐ-BHXH về việc ban hành quy định quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế thì “Người lao động đồng thời có từ 02 hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc trở lên với nhiều đơn vị khác nhau thì đóng BHXH, BHYT, BHTN theo hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc có mức tiền lương, tiền công cao nhất hoặc hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc có thời gian dài nhất.” Như vậy, theo quy định này bạn không được phép đóng bảo hiểm hai nơi cùng lúc.
Tuy nhiên, đối với trường hợp người lao động có hai sổ bảo hiểm trở lên, căn cứ vào Điều 63 Quyết định 1111/QĐ-BHXH quy định như sau:“1. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, sau đó hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới. Số sổ BHXH cấp lại là số của sổ BHXH có thời gian tham gia BHXH sớm nhất.
2. Một người có từ 02 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH trùng nhau thì cơ quan BHXH hướng dẫn người lao động lựa chọn 01 sổ BHXH để tiếp tục ghi quá trình đóng BHXH, BHTN hoặc giải quyết các chế độ BHXH, BHTN. Các sổ BHXH còn lại thu hồi và thực hiện hoàn trả cho đơn vị, người lao động theo quy định tại Điểm 3.3, Khoản 3 Điều 48. Trường hợp sổ BHXH bị thu hồi mà đơn vị đề nghị cấp sổ BHXH đã giải thể thì thực hiện giải quyết chế độ trợ cấp một lần cho người lao động. Khi thu hồi sổ BHXH, đồng thời phải thu hồi các khoản trợ cấp BHXH đã chi trả trước đó [nếu có]”.
Trường hợp của bạn đã bị đóng BHXH trùng 3 tháng, từ tháng 5/2012 đến tháng 8/2012. Bạn sẽ được cơ quan BHXH hướng dẫn lựa chọn một sổ bảo hiểm để tiếp tục ghi quá trình đóng BHXH. Sổ bảo hiểm còn lại sẽ được thu hồi, đồng thời thu hồi các khoản trợ cấp BHXH đã chi trả trước đó.Thứ ba, việc bạn đề nghị hủy số sổ BHXH cũ làm lại số sổ BHXH mới thì theo quy định của pháp luật hiện hành không cho phép. Vì lý do mỗi người tham gia BHXH chỉ duy nhất được cấp một số sổ BHXH.
Như vậy, theo chúng tôi bạn nên lựa chọn sổ của bạn đã đóng vì thời giạn đóng bảo hiểm xã hội dài hơn. Và mọi thắc mắc bạn nên tham khảo ý kiến từ cơ quan Bảo hiểm xã hội để được hướng dẫn rõ ràng hơn về cách thức cũng như thủ tục giải quyết vụ việc của bạn. Chúng tôi chỉ có thể tư vấn một cách khái quát dựa trên tình tiết của bạn đã đưa ra.
Trân trọng!
CV tư vấn: Hoàng Huyền – Công ty Luật Minh Gia.
Mục lục bài viết
- 1. Vấn đề gộp sổ bảo hiểm xã hội
- 2. Các bước thực hiện đểgộp sổ bảo hiểm xã hội
- 3. Có bắt buộc phải gộp sổ bảo hiểm xã hội
- 4.Thời gian giải quyết
- 5. Thủ tục gộp sổ bảo hiểm
Khách hàng: Thưa luật sư, Trước kia tôi công tác tại 1 công ty liên doanh có tham gia bảo hiểm xã hội được 5 năm 6 tháng. Khi chuyển sang cơ quan mới vì những lý do khách quan mà sau 7 năm công tác tôi mới nộp sổ bảo hiểm của công ty trước về để gộp với cơ quan mới. Lúc này cơ quan mới đã làm sổ bảo hiểm mới, tôi có hỏi bên bảo hiểm xã hội thì người ta nói có thể gộp được sổ bảo hiểm cho nhiều năm công tác.
Vậy thưa luận sư làm cáchnào để tôi có thể kiểm tra và biếtđược cơ quan đang công tác đã gộp sổ bảo hiểm xã hội cho mình hay chưa. Vì nhiều lần liên lạc với phòng hành chính cơ quan đang công tác thì họ trả lời bận và để kiểm tra?
Cảm ơn!
Trả lời:
Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật MinhKhuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:
Cơ sở pháp lý :
Luật bảo hiểm xã hội 2014
Quyết định số595/2017/QĐ- BHXH
Chuyên viên tư vấn
1. Vấn đề gộp sổ bảo hiểm xã hội
Căn cứ khoản 4Điều 46Quyết định số 595/2017/QĐ- BHXHquy định: "Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới".
>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục rút tiền bảo hiểm xã hội [BHXH] 1 lần trong năm 2022
Theo quy định trênthì một người lao động không được phép có từ 2 quyển sổ bảo hiểm xã hội trở lên. Nếu có trên 2 quyển thì phải làm thủ tục gộp những quyển sổ đó lại. Trong quá trình gộp sổ nếu không trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội thì người sử dụnglao động hoàn thiện hồ sơ và nộp lên cơ quan bảo hiểm để gộp sổ cho người lao động.
Nếu người lao động có thời gian đóng trùng bảo hiểm xã hội thì người lao động lựa chọn 01 sổ bảo hiểm xã hội để tiếp tục ghi quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp hoặc giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp. 01 sổ bảo hiểm còn lại cơ quan bảo hiểm sẽ tiến hành thu hồi.
Căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH như sau:
“…
4. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.”.
Như vậy, căn cứ theo quy định nêu trên, mỗi người chỉ có một sổ BHXH. Trường hợp, một người tham gia BHXH có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.
Trường hợp nào khác so với trongqf hopjq phải cấp lại sổ BHXH, theo đó:
Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH do mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH hoặc gộp sổ BHXH: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.
2. Các bước thực hiện đểgộp sổ bảo hiểm xã hội
>> Xem thêm: Thủ tục rút bảo hiểm xã hội một lần sau khi nghỉ việc năm 2022 ?
Bước 1: Đối chiếu dữ liệu thông tin cá nhân và quá trình đóng BHXH, BHTN trên các sổ
Trước khi làm hồ sơ gộp sổ BHXH, bạn phải kiểm tra lại dữ liệu ghi trên sổ như sau:
Kiểm tra thông tin cá nhân trên các sổ BHXH phải trùng khớp và chính xác. Trường hợp sai phải thực hiện hồ sơ Cấp lại sổ do sai thông tin cá nhân.
Kiểm tra quá trình đóng BHXH, BHTN trên các sổ BHXH phải chính xác. Trường hợp sai thực hiện hồ sơ Cấp lại sổ BHXH do sai nội dung trên sổ.
Kiểm tra quá trình đóng BHXH, BHTN trên các sổ BHXH không trùng nhau. Trường hợp trùng nhau phải thực hiện hoàn trả lại tiền BHXH, BHTN đã đóng thừa.
Bước 2: Nộp hồ sơ Gộp sổ BHXH
Về thành phần hồ sơ
Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định chi tiết hồ sơ làm thủ tục gộp sổ BHXH như sau:
- Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế [đối với người lao động];
- Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH [đối với người lao động];
>> Xem thêm: Cách tính tiền bảo hiểm xã hội một lần theo quy định mới 2022 ?
- Sổ BHXH [tất cả các sổ mà người lao động có];
- Mẫu D01-TS: Bảng kê thông tin [đối với doanh nghiệp].
Về địa điểm nộp hồ sơ
Cơ quan BHXH quận/huyện nơi người lao động tham gia bảo hiểm.
Sau khi đối chiếu xong, bạn kê khai và nộp hồ sơ làm thủ tục gộp hổ BHXH bao gồm:
- Mẫu TK1-TS [Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế]: ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số [14] Nội dung thay đổi, yêu cầu.
- Tất cả các sổ BHXH
- Mẫu D01-TS[Bảng kê thông tin] [nếu có]: Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.
Đơn vị có thể thực hiện nộp chung hồ sơ Điều chỉnh thông tin và Gộp sổ BHXH nếu thông tin cần điều chỉnh là Thông tin cá nhân hoặc Quá trình đóng tại đơn vị hiện tại.Trường hợp Quá trình đóng cần điều chỉnh ở đơn vị cũ hoặc có Quá trình tham gia BHXH, BHTN trùng nhau thì yêu cầu nộp hồ sơ điều chỉnh trước.
>> Xem thêm: Mức đóng bảo hiểm xã hội năm 2022 và Cách tính lương hàng tháng tại doanh nghiệp như thế nào?
3. Có bắt buộc phải gộp sổ bảo hiểm xã hội
Pháp luật hiện hành của Việt Nam không có quy định bắt buộc về việc gộp sổ bảo hiểm xã hội người lao động phải có quyết định thôi việc của công ty. Vì vậy, yêu cầu có quyết định thôi việc của cơ quan bảo hiểm xã hội là không có cơ sở bởi căn cứ quy định khoản 1 Điều 63 Quyết định 1111/QĐ- BHXH như sau:
"1. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, sau đó hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới. Số sổ BHXH cấp lại là số của sổ BHXH có thời gian tham gia BHXH sớm nhất".
Cụ thể thì gộp sổ bảo hiểm xã hội thì hồ sơ của bạn sẽ bao gồm:
- Hai quyển sổ Bảo hiểm xã hội của bạn - Điền đầy đủ thông tin vào đơn đề nghị theo mẫu D01-TS [theo mẫu ban hành kèm theo Quyết định 1111/QĐ-BHXH năm 2011].
Ngoài ra, nguyên tắc khi gộp sổ bảo hiểm xã hội thì cần đảm bảo yêu cầu quy định tại phần I Công văn 3663/BHXH-THU như sau:
" 1. Người lao động nộp sổ BHXH cấp trùng cho đơn vị đang làm việc hoặc đơn vị tham gia BHXH sau cùng đã chốt sổ, để lập hồ sơ và chuyển cho cơ quan BHXH gộp sổ. Trường hợp đơn vị tham gia BHXH cuối cùng giải thể, hoặc NLĐ đã chốt sổ nghỉ việc và hiện tại không tham gia BHXH, thì NLĐ nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH, nơi đơn vị cuối cùng đăng ký tham gia BHXH để gộp sổ".
4.Thời gian giải quyết
Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy đinh. Không quá 45 ngày đối với trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH tại các tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị.
>> Xem thêm: Quy định mức lương tối thiểu vùng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc năm 2022
Cách tra cứu thông tin quá trình tham gia BHXH, thời giam tham gia được bao nhiêu lâu, mức lương đóng BHXH trên website : baohiemxahoi.gov.vn. Sau đó vào mục tra cứu quá trình tham gia BHXH. Nhập số sổ BHXH hoặc mã thẻ BHYT, số CMND, năm sinh...
Trong quá trình tra cứu, có thể do dữ liệu về thông tin cá nhân của một số người lao động số CMND và ngày tháng năm sinh chưa đầy đủ,chính xác nên trong trường hợp không tìm ra thông tin mà đã nhập đủ các thông số theo yêu cầu của trang web thì người lao động liên hệ với đơn vị sử dụng lao động đang tham gia BHXH để phối hợp với cơ quan BHXH chỉnh sửa dữ liệu.
5. Thủ tục gộp sổ bảo hiểm
Bước 1: Kiểm tra thông tin cá nhân trên sổ BHXH
Kiểm tra thông tin các nhân của người tham gia [họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch] trên 2 sổ BHXH, xảy ra 2 trường hợp như sau:
Trường hợp 1: Thông tin cá nhân người lao động trùng khớp => thực hiện kiểm tra tiếp quá trình đóng BHXH
Trường hợp 2: Thông tin cá nhân người tham gia khác nhau => làm hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân để thông tin trên 2 sổ BHXH trùng khớp.
Hồ sơ bao gồm:
- Mẫu TK1-TS [Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế]: Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số [14] nội dung thay đổi, yêu cầu.
>> Xem thêm: Thời hạn báo giảm bảo hiểm xã hội cho người lao động nghỉ việc ?
- Sổ BHXH sai thông tin
- Các giấy tờ [CMTND/giấy khai sinh/ trích lục khai sinh/...]
- Mẫu D01-TS [Bảng kê thông tin] [nếu có]: Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.
=> Nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân sai cho cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai thông tin
Lưu ý: Trường hợp số CMTND/Thẻ căn cước trên 2 sổ BHXH khác nhau, đơn vị không cần làm hồ sơ điều chỉnh
Bước 2: Kiểm tra nột dung ghi nhận sổ BHXH
Qúa trình đóng BHXH trên sổ BHXH sẽ xảy ra các trường hợp ghi nhận thiếu quá trình tham gia, sai chức danh
Trường hợp 1: Nội dung ghi nhận trên sổ BHXH đầy đủ, chính xác.
Trường hợp 2: Nội sung trên sổ ghi nhận thiếu quá trình đóng/sai thông tin chức danh/mức lương,...=> Làm hồ sơ điều chỉnh nội dung ghi trên sổ BHXH
Hồ sơ bao gồm:
>> Xem thêm: Thủ tục báo tăng lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
- Sổ BHXH
- Công văn do đơn vị xác nhận điều chỉnh sai chức danh/mức lương/ ... [nếu có]
- Mẫu D02-TS [nếu có]
=> Nộp lên cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai cho NLĐ để điều chính lại thông tin chính xác trước khi làm hồ sơ gộp sổ BHXH
Bước 3: Thủ tục gộp sổ BHXH
Sau khi thực hiện kiểm tra thông tin ghi nhân trên sổ BHXH thông tin đầy đủ chính xác, tiếp theo làm hồ sơ gộp sổ BHXH gồm:
- Mẫu TK1-TS [Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế]: Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số [14] nội dung thay đổi, yêu cầu.
- 2 sổ BHXH
- Mẫu D01-TS [Bảng kê thông tin] [nếu có]: Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.
Thời gian giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy đinh. Không quá 45 ngày đối với trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH tại các tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị.
>> Xem thêm: Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 số 58/2014/QH13 mới nhất
Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗtrợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phậntư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoạisố:1900.6162để được giải đáp.
Trân trọng./.
Lương Thị Lan -Bộ phận tư vấn pháp luật Bảo hiểm xã hội - Công ty luật Minh Khuê