Bên bán làm mất hóa đơn đầu ra liên 2 [giao cho khách hàng] thì xử lý như thế nào? Mức xử phạt hành vi làm mất hóa đơn đầu ra liên 2 ra sao? Mẫu biên bản mất hóa đơn đầu ra liên 2 mới nhất? Chi tiết sẽ được giải đáp ngay trong bài viết dưới đây.
Bên bán phải lập biên bản khi làm mất hóa đơn liên 2.
1. Cách xử lý khi bên bán làm mất hóa đơn liên 2
Theo quy định, hóa đơn giấy khi lập phải có tối thiểu 2 liên và tối đa không vượt quá 9 liên. Trong đó: Liên 1 dùng để lưu; liên 2 dùng để giao cho bên bán; từ liên 3 trở đi sẽ được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Tuy nhiên, riêng các hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có tối thiểu 3 liên, trong đó liên 3 sẽ được lưu tại cơ quan thuế. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2, không có hóa đơn để giao cho khách hàng theo đúng quy định thì cần tiến hành cách xử lý như sau:
Bước 1: Bên bán tiến hành thông báo với cơ quan thuế
Căn cứ vào quy định pháp luật hiện hành, làm mất, cháy, hỏng được quy vào hành vi vi phạm về hóa đơn. Do đó, ngay khi khi phát hiện làm mất hóa đơn liên 2 [giao cho khách hàng], bên bán phải tiến hành lập và gửi báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu BC21/AC tới cơ quan thuế trực thuộc. Thời hạn gửi báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn: chậm nhất không quá 05 ngày, tính từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn. \>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn đầu vào là gì?
Bước 2: Bên bán tiến hành làm việc với bên mua
Sau khi đã gửi thông báo tới cơ quan thuế, bên bán cần phải liên hệ với bên mua và tiến hành các thủ tục giải quyết việc làm mất hóa đơn đầu ra liên 2 như sau: - Bên bán và bên mua cần lập biên bản mất hóa đơn đầu ra liên 2 ghi nhận rõ sự việc này. Nội dung biên bản cũng cần ghi rõ bên bán đã khai và nộp thuế liên 1 vào ngày tháng nào; hai bên ký và ghi rõ họ tên của người đại diện; đóng dấu [nếu có] trên biên bản. - Bên bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện pháp luật đồng thời đóng dấu trên biên bản sao hóa đơn để giao cho bên mua. Sau khi đã lập xong biên bản thỏa thuận, bên mua hoàn toàn được phép sử dụng hóa đơn liên 1 bản sao, có chữ ký, đóng dấu hợp pháp của bên bán để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Lưu ý rằng: - Cả bên mua và bên bán phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác của sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. - Khi mất hóa đơn liên 2, bên bán bắt buộc phải tiến hành thông báo với cơ quan thuế [bất kể hóa đơn liên 2 đã lập hay chưa]; trường hợp mất hóa đơn liên 2 nhưng hóa đơn đó chưa lập, chưa sử dụng thì hai bên bán mua không phải không cần phải tiến hành lập biên bản thỏa thuận [bỏ qua Bước 2]. \>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử.
2. Mẫu biên bản mất hóa đơn đầu ra liên 2 mới nhất
Nếu bạn và doanh nghiệp đang phân khi làm mất hóa đơn đầu ra liên 2 thì cần phải áp dụng mẫu biên bản nào cho đúng thì có thể tham khảo mẫu mới nhất mà einvoice.vn cập nhật bên dưới đây. Khi doanh nghiệp làm mất hóa đơn GTGT đầu vào hoặc hóa đơn đầu ra, doanh nghiệp phải lập biên bản mất hóa đơn, đồng thời lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu BC21/AC gửi cơ quan thuế trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày phát hiện mất hóa đơn.
Bài viết dưới đây, đội ngũ giảng viên tại lớp học kế toán thực hành tại Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết các bạn cách lập biên bản mất hóa đơn.
1. Quy định về lập biên bản mất hóa đơn
Quy định về lập biên bản mất hóa đơn qua Công văn 77340/CT-TTHT 2017 mất hóa đơn liên 2 bị sai tên, địa chỉ
+ Tại Khoản 3 Điều 20 quy định về xử lý đối với hóa đơn đã lập:
“Điều 20. Xử lý đối với hóa đơn đã lập
3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh [tăng, giảm] số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng..., tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số..., ký hiệu... Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-].”
- Biên bản mất hóa đơn phải có xác nhận của đại diện 2 Công ty: bên mua và bên bán.
- Các bạn tham khảo biên bản mất hóa đơn sau:
Hướng dẫn cách lập biên bản mất hóa đơn mới nhất
2. Cách lập mẫu BC21/AC
- Các bạn có thể lập mẫu BC21/AC trên Word hoặc trên phần mềm HTKK 3.3.7 sau đó gửi cho cơ quan thuế.
- Mẫu BC21/AC theo thông tư 39/2014/TT-BTC
- Để lập mẫu Mẫu BC21/AC trên HTKK 3.3.7,
+ Bước 1: đăng nhập vào phần mềm, chọn “Hóa đơn”, sau đó chọn “Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn [BC21/AC]”
+ Bước 2: điền đầy đủ thông tin về mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn bị mất, liên hóa đơn mất và lý do mất, cháy, hỏng hóa đơn
Sau khi lập xong, bạn nhớ phải gửi mẫu BC21/AC này tới cơ quan Thuế quản lý ngay sau đó để hạn chế mức phạt của cơ quan Thuế nhất có thể nhé!
Tham khảo thêm: Hướng dẫn chi tiết cách xử lý khi bị mất, cháy, hỏng hóa đơn GTGT mới nhất
“Điều 24. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn
1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp [mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này] chậm nhất không quá năm [05] ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng [ngày thứ 05] trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật [hoặc người được ủy quyền], đóng dấu [nếu có] trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu [nếu có] của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất; cháy, hỏng hóa đơn.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba [ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn] thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.”
Trên đây là hướng dẫn cách lập biên bản mất hóa đơn mới nhất theo mẫu BC21/AC trên word và trên phần mềm HTKK một cách chi tiết. Cảm ơn các bạn đã quan tâm!
Để tìm hiểu thêm về cách xử lý trường hợp hóa đơn giá trị gia tăng viết sai nội dung các bạn theo dõi thêm bài viết: Xử lý khi viết sai hóa đơn GTGT