Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử đã ban hành, chỉnh sửa một số quy định mới về hình thức hóa đơn sử dụng, trong đó có quy định về mẫu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
Vậy làm sao để nhận biết mẫu hóa đơn điện tử chuẩn, hợp pháp? Mẫu hóa đơn nào phù hợp với ngành nghề kinh doanh của bạn?
Cùng PosApp điểm qua các mẫu hóa đơn điện tử mới nhất, mẫu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hợp lệ theo các quy định hiện hành trong bài viết dưới đây.
1/ Mẫu hóa đơn điện tử bao gồm những nội dung gì?
Căn cứ theo quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, các nội dung bắt buộc phải có trên mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ gồm:
- • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua [nếu người mua có mã số thuế];
- • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
- • Tổng số tiền thanh toán;
- • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
- • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua [nếu có].
- • Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- • Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- • Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan [nếu có].
Xem thêm: Hộ kinh doanh buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày nào?
2/ Các mẫu hóa đơn hộ kinh doanh cá thể theo Thông tư 68/2019/TT-BTC
Theo thông tư 68/2019/TT-BTC đã hướng dẫn một số điều chỉnh về hóa đơn điện tử. Nhằm giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn nhanh chóng, hiệu quả, thông tư 68 đã ban kèm các mẫu hóa đơn sau đây:
2.1/ Hóa đơn giá trị gia tăng
Đây là mẫu hóa đơn điện tử áp dụng cho hộ kinh doanh, tổ chức, doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng được lập theo mẫu hiển thị số 01.
2.2/ Mẫu hóa đơn cho hộ kinh doanh cá thể
Mẫu hóa đơn điện tử bán hàng được áp dụng đối với trường hợp tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương thức trực tiếp. Mẫu hóa đơn điện tử bán hàng được lập theo mẫu hiển thị số 02.
2.3/ Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử được tạo lập với mục đích ghi chép việc thực hiện xuất kho kiêm vận chuyển điện tử. Trong mẫu phiếu xuất kho cần đảm bảo nêu rõ các thành tố như Nội dung xuất kho, Thông tin vận chuyển, Phương tiện và người vận chuyển…
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử được lập theo mẫu hiển thị số 03 và được áp dụng cho các đối tượng quy định tại Điều 2 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Xem thêm: Chương trình hóa đơn may mắn – Xổ số HĐĐT trúng thưởng đến 50 triệu
2.4/ Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng đặc thù
Đây là mẫu hóa đơn được áp dụng trong các trường hợp bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ đặc thù. Trong mẫu hóa đơn giá trị gia tăng này không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung. Việc này được quy định rõ trong Khoản 3 Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Mẫu HĐĐT giá trị gia tăng cho các tổ chức, doanh nghiệp đặc thù được lập theo mẫu hiển thị số 04.
2.5/ Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng đặc thù bằng ngoại tệ
Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng dành cho tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân đặc thù bằng ngoại tệ được lập theo mẫu hiển thị số 05.
2.6/ Một số mẫu hóa đơn cho hộ kinh doanh cá thể khác
Tem, vé, thẻ
Phiếu thu tiền
Bạn có thể tham khảo và tải mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh, cá thể từ website của Chi Cục Thuế hoặc các trang mạng khác.
Xem thêm: Hướng dẫn lập báo cáo hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
3/ Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Các ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là nội dung bắt buộc có trên hóa đơn điện tử được quy định theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể:
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:+ Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng; + Số 2: Phản ảnh loại hóa đơn điện tử bán hàng; + Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công; + Số 4: Phản ánh loại hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; + Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP + Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn bao gồm: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu [06] ký tự này được quy định như sau:
1. Ký tự đầu tiên là một [01] chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
2. Hai [02] ký tự tiếp theo là hai chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;
3. Một [01] ký tự tiếp theo là một chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; + Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng; + Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh; + Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền; + Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử; + Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử; + Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng; + Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
4. Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;
5. Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn [hoặc ở vị trí dễ nhận biết];
6. Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:
+ “1C22TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; + “2C22TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế; + “1C23LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh; + “1K23TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; + “1K22DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng; + “6K22NAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế; + “6K22BAB” – là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.”
Nguồn: Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC
Như vậy, theo quy định của Thông tư 78 và Nghị định 123, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện bằng một chuỗi ký tự gồm 07 ký tự. Trong đó, ký tự đầu tiên thể hiện ký hiệu mẫu số hóa đơn, 06 ký hiệu tiếp theo thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử.
Xem thêm: Hướng dẫn từ A-Z cách tra cứu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh
4/ Mẫu hóa đơn điện tử theo ngành nghề
4.1/ Mẫu hóa đơn cho hộ kinh doanh, cá thể ngành ăn uống
4.2/ Mẫu hóa đơn cho hộ kinh doanh, cá thể lĩnh vực bán lẻ, siêu thị
4.3/ Mẫu hóa đơn cho hộ kinh doanh, cá thể lĩnh vực dịch vụ spa
4.4/ Mẫu hóa đơn cho hộ kinh doanh, cá thể lĩnh vực vận chuyển
4.5/ Mẫu hóa đơn cho hộ kinh doanh, cá thể lĩnh vực y tế
4.6/ Mẫu hóa đơn cho hộ kinh doanh cá thể lĩnh vực giáo dục
5/ Xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền PosApp
PosApp là một trong những đơn vị chuyên cung cấp các phần mềm quản lý và các thiết bị bán hàng như máy Pos thu ngân, máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền,... được hơn 30.000 khách hàng trải dài khắp Việt Nam tin dùng.
Theo Thông Tư 78 và Nghị Định 123, nhằm hỗ trợ khách hàng của PosApp có thể thực hiện khai báo, xuất hóa đơn từ máy tính tiền một cách dễ dàng, chính xác và nhanh gọn. PosApp đã cố gắng nhanh chóng hợp tác với nhiều đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.
Cách đăng ký hóa đơn điện tử từ máy tính tiền PosApp rất đơn giản. Bạn thực hiện các thao tác sau:
- - Bước 1: Thanh toán hóa đơn
- - Bước 2: Xuất hóa đơn có mã cơ quan thuế
- - Bước 3: Quản lý hó đơn trực tiếp từ phần mềm
Vậy là PosApp đã tổng hợp một số mẫu hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh mới nhất và hợp lệ theo Thông tư 78 và Nghị định 123 giúp bạn dễ tham khảo.
Mong rằng những thông tin trên là hữu ích và bạn có thể lựa chọn được một mẫu HĐĐT ưng ý và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của mình. PosApp chúc hoạt động kinh doanh của bạn luôn thuận lợi và thành công trong tương lai!
Bạn đang tìm kiếm giải pháp hóa đơn điện tử tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!