Hỏi: Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký hóa đơn khác nhau thì có hợp lệ không? Đây vẫn là câu hỏi mà rất nhiều doanh nghiệp thắc mắc, khi xuất hóa đơn hoặc nhận được một hóa đơn điện tử đầu vào. Hầu hết đều băn khoăn rằng liệu loại hóa đơn như vậy có được xem là hợp lệ?
Đáp:
1. Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau là không hợp lệ, không đủ điều kiện để kê khai Thuế
Theo Công văn 5373/CT-TTHT của Cục thuế tỉnh Bắc Giang ngày 28/11/2018 thì Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau là không hợp lệ, không đủ điều kiện để kê khai thuế.
Tuy nhiên, trong thực tế lại phát sinh thì trường hợp đó lại xảy ra. Và câu trả lời là: Trường hợp ngày ký Hóa đơn điện tử thực hiện sau ngày lập hóa đơn điện tử thì Công ty phải căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử để xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định.
2. Doanh nghiệp cần căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử để hạch toán doanh thu và chi phí cho phù hợp
Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Tại Khoản 1 Điều 3 quy định Hóa đơn điện tử:
“Hoá đơn điện tử” là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này….”
Tại tiết e điểm 1 Điều 6 quy định nội dung của Hóa đơn điện tử:
“e] Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.”
Tại Điều 8. Lập Hóa đơn điện tử
“1. Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư này khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định. Các hình thức lập hóa đơn điện tử:
– Người bán hàng hóa, dịch vụ [tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử] thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;
– Người bán hàng hóa, dịch vụ [tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử] truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.
Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa, dịch vụ.
Các hình thức gửi hóa đơn điện tử:
– Gửi trực tiếp:
Người bán hàng hóa, dịch vụ [tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử] thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.”
– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:
Ngày lập và ngày ký trên hóa đơn được quy định như thế nào? Nếu 2 thời điểm này khác nhau thì hóa đơn điện tử được lập có bất hợp pháp không? Đây là câu hỏi được nhiều kế toán mới thắc mắc khi thực hiện nghiệp vụ kê khai. Trong bài viết này, E-invoice sẽ cùng quý khách giải đáp cho câu hỏi trên.
1. Quy định về thời điểm lập hóa đơn
Hóa đơn được người bán cung cấp cho người mua sau khi thực hiện giao dịch kinh doanh. Với mỗi loại hình kinh doanh lại có những quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn, điều này được quy định trong Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
1.1. Thời điểm lập hóa đơn theo loại hình kinh doanh
Kinh doanh hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa [bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia] là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Kinh doanh dịch vụ
Khi cung cấp dịch vụ, thời điểm để lập hóa đơn xác định bởi việc hoàn thành quá trình cung ứng, không phụ thuộc vào việc đã nhận được thanh toán hay chưa. Nếu người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp, thì thời điểm lập hóa đơn sẽ phù hợp với thời điểm thu tiền [ngoại trừ việc thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm việc thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng]. Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc từng phần, công đoạn của dịch vụ, mỗi lần giao hoặc bàn giao sẽ đều kèm theo việc lập hóa đơn tương ứng cho khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ đã được chuyển giao. \>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn với dịch vụ ngân hàng.
1.2. Thời điểm lập hóa đơn với một số trường hợp cụ thể:
Lĩnh vực
Thời điểm lập hóa đơn
Dịch vụ cung cấp với số lượng lớn và tần suất thường xuyên, đòi hỏi quá trình kiểm tra và đối soát số liệu trước khi hoàn thành.
Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên. Không quá 7 ngày kể từ ngày đầu của tháng tiếp theo sau tháng mà dịch vụ đã được cung cấp. Hoặc thời điểm trong vòng 7 ngày sau ngày kết thúc kỳ quy ước
Dịch vụ viễn thông và Công nghệ thông tin
Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ [chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối].
Các hoạt động xây dựng, lắp đặt
Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, đã thu tiền hoặc chưa.
Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng bất động sản
- Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng: Thời điểm lập hoá đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
- Khi đã chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, thời điểm để lập hóa đơn sẽ phụ thuộc vào thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
Dịch vụ vận tải hàng không
- Chậm nhất là trong vòng 05 ngày tiếp theo, tính từ ngày xuất bản chứng từ dịch vụ vận tải hàng không trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.
- Đối với việc cung cấp qua đại lý: thời điểm để lập hóa đơn xác định tại thời điểm việc đối soát dữ liệu giữa các bên hoàn tất và không vượt quá ngày thứ 10 của tháng tiếp theo sau tháng phát sinh.
Hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô
Thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, đã thu tiền hoặc chưa.
Hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được vận chuyển bằng đường ống dẫn khí
Là thời điểm mà bên mua và bên bán xác định khối lượng khí cần giao hàng trong tháng, và thời hạn để thực hiện điều này là không quá 07 ngày tính từ ngày mà bên bán gửi thông báo về lượng khí giao hàng tháng.
Các cửa hàng trong chuỗi kinh doanh thương mại bán lẻ và dịch vụ ăn uống
Thời điểm thực hiện việc tổng hợp dữ liệu từ Phiếu tính tiền của cơ sở kinh doanh sau khi kết thúc hoạt động kinh doanh vào cuối ngày. Trong trường hợp khách hàng yêu cầu hoá đơn điện tử, cơ sở kinh doanh sẽ lập và giao hóa đơn điện tử cho khách hàng.
Hoạt động bán điện của các công ty điện lực
Thời điểm đối soát số liệu thanh toán giữa các đơn vị trong hệ thống điện bao gồm đơn vị vận hành, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện dựa vào thị trường điện. Không quá ngày cuối cùng của thời hạn kê khai và nộp thuế cho tháng mà nghĩa vụ thuế phát sinh.thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
Hoạt động bán xăng dầu
Thời điểm kết thúc hoạt động bán xăng dầu cho khách hàng, tính cho từng lần bán.
Dịch vụ vận tải hàng không và dịch vụ bảo hiểm thông qua đại lý
Thời điểm để lập hóa đơn xác định tại thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên, tuy nhiên thời hạn tối đa là ngày 10 của tháng tiếp theo sau tháng mà dịch vụ đã phát sinh.
Các dịch vụ như ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện dành cho cá nhân không kinh doanh [hoặc cá nhân kinh doanh] không yêu cầu lấy hóa đơn.
- Đơn vị sẽ thực hiện xuất hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng, dựa trên thông tin chi tiết của từng giao dịch phát sinh trong ngày hoặc trong tháng. Các thông tin này sẽ được lấy từ hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị.
- Nếu khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn cho từng giao dịch cụ thể, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ phải lập hóa đơn và giao cho khách hàng theo yêu cầu.
Hoạt động kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi và sử dụng phần mềm tính tiền
Khi chuyến đi kết thúc, các thông tin liên quan đến chuyến đi sẽ được phần mềm tính tiền tổng hợp. Sau đó, hóa đơn điện tử được tạo và gửi đến khách hàng, cơ quan Thuế theo định dạng dữ liệu mà cơ quan Thuế yêu cầu.
Cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh và quản lý viện phí bằng cách sử dụng phần mềm quản lý
Tại thời điểm cuối ngày, cơ sở y tế sẽ thực hiện việc tổng hợp thông tin về khám chữa bệnh và cả thông tin từ phiếu thu tiền của các dịch vụ y tế đã được thực hiện trong ngày.
Trong hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ thông qua hình thức điện tử không dừng.
- Ngày lập hóa đơn điện tử được xác định bởi ngày mà phương tiện lưu thông qua trạm thu phí. Nếu có một hoặc nhiều phương tiện sử dụng dịch vụ nhiều lần trong cùng một tháng, hóa đơn điện tử có thể được lập theo định kỳ, tối đa không quá ngày cuối cùng của tháng mà dịch vụ thu phí đã phát sinh.