Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông là “đặc sản” của công ty cổ phần. Ngoài những cuộc họp được tổ chức thường niên, còn có những cuộc họp được tổ chức bất thường do một số đối tượng có thẩm quyền trong công ty triệu tập
Đại hội đồng cổ đông [ĐHĐCĐ] là cơ quan tập hợp tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết trong công ty. Mọi vấn đề trong công ty đều phải được Đại hội đồng biểu quyết hoặc thông qua.
Theo Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, ĐHĐCĐ họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, ĐHĐCĐ có thể họp bất thường.
Khoản 1 Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:
“1. Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và bất thường. Hội đồng quản trị triệu tập họp bất thường Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:
a] Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;
b] Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật;
c] Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này;
d] Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;
đ] Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.”
Như vậy, cuộc họp thường niên được ấn định thời gian tổ chức trong năm, còn cuộc họp bất thường có thể tổ chức vào bất cứ lúc nào nếu xảy ra một trong các trường hợp nêu trên.
Những ai được triệu tập cuộc họp bất thường của ĐHĐCĐ?
Cũng căn cứ theo Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2020, đối tượng có quyền triệu tập ĐHĐCĐ bao gồm:
- Hội đồng quản trị;
- Ban kiểm soát;
- Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty.
Cụ thể:
1. Hội đồng quản trị
Điểm m khoản 2 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020 nêu rõ một trong những thẩm quyền của HĐQT là duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp ĐHĐCĐ, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để ĐHĐCĐ thông qua nghị quyết;
Theo khoản 1 Điều 154 Luật Doanh nghiệp 2020, HĐQT có từ 3 - 11 thành viên. Khoản 12 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết, quyết định của HĐQT được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch HĐQT.
Như vậy, thành viên HĐQT có quyền yêu cầu triệu tập cuộc họp ĐHĐCĐ bất thường khi xét thấy vì lợi ích của công ty, tuy nhiên cần phải được sự đồng ý của đa số thành viên HĐQT dự họp tán thành hoặc do quyết định của Chủ tịch HĐQT.
2. Ban kiểm soát
Theo khoản 1 Điều 168 Luật Doanh nghiệp 2020, Ban kiểm soát có từ 03 đến 05 Kiểm soát viên. Nhiệm kỳ của Kiểm soát viên không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.
Ban kiểm soát có quyền triệu tập ĐHĐCĐ bất thường trong mọi trường hợp.
3. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông
Căn cứ điểm b khoản 2 Điều 115 Luật Doanh nghiệp 2020, cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty có quyền sau đây:
Yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này
Tại khoản 3 Điều 115 quy định như sau:
Cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều này có quyền yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:
- Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng quyền của cổ đông, nghĩa vụ của người quản lý hoặc ra quyết định vượt quá thẩm quyền được giao;
- Trường hợp khác theo quy định tại Điều lệ công ty.
Như vậy, cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% cổ phần phổ thông hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo Điều lệ công ty có quyền triệu tập ĐHĐCĐ bất thường khi có căn cứ về việc HĐQT:
- Vi phạm nghiêm trọng quyền của cổ đông [vi phạm các quyền của cổ đông phổ thông quy định tại khoản 1 Điều 115 Luật Doanh nghiệp 2020…];
- Vi phạm về nghĩa vụ của người quản lý;
- Ra quyết định vượt quá thẩm quyền được giao.
Nếu có thắc mắc liên quan đến vấn đề này, độc giả vui lòng liên hệ tổng đài 1900.6192 để được hỗ trợ nhanh nhất.
>> Quyền và nghĩa vụ của cổ đông phổ thông từ 2021 có gì mới?
Hướng dẫn các trường hợp, quy trình họp hội đồng quản trị trong công ty cổ phần. Họp hội đồng quản trị như thế nào?
Theo quy định trong Luật doanh nghiệp năm 2020, Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị thực hiện quyền quản lý của mình thông qua việc họp và ra quyết định. Dưới đây là Quy định về triệu tập họp hội đồng quản trị
Trường hợp họp hội đồng quản trị
Triệu tập họp hội đồng quản trị để bầu ra Chủ tịch hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị có nhiệm kỳ 05 năm, hết nhiệm kỳ, đại hội đồng cổ đông trong công ty sẽ phải họp và bầu ra hội đồng quản trị mới. Do vậy khi bắt đầu một nhiệm kỳ mới, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ kết thúc bầu cử hội đồng quản trị nhiệm kỳ đó hội đồng quản trị phải tiến hành họp để bầu chủ tịch hội đồng quản trị mới. Cuộc họp Hội đồng quản trị này sẽ do thành viên có số phiếu bầu cao nhất hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất triệu tập và chủ trì.
Chủ tịch hội đồng quản trị triệu tập họp khi đề nghị của Ban kiểm soát, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác; 02 thành viên điều hành của Hội đồng quản trị; Trong trường hợp, các đối tượng nêu trên sẽ phải gửi đề nghị yêu cầu họp hội đồng quản trị bằng văn bản tới chủ tịch hội đồng quản trị, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu tiến hành họp hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng quản trị sẽ phải triệu tập hội đồng quản trị. Nếu không triệu tập họp hội đồng quản trị thì chủ tịch phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra do không tiến hành họp hội đồng quản trị để giải quyết theo yêu cầu của những người có thẩm quyền
Triệu tập họp hội đồng quản trị bất thường: Các trường hợp khách theo nhu cầu thực tế phát sinh của công ty.
Các bước họp hội đồng quản trị
Bước 1. Gửi thông báo mời họp hội đồng quản trị [thông báo mời họp]Việc tiến hành họp hội đồng quản trị cũng được quy định cụ thể trong điều lệ của từng công ty khi mới thành lập. Luật doanh nghiệp năm 2020 cũng quy định: Chủ tịch hội đồng quản trị sẽ phải gửi thông báo mời họp kèm nội dung chương trình họp cho thành viên hội đồng quản trị chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày họp.
Thông báo mời họp được gửi bằng bưu điện, fax, email, nhưng phải bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty.
Bước 2. Tiến hành họp hội đồng quản trịCuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ 3/4 tổng số thành viên trở lên dự họp. Triệu tập lần 2 [trong vòng 7 ngày] tiến hành khi có trên 50% số thành viên HĐQT dự họp. Biểu quyết trong cuộc họp HĐQT:– Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;– Ủy quyền cho người khác đến dự họp nếu được đa số thành viên HĐQT chấp nhận– Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến hoặc hình thức tương tự khác;– Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.
Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất một giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.
Bước 3. Hội đồng quản trị ra quyết định đối với nội dung được thông quaTrừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số [>50%] thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.
Trong trường hợp nghị quyết do Hội đồng quản trị thông qua trái với quy định của pháp luật hoặc Điều lệ công ty gây thiệt hại cho công ty thì các thành viên tán thành thông qua nghị quyết đó phải cùng liên đới chịu trách nhiệm cá nhân về nghị quyết đó và phải đền bù thiệt hại cho công ty; thành viên phản đối thông qua nghị quyết nói trên được miễn trừ trách nhiệm. Cổ đông sở hữu cổ phần của công ty liên tục trong thời hạn ít nhất 01 năm có quyền yêu cầu Hội đồng quản trị đình chỉ thực hiện nghị quyết gây thiệt hại nói trên.
Xem thêm: Hướng dẫn lập biên bản họp hội đồng quản trị
Lưu ý: Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 1900.6165 để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác!
Hội đồng quản trị là cơ quản quản lý của công ty cổ phần. Hội đồng quản trị làm việc thông qua các cuộc họp. Hội đồng quản trị có thể họp ít nhất mỗi quý một lần hoặc họp bất thường. Vậy ai có quyền triệu tập cuộc họp Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần? Luật Hoàng Anh xin được giải đáp thông qua bài viết này.
Trong cuộc họp Hội đồng quản trị đầu tiên, theo Khoản 1 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 thì:
“Điều 157. Cuộc họp Hội đồng quản trị
1. Chủ tịch Hội đồng quản trị được bầu trong cuộc họp đầu tiên của Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị đó. Cuộc họp này do thành viên có số phiếu bầu cao nhất hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất triệu tập và chủ trì. Trường hợp có nhiều hơn một thành viên có số phiếu bầu hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất và ngang nhau thì các thành viên bầu theo nguyên tắc đa số để chọn 01 người trong số họ triệu tập họp Hội đồng quản trị.”
Trong cuộc họp đầu tiên, thẩm quyền triệu tập cuộc họp Hội đông quản trị thuộc về thành viên có số phiếu bầu cao nhất hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất.
Sau khi bầu được Chủ tịch Hội đồng quản trị thì Chủ tịch là người triệu tập cuộc họp Hội đồng quản trị. Cụ thể theo Khoản 3 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 thì:
“3. Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị trong trường hợp sau đây:
a] Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị;
b] Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;
c] Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;
d] Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.”
Như vậy, cần phải có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị; của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác; của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị hoặc trường hợp khác do Điều lệ quy định thì Chủ tịch mới triệu tập họp Hội đồng quản trị. Các đề nghị trên phải được lập dưới hình thức văn bản và phải nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.
Khoản 5 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ:
“5. Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này. Trường hợp không triệu tập họp Hội đồng quản trị theo đề nghị thì Chủ tịch Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty; người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị.”
Theo quy định trên, Chủ tịch hội đồng quản trị phải có nghĩa vụ triệu tập trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được các đề nghị trên. Nếu không thực hiện đúng nghĩa vụ thì Chủ tịch Hội đông quản trị phải chịu trách nhiệm nếu như có thiệt hại xảy ra và người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị.
Ngoài ra, Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập phải gửi thông báo mời theo quy định tại Khoản 6 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020:
“6. Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.
Thông báo mời họp Hội đồng quản trị có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định và bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty.”
Thông báo mời phải gửi đúng thời hạn pháp luật quy định, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định khác. Bên cạnh đó, thông báo phải đáp ứng đúng các nội dung về thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.
Hình thức của thông báo có thể là văn bản như giấy, fax hoặc các phương tiện điện tử và phải đảm bảo gửi đến đúng địa chỉ mà cổ đông thành viên Hội đồng quản trị đăng ký với công ty.
Theo Khoản 7 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 thì:
“7. Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập gửi thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo đến các Kiểm soát viên như đối với các thành viên Hội đồng quản trị. Kiểm soát viên có quyền dự các cuộc họp Hội đồng quản trị; có quyền thảo luận nhưng không được biểu quyết.”
Từ những phân tích trên, có thể thấy rõ, pháp luật quy định rõ ràng và cụ thể về thẩm quyền triệu tập cuộc họp cũng như cách thức, nội dung của thông báo mời họp. Qua đó, công ty cổ phần có thể chủ động hơn trong tổ chức họp Hội đồng quản trị
Luật Hoàng Anh