Quản lý hồ sơ nhân sự là gì
Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những bước quan trọng giúp nhà quản lý nắm bắt được đầy đủ thông tin nhân sự đồng thời giải quyết hiệu quả những vấn đề phát sinh trong suốt quá trình hay hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để hoạt động doanh nghiệp được đảm bảo ổn định, việc thực hiện quản lý hồ sơ nhân sự chặt chẽ luôn là điều mà mỗi tổ chức cần thực hiện. Show
Vì vậy, bài viết được Bizfly chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn biết rõ hơn về cách quản lý hồ sơ nhân sự sao cho hiệu quả nhất. Hồ sơ quản lý nhân sự bao gồm những gì?Tuỳ theo hợp đồng của nhân sự và từng yêu cầu khác biệt của từng doanh nghiệp mà bộ hồ sơ quản lý nhân sự sẽ yêu cầu từng loại giấy tờ khác nhau. Tuy nhiên, một hồ sơ quản lý nhân sự sẽ tối thiểu cần phải có các giấy tờ thông tin về cá nhân cơ bản bao gồm: Đơn xin làm việc, sơ yếu lý lịch, chứng minh thư photo công chứng, sổ hộ khẩu công chứng, hợp đồng lao động, bằng cấp photo công chứng, ảnh 3x4 và ảnh 4x6. Hồ sơ quản lý nhân sự bao gồm những gì? Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân sựViệc lưu trữ thông tin nhân sự cho những mục đích sử dụng, khai thác khác nhau dẫn khiến cho hoạt động quản lý hồ sơ trở nên quan trọng và cần thiết. Một số lý do cơ bản cho thấy tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân sự đó là:
Mọi người có thể xem thêm bài viết "Quản lý nhân sự là gì? Quy trình và kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả" để hiểu thêm về giá trị mà việc quản lý nhân sự mang lại cho doanh nghiệp cũng như ảnh hưởng của nó đến chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp là như thế nào từ đó có phương án thực hiện hiệu quả hơn. Các cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệpĐể có thể lưu trữ lâu dài và dễ dàng khai thác thì bạn cần thực hiện việc quản lý hồ sơ nhân sự một cách thông minh và khoa học theo hướng dẫn của Bizfly dưới đây: Phân loại hồ sơ nhân sựThông thường hồ sơ nhân sự sẽ được phân loại thành các nhóm chính sau: Các cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp
Sắp xếp hồ sơ nhân sựCác giải pháp sắp xếp hồ sơ nhân sự hữu dụng mà bạn có thể áp dụng được đó là:
Lưu trữ hồ sơ nhân sựHồ sơ phải được lưu trữ trong một vị trí nhất định để nhanh chóng và thuận tiện trong việc tìm kiếm cũng như truy cập. Cách tốt nhất để đạt được điều này là bạn nên làm bản liệt kê hệ thống sơ đồ của đơn vị một cách có hệ thống. Một lưu ý quan trọng khác khi lưu trữ hồ sơ là người quản lý phải tiến hành kiểm tra thường xuyên để kịp thời bổ sung, sửa chữa và hoàn thiện hồ sơ sao cho chính xác và nhanh chóng nhất. Các bước xây dựng mô hình quản lý hồ sơ nhân sựMột mô hình quản lý hồ sơ nhân sự được xem là hoàn chỉnh khi nó được xây dựng với các bước đầy đủ như sau: Bước 1: Phân loại và sắp xếp hồ sơPhân loại và sắp xếp hồ sơ là bước quan trọng nhất và cần thiết nhất. Việc phân loại và sắp xếp sẽ tuỳ theo tính chất hay sở thích của từng người quản lý miễn là nó khoa học và dễ dàng tìm kiếm được. Bước 2: Xác định mục đích quản lýTheo thời gian, một số tài liệu sẽ không cần sử dụng hoặc không còn hiệu lực để sử dụng. Vì vậy, bạn cần xác định được ngày hết hạn đồng thời tiến hành chỉnh sửa, bổ sung hoặc loại bớt các tài liệu dư thừa khi quản lý hồ sơ. Bên cạnh đó, vấn đề pháp lý cũng cần được chú ý bởi có nhiều loại hồ sơ nhất định mà các doanh nghiệp không có quyền hạn sở hữu lâu dài. Các bước xây dựng mô hình quản lý hồ sơ nhân sự Bước 3: Xác định nhu cầu truy cậpVới từng loại hồ sơ nhân sự cần thực hiện việc lưu trữ, bạn cần xác định được chính xác những điều cơ bản sau:
Bước 4: Thiết lập mức độ bảo mậtThiết lập mức độ bảo mật là một vấn đề cần thiết trong việc quản lý hồ sơ nhân sự. Từng loại hồ sơ khác nhau sẽ có từng yêu cầu hay mức độ bảo mật khác nhau. Điều bạn cần lưu ý nhất là những thông tin về khuyết tật hay y tế bởi đó là những thông tin cá nhân được pháp luật bảo vệ. Có thể bạn quan tâm: 13 nghệ thuật quản lý nhân sự tinh tế dành cho các nhà lãnh đạo Phương pháp quản lý hồ sơ nhân sự tối ưu cho doanh nghiệpBạn có thể tham khảo qua một số nền tảng hay phương pháp hữu dụng cho việc quản lý hồ sơ nhân sự sau đây: Quản lý hồ sơ nhân sự bằng ExcelExcel được đánh giá như một công cụ hữu dụng trong việc theo dõi các thông số cần thiết và là giải pháp hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả. Với khả năng cập nhật và xử lý dữ liệu tự động, Excel sẽ giúp các nhà quản trị bắt kịp những thông tin sau: Excel là một trong những công cụ giúp quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả
Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sựVới xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự sẽ giúp việc quản lý trở nên ưu việt hơn nhờ những đặc điểm:
Tham khảo ngay Top 9 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp hiện nay Quản lý hồ sơ nhân sự được xem là một trong những yếu tố cốt lõi và cần thiết nhất trong việc quản trị nguồn nhân lực của các doanh nghiệp. Cho dù bạn thực hiện việc quản lý bằng Excel, phần mềm quản lý hay bất kỳ cách nào đi chăng nữa thì điều quan trọng nhất là bạn cần nắm rõ và xử lý các thông tin cần lưu ý để đạt được hiệu quả quản lý cao nhất Quản lý nhân sự gồm quản lý những gì?Về cơ bản, Quy trình quản lý nhân sự thường gồm các công việc sau:. Hoạch định nguồn nhân lực.. Tuyển dụng nhân tài.. Gắn kết văn hóa doanh nghiệp.. Xây dựng chế độ phúc lợi và đãi ngộ.. Quản trị hiệu suất của nhân viên.. Xây dựng chính sách lương thưởng.. Xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển.. Đánh giá, thăng chức, sa thải.. Tại sao quản lý nhân sự là quan trọng?Quản trị nhân sự chính là chìa khóa mở ra môi trường lao động tuyệt vời và nền kinh tế, xã hội phát triển. Hoạt động này giúp tăng cường năng suất lao động, giữ chân nhân tài, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và là một yếu tố quan trọng giúp đạt được sự thành công của tổ chức, doanh nghiệp. Hồ sơ nhân viên bao gồm những gì?Hồ sơ nhân sự chứa đựng thông tin quan trọng về nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, quá trình lý lịch công việc, hồ sơ về đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, bảo hiểm, lương, và các tài liệu khác liên quan đến quan hệ làm việc của họ với tổ chức. Hồ sơ nhân sự theo luật lao động gồm những gì?Dưới đây là các giấy tờ cơ bản, tối thiểu cần phải có trong hồ sơ nhân sự (hồ sơ nhân viên) như:. Đơn xin việc.. Sơ yếu lý lịch.. Chứng minh thư photo công chứng.. Bằng cấp có photo công chứng.. Sổ hộ khẩu công chứng.. Hợp đồng lao động.. Ảnh 3×4 hoặc 4×6.. |