Trước hết cần thu thập thông tin thứ cấp: các báo cáo về tình hình mua và phân tích nguồn cung ứng trong doanh nghiệp, thông tin trong các thông tin truyền thông [báo, tạp chí, mạng xã hội,…] thông qua những thông tin xúc tiến của nhà cung ứng. Tất nhiên các thông tin có thể đã cũ hoặc chưa chính xác. Và do đó cần phải có những dữ liệu sơ cấp thông qua điều tra khảo sát trực tiếp tại các nhà cung ứng. Tùy thuộc vào những tiêu chuẩn cần để đánh giá các nhà cung ứng mà tiến hành thu thập dữ liệu cần thiết.
Giai đoạn đánh giá
Trước hết phải phân loại nhà cung ứng theo các tiêu thức cơ bản, như theo thành phần kinh tế, theo vị trí trong kênh phân phối, theo trình độ công nghệ,… Mỗi loại nhà cung ứng theo các cách phân loại sẽ cho những đặc điểm nhất định để đánh giá, lựa chọn.
Tiếp theo, cần đánh giá các nhà cung ứng theo các tiêu chuẩn xác thực. Các tiêu chuẩn có thể khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, đặc điểm của các nhà cung ứng theo các cách phân loại, nhưng về cơ bản bao gồm những tiêu chuẩn về marketing – chất lượng, giá cả; Sức mạnh tài chính – năng lực vốn kinh doanh, qui mô,…; sức mạnh Logistics – Độ tin cậy trong việc giao hàng, cung cấp dịch vụ,…
Giai đoạn tiếp cận, đề xuất
Là giai đoạn mà trong đó doanh nghiệp cử cán bộ mua thăm nguồn hàng để đưa ra những đề xuất. Những đề xuất này có tính nguyên tắc thiết lập mối quan hệ mua, bán giữa doanh nghiệp và nguồn cung ứng về sản phẩm mua, giá cả, cách thức đặt hàng, thủ tục và hình thức thanh toán,…
Trên cơ sở những thông tin sau khi tiếp cận với các nhà cung ứng, kết hợp với những thông tin qua giai đoạn đánh giá, tiến hành xếp loại nguồn cung ứng theo thứ tự ưu tiên để tiến hành mối quan hệ mua bán.
![chọn nhà cung ứng 1][//vilas.edu.vn/wp-content/uploads/2021/04/79c79db105.jpeg =1060x442]
Giai đoạn thử nghiệm
Sau giai đoạn tiếp xúc, đề nghị chỉ mới xếp loại được các nhà cung ứng có nhiều tiềm năng nhất, chứ chưa phải là những nhà cung ứng chính thức quan hệ lâu dài có tính chiến lược, và do đó phải trải qua giai đoạn thử nghiệm.
Giai đoạn thử nghiệm nhằm kiểm tra trong một thời gian nhất định các nhà cung ứng có đảm bảo đạt được những tiêu chuẩn thông qua các thương vụ mua bán hay không. Nếu các nhà cung ứng đạt được những tiêu chuẩn và đảm bạo độ tin cậy cao, có thể xếp các nhà cung ứng vào quan hệ đối tác lâu dài. Nếu các nhà cung ứng qua thời gian thử nghiệm không đạt được những tiêu chuẩn đặt ra, cần chọn và tiến hành thử nghiệm đối với nhà cung ứng tiếp theo trong danh sách những nhà cung ứng tiềm năng.
ISO luôn là một phần quan trọng trong việc thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng và quản lý trong nhiều lĩnh vực khác nhau trên khắp thế giới. Trong năm nay, ISO đã ra mắt một phiên bản mới của quy trình đánh giá nhà cung cấp, nhằm cải thiện hiệu suất, đảm bảo tính nhất quán và tối ưu hóa quá trình cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Hôm nay, mời bạn cùng CoDX tìm hiểu về mẫu quy trình đánh giá các nhà cung cấp mới nhất năm 2023 trong bài viết sau.
Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Bản tin doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.
Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO là một loạt các bước và hoạt động được thực hiện để đánh giá và đảm bảo chất lượng, hiệu suất và khả năng của các nhà cung cấp trong việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho một cá nhân hoặc một doanh nghiệp.
Mục tiêu của quy trình này là đảm bảo nguồn cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu của tổ chức/doanh nghiệp đó.
2. Mẫu quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO mới nhất 2023
Quy trình đánh giá nhà cung cấp được thực hiện tuần tự, khoa học từ bước xác định yêu cầu đến bước cuối cùng. Cụ thể, gồm có 7 bước sau đây:
- Xác định nhu cầu doanh nghiệp.
- Lên danh sách để đánh giá.
- Xây dựng tiêu chí đánh giá.
- Tiến hành đánh giá.
- Lập báo cáo.
- Lựa chọn nhà cung cấp.
- Hoàn thành hợp đồng.
2.1. Bước 1: Xác định nhu cầu doanh nghiệp
Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO bắt đầu với việc xác định nhu cầu kinh doanh cụ thể, để giúp doanh nghiệp cân nhắc việc phân chia nguồn lực một cách hợp lý cho hoạt động cung ứng hàng hóa.
Để xác định nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp, các nhà quản lý cần thu thập thông tin cụ thể về:
- Sản phẩm, vật liệu hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cần cung cấp.
- Các tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc quy chuẩn mà sản phẩm hoặc dịch vụ phải tuân thủ.
- Thời hạn cụ thể cho việc cung ứng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Việc xem xét các kế hoạch phát triển sản phẩm mới của doanh nghiệp cũng là một phần quan trọng trong quy trình này. Nhà quản lý cần tương tác chặt chẽ với các nhóm phát triển sản phẩm để hiểu rõ kế hoạch và sẵn sàng triển khai kế hoạch, tìm nguồn cung ứng một cách chủ động, đảm bảo doanh nghiệp có khả năng duy trì và phát triển dòng sản phẩm mới một cách hiệu quả.
2.2. Bước 2: Lên danh sách các nhà cung cấp để đánh giá
Việc lập danh sách các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng những yêu cầu và nhu cầu đó là một bước không thể thiếu trong mẫu quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO. Đặc biệt đối với các dự án yêu cầu lớn, phức tạp, bạn có thể cần phải lập danh sách nhiều nhà cung cấp khác nhau để đảm bảo có sự đa dạng và lựa chọn tối ưu.
Khi lựa chọn nhà cung cấp để đưa vào danh sách, nguyên tắc quan trọng nhất là đảm bảo rằng họ có đủ khả năng để đáp ứng các yêu cầu và nhu cầu của công ty bạn. Đồng thời, bạn cũng cần xem xét giá cả mà nhà cung cấp đưa ra, để biết rằng nó nằm trong khả năng ngân sách của bạn. Việc xây dựng danh sách chính xác các nhà cung cấp có khả năng giải quyết bài toán cung ứng cho công ty từ đầu sẽ mở ra nhiều lựa chọn hữu ích để tìm ra nhà cung cấp tốt nhất.
2.3. Bước 3: Xây dựng các tiêu chí trong quy trình đánh giá nhà cung cấp
Một lỗi thường gặp khi thực hiện quy trình đánh giá nhà cung cấp mới là không đề ra hoặc xây dựng các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp không đủ phù hợp và toàn diện. Dưới đây là 7 tiêu chí quan trọng để đánh giá nhà cung cấp mà bạn có thể áp dụng:
- Sự uy tín của nhà cung cấp: Xem xét lịch sử và danh tiếng của nhà cung cấp trong ngành và thị trường, để đảm bảo bạn làm việc với một đối tác đáng tin cậy.
- Chất lượng của sản phẩm/dịch vụ cung cấp: Đánh giá chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ mà nhà cung cấp cung cấp, đặc biệt là so với các tiêu chuẩn và yêu cầu của bạn.
- Hiệu suất cung cấp sản phẩm/dịch vụ: Xem xét khả năng của nhà cung cấp trong việc cung ứng sản phẩm hoặc dịch vụ theo đúng thời gian và số lượng cần thiết.
- Giá cả sản phẩm/dịch vụ và phương thức thanh toán: So sánh giá cả của nhà cung cấp với thị trường và xem xét phương thức thanh toán mà họ đề xuất.
- Dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp: Đánh giá khả năng hỗ trợ và tương tác với nhà cung cấp trong quá trình giao dịch.
- Tính lâu dài và bền vững của nhà cung cấp: Xem xét sự ổn định và khả năng tồn tại của nhà cung cấp trong tương lai.
- Rủi ro tài chính của nhà cung cấp: Đánh giá tình hình tài chính của nhà cung cấp để đảm bảo họ có khả năng duy trì mối quan hệ kinh doanh lâu dài.
Bạn có thể xây dựng các tiêu chí này với các điểm định lượng rõ ràng để tạo nên một mẫu quy trình đánh giá nhà cung cấp hiệu quả và lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất cho nhu cầu của doanh nghiệp.
2.4. Bước 4: Tiến hành đánh giá nhà cung cấp theo chuẩn quy trình ISO
Sau khi xác định được các tiêu chí trong quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO sẽ là bước tiến hành đánh giá để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Yếu tố phù hợp cần được đảm bảo từ cả hai phía, tức là từ nhà cung cấp và công ty của bạn. Để tạo cơ hội cho cả hai bên, bạn nên tổ chức buổi trao đổi và trực tiếp lắng nghe các đề xuất từ nhà cung cấp và cũng chia sẻ về yêu cầu cụ thể về sản phẩm/dịch vụ của bạn để biết được:
- Điểm mạnh & điểm yếu của từng nhà cung cấp.
- Nhà cung cấp nào đưa ra báo giá hoặc cam kết chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt nhất,…
Trong trường hợp danh sách nhà cung cấp của bạn quá nhiều, bạn có thể tiến hành đánh giá theo từng vòng khác nhau. Bạn cũng có thể đề xuất cho nhà cung cấp thực hiện bản demo sản phẩm hoặc dịch vụ để chứng minh khả năng của họ trong việc đáp ứng và giải quyết nhu cầu của công ty bạn.
2.5. Bước 5: Lập báo cáo trong quy trình đánh giá nhà cung cấp
Các thông tin thu thập từ mẫu quy trình đánh giá nhà cung cấp cần được tổ chức thành báo cáo đánh giá chi tiết. Điều này đồng nghĩa với việc chuyển đổi thông tin từ trạng thái ban đầu sang dạng dữ liệu hữu ích và cần được xem xét kỹ lưỡng.
Thông tin trở nên vô ích nếu nó rối ren và không được sắp xếp một cách hợp lý. Một lời khuyên nhỏ khi lập báo cáo đánh giá là bạn có thể sắp xếp các nhà cung cấp tốt nhất lên đầu danh sách, thậm chí sử dụng màu sắc khác biệt để làm nổi bật chú ý của lãnh đạo.
2.6. Bước 6: Phê duyệt và lựa chọn nhà cung cấp
Sau quy trình đánh giá nhà cung cấp như đã trình bày, bạn đã tìm ra nhà cung cấp tốt nhất và đã có sự chấp thuận từ lãnh đạo công ty. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn và dự phòng trước mọi rủi ro tiềm ẩn, bạn có thể đề xuất cho lãnh đạo lựa chọn nhà cung cấp chính và một nhà cung cấp phụ, sẵn sàng can thiệp trong trường hợp nhà cung cấp chính gặp khó khăn hoặc có vấn đề trong quá trình cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.
Đối với các nhà cung cấp không được lựa chọn, cũng nên lưu trữ hồ sơ và thông tin liên hệ chi tiết. Bạn có thể dự phòng và tạo điều kiện thuận lợi trong tương lai nếu có bất kỳ sự cần thiết nào phát sinh và bạn cần tìm hiểu thêm về họ hoặc tìm cách hợp tác.
2.7. Bước 7: Hoàn thành hợp đồng trong quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO
Khi kết thúc quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, bước tiếp theo là xây dựng hợp đồng. Trong hợp đồng với nhà cung cấp, cần điểm qua và làm rõ các thông tin sau đây:
- Mục tiêu cung ứng sản phẩm/dịch vụ: Mục tiêu này có thể bao gồm số lượng, chất lượng, và các yêu cầu cụ thể khác.
- Quy chuẩn sản phẩm/dịch vụ: Hợp đồng cần xác định rõ các quy chuẩn và tiêu chuẩn chất lượng mà sản phẩm hoặc dịch vụ cần tuân theo.
- Thời gian thực hiện: Xác định thời gian cụ thể mà nhà cung cấp cần hoàn thành việc cung ứng sản phẩm/dịch vụ.
- Ngân sách thực hiện: Bao gồm giá cả cụ thể, các khoản thanh toán, và điều kiện thanh toán.
Chi tiết sơ đồ quy trình đánh giá nhà cung cấp
3. Tối ưu hóa quy trình đánh giá nhà cung cấp hiệu quả với CoDX Process
Tối ưu hóa quy trình đánh giá nhà cung cấp có thể giúp các công ty tăng cường quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo chất lượng cung ứng. Sử dụng phần mềm quản lý quy trình có thể làm cho quá trình này linh hoạt và hiệu quả hơn. Dưới đây là thông tin về sản phẩm:
PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS
Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:
- Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống
- Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình
- Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình
- Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện
- Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn
- Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,...
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task [Quản lý công việc], CoDX – Document [Quản lý tài liệu], CoDX – Dispatch [Quản lý công văn], CoDX – eSign [Trình ký số], CoDX – Administrative [Dịch vụ hành chính].
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: //www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: //businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Để thực hiện đánh giá nhà cung cấp một cách hiệu quả, việc xây dựng một quy trình đánh giá nhà cung cấp chi tiết và rõ ràng từng bước là không thể thiếu. Quy trình này giúp đảm bảo tính hệ thống và chính xác trong quá trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp. Hi vọng những thông tin mà CoDX đã cung cấp phía trên sẽ hữu ích đến bạn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ: Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: //www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: //businesswiki.codx.vn Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Tại sao phải đánh giá nhà cung cấp?
Đánh giá nhà cung cấp giúp cho doanh nghiệp có thể biết được tình hình hiện tại cũng như dự báo trước tương lai các rủi ro có thể gặp phải của chuỗi cung ứng hàng hoá, dịch vụ. Từ đó, nhà quản lý sẽ đưa ra các quyết định và biện pháp kịp thời để không làm gián đoạn nguồn cung cũng như giảm thiểu tối đa các rủi ro.
Theo quy định hiện tại việc đánh giá nhà cung cấp thực hiện khi nào?
Việc áp dụng các quy chuẩn đánh giá nhà cung cấp chính là giải pháp tối ưu nhất mà các doanh nghiệp nên thực hiện ngay từ ban đầu. Thông qua quy trình đánh giá, doanh nghiệp có thể lựa chọn được một nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng đầu ra của sản phẩm cũng như tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí và nguồn lực.
Nhà cung cấp là gì cho ví dụ?
Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng và đảm bảo rằng các mặt hàng hoặc dịch vụ được cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu cụ thể. Ví dụ, trong lĩnh vực bán lẻ, một nhà cung cấp có thể là công ty sản xuất cung cấp các sản phẩm cho cửa hàng bán lẻ để bán cho người tiêu dùng.
Trước khi lựa chọn nhà cung cấp thì cần làm gì?
Quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp bao gồm bảy bước: Nhận biết nhu cầu lựa chọn nhà cung cấp; Xác định các yêu cầu tìm nguồn cung ứng chính; Xác định chiến lược tìm nguồn cung ứng; Xác định các nguồn cung ứng tiềm năng, Giới hạn nhà cung cấp trong nhóm lựa chọn, Xác định phương pháp đánh giá và lựa chọn nhà ...