Kỹ năng giải quyết vấn đề là kỹ năng mềm rất quan trọng không chỉ trong công việc mà còn giúp ích nhiều trong cuộc sống, đặc biệt với nhân sự Nhà hàng – Khách sạn [NHKS] liên tục gặp gỡ các khách hàng từ mọi vùng miền. Cùng Chefjob.vn tìm hiểu cách người thông minh giải quyết vấn đề như thế nào nhé.
Những tình huống bất ngờ luôn diễn ra, bạn không thể chuẩn bị trước mọi thứ, do đó kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp bạn bình tĩnh nhìn nhận sự việc và có hướng xử lý phù hợp nhất. Người làm Dịch vụ như NHKS liên tục phải tiếp xúc với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau với sứ mệnh mang đến sản phẩm, dịch vụ hoàn hảo nhất. Hiểu rõ cách giải quyết vấn đề, bạn sẽ luôn là nhân viên chuyên nghiệp.
Các bước giải quyết vấn đề hợp lý
Hiểu nguồn gốc và phân tích vấn đề
Muốn giải quyết triệt để, bạn cần nắm chắc cách nhìn nhận một vấn đề. Trước hết, hãy tìm hiểu về nguồn gốc xuất phát và thời điểm vấn đề xuất hiện. Một khi tìm ra chính xác nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, bạn sẽ có giải pháp hiệu quả hơn.
Nhìn nhận vấn đề từ nhiều khía cạnh
Để hiểu được mấu chốt của vấn đề, bạn không nên nhìn nhận chúng chỉ với một góc độ, hãy mở rộng tầm nhìn từ nhiều khía cạnh khác nhau. Từ đó bạn biết mình đã làm gì, chưa làm gì và nên làm gì để giải quyết khúc mắc đó. Việc tập trung chỉ vào một chi tiết nhỏ có thể xử lý ngay vấn đề lúc đó nhưng hiệu quả lâu dài lại khó thành công.
Lựa chọn giải pháp phù hợp
Sau khi đánh giá, bạn đưa ra các giải pháp được cho là có thể giải quyết. Từ đó, bạn lựa chọn được hướng xử lý phù hợp nhất. Nên nhớ rằng, giải pháp sai sẽ khiến vấn đề rơi vào bế tắc, vì vậy hãy cẩn trọng trong mọi hành động.
Thực hiện giải pháp
Bạn càng bắt tay tiến hành giải quyết sớm thì vấn đề càng nhanh chóng được xử lý ổn thỏa. Đây cũng là khâu quan trọng trong kỹ năng giải quyết vấn đề, vì trực tiếp hành động có thể xảy ra một vài tình huống phát sinh. Mỗi người cần có dự tính trước cụ thể và sẵn sàng chủ động đối phó với điều đó.
Đánh giá kết quả hành động
Sau 4 bước giải quyết vấn đề trên, bạn cần đánh giá kết quả vấn đề sau khi được giải quyết. Ví dụ trong môi trường doanh nghiệp NHKS, bạn đang là Lễ tân khách sạn và có khách hàng phàn nàn về chất lượng phòng ở. Bạn cần:
- Tiếp nhận thông tin một cách ân cần, chân thành, xin lỗi quý khách về sự cố đáng tiếc này.
- Đề nghị khách hàng cung cấp thông tin về nhân viên/ bộ phận khiến khách khó chịu để phản hồi nội bộ nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Liên lạc với cấp Quản lý để báo cáo tình hình, tìm hiểu vấn đề, phối hợp với các bộ phận liên quan để chấn chỉnh kịp thời.
- Sau khi xử lý vấn đề, bạn kiểm tra sự hài lòng của khách.
Như vậy, việc tổng kết toàn bộ quá trình giúp bạn có cái nhìn tổng quát để đánh giá kết quả thực hiện. Đồng thời, bạn rút ra bài học kinh nghiệm để hành động tốt hơn ở lần sau hoặc khi có vấn đề tương tự. Với môi trường ngành NHKS, bạn có thể tham khảo bài viết: Bật Mí Cách Xử Lý Tình Huống Quản Lý Nhà Hàng, Khách Sạn Khi Xảy Ra Sự Cố.
Kỹ năng giải quyết vấn đề luôn là “thần hộ mệnh” cho nhiều tình huống phát sinh ngoài kế hoạch. Bạn muốn trở thành một nhân sự NHKS chuyên nghiệp? Hãy nhanh chóng tìm hiểu kỹ năng giải quyết vấn đề là gì cũng như các bước thực hiện hoàn chỉnh nhất. Chefjob hy vọng bạn sẽ luôn giữ thái độ bình tĩnh và khi có sự cố xảy ra, đừng vội nản chí mà hãy tìm cách giải quyết triệt để nhé.
Trong thời buổi hội nhập kinh tế hiện nay, thị trường không ngừng thay đổi, tạo ra một áp lực cho nhà quản lý phải đối phó với các vấn đề muôn hình vạn trạng và thường là trong tình thế khẩn trương. Chính tình thế khẩn trương này làm cho nhà quản lý nhiều khi đưa ra những quyết định thiếu sáng suốt. Một số ngành đòi hỏi sự phát triển không ngừng: hàng hải, hàng không, kiến trúc,...
Điều này không những ảnh hưởng lớn đến quá trình kinh doanh mà còn kéo theo sự lo lắng của nhiều người khác, thậm chí làm nảy sinh hàng loạt vấn đề khác mà hậu quả của nó thì khó ai có thể lường trước được.
Nhằm giúp nhà quản lý tháo gỡ vấn đề này, chúng tôi xin giới thiệu 6 bước căn bản trong việc giải quyết vấn đề dưới đây.
1. Nhận ra vấn đề:
Trước khi bạn cố tìm hướng giải quyết vấn đề, bạn nên xem xét kỹ đó có thật sự là vấn đề đúng nghĩa hay không, bằng cách tự hỏi: chuyện gì sẽ xảy ra nếu...?; hoặc: giả sử như việc này không thực hiện được thì...? Bạn không nên lãng phí thời gian và sức lực vào giải quyết nếu nó có khả năng tự biến mất hoặc không quan trọng.
2. Xác định chủ sở hữu của vấn đề:
Không phải tất cả các vấn đề có ảnh hưởng đến bạn đều do chính bạn giải quyết. Nếu bạn không có quyền hạn hay năng lực để giải quyết nó, cách tốt nhất là chuyển vấn đề đó sang cho người nào có thể giải quyết.
Có một câu nói nửa đùa nửa thật nhưng cũng đáng để bạn lưu ý: “Nhiệt tình cộng với thiếu hiểu biết đôi khi thành phá hoại”.
3. Hiểu vấn đề:
Chưa hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề sẽ dễ dẫn đến cách giải quyết sai lệch, hoặc vấn đề cứ lặp đi lặp lại. Nếu nói theo ngôn ngữ của y khoa, việc “bắt không đúng bệnh” thì chỉ trị triệu chứng, chứ không trị được bệnh, đôi khi “tiền mất, tật mang”. Bạn nên dành thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên quan vấn đề cần giải quyết, theo gợi ý sau: Mô tả ngắn gọn vấn đề; nó đã gây ra ảnh hưởng gì?; Vấn đề xảy ra ở đâu?; Lần đầu tiên nó được phát hiện ra là khi nào?; Có gì đặc biệt hay khác biệt trong vấn đề này không?
4. Chọn giải pháp:
Sau khi đã tìm hiểu được cội rễ của vấn đề, nhà quản lý sẽ đưa ra được rất nhiều giải pháp để lựa chọn. Yếu tố sáng tạo sẽ giúp nhà quản lý tìm được giải pháp đôi khi hơn cả mong đợi. Cần lưu ý là một giải pháp tối ưu phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả.
5. Thực thi giải pháp:
Khi bạn tin rằng mình đã hiểu được vấn đề và biết cách giải quyết nó, bạn có thể bắt tay vào hành động. Để đảm bảo các giải pháp được thực thi hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định ai là người có liên quan, ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực thi giải pháp, thời gian để thực hiện là bao lâu, những nguồn lực sẵn có khác.v.v...
6. Đánh giá:
Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt không và có đưa tới những ảnh hưởng không mong đợi nào không. Những bài học rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều “calori chất xám” và nguồn lực ở những vấn đề khác lần sau.
Có thể bạn sẽ cảm thấy hơi rườm rà nếu làm theo các bước trên. Vạn sự khởi đầu nan. Lần đầu tiên áp dụng một kỹ năng mới bao giờ cũng đòi hỏi sự kiên nhẫn và quyết tâm của bạn. Nếu bạn thường xuyên rèn luyện, thì dần dần kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ trở thành phản xạ vô điều kiện.
Và đừng quên hướng dẫn cho nhân viên của bạn về kỹ năng này, vì họ chính là cánh tay phải giải quyết vấn đề khi bạn vắng mặt đấy!