1. Khái niệm
Công tác kế toán ở các đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo kế toán thông qua quá trình ghi chép, theo dõi, tính toán và xử lý số liệu trong hệ thống sổ kế toán.
Việc quy định phải mở những loại sổ kế toán nào để phản ánh các đối tượng của kế toán, kết cấu của từng loại sổ, trình tự; phương pháp ghi sổ và mối liên hệ giữa các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm vụ của kế toán được gọi là hình thức kế toán.
Theo chế độ kế toán hiện hành, có 5 hình thức kế toán mà các đơn vị kinh tế có thể chọn áp dụng. Các hình thức kế toán hiện hành bao gồm:
– Hình thức Nhật ký – Sổ cái
– Hình thức Nhật ký chung
– Hình thức Chứng từ ghi sổ
– Hình thức Nhật ký – chứng từ
– Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Việc áp dụng hình thức kế toán này hay hình thức kế toán khác là tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của các doanh nghiệp và quy định về đối tượng mà đơn vị kế toán lựa chọn cho phù hợp.
Nhưng cần lưu ý là khi đã chọn hình thức kếtoán nào để áp dụng trong đơn vị thì nhất thiết phải tuân theo các nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán đó, không được áp dụng chắp vá tuỳ tiện giữa hình thức nọ với hình thức kia theo kiểu riêng của mình.
2. Hình thức Nhật ký Sổ cái
2.1. Các loại sổ kế toán
Các loại sổ kế toán của hình thức Nhật ký – Sổ cái bao gồm các loại sổ sách chủ yếu sau đây:
– Nhật ký – Sổ cái:
Nhật ký – Sổ cái là một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất, có sự kết hợp chặt chẽ giữa phần Nhật ký để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, với phần Sổ cái để phân loại các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản kế toán.
Nhật ký – Sổ cái gồm nhiều trang, mỗi trang có 2 phần: một phần dùng làm sổ nhật ký gồm các cột: ngày tháng, số hiệu của chứng từ, trích yếu nội dung nghiệp vụ kinh tế và số tiền.
Phần dùng làm sổ cái được chia ra nhiều cột, mỗi cột ghi một tài khoản, trong mỗi cột lớn [ghi một tài khoản] lại chia 2 cột nhỏ để ghi bên Nợ và bên Có của tài khoản đó. Số lượng cột trên sổ nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng các tài khoản phải sử dụng [xem mẫu Nhật ký – Sổ cái].
– Các sổ và thẻ kế toán chi tiết:
Sổ và thẻ kế toán chi tiết trong hình thức Nhật ký – Sổ cái gồm:
+ Sổ thẻ kế toán chi tiết tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định và vốn kinh doanh.
+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm hàng hoá.
+ Sổ kế toán chi tiết các loại vốn bằng tiền [như: sổ quỹ tiền mặt, tiền gìn ngân hàng và vốn bằng tiền khác].
+ Sổ chi tiết tiền vay [vay ngắn hạn ngân hàng, vay dài hạn ngân hàng
+ Sổ hoặc thẻ kể toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán, thanh toán với người bán, người nhận thầu, người mua, người đặt hàng, sổ chi tiết các khoản phải thu, phải trả và các khoản thanh toán trong nội bộ, thanh toán với nhà nước và các nghiệp vụ thanh toán khác đòi hỏi phải theo dõi chi tiết.
+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết chi phí sản xuất và phí tổn lưu thông.
+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết chi phí vốn đầu tư cơ bản và cấp phát đầu tư cơ bản.
+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết các khoản khác tuỳ theo yêu cầu quản lý.
Nội dung và kết cấu của các sổ và thẻ kế toán chi tiết phụ thuộc vào tính chất của các đối tượng hạch toán và yêu cầu thu nhận các chỉ tiêu phục phụ công tác quản lý và lập báo cáo.
Danh mục các loại sổ, mẫu biểu và phương pháp ghi chép từng loại sổ được nêu rõ và chi tiết ở các sách hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán.
2.2. Trình tự ghi sổ.
Trình tự ghi chép kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái như sau: hàng ngày, khi nhận được chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, nhân viên giữ sổ Nhật ký – Sổ cái phải
kiểm tra chứng từ về mọi mặt, căn cứ vào nội dung nghiệp vụ trên chứng từ xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có và ghi các nội dung cán thiết của chứng từ vào Nhật ký – Sổ cái.
Mỗi chứng từ gốc được ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cái trên một dòng đồng thời ở cả hai phần: trước hết ghi vào cột ngày tháng, số hiệu của chứng từ, diễn giải nội dung và số tiền của nghiệp vụ trong phần nhật ký, sau đó ghi số tiền của nghiệp vụ vào cột ghi Nợ và cột ghi Có của các tài khoản có liên quan trong phần sổ cái.
Cuối tháng, sau khi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng vào Nhật ký – Sổ cái.
Nhân viên giữ sổ tiến hành khoá sổ, tìm ra tổng số tiền ở phần nhật ký, tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư của từng tài khoản ở phần sổ cái đồng thời tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu Nhật ký – Sổ cái bằng cách:
Lấy tổng số phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có của tất cả các tài khoản ở phần sổ cái đối chiếu với tổng số tiền ở phấn nhật ký.
Và lấy tổng số dư Nợ của tất cả các tài khoản đối chiếu với tổng số dư Có của tất cả các tài khoản trên sồ cái. Nếu các tổng số nói trên khớp bằng nhau thì việc tính toán số phát sinh và số dư của các tài khoản trên Nhật ký Sổ cái được coi là chính xác.
Ngoài ra để đảm bảo tính chính xác của các số liệu hạch toán trên từng tài khoản tổng hợp, trước khi lập báo biểu kế toán, nhân viên giữ Nhật ký – Sổ cái phải tiến hành đối chiếu số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dự của từng tài khoản trên sổ cái với số liệu của các bảng tổng hợp số liệu kế toán chi tiết của các tài khoản tương ứng.
Chứng từ gốc sau khi ghi Nhật ký – Sổ cái được chuyển ngay đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán của từng tài khoản.
Cuối tháng nhân viên các phần hành kế toán chi tiết cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào số liệu của các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên tài khoản tổng hợp trong Nhật ký – Sổ cái
Mọi sai sót trong quá trình kiểm tra đối chiếu số liệu phải được sửa chữa kịp thời đúng các phương pháp sữa chữa sai sót quy định trong chế độ về sửa chữa sổ sách kế toán.
Nhật ký – Sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu và chỉnh lý số liệu khớp đúng được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác.
Có thể mô tả trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ cái theo sơ đồ sau đây:
3. Hình thức kế toán nhật ký chung
3.1. Các loại sổ kế toán
Hình thức kế toán nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán chủ
– Sổ nhật ký chung:
Sổ nhật ký chung [còn gọi là nhật ký tổng quát] là sổ kế toán tổng hợp căn bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của nghiệp vụ đó, làm căn cứ để ghi vào sổ cái. Sổ nhật ký chung là loại sổ đóng thành tập ghi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu trong đơn vị.
– Sổ cái:
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp, dùng để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ phát sinh theo từng tài khoản. Số liệu của sổ cái cuối tháng, sau khi đã cộng số phát sinh và rút số dư của từng tài khoản được dùng để lập bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác.
– Sổ nhật ký đặc biệt:
Sổ nhật ký đặc biệt được dùng trong trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nếu tập trung ghi tất cả vào sổ nhật ký chung thì sẽ có trở ngại về nhiều mặt, cho nên mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép riêng cho một số loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và lặp đi lặp lại.
Khi dùng sổ nhật ký đặc biệt thì những chứng từ gốc cùng loại phát sinh nhiều đó trước hết được ghi vào sổ nhật ký đặc biệt [sổ nhật ký đặc biệt thường là loại sổ nhiều cột] sau đó, hàng ngày, định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái
– Các sổ thẻ kế toán chi tiết:
Ngoài các sổ kế toán tổng hợp nêu trên, trong hình thức nhật ký chung các loại sổ kế toán chi tiết cũng giống như hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái, tuỳ theo yêu cầu quản lý đối với từng loại tài sản hoặc từng loại nghiệp vụ như: tài sản cố định, vật liệu, hàng hoá, thành phẩm, chi phí sản xuất…
Người ta phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Đây là loại sổ kế toán dùng để ghi chi tiết các sự việc đã ghi trên sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ yêu cầu của công tác quản lý, kiểm tra và phân tích. Khi mở các sổ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc được ghi vào sổ kế toán chi tiết, cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với số liệu của tài khoản đó trong sổ cái hay trong bảng cân đối số phát sinh.
3.2. Trình tự ghi sổ
Trình tự ghi chép trong hình thức kế toán nhật ký chung như sau: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian. Hàng ngày hoặc định kỳ lấy số liệu trên nhật ký chung ghi vào sổ cái.
Trường hợp dùng sổ nhật ký đặc biệt thì đối với các chứng từ gốc có nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại, được tập hợp ghi vào các sổ nhật ký đặc biệt, định kỳ tổng hợp số liệu trên sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái. Cuối tháng cộng số phát sinh và rút số dư của từng tài khoản trên sổ cái và lập bảng cân đối số phát sinh.
Đối với các tài khoản có mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì, chứng từ gốc sau khi ghi vào sổ nhật ký chung hoặc sổ nhật ký đặc biệt, được chuyển đến kế toán chi tiết để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan, cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản.
Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng các số liệu giữa các bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản tổng hợp trên sổ cái hoặc bảng cân đối số phát sinh thì: Bảng cân đối số phát sinh, các bảng tổng hợp chi tiết được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán.
4. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
4.1. Các loại sổ kế toán
Hình thức chung từ ghi sổ kế toán gồm có các sổ kế toán chủ yếu sau đây:
– Sổ cái:
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo các khoản tổng hợp. Sổ cái thường là sổ đóng thành quyển, mở cho từng năm: trong đó mỗi tài khoản được dành riêng một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng nghiệp vụ ghi chép ít hay nhiều.
Trường hợp một tài khoản phải dùng một số trang thì cuối mỗi trang phải cộng tổng số theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau.
Cuối mỗi kỳ kế toán phải khoá sổ, cộng số phát sinh Nợ và số phát sinh Có, rút số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo kế toán.
– Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để đăng ký tổng số tiền của tất cả các chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian [nhật ký].
Nội dung chủ yếu của sổ này có các cột: Số hiệu, ngày tháng của chứng từ ghi sổ. Ngoài mục đích đăng ký các chứng từ ghi sổ phát sinh theo trình tự thời gian, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ còn dùng để quản lý các chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu với tổng số tiền đã ghi trên các tài khoản kế toán.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mở cho cả năm, cuối mỗi kỳ phải cộng số phát sinh trong cả kỳ để làm căn cứ đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh.
– Các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết:
Sổ và thẻ kế toán chi tiết trong hình thức chứng từ ghi sổ cũng giống như hình thức Nhật ký – Sổ cái và hình thức nhật ký chung. Ba hình thức nêu trên hầu hết các sổ thẻ chi tiết dùng chung nhau.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý đối với từng nội dung kinh tế mà kế toán mở các sổ phù hợp như: sổ chi tiết tài sản cố định, nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm, doanh thu, chi phí; sổ theo dõi từng loại vốn bằng tiền, sổ chi tiết tiền vay, các khoản phải thu, phải trả…
Người ta phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết đối với từng tài khoản bảo đảm đáp ứng yêu cầu quản lý.
Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, căn cứ để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ kế toán tổng hợp là các chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ dùng để tập hợp sớ liệu của chứng từ gốc theo từng loại sự việc và ghi rõ nội dung vào sổ cho từng sự việc ấy [ghi Nợ tài khoản nào, đối ứng với bên Có của những tài khoản nào, hoặc ngược lại – xem mẫu chứng từ ghi sổ].
Chứng từ ghi sổ có thể lập cho từng chứng gốc, hoặc có thể lập cho nhiều chứng từ gốc có nội dung kinh tế giống nhau và phát sinh thường xuyên trong tháng.
Trong trường hợp lập nhiều chứng từ gốc kế toán phải lập bảng tổng hợp chứng từ gốc để thuận lợi cho việc lập chứng từ ghi sổ. Bảng tổng hợp chứng từ gốc lập cho từng loại nghiệp vụ và có thể định kỳ 5
– 10 ngày lập một lần, hoặc lập một bảng luỹ kế cho cả tháng, trong đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa ghi chép theo trình tự thời gian, vừa được phân loại theo các tài khoản đối ứng. Cuối tháng [hoặc định kỳ] căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc lập các chứng từ ghi sổ.
4.2. Trình tự ghi sổ
Trình tự ghi chép sổ kế toán trong hình thức chứng từ ghi sổ như sau:
Hàng ngày nhân viên kế toán phụ trách tăng phần hành căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra lập các chứng từ ghi sổ.
Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên, chứng gốc sau khi kiểm tra được ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, cuối tháng hoặc định kỳ căn cứ vào báng tổng hợp chứng từ gốc, lập các chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được chuyển đến kế toán trưởng [hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền] ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái.
Cuối tháng khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có của từng tài khoản trên sổ cái, tiếp đó căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Đối với những tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ sách kế toán tổng hợp, được chuyển đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý.
Cuối tháng cộng các sỏ hoặc thẻ kế toán chi tiết theo từng nội dung sau đó lập các bảng tổng hợp chi tiết và kiểm tra đối chiếu giữa các bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản trên sổ cái.
Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản tổng hợp trên bảng cân đối số phát sinh với tổng số tiền của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và các đối chiếu đúng và hợp logíc, số liệu trên bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, các bảng tổng hợp chi tiết và các tài liệu liên quan dùng làm căn cứ để lập các báo cáo kế toán.
5. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ
Hình thức kế toán nhật ký chứng từ khác với các hình thức kế toán khác, hình thức kế toán nhật ký chứng từ tuân thủ theo một số nguyên tắc chủ yếu sau đây:
– Mở sổ kế toán theo vế Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có của mỗi tài khoản đối ứng với Nợ các tài khoản liên quan.
– Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc phân loại các nghiệp vụ kinh tế đó theo nội dung kinh tế [trên tài khoản kế toán].
– Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết của đại bộ phận các tài khoản trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
– Kết hợp việc ghi chép kế toán hàng ngày với việc tập hợp dần các chỉ tiêu kinh tế cần thiết cho công tác quản lý và lập báo cáo.
– Dùng các mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng tiêu chuẩn của tài khoản và các chỉ tiêu hạch toán chi tiết các chỉ tiêu báo biểu quy định.
5.1. Các loại sổ kế toán
Những sổ sách kế toán chủ yếu được sử dụng trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ bao gồm:
– Nhật ký chứng từ.
Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp kết hợp hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và phân loại theo nội dung kinh tế.
Nhật ký chứng từ được mở theo vế Có của tài khoản, đối ứng với Nợ các tài khoản liên quan.
Nhật ký chứng từ mở cho tất cả các tài khoản, có thể mở một nhật ký chứng từ cho một tài khoản, hoặc mở một nhật ký chứng từ để dùng chung cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau, hay có quan hệ mật thiết với nhau.
Khi mở nhật ký chứng từ dùng chung cho nhiều tài khoản, thì trên nhật ký chứng từ đó, số liệu phát sinh của mỗi tài khoản được phản ánh riêng biệt ở một số dòng hoặc một số cột cho mỗi tài khoản.
Nhật ký chứng từ chỉ tập hợp số phát sinh bên Có của tài khoản, phân tích theo các tài khoản đối ứng Nợ. Riêng đối với các nhật ký chứng từ ghi Có các tài khoản thanh toán để phục vụ yêu cầu phân tích và kiểm tra, ngoài phần chính dùng để phả ánh số phát sinh bên Có, còn có thể bố trí thêm các cột để phản ánh số phát sinh Nợ.
Nhật ký chứng từ mở theo từng tháng, hết mỗi tháng phải khoá sổ nhật ký chứng từ cũ và mở nhật ký chứng từ mới cho tháng tiếp theo.
Mỗi lần khoá sổ cũ, mở sổ mới phải chuyển toàn bộ số dư cần thiết sang sổ mới. Nhật ký chứng từ phải mở theo các mẫu biểu quy định, có 10 mẫu biểu quy định, từ Nhật ký chứng từ số 1.. đến số 10.
Cơ sở dữ liệu duy nhất để ghi vào sổ cái là nhật ký chứng từ, theo hình thức này mỗi tháng chỉ ghi vào sổ cái 1 lần vào ngày cuối tháng, ghi lần lượt từ nhật ký chứng từ số 1,2,… đến số 10.
– Bảng kê:
Bảng kê được sử dụng trong trường hợp, khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp trực tiếp trên nhật ký chứng từ được.
Khi sử dụng bảng kê thì chứng gốc cùng loại trước hết được ghi vào bảng kê cuối tháng cộng số liệu của các bảng kê được chuyển vào nhật ký chứng từ có liên quan. Bảng kê phần lớn mở theo vế Có của tài khoản.
Riêng đối với các nghiệp vụ về vốn bằng tiền, bảng kê được mở theo vế Nợ. Đối với bảng kê dùng để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán, ngoài số phát sinh Có, còn phản ánh số phát sinh Nợ, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của từng tài khoản chi tiết theo từng khách nợ, chủ nợ, từng khoản thanh toán.
– Sổ cái:
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi trang sổ dùng cho một tài khoản, trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng.
Số phát sinh Có của mỗi tài khoản được ghi vào sổ cái lấy từ nhật ký chứng từ ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ các nhật ký chứng từ có liên quan, sồ cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng sau khi đã khoá sổ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ.
– Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết:
Trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ, việc hạch toán chi tiết của đại bộ phận các tài khoản được thực hiện kết hợp ngay trên các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê của các tài khoản đó vì vậy không phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết riêng.
Đối với tài sản cố định, vật tư hàng hoá, thành phẩm và chi phí sản xuất cần phải nắm chắc tình hình biến động thường xuyên và chi tiết theo từng loại, từng thứ, từng đối tượng, hạch toán cả về số lượng lẫn giá trị nên không thể phản ánh kết hợp đấy đủ trong Nhật ký chứng từ và bảng kê được mà bắt buộc phải mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết riêng.
Trong trường hợp này kế toán căn cứ vào yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể để mở sổ, thẻ cho phù hợp. Khi mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, cuối tháng căn cứ vào sổ thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ các và với các nhật ký chứng từ, bảng kê có liên quan.
Căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán chủ yếu trong hình thức nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc. Tuy nhiên, để đơn giản và hợp lý công việc ghi chép kế toán hàng ngày còn sử dụng hai loại chứng từ tổng hợp phổ biến là bảng phân bổ và tờ khai chi tiết.
Bảng phân bổ được dùng cho các loại chi phí phát sinh nhiều lần và thường xuyên như vật liệu, tiền lương, hoặc đòi hỏi phải tính toán phân bổ như khấu hao tài sản cố định phân bổ vật rẻ tiền mau hỏng, phân bổ lao vụ sản xuất phụ.
Khi sử dụng bảng phân bổ thì chứng từ gốc trước hết được ghi vào bảng phân bổ, cuối tháng số liệu ở bảng phân bổ được ghi vào bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan.
Tờ kê chi tiết cũng là loại chứng từ dùng để tổng hợp và phân loại chứng từ gốc. Khi sử dụng các tờ kê chi tiết thì số liệu từ chứng từ gốc trước hết được ghi vào tờ kê chi tiết cuối tháng số liệu của các tờ kê chi tiết được ghi vào các nhật ký chứng từ và bảng kê liên quan.
5.2. Trình tự ghi sổ
Trình tự ghi chép kế toán trong hình thức nhật ký chứng từ như sau:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào nhật ký chứng từ hoặc bảng kê có liên quan.
Trường hợp ghi hàng ngày vào bảng kê thì cuối tháng phải chuyển số liệu tổng của bảng kê vào nhật ký chứng từ.
Đối với các loại chi phí sản xuất hoặc lưu thông] phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, thì các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu của bảng phân bổ ghi vào bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan cuối tháng khoá sổ các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ khi thấy khớp đúng hơn logíc thi lấy số liệu của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái.
Đối với các tài khoản phải mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi ghi vào nhật ký chứng từ, hoặc bảng kê được chuyển sang các bộ phận kế toán chi tiết để ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết là cơ sở để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác.
6. Hình thức kế toán trên máy vi tính
6.1 Đặc trưng cơ bản và các loại sổ kế toán của hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây.
Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, không phải ìn được đấy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
– Các loại sổ cửa Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Đối với hình thức kế toán trên máy vi tính các loại sổ rất đa dạng, phong phú, đặc biệt các sổ kế toán chi tiết. Tuỳ theo yêu cầu quản lý mà kế toán sử dụng các loại sổ, in ấn lưu trữ cho phù hợp.
6.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp [Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái ] và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng [hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào], kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ [cộng sổ] và lập báo cáo tài chính.
Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết dượt in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Bài 26: Các hình thức kế toán