Tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ – Ghi sổ được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản và có nhiều nhân viên kế toán.
Đặc trưng là phản ánh nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và theo đối tượng ghi sổ trên các Sổ Cái. Căn cứ để vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái là các chứng từ – ghi sổ. Các chứng từ – ghi sổ được tổng hợp từ các chứng từ gốc cùng loại theo định kỳ.
Chứng từ – ghi sổ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế theo thứ tự thời gian trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và theo đối tượng trên các Sổ Cái.
2. Các loại sổ sử dụng
Hình thức Nhật ký – Sổ cái gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ tổng hợp: Sổ đăng ký CTGS, Sổ Cái các TK.
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Sổ đăng ký nghiệp vụ phát sinh theo thời gian, quản lý chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu với bảng cân đối phát sinh.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là "Chứng từ ghi sổ". Kế toán Lê Ánh hướng dẫn trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ chi tiết trong bài viết dưới đây
\>>> Xem thêm: Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
I. Hình Thức Kế Toán Chứng Từ Ghi Sổ
1. Chứng từ ghi sổ là gì?
Chứng từ ghi sổ [CTGS] do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm [theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ] và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Ví dụ sổ cái theo hình thức chứng từ ghi sổ
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Chứng từ ghi sổ [CTGS];
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
* Ưu điểm của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Đơn giản, dễ ghi chép
- Phân công lao động kế toán thuận lợi
Dễ dàng thực hiện phân công công việc cho các kế toán, mỗi kế toán có thể phụ trách theo dõi từng phần hành: Tiền lương, tài sản cố định... vì Sổ Cái là dạng tờ rời, công việc ghi chép phản ánh thực hiện theo kịp nghiệp vụ kinh tế do vậy giảm khối lượng cho kế toán vào cuối kỳ.
* Nhược điểm của hình thức chứng từ ghi sổ
- Khối lượng công việc kế toán lớn do: Số lượng ghi chép nhiều, có hiện tượng trùng lặp
- Không có sự kiểm tra đối chiếu thường xuyên
- Việc cung cấp thông tin khi có nhu cầu thường bị chậm
* Đối tượng áp dụng:
- Doanh nghiệp nhỏ,
- Số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít
- Trình độ kế toán ở mức trung bình.
II. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
1. Công việc Hàng ngày
Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ.
Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
2. Công việc Cuối tháng
Kế toán phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái.
Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
3. Sau khi đối chiếu khớp đúng
Số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết [được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết] được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
III. Mẫu Sổ Cái Dùng Cho Chứng Từ Ghi Sổ
Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.
Số liệu ghi trên Sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Bảng tổng hợp chi tiết hoặc các Sổ [thẻ] kế toán chi tiết và dùng để lập Bảng cân đối tài khoản và Báo cáo Tài chính
1. Mẫu Sổ Cái dùng cho chứng từ ghi sổ theo - Mẫu số S02c1-DNN
Đơn vị: …………………………..
Địa chỉ: …………………………...
Mẫu số S02c1-DNN [Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính]
SỔ CÁI
[Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ]
Năm:………….
Tên tài khoản……….
Số hiệu:……….
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải
Số hiệu TK đối ứng
Số tiền
Ghi chú
Số hiệu
Ngày, tháng
Nợ
Có
A
B
C
D
E
1
2
G
- Số dư đầu năm
- Điều chỉnh số dư đầu kỳ
- Số phát sinh trong tháng
- Cộng số phát sinh tháng
x
x
- Số dư cuối tháng
x
x
- Cộng lũy kế từ đầu quý
x
x
- Sổ này có .... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ...
- Ngày mở sổ:...
Ngày ... tháng ... năm ...
Người lập biểu
[Ký, họ tên]
Kế toán trưởng
[Ký, họ tên]
Người đại diện theo pháp luật
[Ký, họ tên, đóng dấu]
Ghi chú: Đối với trường hợp thuê dịch vụ làm kế toán, làm kế toán trưởng thì phải ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán, tên đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.
2. Mẫu Sổ Cái dùng cho chứng từ ghi sổ theo - Mẫu số S02c2-DNN
Đơn vị: …………………………..
Địa chỉ: …………………………...
Mẫu số S02c2-DNN
[Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính]
SỔ CÁI
[Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ]
Năm: …….
Tên tài khoản …….
Số hiệu: …….
Ngày, tháng, ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải
Số hiệu TK đối ứng
Số tiền
Tài khoản cấp 2
Số hiệu
Ngày, tháng
Nợ
Có
TK...
TK ...
TK ...
TK ...
Nợ
Có
Nợ
Có
Nợ
Có
Nợ
Có
A
B
C
D
E
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
- Số dư đầu năm
- Số phát sinh trong tháng
- Cộng số phát sinh trong tháng
x
- Số dư cuối tháng
x
- Cộng lũy kế từ đầu quý
x
- Sổ này có .... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ...
- Ngày mở sổ:...
Ngày ... tháng ... năm ...
Người lập biểu
[Ký, họ tên]
Kế toán trưởng
[Ký, họ tên]
Người đại diện theo pháp luật
[Ký, họ tên, đóng dấu]
Ghi chú: Đối với trường hợp thuê dịch vụ làm kế toán, làm kế toán trưởng thì phải ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán, tên đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.
3. Kết cấu Sổ Cái
Sổ Cái của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tùy theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản.
Sổ Cái có 2 loại: Sổ Cái ít cột và Sổ Cái nhiều cột.
* Sổ Cái ít cột: Thường được áp dụng cho những tài khoản có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn giản.
Kết cấu của Sổ Cái loại ít cột [Mẫu số S02c1-DNN]
- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
- Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.
- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng. học xuất nhập khẩu ở đâu tốt
- Cột 1, 2: Ghi số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản này.
* Sổ Cái nhiều cột: Thường được áp dụng cho những tài khoản có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp cần phải theo dõi chi tiết có thể kết hợp mở riêng cho một trang sổ trên Sổ Cái và được phân tích chi tiết theo tài khoản đối ứng.
Kết cấu của Sổ Cái loại nhiều cột [Mẫu số S02c2-DNN]
- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
- Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.
- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
- Cột 1, 2: Ghi tổng số tiền phát sinh Nợ, phát sinh Có của tài khoản này.
- Cột 3 đến cột 10: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ, bên Có của các tài khoản cấp 2.
4. Phương pháp ghi Sổ Cái theo hình thức chứng từ ghi sổ
- Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó Chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Hàng ngày, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Cái ở các cột phù hợp.
- Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau.
- Cuối tháng, [quý, năm] kế toán phải khóa sổ, cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, tính ra số dư và cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý, đầu năm của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng cân đối tài khoản và Báo cáo tài chính.
Trên đây, Kế toán Lê Ánh đã thông tin đến các bạn chi tiết hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Các loại sổ kế toán, trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ và chi ra những ưu điểm của hình thức này. Cảm ơn các bạn đã theo dõi!
Để tìm hiểu thêm các hình thức kế toán khác các bạn tham khảo thêm bài viết Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
Nhược điểm của hình thức chứng tự ghi sổ là gì?
Ưu điểm nhược điểm của Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Nhược điểm: Việc ghi chép đôi khi bị trùng lặp. Một nghiệp vụ được phản ánh làm nhiều lần trước khi ghi vào Sổ Cái. Do vậy công việc ghi chép sẽ tăng lên hàng ngày.
Theo hình thức chứng tự ghi sổ số cái được sử dụng để đối chiếu với gì?
Số liệu ghi trên Sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Bảng tổng hợp chi tiết hoặc các Sổ [thẻ] kế toán chi tiết và dùng để lập Bảng cân đối tài khoản và Báo cáo Tài chính. [2] Kết cấu và phương pháp ghi Sổ Cái: Sổ Cái của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản.
Ghi chứng từ là gì?
Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thuế phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước. Chứng từ bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.
Hình thức sổ Nhật ký chung là gì?
Sổ nhật ký chung, là sổ kế toán tổng hợp, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản [định khoản kế toán] để phục vụ việc ghi sổ cái. Số liệu ghi trên sổ nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ cái.