Cách so sánh 2 file văn bản Excel đơn giản
Cách so sánh 2 file văn bản Excel đơn giản, hiệu quả
Khi làm việc trên máy tính, nếu bạn có nhiều file Excel tương tự nhau, hay có nhiều phiên bản của một tập tài liệu, không biết cái nào là chính. Muốn so sánh điểm khác nhau giữa chúng nhưng không biết làm cách nào. Vậy hãy đọc bài viết này để xem hướng dẫn cách so sánh 2 file Excel cực đơn giản nhé!
1. So sánh hai tập tin riêng bằng tính năng View Side by Side
Bạn nên dùng cách này để so sánh 2 file Excel với nhau nếu chúng có ít dữ liệu và có thể so sánh thủ công một cách dễ dàng.
- Bước 1: Trong cửa sổ làm việc Excel, vào tab View > View Side by Side.
Vào View Side by Side
- Bước 2: Theo mặc định, hai cửa sổ Excel riêng biệt được hiển thị theo chiều ngang khó so sánh, để tách hai cửa sổ theo chiều dọc, vẫn trong tab View, bạn chọn Arrange All > Vertical > OK.
Tách hai cửa sổ theo chiều dọc
- Bước 3: Chọn bật Synchronous Scrolling để cuộn 2 bảng tính cùng một lúc, giúp so sánh dễ dàng hơn.
Chọn bật Synchronous Scrolling để cuộn 2 bảng tính cùng một lúc
2. So sánh hai sheet trong cùng một bảng tính
Trong trường hợp bạn muốn so sánh 2 trang tính [sheet] trong cùng một bảng tính thì thực hiện như sau:
- Bước 1: Trong cửa sổ làm việc Excel, vào tab View > New Window.
Vào New Window
- Bước 2: Chọn sheet 1 trong cửa sổ đầu tiên và sheet 2 trong cửa sổ thứ 2.
Chọn sheet 1 ở cửa sổ này và sheet 2 ở cửa sổ còn lại
- Bước 3: Chọn tùy chọn View Side by Side để so sánh như ở cách 1.
Bật tùy chọn View Side by Side
3. Sử dụng hàm IF
Nếu 2 trang tính Excel có nhiều dữ liệu, việc so sánh thủ công rất mất thời gian thì bạn có thể dùng cách này để xác định những điểm khác biệt giữa hai trang đó.
- Bước 1: Trong cửa sổ làm việc Excel, bấm dấu cộng ở góc dưới bên trái để tạo trang tính mới.
Bấm dấu cộng ở góc dưới bên trái để tạo trang tính mới
- Bước 2: Tại ô A1 của trang tính vừa tạo, nhập hàm =IF[Sheet1!A1 Sheet2!A1, "Sheet1:"&Sheet1!A1&" vs Sheet2:"&Sheet2!A1, ""] và nhấn Enter.
Tại ô A1 của trang tính vừa tạo, nhập hàm như hướng dẫn và nhấn Enter
- Bước 3: Kéo chuột đến hết vùng cần so sánh để Excel hiện lên những điểm khác biệt.
Kéo chuột đến hết vùng cần so sánh
4. Dùng định dạng có điều kiện
Một cách khác để so sánh hai trang sheet trong cùng một file Excel là dùng định dạng có điều kiện để làm nổi bật những chỗ khác biệt.
- Bước 1: Chọn toàn bộ trang tính mà bạn muốn làm nổi bật chỗ khác biệt.
Chọn toàn bộ trang tính mà bạn muốn làm nổi bật chỗ khác biệt
- Bước 2: Chọn Conditional Formating > New Rule.
Chọn New Rule
- Bước 3: Chọn Use a formula to determine which cells to format > Nhập hàm =A1Sheet2!A1 > Format.
Nhập hàm để định dạng
- Bước 4: Trong tab Fill của cửa sổ mới hiện ra, chọn màu bạn muốn làm nổi bật và nhấn OK.
Chọn màu bạn muốn làm nổi bật và nhấn OK
Những điểm khác biệt được làm nổi bật như hình dưới:
Những điểm khác biệt được làm nổi bật
5. Dùng Compare and Merge Workbooks
Tính năng này hữu ích khi muốn so sánh và hợp nhất thành một file hoàn chỉnh các phiên bản khác nhau của cùng một file Excel. Những chỗ bị chỉnh sửa sẽ được làm nổi bật.
- Bước 1: Chọn File > Options.
Vào mục Options
- Bước 2: Chọn Quick Access Toolbar > All Commands > Compare and Merge Workbooks > Add > nhấn OK để xác nhận.
Chọn Compare and Merge Workbooks
- Bước 3: Tại trang Excel, nhấn vào biểu tượng Compare and Merge Workbooks > Chọn những file cần so sánh và hợp nhất trong cửa sổ mới hiện ra.
Chọn những file cần so sánh và hợp nhất
File được hợp nhất và những điểm khác nhau sẽ được làm nổi bật lên:
File được hợp nhất và những điểm khác nhau sẽ được làm nổi bật lên
Các bạn cần dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật xin vui lòng liên hệ.
Nếu Các bạn muốn hỗ trợ online, hãy comment thông tin yêu cầu bên dưới hoặc chát trên website: //maytinhxanh.vn kỹ thuật sẽ hỗ trợ bạn qua ultraview
Bạn có nhiều file Excel có dữ liệu cần so sánh hoặc có một file Excel có nhiều sheet dữ liệu cần so sánh để tìm ra sự khác biệt mà không biết làm thế nào. Dưới đây Gitiho.com sẽ giới thiệu bạn cách so sánh hai bảng tính Excel để tìm sự khác biệt.
Việc so sánh dữ liệu giữa hai tập tin Excel riêng biệt hoặc hai sheet trong một tập tin Excel là rất phổ biến, đặc biệt là những người làm công việc bán hàng.
Với việc so sánh nội dung của các tập tin Excel hoặc các sheet sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm ra sự khác biệt. Các phương pháp so sánh dưới đây sẽ phụ thuộc nhiều vào cách cấu trúc dữ liệu của bạn và loại so sánh bạn cần.
3 cách so sánh hai bảng tính Excel tìm điểm khác biệt
So sánh hai bảng tính Excel của hai tập tin riêng biệt
Nếu bạn muốn so sánh hai tập tin Excel riêng biệt cạnh nhau [hoặc hai trang tính trong cùng một sổ làm việc], mặc định Excel sẽ có một tính năng giúp thực hiện việc này khá đơn giản được gọi là View Side by Side .
Với tùy chọn này, người dùng chỉ nên sử dụng để so sánh khi các các tập tin Excel có ít dữ liệu và việc so sánh thủ công các tập tin này sẽ không mất nhiều thời gian cũng như dễ thực hiện hơn.
Nếu bạn có tập tin Excel với rất nhiều dữ liệu thì giải pháp tốt nhất là sử dụng phương pháp có điều kiện hoặc sử dụng các hàm hay công thức khác.
Dưới đây là cách sử dụng tính năng View Side by Side để so sánh hai tập tin Excel riêng biệt hoặc hai trang tính trong cùng một tập tin.
Ví dụ bạn có hai tập tin trong hai tháng khác nhau và muốn kiểm tra xem giá trị nào khác nhau trong hai tập tin này.
Theo mặc định, khi mở một tập tin Excel nó sẽ mở ở chế độ toàn màn hình. Ngay cả khi kéo giảm kích thước cửa sổ hiển thị thì tập tin Excel đó vẫn sẽ hiển thị trên cùng.
Với tùy chọn View Side by Side, bạn có thể mở hai tập tin Excel riêng biệt và sau đó sắp xếp các tập tin này hiển thị theo chiều ngang hoặc chiều dọc tùy nhu cầu.
Từ đó có thể dễ dàng so sánh các giá trị mà không cần chuyển đổi qua lại. Dưới đây là các bước để thực hiện.
Bước 1: Mở các tập tin Excel mà bạn muốn so sánh.
Bước 2: Trong mỗi tập tin, hãy chọn trang tính mà bạn muốn so sánh.
Bước 3: Chọn thẻ View trên thanh ribbon
Bước 4: Trong nhóm các công cụ Windows, bấm nút ‘View Side by Side’. Lưu ý rằng thao tác này chỉ áp dụng khi bạn mở hai hoặc nhiều tập tin Excel riêng biệt.
Bước 5: Ngay khi bấm tùy chọn ‘View Side by Side’, Excel sẽ sắp xếp của sổ làm việc của hai tập tin theo chiều ngang. Cả hai sẽ hiển thị song song và đồng thời, từ đây có thể chỉnh sửa hoặc so sánh các tập tin này dễ dàng.
Bước 6: Trong trường hợp muốn sắp xếp các tập tin theo chiều dọc chỉ cần bấm vào tùy chọn Arrange All [cũng trong thẻ View].
Bước 7: Hộp thoại Arrange Windows hiển thị, bạn chỉ cần kích chọn Vertical và bấm OK để hiển thị hai tập tin so sánh theo chiều dọc.
Trong trường hợp này, nếu bạn cuộn xuống trong một trong các bảng tính, thì bảng tính còn lại vẫn như cũ. Nhưng nếu muốn cuộc xuống hoặc lên đồng thời trong cả hai bảng tính để so sánh từng dòng dễ dàng hơn, bạn chỉ cần bấm nút Synchronous Scrolling ngay dưới nút ‘View Side by Side’.
Vì có chức năng cuộn đồng bộ nên khi không cần nữa, bạn chỉ cần bấm nút Synchronous Scrolling một lần nữa để kết thúc.
Xem thêm: Top khóa học tin học văn phòng hay nhất tại Gitiho
So sánh nhiều file Excel riêng biệt
Với tùy chọn ‘View Side by Side’, bạn chỉ có thể so sánh hai tập tin Excel cùng một lúc. Nhưng trong trường hợp bạn mở nhiều tập tin Excel thì làm thế nào?
Bước 1: Mở các tập tin Excel cần so sánh nội dung.
Bước 2: Chọn thẻ View rồi bấm vào tùy chọn ‘View Side by Side’ sẽ có hộp thoại ‘Compare Side by Side’ hiển thị, nơi bạn có thể chọn tập tin muốn so sánh với cửa sổ Excel làm việc đang hoạt động.
Bước 3: Trong trường hợp muốn so sánh nhiều hơn hai tập tin cùng một lúc, hãy mở tất cả các tập tin Excel này, sau đó bấm vào tùy chọn Arrange All [cũng trong thẻ View].
Bước 4: Hộp thoại Arrange Windows hiển thị, bạn chỉ cần kích chọn Vertical hoặc Horizontal và bấm OK để hiển thị hai tập tin so sánh.
Thao tác này sẽ sắp xếp tất cả các tệp Excel đang mở theo thứ tự đã chọn [theo chiều dọc hoặc chiều ngang].
So sánh hai Sheet cạnh nhau trong cùng một tập tin Excel
Trong trường hợp bạn muốn so sánh hai sheet riêng biệt trong cùng một tập tin Excel thì không thể sử dụng tính năng ‘View Side by Side’, vì nó chỉ làm việc với các tập tin Excel riêng biệt. Nhưng bạn vẫn có thể làm so sánh tương tự thông qua tính năng ‘New Windows’ trong Excel.
Tính năng này cho phép bạn mở hai phiên bản trên cùng một sổ làm việc. Khi mở hai trường hợp, bạn có thể sắp xếp các trường hợp này cạnh nhau và sau đó so sánh chúng.
Giả sử bạn có một sổ làm việc Excel có hai sheet trong hai tháng khác nhau [tháng 1 và tháng 2] và muốn so sánh các sheet này để xem doanh số trên mỗi cửa hàng đã thay đổi như thế nào. Dưới đây là các bước để so sánh hai trang tính trong Excel.
Bước 1: Mở sổ làm việc có các trang tính mà bạn muốn so sánh.
Bước 2: Truy cập vào menu View trong giao diện ribbon.
Bước 3: Trong nhóm Windows, bấm vào tùy chọn ‘New Windows’, thao tác này sẽ mở ra ví dụ thứ hai của cùng một bảng tính.
Bước 4: Trong thẻ View, bấm tiếp nút ‘Arrange All’ để kích hoạt hộp thoại sắp xếp Arrange quen thuộc.
Bước 5: Bấm tùy chọn ‘Vertical’ để so sánh dữ liệu trong các cột [hoặc chọn Horizontal nếu muốn so sánh dữ liệu theo hàng].
Bước 6: Cuối cùng bấm nút OK để hoàn tất.
Các bước trên sẽ sắp xếp cả hai phiên bản của sổ làm việc theo chiều dọc. Như vậy cả hai sheet làm việc sẽ có cùng một bảng tính được chọn.
Cách làm việc của tính năng ‘New Windows’
Khi bạn bấm vào nút ‘New Windows’, nó sẽ mở lại cùng một sổ làm việc với một tên hơi khác. Ví dụ: Nếu tên sổ làm việc của bạn là ‘Kiểm tra’ và bạn bấm vào nút ‘New Windows’ thì cửa sổ mới sẽ được đặt tên tự động là ‘Kiểm tra – 1’ và phiên bản thứ hai là ‘Kiểm tra – 2’.
Lưu ý rằng đây vẫn là trong cùng một bảng tính Excel. Nếu bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong bất kỳ sheet này thì thay đổi đó cũng sẽ áp dụng trên sheet kia. Và khi đóng bất kỳ một phiên bản nào của tập tin đang mở, tên của nó sẽ trở lại ban đầu.
Kết luận
Trên đây Gitiho.com vừa giới thiệu với bạn đọc cách so sánh hai bảng tính Excel để tìm sự khác biệt nội dung. Cách này thường đặc biệt hữu ích với các nhân viên bán hàng cũng như các nhân viên kế toán khi phải quản lý nhiều số liệu.