Khi xử lý tài liệu Word có những khoảng trắng và lỗi xuống dòng, chúng ta thường thực hiện theo cách thủ công đó là tìm từng khoảng trắng và xóa chúng. Tuy nhiên, nếu với tài liệu dài và nhiều trang, lỗi xuống dòng xảy ra nhiều thì việc thực hiện theo cách thủ công tốn khá nhiều thời gian.
Trong trường hợp này bạn có thể sử dụng tính năng Find and Replace có trên Word, để tìm kiếm những khoảng trắng xuất hiện trong Word, sau đó tiến hành sửa lỗi xuống dòng. Cách làm này sẽ nhanh hơn rất nhiều khi Word sẽ tiến hành quét nhiều khoảng trắng cùng lúc, để người dùng tiến hành chỉnh sửa. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách xóa khoảng trắng và sửa lỗi xuống dòng trên Word.
- Hướng dẫn cách xóa trang trắng trên Word
- Khắc phục lỗi dính chữ trong Word 2007
- Hướng dẫn sửa lỗi bị mất chữ khi nhập nội dung trong Word
1. Sửa lỗi xuống dòng trong Word
Lỗi này xảy ra khi chưa kết thúc đoạn văn bản đã xuống dòng, thường ở giữa văn bản khi không kết thúc bằng dấu câu. Những đoạn xuống dòng đúng sẽ nằm phía sau dấu chấm [.] hoặc các dấu kết thúc câu khác.
Bước 1:
Bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để hiển thị hộp thoại Find and Replace. Tại đây, nhấn vào tab Replace rồi điền theo các mục như dưới đây,
Bạn nhập vào ô Find what ký tự .^p. Trong đó dấu [.] là dấu kết thúc câu và ^p là ký hiệu xuống dòng.
Tiếp đến ô Replace with có thể nhập dãy ký tự tùy ý, có thể nhập vào đây 111. Lưu ý bạn nên thay thế dãy ký tự khác nhau cho các dấu kết thúc câu khác nhau. Ví dụ !^p thì thay là ###.
Cuối cùng nhấn Replace All.
Sau đó, khi quay trở lại văn bản bạn sẽ nhìn thấy những đoạn xuống dòng có dấu chấm sẽ được ký hiệu bằng 111.
Bước 2:
Nhấn tiếp tổ hợp phím Ctrl + H. Sau đó trong ô Find what nhập ký tự xuống dòng ^p.
Ô Replace with nhập ký tự khoảng trắng [dấu cách]. Cuối cùng cũng nhấn Replace All.
Bước 3:
Tiếp tục nhấn tổ hợp phím Ctrl + H rồi tại ô Find what nhập ký tự đặc biệt dùng để thay thế các dấu kết thúc câu đã thay ở bước 1, ở đây là 111.
Tiếp đến ô Replace with sẽ nhập dấu kết thúc câu được thay thế bởi dãy kí tự đặc biệt đó, ở đây sẽ là .^p. Cuối cùng cũng nhấn Repace All.
2. Cách xóa khoảng trắng trong Word
Chúng ta cũng nhấn tổ hợp phím Ctrl + H. Sau đó tại hộp thoại Find and Replace, ô Find what nhập 2 ký tự khoảng trắng [dấu cách].
Tiếp đến ô Replace with nhập 1 ký tự khoảng trắng [dấu cách].
Như vậy, thông qua tính năng Find and Replace trên Word chúng ta có thể tìm nhanh chóng những đoạn có khoảng trắng, lỗi xuống dòng trên Word. Word sẽ tiến hành quét toàn bộ những đoạn bị lỗi và chỉnh sửa toàn bộ, mà người dùng không cần tìm kiếm theo cách thủ công.
Xuống dòng - một công việc tưởng chừng như cực kì đơn giản và thường xuyên được sử dụng trong Word nhưng cũng có thể dễ dàng gây ra những lỗi khiến bạn không biết phải xử lý ra sao. Trong bài viết này Gitiho sẽ cùng bạn tìm hiểu nguyên nhân gây ra những lỗi xuống dòng này, và cách khắc phục những lỗi xuống dòng thường gặp trong Word nhanh và hiệu quả. Cùng theo dõi nhé!
Xem thêm: Cách xử lý các lỗi xuống dòng nhờ các khóa học Word cơ bản này
Cách xuống dòng tránh lỗi xuống dòng trong Word
Lỗi xuống dòng trong Word có thể đến từ chính cách xuống dòng đó! Có phải bạn đã từng nghĩ, xuống dòng chỉ có 1 cách duy nhất là nhấn phím Enter, áp dụng cho tất cả các trường hợp không? Không phải đâu nhé! Mỗi trường hợp sẽ có cách xuống dòng khác nhau để không bị xảy ra lỗi khi định dạng đó!
Xuống dòng khi nhập văn bản trong Word
Khi nhập văn bản trong Word chúng ta cần lưu ý những cách xuống dòng trong word:
- Nhấn phím Enter để xuống dòng khi muốn kết thúc một đoạn văn bản [Paragraph]
- Nhấn tổ hợp phím Shift+Enter để xuống dòng nhưng chưa kết thúc một đoạn văn bản. Ví dụ: Đoạn văn bản của bạn có 2 ý, và bạn muốn tách nó ra thành 2 dòng riêng biệt thì sẽ sử dụng tới tổ hợp phím Shift+Enter
- Nếu muốn các dòng có khoảng cách bằng 2 dòng bình thường [giãn dòng kép], thì bạn đừng nhấn phím Enter 2 lần để xuống 2 dòng nhé. Cách làm này làm cho file Word bị nặng hơn, và dễ dàng xảy ra lỗi khi định dạng văn bản. Để 2 dòng có khoảng cách bằng 2 dòng bình thường, bạn bôi đen 2 dòng đó, nhấp chuột phải, chọn Paragraph > Indents and Spacing. Điều chỉnh ở phần Line Spacing thành Double. Chọn OK để kết thúc thao tác.
Xuống dòng khi nhập văn bản trong bảng trong Word
Khi nhập văn bản trong bảng biểu, chúng ta không nên sử dụng phím Enter để xuống dòng mà nên sử dụng tổ hợp phím Shift+Enter nhé!
Cách khắc phục các lỗi xuống dòng thường gặp trong Word
Chữ bị tách khi xuống dòng trong word
Lỗi xuống dòng khiến khoảng cách giữa các chữ bị giãn ra nhiều thường xảy ra do bạn áp dụng căn lề đều 2 bên [Justify]. Khi căn lề đều, Word sẽ tự động giãn cách các chữ sao cho phù hợp với độ dài của dòng. Để khắc phục tình trạng này, chúng ta sẽ làm theo 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Nhấn phím Enter thay vì Shift+Enter
Cách 2: Bôi đen toàn bộ đoạn văn bản, nhấp chuột phải, chọn Paragraph > Indents and Spacing. Ở mục Spacing, điều chỉnh các thông số ở mục Before và After thành 0 hết.
Xem thêm: Cách tạo AutoText giúp soạn thảo văn bản nhanh trong Word
Lỗi bị tự động xuống dòng khi chưa hết dòng trong Word
Chắc hẳn các bạn đã gặp lỗi chữ khi xuống dòng phải không? Hãy cùng chunhs tôi tìm hiểu về cách sửa lỗi chữ bị xuống dòng trong word. Khi bạn đang nhập văn bản và chưa hết độ dài của dòng, nhưng Word đã tự động nhảy xuổng dòng mới thì đó chính là lỗi tự động chữ bị nhảy xuống dòng trong Word. Để khắc phục lỗi một phần chữ bị xuống dòng trong word, chúng ta thực hiện như sau:
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace thẻ Replace
Ở ô Find what, nhập ".^p" [. là kết thúc câu, p là xuống dòng]
Ở ô Replace with nhập ký tự tùy ý để thay cho ký tự xuống dòng [ví dụ "####"]
Nhấp chọn Replace All để thay đổi toàn bộ những phần bị tự động xuống dòng
Tiếp tục mở hộp thoại Find and Replace. Ở ô Find what, nhập "^p". Ở ô Replace with, nhấn phím cách [space] 1 lần để tạo khoảng cách, sau đó chọn Replace All.
Vào lại hộp thoại Find and Replace. Ở ô Find what nhập ký tự tùy ý vừa được thay ở bên trên ["####"]. Ở ô Replace with, nhập ".^p", sau đó chọn Replace All để xóa các hàng trống và sửa lỗi xuống trong Word.
Vậy là lỗi tự động xuống dòng đã được khắc phục rồi đó!
Xem thêm: Xuống dòng trong html
Lỗi cách dòng không đều trong Word
Lỗi khoảng cách giữa các dòng không đều nhau thường xảy ra khi bạn sao chép dữ liệu từ nhiều nguồn, với nhiều kiểu giãn cách dòng khác nhau, nên khi dán chung vào một file Word thì các định dạng giãn dòng sẽ bị khác nhau. Có 2 cách để khắc phục tình trạng này
Sử dụng hộp thoại Find and Replace
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace thẻ Replace
Ở mục Find what, nhập "^". Ở mục Replace with, nhập "^p".
Chọn Replace All để thay thế toàn bộ các khoảng cách dòng bị khác nhau
Tính năng sẽ tiến hành tìm kiếm lỗi trên Word và thông báo tới người dùng số lượng lỗi tìm kiếm được nhấn OK để tiến hành sửa lỗi đó.
Những điều bạn phải biết về: Các phím tắt trong Word, Excel, Power Point và Tips để tăng tốc độ làm việc
Tổng kết
Trên đây là những lỗi thường gặp khi xuống dòng trong Word cũng như cách khắc phục những lỗi này nhanh và hiệu quả. Mong rằng bạn đã áp dụng thành công được vào văn bản của mình, và sẽ không còn cảm thấy khó khăn khi gặp những lỗi này trong quá trình soạn thảo với Word nữa.