Mọi tổ chức đều trải qua những giai đoạn thay đổi để thích nghi với môi trường kinh doanh đầy biến động. Đây là điều thiết yếu không chỉ vì lợi thế cạnh tranh mà còn vì vấn đề sống còn của doanh nghiệp. Điều mà giới kinh doanh ai cũng biết nhưng khi vào thực tế thì không phải tổ chức nào cũng thực hiện thay đổi thành công. Chính vì vậy, giáo sự John Kotter đã nghiên cứu mô hình 8 bước về thay đổi tổ chức. Bằng cách làm theo các bước này, các tổ chức xây dựng tốt kế hoạch sẽ có thể tránh được thất bại và trở nên lão luyện hơn trong việc thực hiện thay đổi. Do đó, các tổ chức sẽ không cần phải điều chỉnh các thay đổi thường xuyên và cơ hội thay đổi tổ chức sẽ thành công cao hơn.
Nghiên cứu được thực hiện bởi giáo sư người Mỹ John Kotter – chuyên gia hàng đầu về lĩnh vực lãnh đạo doanh nghiệp. Ông đã chứng minh rằng những nỗ lực thay đổi tổ chức không phải lúc nào cũng đạt được kết quả như mong muốn. Kotter cũng đã phát hiện ra rằng chỉ có 30% cơ hội thành công thay đổi tổ chức. Đây là lý do tại sao các tổ chức thực hiện các thay đổi không thành công và không đạt được kết quả như mong muốn.
- Kotter đã giới thiệu quá trình thay đổi 8 bước trong cuốn “Dẫn dắt sự thay đổi” – Leading Change 1996. Ông đã đưa ra một khái niệm mới “quản trị sự thay đổi là sự tổng hợp các hoạt động quản trị nhằm chủ động phát hiện, thúc đẩy và điều khiển quá trình thay đổi của doanh nghiệp phù hợp với những biến động của môi trường kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển trong môi trường kinh doanh biến động”.
Nhân viên không phải lúc nào cũng trải nghiệm sự thay đổi theo tổ chức nhưng sự thay đổi là vô cùng quan trọng. Thực hiện theo kế hoạch mô hình thay đổi 8 bước của Kotter sẽ giúp các tổ chức thành công trong việc thực hiện thay đổi. Ba bước đầu tiên của mô hình thay đổi này là việc tạo ra môi trường phù hợp để thay đổi, các bước 4 đến 6 là liên kết sự thay đổi với tổ chức. Bước 7 và 8 nhằm mục đích thực hiện và củng cố thay đổi. Các bước của mô hình Kotter như sau:
1. Tạo cảm giác cấp bách
Theo John Kotter thì đây là bước quan trọng nhất của mô hình, ông bình luận: “Không có động lực, mọi người sẽ không hỗ trợ quá trình chuyển đổi và nỗ lực sẽ chẳng đi đến đâu. Các nhà điều hành thường đánh giá thấp việc đưa mọi người ra khỏi vùng thoải mái của họ khó như thế nào”. Việc tạo cho nhân viên nhận thức được sự cần thiết và cấp bách sẽ giúp họ thúc đẩy sự hỗ trợ của họ đối với sự thay đổi của tổ chức. Điều này có thể thực hiện bằng cách nói chuyện với họ về các mối đe dọa tiềm tàng hoặc thảo luận về các giải pháp cần đưa ra nhanh chóng. Muốn như vậy, đòi hỏi đối thoại phải cởi mở, trung thực và thuyết phục nhân viên về tầm quan trọng của hành động.
2. Tạo nhóm liên minh mạnh
Thành lập nhóm lãnh đạo có thể thay đổi, đoàn kết và mạnh mẽ phù hợp với sự thay đổi của tổ chức là một ý tưởng tốt. Nhóm này phụ trách quản lý và khuyến khích nhân viên hợp tác, tiếp cận mang tính xây dựng. Liên minh này được tạo thành từ các nhân viên làm việc trong tổ chức ở các vị trí khác nhau là tốt nhất. Bởi tính thấu hiểu và đồng nhất với các thành viên nhóm sẽ tốt hơn những người thuộc nhóm khác.
Hình 1: Mô hình thay đổi tổ chức Kotter
3. Tạo tầm nhìn cho sự thay đổi.
Xây dựng một tầm nhìn rõ ràng giúp mọi người có thể hiểu những gì tổ chức đang cố gắng đạt được trong khoảng thời gian đã lên kế hoạch. Điều này làm cho sự thay đổi cụ thể hơn và được nhân viên hỗ trợ thực hiện nhanh hơn. Ý tưởng của nhân viên có thể được kết hợp trong tầm nhìn của họ để có thể nhận được sự chấp nhận nhanh hơn. Qua đó, tầm nhìn được đưa ra như những mục tiêu của nhân viên sẽ thúc đẩy sự thành công trong chiến lược.
4. Truyền đạt tầm nhìn
Mục tiêu quan trọng của bước này đó là tạo ra sự hỗ trợ và chấp nhận giữa các nhân viên. Để đạt được thành công trong sự thay đổi thì chỉ bằng cách nói về tầm nhìn chiến lược đối với nhân viên. Điều này sẽ giúp tổ chức xem xét ý kiến, mối quan tâm, lo lắng của nhân viên một cách nghiêm túc.
5. Loại bỏ trở ngại
Trước khi thay đổi ở các cấp của tổ chức, cần loại bỏ những trở ngại làm suy yếu tầm nhìn bằng cách đối thoại với tất cả các nhân viên, điều này giúp lãnh đạo biết được ai đang chống lại sự thay đổi của tổ chức. Để khuyến khích sự chấp nhận tầm nhìn của nhân viên, bước này giúp ích khi ý tưởng của họ được kết hợp và thực hiện trong quá trình thay đổi.
6. Tạo chiến thắng ngắn hạn
Tạo ra các mục tiêu ngắn hạn để nhân viên có ý tưởng rõ ràng về những gì đang diễn ra. Khi các mục tiêu được đáp ứng, nhân viên sẽ có động lực để điều chỉnh và thay đổi. Thừa nhận và khen thưởng nhân viên sẽ giúp họ tham gia chặt chẽ vào quá trình thay đổi tổ chức hơn.
7. Hợp nhất cải tiến
Theo J.Kotter, mô hình thay đổi có khi thất bại do chiến thắng được tuyên bố quá sớm. Tuy nhiên, thay đổi là quá trình chậm chạp và nó phải được hướng vào văn hóa doanh nghiệp nói chung. Chiến thắng nhanh chóng chỉ là khởi đầu của sự thay đổi dài hạn. Do đó, các tổ chức cần liên tục cải tiến, chỉ khi đạt được thành công mới nhận thấy rõ sự thay đổi xứng đáng.
8. Nắm bắt sự thay đổi vào văn hóa công ty
Một sự thay đổi sẽ chỉ trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp khi nó đã trở thành một phần cốt lõi của tổ chức. Nhân viên phải tiếp tục hỗ trợ thay đổi, đánh giá và thảo luận thường xuyên về tiến độ giúp củng cố sự thay đổi. Khi những thay đổi ăn sâu vào tổ chức là lúc chúng ta đạt hiệu quả nhất.
Khuyến nghị của John Kotter
Khi tất cả các bước trong Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter đã được tuân thủ, John Kotter khuyên bạn nên lấy tầm nhìn mới làm điểm khởi đầu khi tuyển dụng. Điều này cũng áp dụng cho việc đào tạo nhân viên trong tổ chức. Tầm nhìn mới và những thay đổi phải được đặt một vị trí vững chắc trong tổ chức. Nhân viên đã đóng góp tích cực vào thay đổi phải được công nhận.
Mô hình này có một số ưu điểm và nhược điểm. Các ưu điểm chính là:
- Kotter lấy con người làm trung tâm trong quá trình thay đổi, ông chỉ ra các bước cụ thể, phù hợp trong những tổ chức lớn và phức tạp.
- Tạo sự cấp bách phải thay đổi trong tổ chức, từ đó có sự đồng thuận đối với thay đổi.
- Thành lập nhóm dẫn đường, phối kết hợp giữa các thành viên.
- Xây dựng viễn cảnh cho tổ chức.
- Khuyến khích các quản lý đơn vị và nhân viên qua việc trao quyền thực hiện theo định hướng tầm nhìn.
- Duy trì được sự tham gia và ủng hộ của các thành viên.
- Thay đổi trở nên bền vững khi hành vi, thái độ mới được thể chế hóa thành văn hóa của tổ chức.
Bên cạnh những ưu điểm đã nêu, mô hình của Kotter cũng có một số tồn tại nhất định:
- Việc thay đổi đi theo các bước tuần tự, mỗi bước phải được giải quyết dứt điểm.
- Phù hợp với những thay đổi tại các doanh nghiệp hay tổ chức lớn và phức tạp.
- Đòi hỏi nhân viên phải chấp thuận rủi ro, tạo thêm gánh nặng công việc.
- Không dễ để xây dựng tầm nhìn và truyền đạt tầm nhìn một cách hiệu quả tới mọi cá nhân.
- Thực hiện giao quyền không dễ, có thể gây nên sự đố kỵ hay thậm chí tạo thành xung đột giữa các cá nhân hay đơn vị trong tổ chức.
- Khó khăn để xây dựng văn hóa tổ chức mới và thể chế hóa thành tựu của sự thay đổi.
Áp dụng mô hình cho các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp: Mặc dù mô hình còn một số điểm hạn chế nhưng với những ưu điểm của nó, có thể khái quát những gợi ý cho các nhà quản lý doanh nghiệp như sau:
Bước
Gợi ý đối với nhà quản lý, lãnh đạo
Bước 1: Tạo cảm giác cấp bách
– Đánh giá thị trường và năng lực cạnh tranh
– Xác định cơ hội và thách thức đặt ra đối với doanh nghiệp
– Thảo luận thẳng thắn để mọi người suy nghĩ và trình bày về đòi hỏi thay đổi
Bước 2: Tạo nhóm liên minh mạnh
– Chỉ rõ người lãnh đạo thực sự trong doanh nghiệp
– Cam kết từ đội ngũ lãnh đạo chủ chốt
– Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả
– Rà soát, phát hiện những khâu còn yếu nhằm tăng cường phối hợp giữa các đơn vị trong doanh nghiệp
Bước 3: Tạo một tầm nhìn
– Xác định những giá trị trung tâm để thay đổi
– Xây dựng tầm nhìn định hướng cho thay đổi
– Thiết kế chiến lược thực hiện nhằm đạt được tầm nhìn
Bước 4: Truyền đạt tầm nhìn
– Truyền đạt thường xuyên và rõ ràng chiến lược cũng như tầm nhìn tới các nhân viên
– Các hoạt động của doanh nghiệp dẫn chiếu theo tầm nhìn, lấy tầm nhìn làm thước đo hiệu quả và động lực cho doanh nghiệp
Bước 5: Loại bỏ trở ngại
– Tháo gỡ những rào cản có thể đối với việc thực hiện của cá nhân nhân viên hay các đơn vị
– Khuyến khích ý tưởng táo bạo và chấp nhận rủi ro
Bước 6: Tạo chiến thắng ngắn hạn
– Cố gắng tạo nên sự đổi mới hay thành công, dù là ngắn hạn
– Động viên, khen thưởng kịp thời những cá nhân hay đơn vị đã mang lại thành công đó
Bước 7: Hợp nhất cải tiến
– Sau mỗi thành công, phân tích những mặt được và chưa được
– Tận dụng sự tin tưởng đạt được để điều chỉnh hay thay đổi những cơ cấu hay hệ thống không phù hợp với tầm nhìn mới của doanh nghiệp
– Bổ sung nguồn lực để thúc đẩy quá trình thay đổi
Bước 8: Nắm bắt sự thay đổi
– Kế thừa và phát triển năng lực lãnh đạo doanh nghiệp
– Chuyển hóa những hành động đúng đắn, phù hợp thành các hành vi, văn hóa của công ty
Kết luận: Mô hình 8 bước của Kotter nên được áp dụng ở các công ty hiện đại để tránh sự thay đổi không hiệu quả trong tổ chức dẫn đến cam kết tổ chức yếu của nhân viên. Nhân viên sẽ không làm tốt công việc của mình nếu không có sự đóng góp ý kiến, phát huy tinh thần tự chủ của họ. Khi lên kế hoạch cho quá trình thay đổi với các bước này, điều quan trọng là phải có đủ thời gian cho toàn bộ chuỗi sự việc và thực hiện chúng đi theo đúng trình tự. Kotter đã phát hiện ra rằng đi theo kế hoạch thay đổi một cách liên tục và kiên nhẫn là nền tảng cơ bản để thành công: “Việc bỏ qua vài bước sẽ chỉ tạo ra ảo giác về tốc độ và không bao giờ tạo được những kết quả vừa ý. Mắc phải sai lầm nghiêm trọng ở bất cứ giai đoạn nào cũng có thể gây ra sức ảnh hưởng phá hủy, làm chậm lại đà phát triển, và phủ định những thành quả đã giành được một cách khó khăn”.
Nguồn tham khảo:
//www.toolshero.com/change-management/8-step-change-model-kotter/
//fr.scribd.com/doc/212416543/Kotter-va-mo-hinh-8-b%C6%B0%E1%BB%9Bc
//www.mcad.com.vn/vi/nghien-cuu/a-3316/mot-so-mo-hinh-quan-ly-su-thay-doi-va-chien-luoc-quan-ly-thay-doi-trong-to-chuc,-doanh-nghiep.aspx