Thông báo về thực hiện đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 [09/08/2023]
Ngày 09/8/2023, Sở Xây dựng đã ban hành Thông báo số 1466/TB-SXD về việc thực hiện đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015
Căn cứ Kế hoạch số 34/KH-SXD ngày 06/01/2023 của Sở Xây dựng về việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 năm 2023
Sở Xây dựng thông báo kế hoạch đánh giá nội bộ như sau:
- Mục tiêu đánh giá: Phát hiện điểm không phù hợp trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015.
- Thời gian, nội dung đánh giá: Chương trình đánh giá nội bộ năm 2023, Kế hoạch đánh giá nội bộ [sẽ có thông báo sau].
- Nội dung : Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được giao rà soát, báo cáo kết quả thực hiện và chuẩn bị các tài liệu kiểm chứng cụ thể như sau:
+ Cung cấp danh sách người được phân công theo dõi, phụ trách công tác ISO của phòng;
+ Mục tiêu chất lượng năm 2023;
+ Báo cáo mục tiêu chất lượng 6 tháng đầu năm 2023;
+ Danh mục tài liệu nội bộ; danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài;
+ Các phiếu yêu cầu sửa đổi, bổ sung tài liệu; Danh mục tài liêu được thu hồi[nếu có]; danh mục tài liệu được hủy bỏ [nếu có];
+ Kiểm soát hồ sơ;
+ Báo cáo kết quả giải quyết thủ tục hành chính [số liệu báo cáo từ ngày 01/01/2023 đến 20/8/2023]. Trong đó
Liệt kê danh sách thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị , trong đó có bao nhiêu DVC trực tuyến một phần và toàn trình.
Tổng số hồ sơ đã tiếp nhận:….
Tổng số hồ sơ đã giải quyết :….
Tỷ lệ hồ sơ đúng hạn/ trễ hạn:…..
Đã hoàn thành việc cập nhật trên phần mềm //motcua.daknong.gov.vn [nếu chưa cập nhật : ghi rõ tên thủ tục hành chính]
- Hoàn thiện các sổ sách lưu trữ theo đúng quy trình ISO đã được xây dựng.
Sau khi hoàn thành đánh giá nội, Thư ký Ban chỉ đạo ISO tổng hợp, báo cáo lãnh đạo Sở theo quy định.
Nhận được thông báo này, đề nghị các đơn vị chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và báo cáo gửi về Văn phòng trước ngày 25/8/2023 để tổng hợp; đồng thời tạo điều kiện để Đoàn đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Đánh giá nội bộ là một việc là vô cùng quan trọng cần phải được thực hiện tại mỗi doanh nghiệp đặc biệt là với những doanh nghiệp hay tổ chức có áp dụng các tiêu chuẩn ISO. Nếu bạn là một người mới trong lĩnh vực ISO đang trong giai đoạn tìm hiểu về vấn đề này thì bài viết này sẽ là dành cho bạn.
Nội dung bài viết
Đánh giá nội bộ là hoạt động quan trọng cần được triển khai định kỳ đặc biệt là với những tổ chức hay doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành bởi tổ chức tiêu chuẩn quốc tế.
Hàng năm thì các doanh nghiệp hay tổ chức được chứng nhận ISO sẽ có rất nhiều cuộc đánh giá nội bộ và để việc đánh giá nội bộ được thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả thì đội ngũ đánh giá viên nội bộ sẽ đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Mục đích của đánh giá nội bộ là gì
Việc đánh giá nội bộ tại doanh nghiệp hay tổ chức sẽ hướng tới những mục đích chính sau:
- Khẳng định đẳng cấp và năng lực và uy tín của doanh nghiệp, gia tăng độ tin cậy của khách hàng và đối tác vào khả năng sản xuất, cung ứng và những vấn đề kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khẳng định doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, đáp ứng các tiêu chuẩn, đáp ứng các quy định của pháp luật,…
- Xác định mức độ phù hợp của hệ thống so với chuẩn mực đánh giá.
- đánh giá mức độ hiệu quả của hệ thống trong việc đáp ứng các mục tiêu đã được đề ra.
- Duy trì nhận thức về các tiêu chuẩn ISO mà tổ chức/ doanh nghiệp đang áp dụng.
- Chuẩn bị sẵn sàng cho việc đánh giá của phía khách hàng hoặc của bên thứ 3.
- Đáp ứng các yêu cầu của tổ chức, phía khách hàng/đối tác hoặc của một bên thứ 3.
Đánh giá viên nội bộ là gì
Quá trình đánh giá nội bộ tại doanh nghiệp sẽ được thực hiện bởi đội ngũ đánh giá viên nội bộ. Có thể nói rằng những đánh giá viên nội bộ sẽ đóng vai trò quan trọng không thể thiếu của quá trình cải tiến liên tục hệ thống quản lý.
Tại doanh nghiệp, đánh giá viên nội bộ sẽ chịu trách nhiệm về hoạch định, thưc hiện và báo cáo về cuộc đánh giá trong một chu kỳ đánh giá. Để duy trì hệ thống quản lý của doanh nghiệp thì đánh giá viên nội bộ đóng vị trí quan trọng và không thể thiếu.
Các đánh giá viên nội bộ không được tự thực hiện đánh giá công việc của mình nhưng sẽ được phép đánh giá công việc nội bộ của bộ phận nơi mình làm việc.
Một đánh giá viên nội bộ cần nắm vững những nguyên tắc sau:
- Nhất quán và toàn diện, thực hiện công việc một cách trung thực, có đạo đức và trách nhiệm
- Trình bày công bằng, báo cáo trung thực và chính xác
- Cẩn trọng trong công việc
- Bảo mật thông tin đánh giá
- Độc lập khỏi hoạt động được đánh giá, tránh thiện vị và xung đột lợi ích
- Tiếp cận dựa trên bằng chứng, cần đánh giá dựa trên những bằng chứng có được
Một đánh giá viên nội bộ cần phải hoàn thành khóa đào tạo đánh giá viên nội bộ và được cấp chứng chỉ đánh giá viên nội bộ. Trong quá trình đánh giá chứng nhận ISO, việc có đội ngũ đánh giá viên nội bộ được cấp chứng chỉ đánh giá viên nội bộ là một yếu tố vô cùng quan trọng quyết định việc doanh nghiệp có được chứng nhận ISO hay không.
Về việc nên học chứng chỉ ISO nào trước thì cần căn cứ vào ngành hàng và các chuẩn ISO mà doanh nghiệp áp dụng. Phần lớn doanh nghiệp đều xây dựng hệ thống kiểm soát chất lượng do đó các nhân viên ISO trước hết cần tham gia khóa đào tạo ISO 9001. Nếu được thì các chuyên viên ISO nên học khóa học ISO tích hợp 3 chuẩn đó là ISO 9001 – ISO 14001 – ISO 45001. Sau khi đã có chứng chỉ ISO 9001 thì chuyên viên ISO có thể học các tiêu chuẩn khác có liên quan tới ngành nghề của doanh nghiệp. Ngoài chuyên môn thì học ngoại ngữ cũng là cách tăng lương cho chuyên viên ISO.
Quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO
Để có thể triển khai đánh giá nội bộ một cách hiệu quả, các doanh nghiệp / tổ chức có thể thực hiện theo quy trình 6 bước theo như tiêu chuẩn ISO như sau:
Bước 1. Lập kế hoạch
Thông qua việc lập kế hoạch, các đánh giá viên sẽ có thể triển khai việc đánh giá nội bộ ISO theo trình tự phù hợp và đảm bảo quá trình đánh giá được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Trước khi triển khai đánh giá nội bộ, doanh nghiệp cần làm rõ được 3 yếu tố quan trọng sau:
- Làm rõ yêu cầu của tổ chức, những thông tin chính xác cần thiết cho đầu vào của quá trình đánh giá.
- Xác định tính khả thi khi triển khai cuộc đánh giá nội bộ.
- Nguồn lực cung cấp cho quá trình đánh giá.
Ngoài 3 yếu tố trên thì doanh nghiệp cũng cần lên kế hoạch về lịch/ tần xuất đánh giá, phạm vi đánh giá, nhân sự, những sai sót có thể gặp sau quá trình đánh giá.
Bước 2. Chuẩn bị đánh giá
Để chuẩn bị cho quá trình đánh giá thì lãnh đạo doanh nghiệp cần triển khai:
- Thành lập ban lãnh đạo đánh giá nội bộ.
- Chỉ định các tổ trưởng mỗi tổ báo cáo theo một biểu mẫu đồng nhất được quy định.
- Phân chia phạm vi đánh giá và trách nhiệm cụ thể của mỗi bộ phận.
- Quy định việc phê duyệt các đánh giá nội bộ là các cán bộ lãnh đạo thường trực về đánh giá nội bộ.
- Trước 3 ngày kể từ khi bắt đầu đánh giá, thời gian đánh giá nội bộ cần được quy định rõ và thông báo cho đội ngũ cán bộ tại doanh nghiệp hoặc nơi được đánh giá.
Bước 3. Tiến hành đánh giá nội bộ
Việc triển khai đánh giá nội bộ được thực thiện theo những bước sau:
- Họp mở đầu.
- Xem xét tài liệu khi thực hiện đánh giá.
- Thông tin trong lúc đánh giá.
- Phân công vai trò và trách nhiệm của người quan sát.
- Thu thập và xác nhận các thông tin.
- Chuẩn bị kết quả đánh giá.
- Họp kết thúc.
Bước 4. Gửi lại hồ sơ cho các bên có liên quan
Để đảm bảo tính minh bạch rõ ràng thì hồ sơ sẽ được cả bên đánh giá và bên được đánh giá lưu giữ.
Điều này giúp cho bên được đánh giá sẽ có cơ sở để tuyên bố chứng minh hệ thống quản lý của họ đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu chất lượng với khách hàng và đối tác. Ngược lại, khi bên được đánh giá nội bộ không đáp ứng được tiêu chuẩn quản lý chất lượng với hệ thống quản lý của họ thì họ sẽ biết được những điểm không phù hợp/ cần xử lý để đưa ra những giải pháp phù hợp.
Bước 5. Hoàn thất đánh giá và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn thành đầy đủ các bước như trên thì sau cùng thông tin về các bộ hồ sơ có chứa các thông tin về kế hoạch đánh giá, chuẩn bị đánh giá, báo cáo đánh giá cùng với các chương trình, kế hoạch, quyết định đánh giá nội bộ phải được lưu trữ lại toàn bộ trong một bộ hồ sơ nhất định.
Bước 6. Theo dõi và đo lường hoạt động đánh giá
Ở giai đoạn này, tổ chức sẽ cần xác định:
- Những yếu tố cần theo dõi và đo lường.
- Phương thức theo dõi và đo lường hiệu quả quá trình đánh giá nội bộ.
- Khi nào cần thực hiện hoạt động theo dõi đo lường đánh giá.
iRTC giúp được gì cho doanh nghiệp
Với đội ngũ chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm, iRTC sẽ giúp đỡ trong việc triển khai ISO 9001 thuận lợi, hiệu quả và nhanh chóng đạt được chứng nhận.
Là đơn vị có thâm niên trong lĩnh vực đào tạo và huấn luyện iRTC có thể giúp doanh nghiệp trong việc đào tạo đánh giá viên nội bộ, qua khóa đào tạo, doanh nghiệp sẽ có đội ngũ đánh giá viên nội bộ chuyên nghiệp và có chứng chỉ đánh giá viên nội bộ do iRTC cấp. Chứng chỉ đánh giá viên nội bộ của iRTC có giá trị trên toàn quốc.