Đối với những trường hợp tên công ty hoặc địa chỉ công ty quá dài thì những từ nào được phép viết tắt mà vẫn đúng quy định. Bài viết các từ được viết tắt trên hóa đơn sẽ giải đáp giúp bạn khó khăn trên.
Chi nhánh chúng tôi có tên và địa chỉ quá dài, khó khăn khi các doanh nghiệp khác xuất hóa đơn cho chúng tôi. Vì khoảng cách trên hóa đơn ngắn hoặc phần mềm của họ không cho phép. Họ có thể viết tắt khi xuất hóa đơn cho chúng tôi không?
Trả lời:
“Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.”Căn cứ vào điểm b, khoản 2, Thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành quy định về viết tắt trên hóa đơn:
Như vậy, nếu tên và địa chỉ quá dài, gặp khó khăn khi viết hóa đơn thì bạn có thể viết tắt theo quy định trên và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của DN.
Câu hỏi 2:
Khi bán hàng khách hàng không lấy hóa đơn, Công ty đã viết hóa đơn ghi rõ là khách hàng không lấy hóa đơn, hóa đơn được lưu tại quyển và công ty đã kê khai nộp thuế. Sau một thời gian khách hàng yêu cầu trả hóa đơn thì xử lý như thế nào?
Trả lời:
Căn cứ theo Khoản 7, Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn như sau:
“Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế [nếu có] thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.”
Căn cứ theo quy định trên, khi khách hàng không lấy hóa đơn, Công ty đã viết hóa đơn ghi rõ là khách hàng không lấy hóa đơn, hóa đơn được lưu tại quyển và công ty đã kê khai nộp thuế không trả lại cho khách hàng.
Khi khách hàng yêu cầu trả hóa đơn, công ty giao hóa đơn đã viết và lưu tại quyển trả lại cho khách hàng, đồng thời lập biên bản ghi rõ hóa đơn trả lại cho khách hàng.
Ngày 10/12/2013 Tổng cục Thuế ban hành Công văn Số 4291/TCT-CS về việc hướng dẫn viết tắt tên, địa chỉ trên hóa đơn giá trị gia tăng, cụ thể như sau:
- "Phường" thành "P"
- "Quận" thành "Q"
- "Thành phố" thành "TP"
- "Việt Nam" thành "VN"
- "Cổ phần" thành "CP"
- "Trách Nhiệm Hữu Hạn" thành "TNHH
- "Khu Công nghiệp" thành "KCN"
- "sản xuất" thành "SX"
- "Chi nhánh" thành "CN".
Theo Tổng cục Thuế, đây là một số danh từ thông dụng, nếu hóa đơn có viết tắt những từ, cụm từ này nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, vẫn xác định chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh thì vẫn hợp lệ.
Quy định viết tắt trên hóa đơn sẽ giúp bạn biết được những từ được phép viết tắt và các từ không được phép viết tắt trên hóa đơn. Điều này giúp đảm bảo hóa đơn hợp lệ, đúng quy định pháp luật.
1. Quy định các từ được viết tắt trên hóa đơn
Với quy định viết tắt trên hóa đơn với những từ được phép thì bạn có thể tham khảo Điểm b, Khoản 2, Điều 16 về nguyên tắc lập hóa đơn trong Thông tư 39/2014/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành.
Quy định các từ được viết tắt trên hóa đơn.
Theo đó, khi lập hóa đơn, người bán được viết tắt tên , địa chỉ của người mua và người bán nếu thông tin quá dài. Cụ thể, nếu không thể viết đầy đủ thì các trường hợp viết tắt tên, địa chỉ của người bán và người mua phải đảm bảo xác định được đúng chủ thể. Theo đó, các danh từ được viết tắt bao gồm một số từ thông dụng sau:
- Phường viết tắt là "P"
- Quận viết tắt là "Q"
- Thành phố viết tắt là "TP"
- Việt Nam viết tắt là "VN"
- Cổ phần viết tắt là "CP"
- Trách nhiệm Hữu hạn viết tắt là "TNHH"
- Khu công nghiệp viết tắt thành "KCN"
- Sản xuất viết tắt thành "SX"
- Chi nhánh viết tắt thành "CN"
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, dù viết tắt nhưng hóa đơn vẫn phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố,... để có thể đảm bảo xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
2. Quy định các từ không được viết tắt trên hóa đơn
Đối với quy định viết tắt trên hóa đơn về những từ không được phép viết tắt, bạn có thể tham khảo ngay Khoản 3, Điều 18 của Luật Kế toán 2015.
Quy định các từ không được viết tắt trên hóa đơn.
Theo đó, các chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Đối với các trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo được đầy đủ các nội dung quy theo quy định pháp luật. \>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử. Các nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa hay sửa chữa, bao gồm cả nội dung của các hóa đơn. Ngoài ra, khi viết thì người viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Theo quy định, các chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. Như vậy, quy định viết tắt trên hóa đơn đúng nhất sẽ là:
- Chỉ các tên, địa chỉ của người bán người mua mới được phép viết tắt nếu quá dài và phải viết theo đúng quy định pháp luật. Các nội dung về nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán thì không được viết tắt, tẩy xóa hay sửa chữa.