xin chào luật sư! Chú e sinh năm 1967 bị mất giấy khai sinh gốc và giờ muốn làm trích lục giấy khai sinh . Giờ e muốn hỏi thủ tục làm trích lục giấy khai sinh gồm những thủ tục gì? em xin cám ơn.
Chào bạn!
Trước tiên, xin trân trọng cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn đến ILAW. Chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn như sau:
Cơ sở pháp lý:
Luật hộ tịch 2014
Nghị định 123/2015 NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn Luật hộ tịch 2014
Nội dung tư vấn
1. Thủ tục cấp trích lục giấy khai sinh theo quy định
Điều 63 Luật hộ tịch 2014 quy định về việc cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký
” Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.”
Giấy khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh. Như vậy nếu trước đây bạn đã đăng ký khai sinh tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì khi bị mất hoặc hư hỏng có thể xin cấp lại trích lục giấy khai sinh theo quy định của pháp luật.
Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.
Để tiến hành thủ tục cấp trích lục giấy khai sinh bạn chuẩn bị hồ sơ cấp trích lục giấy khai sinh bao gồm:
Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu
Bản chính Giấy tờ tùy thân [hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng];
Giấy tờ ủy quyền [Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục]
Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch
Người yêu cầu cấp trích lục giấy khai sinh trực tiếp đến, gửi hồ sơ qua đường bưu điện hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan có thẩm quyền.
2. Thẩm quyền cấp trích lục giấy khai sinh
Khoản 5, điều 4 Luật hộ tịch 2014 có giải thích như sau: “Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.”
Theo đó, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Bộ Tư pháp, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền.
Trường hợp này bạn gửi hồ sơ đến UBND cấp xã nơi bạn đã làm giấy khai sinh lần đầu, cơ quan sẽ có thẩm quyền cấp trích lục giấy khai sinh cho bạn. Như vậy UBND cấp xã BMT sẽ có thẩm quyền trích lục giấy khai sinh cho bạn.
3. Thời gian giải quyết cấp trích lục giấy khai sinh
Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì công chức hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.
Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.
Chú ý:
+ Trường hợp ủy quyền thì văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định. Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.
+ Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền. Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.
chúng tôi sẽ biên tập và trả lời qua Email cho bạn. Tuy nhiên việc trả lời qua Email sẽ mất nhiều thời gian và không thể diễn tả được hết ý của câu hỏi vì vậy bạn nên gọi cho Luật Toàn Quốc để được tư vấn tốt nhất.
Theo thông báo của bộ phận Tư pháp - Hộ tịch, qua kiểm tra tàng thư sổ bộ hộ tịch khai sinh thì không tìm thấy có tên của anh trai ông Đ. nên không cấp được bản sao Giấy khai sinh. Ông Đ. đề nghị cơ quan chức năng giải đáp về vấn đề này.
Về vấn đề này, UBND xã Long Cang, huyện Cần Đước, tỉnh Long An trả lời như sau:
Theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực giấy tờ, hộ tịch thì: "Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc".
Đối với các việc hộ tịch như khai sinh, khai tử, kết hôn… thì thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014. Tuy nhiên, việc cấp trích lục phải căn cứ vào sổ gốc để cấp.
Cũng theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì: "Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác".
Hiện nay, bản thân anh trai của ông Đ. vẫn còn lưu giữ bản chính Giấy khai sinh, như vậy để thuận tiện trong quá trình thực hiện các giao dịch, có thể thực hiện chứng thực bản sao từ Giấy khai sinh bản chính để sử dụng.
Bên cạnh đó nếu muốn đăng ký khai sinh đối với các trường hợp bản thân còn bản chính Giấy khai sinh nhưng cơ sở dữ liệu hộ tịch của cơ quan đăng ký khai sinh đó đang quản lý không tìm thấy tên trong cơ sở dữ liệu, anh trai của ông Đ. cần đến Trung tâm hành chính công huyện để được Phòng Tư pháp huyện cấp giấy xác nhận [vì anh trai của ông Đ. sinh năm 1973], sau đó liên hệ đến nơi cư trú để được hướng dẫn thủ tục đăng ký khai sinh theo quy định của pháp luật [đăng ký khai sinh cho người có hồ sơ giấy tờ cá nhân].
Qua quá trình trao đổi hướng dẫn ông Đ., ngày 7/8/2023, ông Đ. có đến UBND xã Long Cang để trích lục khai sinh cho anh trai, có đem theo bản chính Giấy khai sinh và được công chức tư pháp hộ tịch xã hướng dẫn trực tiếp như nội dung đã trao đổi, hướng dẫn. Anh trai ông Đ. cũng đã đến Trung tâm hành chính công huyện nộp hồ sơ theo hướng dẫn của công chức tư pháp xã và đã được Phòng Tư pháp huyện cấp giấy xác nhận, sau đó đã đến nơi cư trú hiện tại để đăng ký khai sinh và đã được tiếp nhận.
Sau khi UBND xã Long Cang trao đổi, hướng dẫn, ông Đ. đã hiểu rõ, thống nhất theo hướng dẫn của UBND xã và không có ý kiến, phản ánh gì khác.
Bản sao giấy khai sinh là gì?
Bản sao giấy khai sinh là mẫu giấy khai sinh được sao y từ bản chính giấy khai sinh và có đóng dấu đỏ xác nhận của cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo tính pháp lý của giấy khai sinh. Giấy khai sinh chính là giấy tờ hộ tịch “gốc”, đầu tiên và quan trọng nhất của mỗi cá nhân.
Giấy khai sinh và trích lục khai sinh có gì khác nhau?
Tóm lại, giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc phát sinh từ lúc một người được đăng ký khai sinh còn trích lục giấy khai sinh là bản sao chứng minh việc một người đã được đăng ký khai sinh, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp và có giá trị sử dụng thay giấy khai sinh bản gốc trong một số trường hợp cụ thể.
Trích lục bản sao giấy khai sinh cần giấy tờ gì?
Hồ sơ xin trích lục bản sao giấy khai sinh bao gồm:.
Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch;.
Giấy tờ tùy thân [hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng];.
Giấy tờ ủy quyền [Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục].
Trích lục bản sao giấy khai sinh có thời hạn bao lâu?
Đặc thù Giấy khai sinh là loại giấy tờ gốc của cá nhân, nhiều năm không thay đổi và không có thời hạn sử dụng như các loại giấy tờ khác như chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, phiếu lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân,... Vì vậy trích lục giấy khai sinh không có thời hạn.