Căn lề trong Word là thủ thuật đơn giản nhưng vô cùng quan trọng với bất kì loại văn bản nào, vừa tạo sự chuyên nghiệp cho văn bản lại dễ đọc dễ theo dõi và dễ dàng in ấn.
Đối với các phiên bản Microsoft Word 2010 đến 2019 thì cách căn lề văn bản không khác là bao, nhưng đối với các phiên bản cũ hơn thì lại có đôi chút khác biệt bởi các thanh công cụ và cách sắp xếp tác vụ được thay đổi.
Vì vậy ở bài viết này Ben Computer sẽ hướng dẫn các bạn cách căn lề văn bản trong Word với các phiên bản khác nhau một cách nhanh chóng và đơn giản nhất.
1. Quy định căn lề văn bản
Có thể bạn chưa biết?
Văn bản ngày nay đòi hỏi rất nhiều quy chuẩn mà để thực hiện được các quy chuẩn đó trên văn bản của mình một cách đầy đủ và chính xác thì bạn sẽ mất rất nhiều thời gian. Trong đó căn lề văn bản là thứ đầu tiên mà chúng phải làm nếu muốn trình bày một văn bản chuẩn vì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nội dung hiển thị của toàn bộ văn bản đó.
Theo như mặc định, các phần bản lề của văn bản trong các phiên bản Word không phải là lề quy chuẩn của các loại văn bản như đơn từ, báo cáo, biên bản…. mà nhà nước ban hành, do nó nếu bạn soạn thảo văn bản và giữ nguyên phần lề thì thật là thảm họa, tuy nhiên nếu cứ mỗi lần soạn xong văn bản đều phải ngồi setting lại bản lề thì rất mất thời gian.
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP được quy định tại khoản 3 Điều 5, quy định về căn lề văn bản hành chính chuẩn như sau:
- Lề trên cách mép trên từ 20 – 25 mm.
- Lề dưới cách mép dưới từ 20 – 25 mm.
- Lề trái cách mép trái từ 30 – 35 mm.
- Lề phải cách mép phải từ 15 – 20 mm.
Đây là các thông số căn lề chuẩn A4.
2. Cách Căn lề trong Word 2013 – 2016 – 2019 chuẩn
Vì 3 phiên bản này có giao diện công cụ như nhau nên chúng ta có thể áp dụng cách căn lề văn bản cho cả 3 phiên bản như nhau.
Bước 1: Trước hết, bạn thay đổi số đơn vị đo trong Word sang centimet bằng các thao tác: File -> Options.
Bước 2: Sau đó các bạn vào mục Advace -> Display. Ở mục Show Measurements in units of bạn chọn đơn vị đo là Centimeters:
Bước 3: Tiếp theo bạn vào mục Layout -> Margins -> Custom Margins.
Bước 4: Nhập các thông số căn lề như bạn muốn vào các ô tương ứng. Sau đó chọn Ok.
Vậy là hoàn thành việc căn lề toàn bộ văn bản trong Word 2013 – 2016 – 2019.
3. Căn lề văn bản trong Word 2007 – 2010 đơn giản
Bước 1: Giao diện làm việc của Word 2007 và Word 2010 tương tự nhau, vì thế cách căn lề văn bản có thế áp dụng cho cả 2 phiên bản trên.
Đầu tiên ta thay đổi đơn vị căn lề thành Centimet theo cách: Chọn Office Button -> Word Options:
Bước 2: Bạn vào Advance -> Display. Ở mục Show measurements in unitsof bạn chọn đơn vị đo là Centimeters:
Bước 3: Sau đó vào mục Page Layout -> Margins -> Custom Margins.
Bước 4: Nhập các thông số để căn lề vào ô tương ứng.
4. Cách căn lề văn bản trong word 2003
Riêng bản word 2003 này là đời cũ nhất, nên giao diện làm việc của nó sẽ khác hẳn so với các phiên bản mới gần đây, vì vậy cách căn lề văn bản của phiên bản này cũng khác biệt.
Bước 1: Bạn thay đổi đơn vị đo trong Word sang Centimet bằng cách vào Tool > Options…
Bước 2: Bạn vào mục General -> Chọn đơn vị là Centimeters.
Bước 3: Tiếp theo, vào mục File -> Page Setup.
Bước 4: Một bảng làm việc sẽ hiện ra, bạn chọn tab Margins và điền các thông số căn lề văn bản vào ô tương ứng. Sau khi điền xong nhấn enter để word làm việc là xong.
Như bạn thấy, đối với các phiên bản Microsoft Word khác nhau thì cách căn lề trong Word cũng khác nhau.
Tuy nhiên những phiên bản Word với giao diện làm việc tương tự thì cách làm cũng sẽ giống nhau, bạn chỉ cần để ý một chút và áp dụng là được.
Chúc các bạn thành công!
Tham khảo thêm các bài viết liên quan:
- Cách viết số mũ trong Word
- Cách viết phân số trong Word
Với mỗi văn bản đều có quy định chung về thể thức và cách trình bày văn bản. Bộ Nội vụ đã đưa ra thông tư Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính số Số: 01/2011/TT-BNV. Chính vì vậy các bạn cần nắm rõ cách bố trí và trình bày văn bản. Ở bài viết này giúp các bạn Căn lề trong Word 2007, 2010, 2013, 2016 theo đúng chuẩn mà thông tư đã ban hành.
Theo Thông tư định lề trang văn bản [đối với khổ giấy A4] như sau:
- Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm
- Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm
- Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm
- Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm
Như vậy chúng ta thực hiện căn lề trang giấy theo đúng chuẩn thông tư.
Để căn lề trang giấy thực hiện như sau:
Lựa chọn thẻ Layout -> kích chọn mũi tên trong Page Setup:
Hộp thoại Page Setup xuất hiện nhập các giá trị như sau:
- Top [Lề trên]: 2cm
- Bottom [Lề dưới]: 2cm
- Left[Lề trái]: 3cm
- Right [Lề phải]: 1.5cm
Hoặc bạn thực hiện căn lề theo giá trị sau:
- Top [Lề trên]: 2.5 cm
- Bottom [Lề dưới]: 2.5 cm
- Left[Lề trái]: 3.5cm
- Right [Lề phải]: 2cm
Kết quả bạn đã căn lề trang giấy A4 theo đúng chuẩn thông tư đã ban hành:
Như vậy bạn đã căn lề trang giấy, trường hợp bạn không muốn mỗi lần tạo file mới lại phải định lề trang giấy thực hiện kích chọn Set As Default để thiết lập mặc định lề trang giấy cho tất cả các file dữ liệu:
Hộp thoại thông báo xuất hiện kích chọn Yes để xác nhận thiết lập định lề mặc định cho trang giấy:
Như vậy từ nay về sau bạn không cần phải định lề trang giấy, trừ trường hợp bạn phải cài lại Office.
Trường hợp khi bạn căn lề trang giấy đơn vị trong bảng căn lề không ở dạng cm mà ở giá trị inch như hình.
Bạn kích chọn thẻ File -> Option để đổi lại đơn vị đo mặc định trong Word:
Cửa sổ Word Option xuất hiện kích chọn Advanced -> kích chọn Centimeters trong mục Show measurements units of -> kích chọn OK:
Chỉ với thao tác đơn giản bạn đã chuyển đổi đơn vị đo.
Trên đây là hướng dẫn cách căn lề trong Word 2016, hy vọng giúp ích cho các bạn. Chúc các bạn thành công!