Trong thực tế hiện nay việc đóng dấu giáp lai trong các văn bản, tài liệu đã trở nên khá quen thuộc. Việc này đảm bảo cho các tài liệu không bị thay thế, sửa đổi khi chưa có sự chấp thuận của người có thẩm quyền ký kết.
Chúng tôi sẽ giúp Quý bạn đọc nắm rõ vấn đề này và cung cấp những nội dung liên quan thông qua bài viết Đóng dấu giáp lai bên trái hay bên phải.
Đóng dấu giáp lai là gì?
Đóng dấu giáp lai là việc dùng con dấu đóng vào lề trái hoặc lề phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch khi chưa có sự cho phép của chủ thể có thẩm quyền.
Việc đóng và sử dụng con dấu góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nhất là khi phát sinh tranh chấp trước tòa án.
Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản thường nhằm mục đích:
+ Tránh được việc thay đổi tài liệu được trình hoặc được nộp khi có nhu cầu giao kết hợp đồng hoặc có nhu cầu làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan nhà nước.
+ Bảo đảm tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế hoặc bị làm sai lệch kết quả đã được xác nhận trước đó.
Đóng dấu giáp lai bên trái hay bên phải
Căn cứ theo khoản 1 điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về Sử dụng con dấu như sau:
“1. Sử dụng con dấu
a] Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b] Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c] Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d] Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ] Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.”
Như vậy, theo quy định trên thì cách đóng dấu giáp lai chuẩn nhất là đóng vào mép phải của văn bản hoặc phụ lục, trùm lên một phần các tờ giấy với mỗi dấu đóng không quá 05 tờ.
Các văn bản nào cần phải đóng dấu giáp lai
Hiện nay chưa có một quy định nào cụ thể về việc các văn bản bắt buộc phải đóng dấu giáp lai, tuy nhiên theo một số văn bản thì quy định văn bản phải đóng dấu giáp lai, ví dụ như:
Điều 49 Luật Công chứng 2014 quy định: Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.
Khoản 3 Điều 20 Nghị định số 23/2015 ngày 16/2/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định: Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Với bản sao có từ 2 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 2 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai
Như vậy có thể thấy rằng việc đóng dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như quy định của các cơ quan quản lý ngành riêng. Dấu giáp lai thường được sử dụng tại các văn bản, hợp đồng, các loại giấy tờ, … có từ hai trang trở lên đối với văn bản in một mặt và từ ba trang trở lên đối với văn bản in hai mặt.
Hướng dẫn cách đóng các loại dấu
– Về đóng dấu giáp lai
Dấu giáp lai là con dấu dùng để đóng lề trái hoặc lề phải của tài liệu có từ 02 tờ trở lên để tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu có thể đảm bảo tính chính xác của từng tờ văn bản cũng như là cách thức để ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.
Việc đóng dấu giáp lai lên trên văn bản giấy sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể.
Dấu giáp lai sẽ được đóng vào khoảng mép của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các giấy tờ và mỗi một dấu được đóng tối đa 05 tờ văn bản.
– Về đóng dấu treo
Dấu treo là con dấu cơ quan, tổ chức dùng để đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Đóng dấu treo trên văn bản không mang ý nghĩa khẳng định giá trị pháp lý của văn bản mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản hành chính.
Việc đóng dấu treo trên văn bản giấy do người đúng đầu của cơ quan, tổ chức quy định cụ thể.
Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
– Đóng dấu chữ ký
Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
+ Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
+ Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về nội dung Đóng dấu giáp lai bên trái hay bên phải. Chúng tôi hy vọng rằng nội dung bài viết sẽ hữu ích và giúp Quý bạn đọc hiểu rõ về nội dung này.