1. KPI là gì
KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, tức là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của cá nhân hoặc toàn doanh nghiệp. Chỉ số KPI được thể hiện thông qua các số liệu, chỉ tiêu định lượng. Đối với mỗi phòng ban như marketing, nhân sự hay kinh doanh, chỉ số KPI là khác nhau được xây dựng phù hợp với đặc thù riêng của từng phòng ban.
Trong doanh nghiệp, KPI thường được xây dựng ở nhiều cấp độ khác nhau để vừa làm mục tiêu, vừa làm thước đo để đo tiến độ và kết quả công việc.
Đặc trưng của KPI bao gồm:
- Định lượng, được đo lường bằng số liệu cụ thể
- Diễn ra thường xuyên theo chu kỳ, có sự biến đổi linh hoạt khi đã đạt được các mục tiêu KPI cũ, chuyển đổi lên các mục tiêu KPI cao hơn. Thường một chu kì KPI sẽ diễn ra theo tuần, theo tháng hoặc quý… tùy theo đặc thù của từng phòng ban
- Chỉ số KPI luôn gắn liền với một nhân viên hoặc một bộ phận cụ thể và sự thành công khi đạt được KPI là yếu tố then chốt liên quan trực tiếp đến việc đánh giá năng lực chủ thể.
2. Tại sao cần có chỉ số KPI
Việc đánh giá các chỉ số KPI là một công việc thiết yếu, cần có trong một doanh nghiệp để nhà quản trị có thể dễ dàng nắm bắt, đánh giá năng lực, cơ hội của nhân viên trong doanh nghiệp. Dựa vào báo cáo KPI mà các nhà quản trị sẽ quyết định thăng chức hay chấm dứt hợp đồng đối với nhân sự của mình. Vì vậy mà KPI đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quản lý nhân sự, tránh lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc đối với những nhân sự yếu kém, đồng thời trọng dụng được những nhân tài tiềm năng cho sự phát triển lâu bền của doanh nghiệp. Cùng điểm qua 2 lợi ích quan trọng nhất khi áp dụng KPI trong doanh nghiệp sau đây:
Đối với lãnh đạo và các cấp quản lý
- Theo dõi được chi tiết hiệu suất làm việc của nhân viên một cách trực quan, minh bạch, chính xác. Thông qua đó, có những chế độ lương, thưởng, kỷ luật phù hợp đối với từng công, nhân viên
- Nâng cao hiệu quả quy trình thực hiện các đầu việc đã được lên kế hoạch sẵn
- Đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn có thể hoàn thành đúng như kỳ hạn
Đối với nhân viên
- Cập nhật tiến độ công việc so với mục tiêu đã đề ra
- Tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu nhanh chóng, vượt chỉ tiêu đề ra
- Phát hiện các vấn đề trong quá trình thực hiện công việc, từ đó có những biện pháp kịp thời nhằm cải thiện kết quả
3. Những sai lầm thường gặp khi xây dựng KPI
KPI không liên kết với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp
Dù hiểu rõ định nghĩa mục tiêu của KPI là gì, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn còn mắc lỗi trong việc đề xuất KPI không liên kết chính xác với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Mỗi một phòng ban hay cá nhân đều có một KPI riêng biệt. Chẳng hạn như: bảng đánh giá KPI của kế toán sẽ khác với bảng đánh giá KPI của phòng Sale.
Việc lập KPI cần phải xây dựng dựa trên những mục tiêu mang tính chiến lược của từng phòng ban. Khi xây dựng và đánh giá KPI không ăn khớp với những mục tiêu cụ thể, có thể khiến cho doanh nghiệp lãng phí nguồn nhân lực và tài nguyên, đồng thời không đem lại kết quả như kỳ vọng. Một số ví dụ có thể kể đến như: Mục tiêu của phòng kinh doanh là tăng doanh thu trong một tháng thì KPI đặt ra cần liên quan đến “Tỷ lệ chuyển đổi tin nhắn của khách hàng thành đơn mua hàng”, còn những chỉ số KPI như “Số người like bài viết, số lượt truy cập fanpage” cũng quan trọng nhưng không phải chỉ số chính mà doanh nghiệp cần quan tâm.
Chỉ tập trung vào một KPI kết quả mà bỏ qua các KPI bổ trợ
“KPI kết quả” tuy là rất quan trọng trong quá trình đánh giá năng lực của nhân viên hay phòng ban. Tuy nhiên, nếu chỉ để tâm đến “KPI kết quả” cần đạt được mà không có những biện pháp thúc đẩy các mục tiêu “KPI bổ trợ” sẽ khiến cho mục tiêu KPI chính bị mơ hồ, mông lung. từ đó khó có thể đạt được những kết quả như kỳ vọng của doanh nghiệp đặt ra. Chẳng hạn, mục tiêu của doanh nghiệp là tăng lượt thích fanpage lên 20% so với tháng trước. Đối với mục tiêu này, doanh nghiệp cần đan xen vào fanpage nhưng bài viết viral nhằm mục đích thu hút, tăng tương tác với khách hàng. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể chạy quảng cáo để tăng sự tiếp cận đến với khách hàng hơn. Thông qua đó, KPI có doanh nghiệp đặt ra sẽ dễ đạt được mục tiêu hơn qua fanpage.
Xây dựng KPI cố định, không linh hoạt
Một sai lầm nghiêm trọng trong việc xây dựng KPI của doanh nghiệp đó là thường xuyên giữ nguyên KPI cố định. Việc này sẽ khiến cho nhân viên trong doanh nghiệp mất động lực khi làm việc, dẫn đến sự trì trệ khi bắt đầu một dự án hay KPI mới. Ví dụ như: Doanh nghiệp đặt ra chỉ tiêu trong 1 tháng tăng số lượt like fanpage lên 20%. Tuy nhiên chỉ sau nửa tháng, số liệu này đã hoàn toàn đạt được và có xu hướng vượt qua chỉ tiêu. Với trường hợp này, đề xuất các nhà quản trị cần có các chế độ khen thưởng cho phòng ban Marketing và nhanh chóng đề ra chỉ tiêu KPI mới giúp nhân viên vẫn giữ nguyên được phong độ làm việc.
Một số sai lầm trên tuy không lớn nhưng vẫn ảnh hưởng ít nhiều đến hoạt động năng suất của doanh nghiệp. Vì vậy mà doanh nghiệp cần phải có kế hoạch cụ thể, chi tiết đối với từng trường hợp và từng phòng ban riêng biệt nhằm thu được kết quả kỳ vọng. Dùng biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI là phương pháp hiệu quả. Tuy nhiên, đây vẫn là một phương pháp thủ công. Vì vậy việc sử dụng một phần mềm quản lý nhân sự đang là sự lựa chọn số 1 của nhiều doanh nghiệp.
4. Các tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI
4.1. Gắn kết với chiến lược
Các tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI được đưa ra phải gắn kết với chiến lược, mục tiêu và văn hóa của tổ chức.
4.2. Tính phù hợp
Chỉ tiêu KPI phải đánh giá được hầu hết những khía cạnh của thành tích, ví dụ như mức độ thực hiện công việc, năng lực chuyên môn của nhân viên để đáp ứng được kết quả đầu ra, tác phong khi thực hiện nhiệm vụ,…
4.3. Tính tin cậy
Tiêu chí này đề cập đến sự nhất quán trong quy trình đánh giá nhân viên theo KPI. Điều này có thể hiểu là bản thân hệ thống đánh giá sẽ ít bị ảnh hưởng bởi sự thiên vị cá nhân. Thêm vào đó độ tin cậy của hệ thống đánh giá còn thể hiện tính khách quan, không phụ thuộc vào thời điểm đánh giá.
4.4. Được chấp nhận
Hệ thống đánh giá công việc theo KPI phải được ủng hộ từ cả hai phía: phía đánh giá và phía bị đánh giá. Thêm vào đó, hệ thống đánh giá phải tỏ ra công bằng từ quy trình đánh giá, thực hiện việc đánh giá và kết quả đưa ra sau cùng.
4.5 Cụ thể
Là các quá trình đánh giá thành tích và các chỉ tiêu KPI phải chỉ rõ với nhân viên những gì họ cần đạt được để hoàn thành công việc và bằng cách nào để đạt được những thành tích như vậy.
5. Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI cho các vị trí trong doanh nghiệp
5.1. Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI – Nhân viên kinh doanh: Xem TẠI ĐÂY
5.2. Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI – Nhân viên nhân sự: Xem TẠI ĐÂY
5.3 Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI – Nhân viên marketing: Xem TẠI ĐÂY
5.4. Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI – Nhân viên phát triển sản phẩm: Xem TẠI ĐÂY
5.5. Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI – Nhân viên kế toán: Xem TẠI ĐÂY
5.6. Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI – Nhân viên chăm sóc khách hàng: Xem TẠI ĐÂY
Trên đây là các Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI hiệu quả và các vấn đề liên quan mà ACC muốn đem đến cho bạn đọc. Hi vọng bài viết sẽ giải đáp thắc mắc cho quý bạn đọc về vấn đề này!
| ✅ Dịch vụ thành lập công ty | ⭕ ACC cung cấp dịch vụ thành lập công ty/ thành lập doanh nghiệp trọn vẹn chuyên nghiệp đến quý khách hàng toàn quốc |
| ✅ Đăng ký giấy phép kinh doanh | ⭐ Thủ tục bắt buộc phải thực hiện để cá nhân, tổ chức được phép tiến hành hoạt động kinh doanh của mình |
| ✅ Dịch vụ ly hôn | ⭕ Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn ly hôn, chúng tôi tin tưởng rằng có thể hỗ trợ và giúp đỡ bạn |
| ✅ Dịch vụ kế toán | ⭐ Với trình độ chuyên môn rất cao về kế toán và thuế sẽ đảm bảo thực hiện báo cáo đúng quy định pháp luật |
| ✅ Dịch vụ kiểm toán | ⭕ Đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt và đưa ra những giải pháp cho doanh nghiệp để tối ưu hoạt động sản xuất kinh doanh hay các hoạt động khác |
| ✅ Dịch vụ làm hộ chiếu | ⭕ Giúp bạn rút ngắn thời gian nhận hộ chiếu, hỗ trợ khách hàng các dịch vụ liên quan và cam kết bảo mật thông tin |