Cách phản hồi email phỏng vấn
- Bảng lương tối thiểu vùng năm 2022 tại 63 tỉnh, thành
- Những khoản tiền được nhận khi nghỉ việc năm 2022
- Đang làm ổn định, đi nghĩa vụ quân sự có bị mất việc không?
- Công ty phá sản, quyền lợi cho người lao động giải quyết thế nào?
- Từ 2021, có những hành động này với đồng nghiệp sẽ bị đuổi việc
Tại sao bạn cần phải chỉn chu khi viết email xác nhận tham gia phỏng vấn?
Tưởng chừng như việc được mời phỏng vấn đã giúp bạn gây được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, nếu cách viết email xác nhận phỏng vấn của bạn có chút sai sót, thì thiện cảm ban đầu sẽ vơi bớt rất nhiều, thậm chí có thể trở thành ấn tượng xấu. Chẳng hạn như: Nếu bạn đợi rất lâu mới trả lời, cơ hội có thể vụt mất và rơi vào một ứng viên khác; nếu bố cục email vụng về, sẽ ảnh hưởng đến cách đánh giá chuyên môn mà họ dành cho bạn; nếu bạn viết dài dòng, lan man hay hời hợt sẽ dẫn đến nhà tuyển dụng nghĩ rằng bạn thiếu sự tôn trọng.
Ngoài ra, một số nhà tuyển dụng sẽ có hình thức phỏng vấn riêng cũng như yêu cầu riêng khi phỏng vấn. Do đó khi viết email xác nhận, bạn có thể đặt câu hỏi về các yêu cầu kèm theo, nhằm có sự chuẩn bị thấu đáo, giúp cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẻ hơn.
Cách trả lời mail mời phỏng vấn gây ấn tượng đến nhà tuyển dụng
Cách trả lời mail mời phỏng vấn là việc cần làm khi bạn nhận được mail từ nhà phỏng vấn. Dù là xác nhận hay từ chối thì bạn cũng cần phải phản hồi lại để nhà tuyển dụng nắm rõ về bạn trong quá trình xin việc.
Trải qua quá trình tìm kiếm tin tức tuyển dụng và nộp CV ứng tuyển thì bạn sẽ được nhận email phỏng vấn từ nhà tuyển dụng. Việc mà bạn cần phải làm chính là trả lời thư mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp để tạp những ấn tượng cho nhà tuyển dụng.
Dưới đây là một số cách trả lời mail mời phỏng vấn có thể tham khảo cho bạn.
Chắc chắn thứ mà bạn mong đợi sau khi gửi CV tìm kiếm công việc là email mời phỏng vấn từ Nhà tuyển dụng. Việc trả lời email chuyên nghiệp và tạo ấn tượng có thể sẽ giúp bạn ghi thêm điểm trong buổi phỏng vấn sắp tới đấy. Hãy cùng mình tìm hiểu cách trả lời thư mời phỏng vấn chính xác, chuyên nghiệp, ấn tượng qua bài viết này nhé.
Viết email trả lời thư mời phỏng vấn được đánh giá là việc làm đóng vai trò quan trọng giúp các ứng viên thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình trong mắt nhà tuyển dụng.
>>> Xem thêm: Thư mời phỏng vấn là gì? Mẫu trả lời thư mời phỏng vấn chuẩn 2021
Cách viết thư xác nhận phỏng vấn xin việc
Cách viết thư xác nhận phỏng vấn xin việc làm chỉn chu, chuyên nghiệp sẽ bao gồm những nội dung như sau:
Phần tiêu đề
Tiêu đề là phần không thể bỏ sót của mỗi email. Phần nội dung này hiển thị bên ngoài nên nó mang tính quyết định việc người nhận có đọc thư hay không. Nếu như bạn viết thư xác nhận phỏng vấn xin việc mà không có tiêu đề thì tỷ lệ cao nhà tuyển dụng sẽ bỏ qua, coi đó là email Spam.
Phần tiêu đề của thư có thể bao gồm: Tên công việc và tên của ứng viên.
Ví dụ: tiêu đề bạn nên để [Họ và tên] – [Vị trí ứng tuyển] – [Xác nhận/Từ chối thư mời phỏng vấn].
Tiêu đề cần ghi ngắn gọn, rõ ràng và súc tích để nhà tuyển dụng nắm được thông tin cơ bản và sắp xếp thời gian phỏng vấn đúng lịch hẹn và thuận tiện cho hai bên.
Phần nội dung
Để lá thư xác nhận phỏng vấn đạt tiêu chuẩn thì chúng ta cần phải đảm bảo có đầy đủ các phần: Lời chào, lý do viết thư, lời cảm ơn, ký tên.
Lưu ý: Trong phần nội dung thư nên được trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc, đúng chính tả, tránh dài dòng để gây được ấn tượng với nhà tuyển dụng.
Lời chào hỏi
Lời chào hỏi là phép lịch sự tối thiểu mà bạn cần có khi trả lời thư mời. Nhà tuyển dụng cũng sẽ đánh giá được tính chuyên nghiệp của bạn ở nội dung này.
Chúng ta có thể sử dụng: “Dear Ms./Mr.” cùng với tên của người đã gửi thư đến bạn hoặc có thể dùng “Kính gửi công ty …” hay “Chào anh/chị,…”
Bên cạnh lời chào, bạn hãy gửi đến nhà tuyển dụng lời cảm ơn về lời mời phỏng vấn và thể hiện được sự quan tâm muốn tìm hiểu thêm về vị trí ứng tuyển.
Lý do gửi thư
Lý do gửi thư là nội dung không thể thiếu của email. Với nội dung này, các bạn nên trình bày trực tiếp một cách dễ hiểu và ngắn gọn. Bạn cần xác nhận lịch hẹn phỏng vấn hoặc từ chối để nhà tuyển dụng nắm được quyết định mà bạn muốn truyền tải. Trong trường hợp nhà tuyển dụng yêu cầu bạn lựa chọn thời gian phỏng vấn thì hãy chọn thời gian thuận tiện nhất với mình và nêu rõ trong thư.
Bạn có thể tham khảo một số gợi ý sau: “Tôi viết thư này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn xin việc vào ngày…” “Cảm ơn vì cơ hội phỏng vấn từ công ty..”
Lời cảm ơn
Để có một mail xác nhận phỏng vấn chuyên nghiệp thì bạn cần đảm bảo phải có lời cám ơn thay cho lời kết thúc.
Ngoài lời cảm ơn bạn có thể kèm theo lời hứa sẽ đến đúng giờ.Chẳng hạn như: “Em xin chân thành cảm ơn và sẽ đến phỏng vấn đúng giờ”. Hoặc nếu muốn thư trở nên trang trọng có thể kết bằng các từ sau: “Trân trọng”, “Thân mến” …
Chữ ký
Chữ ký cuối email có thể ghi tên bạn hoặc địa chỉ, số điện thoại và email. Trong trường hợp có phát sinh vấn đề gì, nhà tuyển dụng có thể gọi điện thoại trực tiếp cho bạn. Vì vậy, hãy nhớ nội dung phần chữ ký cuối cần có có địa chỉ và số điện thoại đấy nhé!
Thời gian gửi thư
Thời gian để gửi email xác nhận phỏng vấn thích hợp nhất là ngay sau khi nhận được thư mời hoặc cuộc gọi mời phỏng vấn. Nếu sau đó bạn bận chưa trả lời được thì hãy nhớ trả lời càng sớm càng tốt. Đặc biệt sau khi gửi CV, bạn cần liên tục kiểm tra email xem có nhận được thư mời phỏng vấn không nhé. Rất nhiều người đã lỡ cơ hội phỏng vấn vì “tội” không check mail đó!
>>> Xem thêm: Cách viết email cho nhà tuyển dụng
Cấu trúc thư xác nhận phỏng vấn
Tiêu đề
Phần tiêu đề này sẽ ghi tên việc làm ứng tuyển và tên của bạn. Ví dụ: THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN VỊ TRÍ MARKETING – NGUYỄN MINH TRANG
Cách viết tiêu đề email thế này vô cùng mạch lạc và rõ ràng. Nhà tuyển dụng sẽ rất bận rộn với vô số email nên viết tiêu đề rõ ràng chắc chắn giúp việc kiểm tra, sắp xếp phỏng vấn thuận tiện hơn. Nếu ngay từ phần này bạn đã không làm được thì khả năng mất điểm là khá cao.
Lời chào trang trọng
Đừng chỉ nhấn nút trả lời và đi thẳng vào. Trước khi đến “màn” trả lời, bạn còn phải trải qua “màn” thưa gửi chào hỏi. Hãy mở đầu bằng lời chào trân trọng và thân thiện đến người gửi email phỏng vấn. Nếu biết rõ tên của người gửi email, hãy thêm trực tiếp vào. Ví dụ: Kính gửi phòng tuyển dụng công ty ABC, Chào chị Hương, Dear chị Mai.. Nói chung tùy vào từng hoàn cảnh mà có cách mở đầu phù hợp.
Lý do viết thư
Đề cập đến lý do viết thư là điều chắc chắn phải có. Phần này hãy trình bày trực tiếp vào vấn đề, không lòng vòng. Cảm ơn và xác nhận lịch hẹn phỏng vấn ngay các bạn nhé. Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu bạn lựa chọn thời gian phỏng vấn thì cần chọn và nêu rõ thời gian.
Một số gợi ý cho bạn: ” Cảm ơn vì cơ hội phỏng vấn..” , ” Tôi viết thư này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào… “
Những yêu cầu/ câu hỏi thêm [ nếu có]
Nếu thắc mắc về cuộc phỏng vấn, bạn có thể hỏi luôn trong email trả lời. Những vấn đề liên quan đến giấy tờ cần cho buổi phỏng vấn là điều bạn nên hỏi. Tuy nhiên, nếu không có, hãy bỏ qua phần này để đến với lời cảm ơn ở dưới.
Lời cảm ơn
Luôn đảm bảo rằng thư trả lời phỏng vấn của bạn có lời cảm ơn. Nếu ở trên bạn đã viết rồi thì không sao nhưng nếu chưa thì đừng quên. Ở phần này ngoài lời cảm ơn, bạn có thể kèm theo lời hứa sẽ đến đúng giờ. Ví dụ: ” Em cảm ơn và sẽ đến phỏng vấn đúng giờ ạ”. Hoặc nếu muốn trang trọng có thể kết bằng vài từ sau: “trân trọng” , “thân mến”
Chú ý
Dù bạn có cố gắng thế nào cũng không tìm được việc? Bạn đã đi phỏng vấn nhiều nơi mà không được tuyển? Hay tệ hơn, bạn không biết làm sao để tìm việc. Đặc biệt thời buổi “Đất chật người đông” ở Hà Nội ngày nay thì càng khó khăn hơn cả. Dưới đây là bí quyết “săn” việc làm tại Hà Nội nhanh và hiệu quả nhất!
Bí quyết "săn" việc làm tại Hà Nội
Thời điểm gửi Email trả lời thư mời phỏng vấn
Thời điểm lý tưởng nhất để gửi mail xác nhận lịch hẹn là sớm nhất sau khi nhận email hay cuộc gọi mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng. Việc gửi mail cần được thực hiện càng sớm càng tốt. Và dù bạn có nhận được cuộc gọi điện thoại mời phỏng vấn rồi thì việc gửi thư trả lời cũng là điều nên làm – để hỏi những điều còn thắc mắc và xác nhận tất cả thông tin đều chính xác.
Xem thêm: Phỏng vấn, văn hóa Topica bạn nên biết!
CÁC BƯỚC XÂY DỰNG MỘT EMAIL PHẢN HỒI TỐT
Bây giờ, trước khi đi vào các ví dụ cụ thể, chúng ta hãy cùng xem xét các bước để tạo ra một email trả lời tốt. Có một số quy tắc bạn cần tuân thủ để đảm bảo email của bạn chuyên nghiệp và hiệu quả.
Điểm mấu chốt của một email phản hồi không chỉ để bạn gửi lời "Xin chào!" tới nhà tuyển dụng- bạn nên dùng nó như một lợi thế và cơ hội cuối cùng để chỉ ra cho nhà tuyển dụng thấy tại sao bạn lại phù hợp với vị trí này.
Bạn cần nhớ điều gì khi viết email phản hồi? Có năm quy tắc cần nhớ khi viết email phản hồi, đó là:
1. ĐỀ CẬP ĐẾN VỊ TRÍ BẠN ĐANG ỨNG TUYỂN
Bạn phải đề cập đến vị trí mình đang muốn ứng tuyển trong email này.
Có thể bạn sẽ hy vọng mình đã để lại ấn tượng khó quên đối với nhà tuyển dụng, họ sẽ nhận ra bạn ngay lập tức, tuy nhiên nhà quản lý tuyển dụng có nhiều việc cần làm hơn thế và chưa chắc họ đã nhớ ra bạn đâu.
Nhà tuyển dụng có thể phỏng vấn nhiều vị trí và đã gặp một số ứng cử viên trước và sau bạn. Việc đề cập đến vị trí ứng tuyển sẽ gợi cho họ nhớ về bạn và tạo ra được mối liên kết giữa bạn và nhà tuyển dụng.
2. TẠO KẾT NỐI TRONG QUÁ TRÌNH PHỎNG VẤN
Bạn cũng nên tạo ra sự kết nối giữa email phản hồi và cuộc phỏng vấn bạn vừa có. Đơn giản bạn chỉ cần cảm ơn người đã cho mình cơ hội. Nhưng bạn cũng có thể đi sâu hơn một chút và gợi nhớ cho họ về cuộc trò chuyện và những điểm tích cực mà bạn chia sẻ.
Hãy tạo ra một kết nối và ấn tượng về bạn như một ứng viên sáng giá trong tâm trí của người phỏng vấn. Vì vậy, hãy nhớ lại buổi phỏng vấn và chọn vấn đề bạn có thể đề cập đến ngay từ đầu.
3. BẠN NÊN NHẮC ĐẾN SỰ PHÙ HỢP CỦA MÌNH CHO VỊ TRÍ NÀY
Bạn cũng nên đưa ra lời nhắc ngắn gọn về việc bạn là người phù hợp cho vị trí này. Bạn nên nhanh chóng điểm qua một vài lí do để chứng tỏ mình là một ứng cử viên sáng giá.
Ví dụ, nếu bạn nhận ra trong cuộc phỏng vấn rằng nhà tuyển dụng có nhấn mạnh đến tầm quan trọng của việc giao tiếp [hoặc bạn tự hỏi họ về điều đó], thì bạn nên nhắc lại kĩ năng giao tiếp tốt của mình tốt đến thế nào. Đó có thể là ví dụ bạn đã đề cập trong cuộc phỏng vấn hoặc một thành tích mà bạn đạt được trước đó.
4. HÃY TỎ RA LỊCH SỰ
Một bức thư phản hồi tốt cần có một giọng điệu lịch sự và tích cực. Lá thư này phải có ngôn ngữ lịch sự - đó là điều cơ bản để có một email tốt. Dưới đây là một vài lưu ý nhanh bạn cần nhớ:
- Nắm vững các Quy tắc chung khi viết Email
- Viết hoa tất cả mọi thứ cũng giống như hét vào mặt người khác vậy
- Chấm câu quá nhiều cũng tương tự như vậy
- Không sử dụng chữ viết hoa hoặc chấm câu khiến email khó đọc
- Chữ viết tắt khi viết thư sẽ khiến người nhận cảm thấy bối rối
- Tránh các biểu tượng cảm xúc
- Giải thích chữ viết tắt [Btw, lol, md]
- Kiểm tra chính tả và ngữ pháp trước khi gửi
- Hạn chế tiếng lóng ở mức tối thiểu ["hey whts up", "dud"]
Hãy chắc chắn rằng bạn đã sử dụng tiêu đề phù hợp. Không sử dụng tên riêng trừ khi nhà tuyển dụng yêu cầu bạn làm vậy khi phỏng vấn.
5. SỬ DỤNG ĐÚNG NGỮ PHÁP
Tương tự, bạn cũng cần đảm bảo rằng bức thư được viết đúng ngữ pháp. Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả như Grammarly hoặc viết email trên Word trước khi gửi. Bạn có thể làm hỏng buổi phỏng vấn nếu viết mail không đúng. Vì vậy, hãy viết một cách nghiêm túc và kiểm tra lại email của bạn trước khi gửi.