Cách sử dụng phần mềm kế toán sap năm 2024

Phần mềm kế toán SAP Business One đang được các doanh nghiệp trên thế giới ưu tiên sử dụng vì những tính năng vượt trội mà nó đem lại. Bài viết dưới đây Grant Thornton sẽ giới thiệu đến bạn những kiến thức tổng quan liên quan đến phần mềm kế toán SAP Business One. Đồng thời, Grant Thornton sẽ chia sẻ đến bạn 8 chức năng chính của phần mềm này mang đến cho doanh nghiệp.

Nội Dung Trang

Phần mềm kế toán SAP Business One là giải pháp chuyên hỗ trợ các doanh nghiệp xử lý các công việc liên quan đến tài chính kế toán. Đây là sản phẩm tâm huyết từ công ty SAP của Đức, có trụ sở chính tại Walldorf. SAP là một trong những doanh nghiệp hàng đầu thế giới trong lĩnh vực phần mềm quản lý doanh nghiệp, cùng với hai ông lớn là Oracle và Microsoft.

So với phần mềm kế toán truyền thống, phần mềm kế toán SAP giúp bộ phận kế toán tối ưu hóa các quy trình hoạt động. Nhờ đó, giảm thiểu việc nhập liệu thủ công, cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, giảm thiểu sai sót và mang tính minh bạch cao.

SAP Business One là hệ thống ERP hỗ trợ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ toàn cầu.

4 Lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán SAP Business One

Phần mềm kế toán SAP Business One có 4 lợi ích nổi bật dưới đây:

Ghi nhận và xử lý thông tin chính xác

Phần mềm kế toán SAP Business One bao gồm nhiều quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều giai đoạn khác nhau. Nhớ đó giúp kế toán dễ dàng quản lý hạch toán tổng hợp, quản lý phát sinh, thanh toán công nợ, kiểm soát số dư tài khoản.

SAP Business One có khả năng tự động ghi sổ kế toán theo quy tắc định sẵn, cập nhật dữ liệu kịp thời, giảm thời gian nhập lại các bút toán phát sinh từ các phân hệ khác, tránh sai sót.

Quy trình hóa nghiệp vụ kế toán

Phần mềm kế toán SAP Business One sở hữu tính năng tích hợp và tự động hóa, quản lý toàn bộ quy trình tài chính trong công ty. Nó có thể: Loại bỏ các mục trùng lặp và các lỗi; Giúp hợp lý hóa các nghiệp vụ kế toán, từ đó phản ánh chính xác tình hình tài chính nội bộ. Bạn có thể thấy rằng, dữ liệu kế toán do SAP cung cấp sẽ đáng tin cậy hơn đối với các cổ đông, nhà đầu tư hoặc doanh nghiệp.

Hệ thống tài khoản thông minh

Hệ thống tài khoản do SAP hỗ trợ được xây dựng theo cấu trúc phân cấp gồm nhiều tầng (Level), nhiều ngăn (Drawer) như các nhóm tài khoản tài sản, nợ phải trả, doanh thu, chi phí… Các cấu trúc trên đã được SAP nghiên cứu kỹ lưỡng nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, phần mềm sẽ tự động ngừng hoạt động các tài khoản đã phát sinh giao dịch và không còn số dư để hợp lý hóa dữ liệu trong máy chủ. Điều này sẽ giúp tránh nhầm lẫn khi thanh toán.

SAP Business One mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Thực hiện thu chi nhanh chóng

Phần mềm kế toán SAP Business One hỗ trợ thực hiện các giao dịch thu chi dưới nhiều hình thức như tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng… Ngoài ra, công cụ cấn trừ công nợ của phần mềm kế toán SAP giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian bù trừ thu chi của đối tác, khách hàng và nhà cung cấp.

8 Chức năng chính của phần mềm kế toán SAP Business One

Khi nhắc đến phần mềm kế toán SAP Business One, chúng ta không thể bỏ qua 8 chức năng chính dưới đây.

Kế toán phải trả

Đây là tính năng giúp doanh nghiệp quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp. Phần mềm kế toán SAP Business One giúp kiểm soát và xử lý nhanh chóng mọi hoạt động thanh toán, chi trả với các tính năng: Quản lý tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng điện tử, séc hay thanh toán bằng thẻ tín dụng. Đồng thời, nó cung cấp liên tục và chính xác tình hình công nợ để doanh nghiệp nhanh chóng theo dõi.

Kế toán phải thu

Với tính năng này của phần mềm kế toán SAP Business One, quá trình bán hàng sẽ được giám sát chặt chẽ. Nó cho phép doanh nghiệp phân tích doanh thu và dự báo lợi nhuận. Hơn nữa, phần mềm giúp phát hiện các khoản nợ của khách hàng đối với hàng hóa, dịch vụ đã được giao hoặc sử dụng nhưng chưa được thanh toán. Nhờ đó, giúp cho doanh nghiệp tránh thất thoát các khoản nợ phải thu.

Kế toán kho

Kế toán kho là một trong những tính năng quan trọng trong phần mềm kế toán SAP Business One. Với tính năng này, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về tình hình nhập, xuất, tồn kho vì các chính sách giá xuất sẽ được quản lý bằng các nghiệp vụ như: Lập phiếu nhập kho, phân bổ chi phí mua hàng và hệ thống hóa hóa đơn, tự động cập nhật hàng tồn kho khi có giao dịch và tự động tổng hợp các báo cáo liên quan dựa trên sự quản lý của doanh nghiệp.

SAP Business One tích hợp nhiều tính năng quan trọng trong doanh nghiệp

Kế toán tài sản cố định

Đây là đặc điểm giúp phòng kế toán đơn giản hóa công việc quản lý tài sản cố định (TSCĐ). Từ đó, giảm bớt việc nhập liệu thủ công và tránh được sai sót không cần thiết. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành và quản lý tài sản với các chức năng hữu ích như:

Ghi chép, tổng hợp chính xác và kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có.

Tạo điều kiện cung cấp thông tin phục vụ công tác kiểm tra, giám sát thường xuyên việc bảo quản, giữ gìn, bảo dưỡng TSCĐ ở từng đơn vị.

Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, bộ phận trực thuộc trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu tài sản cố định.

Ngoài ra, chức năng này còn giúp mở các sổ, thẻ kế toán cần thiết và ghi chép tài sản cố định theo chế độ quy định.

Kế toán quản trị

Tính năng này của phần mềm kế toán SAP Business One sẽ đảm nhận các chức năng quản trị, chẳng hạn như: Hỗ trợ nhà quản trị tiến hành các hoạt động lập kế hoạch; Giúp các cấp quản lý đối chiếu số liệu phát sinh thực tế trong từng quy trình sản xuất, từng dự án của từng bộ phận cụ thể; Phân bổ doanh thu và chi phí cho các bộ phận theo nhiều cách khác nhau.

Quản lý ngân sách

Để nâng cao lợi ích cho các doanh nghiệp thì phần mềm nhất định cần có chức năng kiểm soát chi phí và lập kế hoạch dựa trên ngân sách. Để đáp ứng yêu cầu này, phần mềm kế toán SAP Business One không làm cho bạn thất vọng. Nó sở hữu những tính năng như:

Lập ngân sách giúp thực thi các quy tắc ngân sách theo thời gian, giúp theo dõi tác động của các hoạt động đến các mục tiêu tổng thể.

Tự động hóa phân bổ ngân sách cho cả những quy trình phức tạp nhất.

Theo dõi dựa trên hệ thống sổ cái, giúp loại bỏ kịp thời các vấn đề về trùng lặp, đảm bảo phiên bản hiện tại là bảng tính ngân sách mới nhất và chính xác nhất.

Bên cạnh đó, nó còn quản lý chính xác và theo dõi các khoản chi so với ngân sách của doanh nghiệp. Từ đó, cảnh báo những giao dịch vượt quá ngân sách.

SAP Business One hỗ trợ quản lý doanh nghiệp một cách tối ưu hơn.

Báo cáo theo chuẩn VAS

Mặc dù phần mềm kế toán SAP Business One là giải pháp quốc tế nhưng các báo cáo kế toán được bản địa hóa theo tiêu chuẩn VAS và luôn được cập nhật theo thông tư mới của Bộ Tài chính. Vì vậy, bạn không cần phải lo lắng về vấn đề này khi doanh nghiệp của mình ở một quốc gia khác.

Báo cáo quản trị

Đây là một tính năng quan trọng với công cụ thiết kế báo cáo Crystal Report & Dashboard Design, công cụ này đã được tích hợp trong phần mềm kế toán SAP Business One, thực hiện các vai trò điển hình như: Lập kế hoạch từ những báo cáo có sẵn của doanh nghiệp, cập nhật báo cáo theo thời gian thực…

Chi phí triển khai phần mềm kế toán SAP Business One

Phần mềm kế toán SAP Business One được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu và ngân sách của các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Chi phí của phần mềm SAP Business One được tính dựa trên cơ sở người dùng được chỉ định. Do đó, tổng chi phí của dự án sẽ bao gồm nhiều hạng mục như: Phí cấp phép dựa trên số lượng người dùng doanh nghiệp, phí bảo trì và phí triển khai. Với cấu trúc mô-đun, doanh nghiệp có thể đầu tư theo nhu cầu quản lý hiện tại và nâng cấp khi doanh nghiệp phát triển hơn trong tương lai.

Chi phí triển khai phần mềm kế toán SAP Business One cao hay thấp phụ thuộc vào đối tác tư vấn. Grant Thornton hướng đến việc triển khai từng phần theo các cụm tính năng cốt lõi và có thể nâng cấp trong tương lai. Chi phí triển khai giai đoạn 1 dao động từ $ 30.000 đến $ 50.000. Tuy nhiên, với những lợi ích mà phần mềm về số liệu tức thời, tính ràng buộc và minh bạch trong mọi giai đoạn hoạt động kinh doanh cho phép doanh nghiệp khả năng tăng doanh thu hoặc giảm chi phí sau khi ứng dụng thuần thục hệ thống SAP Business One.

Chi phí triển khai SAP Business One xứng đáng với giá trị mà nó mang lại

Grant Thornton – Đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm kế toán SAP Business One hàng đầu tại Việt Nam

Tập đoàn Grant Thornton là một mảng lưới gồm các công ty độc lập trong đó có Grant Thornton Việt Nam cung cấp các dịch vụ tư vấn giải pháp công nghệ. Trong đó, phần mềm kế toán SAP Business One là một trong những giải pháp công nghệ được tập đoàn hướng đến. Hiện tại, quy mô của Grant Thornton đã lên đến 56.000 nhân viên và có mặt hơn 140 quốc gia.

Tại đây có chuyên gia giàu kinh nghiệm luôn mong muốn được cộng tác và mang đến các dự án tư vấn thực tiễn về công nghệ giúp cho khách hàng vận hành doanh nghiệp một cách tối ưu hơn. Nhờ đó sẽ thúc đẩy được mọi hoạt động trong doanh nghiệp phát triển, loại bỏ những tác vụ, công việc gây mất thời gian mà lại có tính sai sót cao. Đồng thời, mang đến cho doanh nghiệp một giải pháp công nghệ phù hợp với thời đại 4.0.

Grant Thornton là đơn vị triển khai SAP Business One uy tín tại Việt Nam

Thông qua bài viết trên, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu những thông tin thú vị liên quan đến phần mềm kế toán SAP Business One. Nếu bạn đang quan tâm đến những phần mềm liên quan đến giải pháp doanh nghiệp thì đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua hotline: +84 8 3910 9100 (Hồ Chí Minh) hoặc +84 4 3850 1686 (Hà Nội) !