Cách trị kể toán khi hạch toán khống

Bà Trần Hải Yến (Thanh Hóa) là kế toán của trường cấp 3. Trường bà theo chế độ kế toán quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC. Năm 2018, kế toán cũ đã theo dõi và hạch toán sai tiền, tài sản cố định tại đơn vị và đã gửi báo cáo cho cơ quan tài chính và kho bạc Nhà nước.

Cuối năm 2019, khi tiếp quản lại, bà Yến đã tiến hành kiểm kê, rà soát và phát hiện sai sót của kế toán cũ. Sau khi phát hiện sai sót này, bà Yến đã tiến hành điều chỉnh vào số đầu kỳ của các tài khoản có liên quan của năm 2019. Hiện nay, Phòng Tài chính đã thanh tra và đề nghị cơ quan bà giải trình việc điều chỉnh này, Phòng Tài chính đề nghị không điều chỉnh vào số dư đầu kỳ của năm 2019.

Theo bà Yến tìm hiểu tại Điều 27 Luật Kế toán 2015 và Điều 5 Thông tư số 107/2017/TT-BTC, việc điều chỉnh sai sót sau khi nộp báo cáo cho cơ quan thẩm quyền sẽ được thực hiện vào năm phát hiện ra sai sót nên bà điều chỉnh vào số liệu năm 2019 là chính xác. Tuy nhiên, Luật và Thông tư không nói rõ điều chỉnh vào số đầu kỳ hay số phát sinh trong năm.

Bà Yến hỏi, việc sửa chữa sai sót sau khi nộp báo cáo cho cơ quan thẩm quyền sẽ được thực hiện vào số đầu kỳ hay số phát sinh trong năm phát hiện ra sai sót đó?

Về vấn đề này, Bộ Tài chính trả lời như sau:

Trường hợp sai sót kế toán của năm trước được phát hiện vào năm sau sau khi đơn vị đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền được thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 27 Luật Kế toán 2015. Theo đó, đơn vị phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và thuyết minh về việc sửa chữa này.

Việc điều chỉnh thực hiện vào số liệu phát sinh của năm phát hiện sai sót, không điều chỉnh vào số dư đầu kỳ. Khi thực hiện điều chỉnh số liệu, kế toán đơn vị cần căn cứ vào đầy đủ tài liệu có liên quan.

1. Số tiền thực thu/thực chi tại quỹ không khớp với sổ sách do tiền lẻ trong thanh toán (thường dưới 1.000đ) => Chấp nhận bỏ qua chênh lệch.

2. Đã lập phiếu chi tạm ứng cho nhân viên nhưng thực tế chưa chi tiền => Xóa bỏ phiếu chi tạm ứng đã lập và chỉ hạch toán chi tiền theo đúng thời điểm thực chi.

3. Đã chi tiền tạm ứng cho nhân viên nhưng chưa lập phiếu chi tạm ứng => Lập bổ sung phiếu chi theo đúng nghiệp vụ thực tế.

4. Đã lập phiếu chi thanh toán các khoản nhỏ (mua văn phòng phẩm, nước uống,…) nhưng chưa rút tiền khỏi quỹ thanh toán => Xóa bỏ phiếu chi đã lập và chỉ hạch toán chi tiền theo đúng thời điểm thực thanh toán.

5. Đã chi tiền thanh toán các khoản nhỏ (mua văn phòng phẩm, nước uống…) nhưng chưa lập phiếu chi thanh toán => Lập bổ sung phiếu chi theo đúng nghiệp vụ thực tế.

6. Phiếu thu, phiếu chi của năm trước nhưng lại được hạch toán vào năm nay và ngược lại: Sửa lại ngày trên chứng từ cho đúng ngày thực tế phát sinh.

7. Ghi trùng, ghi thiếu các khoản thu, chi: Xóa các chứng từ bị ghi trùng và lập bổ sung các chứng từ ghi thiếu.

8. Phiếu thu/chi ghi nhầm số tiền thực tế thu/chi: Sửa lại số tiền trên chứng từ cho đúng với thực tế.

Thuyết minh báo cáo tài chính là một thành tố của báo cáo tài chính, cung cấp cho người đọc báo cáo căn cứ của các số liệu được hạch toán trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. Thế nhưng, nhiều bản thuyết minh lại theo kiểu “nói một đằng, làm một nẻo”. Bản thuyết minh báo cáo tài chính trong nhiều trường hợp không thuyết minh các chỉ tiêu có tính chất trọng yếu theo quy định của chuẩn mực kế toán như khoản đi vay, cho vay có giá trị lớn, phương pháp xác định doanh thu, giá vốn gắn với từng loại hình lĩnh vực kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp, khiến người đọc không có được cái nhìn rõ ràng, chân thực về doanh nghiệp. Thông tin về các bên liên quan không được trình bày, hoặc trình bày không đủ các nội dung theo quy định của chuẩn mực kế toán.

Sai sót phải tính toán tiền mặt cũng là sai sót thường gặp nhất ở các kế toán, đặc biệt là những kế toán thiếu kinh nghiệm. Những sai lầm như thế này có quá nhiều lần đã được chỉ ra trong các sổ sách kế toán, do bị lỗi về việc cẩn thận hay những lỗi kiến thức rất nhỏ nhặt nhưng lại ảnh hưởng rất đáng kể.

Trong số đó có thể kể đến việc số tiền giữa các giấy chứng từ và sổ sách kế toán bị khác nhau. Hay các sự chênh lệch giữa tiền mặt trong quỹ khác với biên bản kiểm kê quỹ đã có. Cũng như là các phần lỗi sai trên các giấy tờ như ghi sai nhật ký về mặt thời gian, các đề mục giống nhau giữa các số sách lại không trùng khớp về số tiền.

Cũng có các loại sai sót rất nhỏ bé như việc thanh toán 2 lần cho cùng một hóa đơn hoặc thanh toán sai số tiền trên hợp đồng và hóa đơn. Và đó là những sai sót ít ỏi nhưng là ảnh hưởng rất nghiêm trọng đến vấn đề kê khai thuế và quyết toán thuế về sau.

Những sai sót về hồ sơ với khách hàng

Khách hàng của một đơn vị kinh doanh thì thông thường là người mua, hay là đối tượng đầu ra của một hóa đơn chứng từ. Do đó các khoản chi phí phát sinh với khách hàng cần phải kiểm kê thật chính xác, quan trọng hơn hết trong việc hạch toán chính là phải xem xét các khoản thu về đối với khách hàng đã chính xác hay chưa.

Có rất nhiều kế toán dù khách chưa trả nhưng vẫn hạch toán hoặc khách đã trả rồi nhưng lại không hạch toán, hay việc thiếu sót và không đúng về lượng tiền được ghi nhận.

Cần lưu ý vai trò của kế toán thuế

Kế toán thuế không còn xa lạ gì đối với bất kì doanh nghiệp nào, vì dù doanh nghiệp đó lớn hay nhỏ thì cũng phải thực hiện công việc kế toán thuế. Vì vậy, khi doanh nghiệp được thành lập thì bắt buộc phải có bộ phận kế toán thuế để cho doanh nghiệp của mình đi vào hoạt động và tồn tại lâu dài trong sự quản lý của pháp luật.

Như vậy, kế toán thuế chính là kế toán phụ trách về các vấn đề liên quan đến khai báo thuế trong doanh nghiệp. Bộ phận kế toán thuế là nghĩa vụ bắt buộc của các doanh nghiệp đối với nhà nước. Nhờ có kế toán thuế mà nhà nước có thể quản lý được nền kinh tế nhiều thành phần một cách đơn giản và dễ dàng nhất. Ngược lại, khi doanh nghiệp báo cáo thuế thì sẽ giúp công việc kinh doanh ổn định và báo cáo thuế sẽ thuận lợi hơn rất nhiều khi thực hiện đầy đủ các vấn đề về thuế rõ ràng.

Công việc kế toán thuế luôn đòi hỏi một sự chính xác tuyệt đối, một sự cẩn thận, tỉ mỉ, chi tiết vì phải làm việc với nhiều số liệu và hóa đơn, chứng từ kế toán. Trong quá trình làm việc, nhân viên kế toán thuế rất dễ mắc phải sai lầm nếu như không tập trung, đặc biệt với những sinh viên mới vào nghề. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý trong quá trình tuyển chọn nhân viên kế toán nhằm tránh những sai lầm cơ bản để giúp công việc kế toán thuế diễn ra thuận lợi.