Cách viết email hướng dẫn đại lý

Email doanh nghiệp ảnh hưởng rất nhiều đến hình ảnh, uy tín thương hiệu của công ty bạn. Để viết một email gửi cho khách hàng, đối tác hay và hiệu quả cao không phải là điều dễ dàng. Hãy cùng tìm hiểu cụ thể các mẹo hay ở bài viết dưới đây nhé!

Những điều cần biết trước khi gửi email doanh nghiệp

- Trước khi gửi đi bất kỳ email nào đến đối tác, doanh nghiệp, bạn nên chú ý đến một số thông tin có thể gây ảnh hưởng đến nội dung của email cũng như tính chuyên nghiệp của bạn.

- Khi tâm trạng đang không tốt, không nên soạn email để tránh ngôn ngữ ảnh hưởng đến nội dung email.

- Trước khi gửi email, tìm hiểu kỹ đối tượng mà bạn gửi để sử dụng văn phong cho phù hợp

- Về thời gian gửi: bạn nên gửi vào khoảng 8-9h sáng vì đây là thời gian bắt đầu làm việc cho một ngày mới nên tỷ lệ check email và phản hồi email cao.

Các mục bạn cần quan tâm khi gửi email doanh nghiệp

Để email doanh nghiệp của bạn trở nên chuyên nghiệp, bạn nên tối ưu các hạng mục trong email của mình. Có một số hạng mục bạn nên quan tâm như:

Tiêu đề email:

Nhiệm vụ chính của tiêu đề email là gây sự chú ý và tóm tắt nội dung của email. Tiêu đề email sẽ quyết định người nhận có ấn vào đọc hay không. Vì thế, đây là mục bạn cần chú ý nhất khi viết email.

Nếu bạn gửi email tới công ty, doanh nghiệp thì bạn nên để tên doanh nghiệp ở dòng tiêu đề để họ dễ nhận biết.

\>> Học lập trình như thế nào

\>> Kỹ năng thiết yếu của nhân viên kinh doanh

\>> 5 kỹ thuật thông minh để xây dựng nên ftangr kiến thức online tốt nhất

Lời mở đầu và lời kết thúc email

Cách chào hỏi, xưng hô với khách hàng, đối tác cũng là phần rất quan trọng. và cũng tùy vào mức độ thân thiết mà bạn sẽ chọn cách xưng hô cho phù hợp.

Với lời chào thì dù là mở đầu hay kết thúc, bạn dùng tiếng anh hay tiếng việt đều được.

Định dạng văn bản

Nội dung là một phần quan trọng nhưng cách trình bày cũng quan trọng không kém. Định dạng văn bản giúp bạn thể hiện mình một cách chuyên nghiệp hơn, giúp nội dung thu hút hơn. Dưới đây là một số gợi ý để bạn định dạng văn bản chuyên nghiệp hơn:

- Sử dụng gạch đầu dòng, gạch ngang

- Phần nội dung có nhiều hạng mục thì đánh số thứ tự

- Những cụm từ chuyên ngành hoặc đặc biệt bạn có thể viết nghiêng

- Nội dung bạn muốn người đọc chú ý đến thì viết hoa, in đậm

- Những thông tin quan trọng có thể bôi đậm, đổi màu,...

Bạn cũng nên chia nhỏ nội dung email thành từng đoạn nhỏ để không khiến người đọc bị nhàm chán khi đọc cũng như dễ dàng nắm bắt nội dung bạn muốn truyền đạt.

Hình ảnh và tệp đính kèm

Cách làm thông thường khi gửi hình ảnh qua email là chúng ta attached file trực tiếp. Tuy nhiên, nếu file nặng chúng ta sẽ gửi qua google drive. Một cách nữa là bạn có thể gửi link google doc thay vì đính kèm trực tiếp qua email.

Điểm chú ý là bạn nên đặt tên file, tập tin rõ ràng để tránh tình trạng nhầm file. Nếu bạn gửi cùng lúc nhiều file thì hãy đánh số thứ tự để người nhận dễ dàng theo dõi.

Chữ ký trong email

Đây cũng là phần rất quan trọng của email doanh nghiệp. Có rất nhiều khách hàng, đối tác chú trọng chữ ký và lấy thông tin của bạn qua chữ ký. Vì vậy, bạn nên để chữ kỹ to, rõ ràng, cung cấp đầy đủ thông tin.

Nếu bạn là nhân viên sale, marketing,...bạn hoàn toàn có thể lấy số điện thoại của mình đặt ở mục chữ ký để khách hàng tiện trao đổi và liên hệ lại với bạn.

Sử dụng ngôi nhân xưng hợp lý

Nếu bạn gửi email đại diện cho cả công ty thì bạn nên nhân xưng là “chúng tôi” để thể hiện sự trân trọng của cả một tập thể.

Còn nếu là email cá nhân, bạn có thể cưng “tôi” vẫn thể hiện được sự trang trọng của mình.

Nếu mối quan hệ của bạn thân thiết hơn, hãy xưng hô anh/chị để thể hiện sự gần gũi, thân mật.

Nội dung email doanh nghiệp

Điểm khác biệt nhất giữa email doanh nghiệp và email cá nhân là sự ngắn gọn nhưng súc tích. Chính vì thế, bạn nên soạn thảo nội dung thật ngắn gọn, tập trung vào chủ đề muốn truyền tải, tránh lan man, dài dòng,...

Trên đây là những điểm cần chú ý để viết email doanh nghiệp chuyên nghiệp. Hy vọng sẽ giúp bạn nâng cao thêm kỹ năng viết email của mình.

Viết mail cho khách hàng là một kỹ năng quan trọng trong kinh doanh và marketing. Một email chuyên nghiệp, thân thiện và hấp dẫn có thể tạo ấn tượng tốt với khách hàng, tăng sự tin tưởng và gắn kết, cũng như thúc đẩy doanh số bán hàng. Bài viết này sẽ giới thiệu cho bạn cách viết email cho khách hàng thông dụng nhất, phù hợp với nhiều mục đích và tình huống khác nhau.

Mẫu email gửi khách hàng thông dụng nhất mọi thời đại

Trong việc giao tiếp với khách hàng, việc sử dụng email là một phương pháp hiệu quả để tiếp cận và tương tác với họ. Dưới đây là một số mẫu email thông dụng mà bạn có thể áp dụng trong việc gửi email cho khách hàng.

Mẫu email giới thiệu sản phẩm chuyên nghiệp

Chủ đề: Giới thiệu sản phẩm mới - Đột phá trong công nghệ

Xin chào [Tên khách hàng],

Chúng tôi rất vui được giới thiệu đến bạn sản phẩm mới nhất của chúng tôi - [Tên sản phẩm]. Với công nghệ tiên tiến và tính năng đột phá, [Tên sản phẩm] sẽ mang đến cho bạn trải nghiệm tuyệt vời và giải quyết những vấn đề hàng ngày của bạn.

[Tiếp tục giới thiệu các tính năng và lợi ích chính của sản phẩm, đảm bảo tạo ra lợi ích cho khách hàng.]

Chúng tôi rất tin tưởng rằng [Tên sản phẩm] sẽ đáp ứng và vượt qua mong đợi của bạn. Vì vậy, chúng tôi muốn mời bạn ghé thăm trang web của chúng tôi để biết thêm chi tiết về sản phẩm và cách đặt hàng.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email hoặc số điện thoại dưới đây. Chúng tôi luôn sẵn lòng giúp đỡ bạn.

Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc email này.

Trân trọng,

[Tên của bạn] [Chức vụ] [Số điện thoại liên hệ] [Địa chỉ email]

Mẫu email phản hồi thắc mắc, than phiền từ khách hàng

Chủ đề: Phản hồi và giải quyết thắc mắc của bạn

Xin chào [Tên khách hàng],

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi và chia sẻ thắc mắc/đề xuất của bạn. Chúng tôi rất tiếc về sự bất tiện mà bạn đã gặp phải và cam kết giải quyết vấn đề của bạn một cách nhanh chóng và đáp ứng đầy đủ mong đợi của bạn.

Chúng tôi đã tiếp nhận thông tin từ bạn và đang tiến hành kiểm tra và xem xét tình huống. Chúng tôi cam kết sẽ liên hệ lại với bạn trong vòng [thời gian] để cung cấp giải pháp hoặc thông báo về tiến trình xử lý.

Chúng tôi rất trân trọng sự thông tin và phản hồi từ phía khách hàng như bạn, và đây là một cơ hội để chúng tôi cải thiện dịch vụ của mình. Nếu có bất kỳ thông tin bổ sung hoặc thắc mắc nào khác, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email hoặc số điện thoại dưới đây.

Chúng tôi cảm kích sự kiên nhẫn và sự tin tưởng của bạn và sẽ làm việc chăm chỉ để giải quyết tình huống này một cách tốt nhất. Chúng tôi hy vọng sẽ tiếp tục được phục vụ bạn và xây dựng một mối quan hệ lâu dài với bạn.

Trân trọng,

[Tên của bạn] [Chức vụ] [Số điện thoại liên hệ] [Địa chỉ email]

Mẫu email thông báo đến thời hạn thanh toán công nợ

Chủ đề: Thông báo: Thời hạn thanh toán công nợ

Xin chào [Tên khách hàng],

Chúng tôi xin gửi lời chào tốt đẹp đến bạn và cảm ơn bạn đã lựa chọn sử dụng dịch vụ/các sản phẩm của chúng tôi. Đây là một thông báo nhắc nhở về việc thanh toán công nợ của bạn.

Theo hợp đồng/khoản thanh toán trước đó, chúng tôi nhắc nhở bạn về khoản công nợ của bạn với số tiền là [số tiền]. Thời hạn thanh toán đã đến gần và chúng tôi mong nhận được thanh toán từ bạn trước ngày [ngày].

Để đơn giản hóa quy trình thanh toán, chúng tôi xin gửi chi tiết về phương thức thanh toán dưới đây:

Số tài khoản: [số tài khoản] Ngân hàng: [tên ngân hàng] Chi nhánh: [tên chi nhánh] Chủ tài khoản: [tên chủ tài khoản]

Vui lòng kiểm tra lại thông tin thanh toán và chắc chắn rằng bạn đã ghi đúng thông tin chúng tôi cung cấp. Sau khi bạn đã thực hiện thanh toán, xin vui lòng gửi cho chúng tôi thông tin xác nhận thanh toán để chúng tôi có thể cập nhật hồ sơ của bạn.

Nếu bạn đã thanh toán trước thời hạn hoặc có bất kỳ thắc mắc nào về công nợ của mình, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email hoặc số điện thoại dưới đây. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn.

Chúng tôi rất trân trọng sự hợp tác và sự quan tâm của bạn đến dịch vụ/các sản phẩm của chúng tôi. Chúng tôi tin rằng việc thanh toán công nợ đúng hạn sẽ giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa chúng ta.

Trân trọng,

[Tên của bạn] [Chức vụ] [Số điện thoại liên hệ] [Địa chỉ email]

Xem thêm: Tổng hợp các câu nói hay về kinh doanh online

Hướng dẫn các bước viết một mẫu email gửi khách hàng chuẩn

Để viết một mẫu email gửi khách hàng chuẩn, hãy tuân thủ các bước sau:

• Xác định mục tiêu: Xác định mục đích của email và những thông điệp cần truyền đạt đến khách hàng.
• Tạo tiêu đề hấp dẫn: Sử dụng tiêu đề thu hút để khách hàng muốn mở email và đọc nội dung.
• Bắt đầu một cách chuyên nghiệp: Bắt đầu email bằng lời chào lịch sự và đưa ra lý do viết email.
• Trình bày nội dung một cách rõ ràng: Sắp xếp nội dung theo các đoạn văn ngắn, dễ đọc và sử dụng các điểm nổi bật để tăng tính tương tác.
• Đặt tiêu đề cho từng phần nội dung: Sử dụng tiêu đề nhỏ (

  ) để đánh dấu các phần nội dung và giúp người đọc dễ dàng nhận biết và theo dõi các thông tin quan trọng.

• Sử dụng ngôn ngữ gần gũi, thân thiện: Viết email theo phong cách gần gũi và thân thiện, như đang trò chuyện với khách hàng. Tránh sử dụng ngôn ngữ quá chuyên môn hoặc khó hiểu.
• Tạo liên kết và hành động: Đưa ra các liên kết liên quan để khách hàng có thể tìm hiểu thêm thông tin hoặc thực hiện hành động như đặt hàng, đăng ký, hoặc liên hệ với chúng tôi.
• Kết thúc bằng lời kết lịch sự: Kết thúc email bằng lời cảm ơn, lời chúc tốt đẹp hoặc lời chào tạm biệt lịch sự.
• Kiểm tra lại và gửi thử: Trước khi gửi email, hãy kiểm tra lại các lỗi chính tả, đảm bảo định dạng và liên kết hoạt động đúng. Ngoài ra, bạn cũng nên gửi thử email cho chính bạn hoặc người khác để kiểm tra xem nó được hiển thị đúng trên các thiết bị và ứng dụng email khác nhau.
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả: Theo dõi và đánh giá hiệu quả của email bằng cách theo dõi tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp vào liên kết, và phản hồi từ khách hàng. Dựa vào các thông tin này, bạn có thể điều chỉnh và cải thiện các mẫu email trong tương lai.

Lời kết

Viết email cho khách hàng là một kỹ năng quan trọng trong kinh doanh và tiếp thị. Bằng cách sử dụng các mẫu email thông dụng và tuân thủ các bước viết email chuẩn, bạn có thể tạo ra những email hiệu quả và tương tác với khách hàng một cách tốt nhất.