Cấu hình email cho hóa đơn điện tử viettel năm 2024

[Hóa đơn điện tử S-Invoice] - Sau khi cấu hình thành công ở tab Email, người dùng cần cấu hình biểu mẫu Email để có thể gửi mail hóa đơn điện tử đến Khách mua hàng. Trong bài viết này S-Invoice xin hướng dẫn doanh nghiệp cấu hình biểu mẫu email.

******Xem thêm: Các bước cấu hình gửi hóa đơn cho người mua bằng Gmail, Hotmail, Yahoo, Outlook.

Bước 1. Đăng nhập vào hệ thống Hóa đơn điện tử S-Invoice

• Truy cập vào đường dẫn business-sinvoice.viettel.vn.
• Nhập tài khoản hóa đơn điện tử và nhấn Đăng nhập.

Bước 2. Chọn menu Cấu hình doanh nghiệp

• Chọn Quản lý thông tin doanh nghiệp/Cấu hình doanh nghiệp.
• Chọn tab Biểu mẫu email.

Bước 3. Nhập thông tin biểu mẫu email

• Nhấn chọn Thêm mới để thêm thông tin mẫu email
• Nhập các thông tin mẫu email như sau:
  • Email: nhập email dùng để gửi hóa đơn điện tử đến người mua.
  • Tên mẫu email: nhập tên mẫu tùy ý.
  • Tiêu đề mail: nhập tiêu đề của email gửi đến người mua.
  • Sử dụng: chọn Cho cả doanh nghiệp hoặc Theo mẫu hóa đơn.
  • Trạng thái: chọn Hoạt động.

Bước 4. Soạn thảo nội dung email.

• Đây là bước quan trọng, người dùng có thể tùy chỉnh nội dung email gửi đến người mua sao cho phù hợp với doanh nghiệp.
• Có bốn nội dung cần soạn thảo gồm:
  • Soạn thảo nội dung email hóa đơn;
  • Soạn thảo nội dung email hóa đơn thay thế;
  • Soạn thảo nội dung email hóa đơn điều chỉnh;
  • Soạn thảo nội dung email hóa đơn hủy.
• Người dùng tùy chỉnh nội dung bằng cách nhấn vào đường link tương ứng, sao đó thay đổi ở cột bên trái. Nội dung sẽ được xem trước hiển thị ở cột bên phải.

*** Một số lưu ý:

• Người dùng BẮT BUỘC phải nhấn vào link soạn thảo mới hoàn thành được việc thêm biểu mẫu.
• Nếu muốn sử dụng biểu mẫu mặc định, người dùng nhấn vào link soạn thảo. Ở cột Nội dung email, người dùng nhấn một ký tự bất kỳ, sau đó xóa ký tự đó đi. (Mục đích là cho hệ thống hiểu đã có thay đổi nội dung). Cột Xem trước hiển thị nội dung, người dùng nhấn Đóng.
• Các trường động nằm trong dấu {{...}} là cố định, không được phép thay đổi.

Bước 5. Hoàn thành

Người dùng nhấn Thêm mới để hoàn thành việc cấu hình biểu mẫu email.

***** Bài viết chi tiết "Hướng dẫn cấu hình biểu mẫu Email trên hệ thống hóa đơn điện tử S-Invoice"

Đầu tiên anh chị đăng nhập Gmail, anh chị nên mở 1 cửa số ẩn danh trên Chrome để đăng nhập tài khoản Gmail không bị trùng với những tài khoản Gmail khác.

đăng nhập Gmail

Khi đăng nhập thành công anh chị Click vào ảnh đại diện trên Gmail-->> Quản lý tài khoản Google của bạn

Link: https://myaccount.google.com/?utm_source=OGB&tab=mk&utm_medium=act&gar=1

Tiếp tục anh chị chọn mục Bảo mật: Chúng ta nhìn nhanh xuống mục Xác minh 2 bước nếu đang được Bật thì chúng ta tắt đi(cái này là bắt buộc không chúng ta cấu hình sẽ lỗi)

Lưu ý quan trọng: Để thực hiện thành công thì yêu khách hàng bắt buộc thoát (logout) toàn bộ email đang lưu trên bộ nhớ của trình duyệt (nếu không thoát toàn bộ mail trền trình duyệt thì cấu hình gửi mail sẽ gặp lỗi lưu ý nghiệp vụ này) bằng cách:

+ Hướng dẫn khách hàng thực hiện vào web site mail.google.com thông thường trình duyệt sẽ vào đến ngay hộp thư do đã lưu mật khẩu đăng nhập trên trình duyệt trước đps, sau đó quan sát tại góc trên bên phải màn hình có biểu tượng hình tròn. Nhấp chuột vào biểu tượng đó và chọn mục Sign out off all Accounts sau đó đăng nhập Gmail cần cấu hình trên trình duyệt web và chuyển bước 2.

Biểu tượng hình tròn

/media/images/040520_1.png

Sign out off all Accounts

Bước 2: Cấu hình tham số Gmail.

Bươc 2.1: Cấu hình Cho phép truy cập tài khoản Google

• Từ thanh địa chỉ Web site hướng dẫn khách hàng vào link: https://accounts.google.com/b/0/DisplayUnlockCaptcha và Google thông báo yêu cầu đăng nhập gmail, hướng dẫn khách hàng nhập địa chỉ Email và mật khẩu của Khách hàng.

Lưu ý quan trọng: Khi đăng nhập Gmail để tránh gõ sai mật khẩu Khách hàng tắt bộ gõ tiếng việt (Unikey hoặc Vietkey) và gõ pass đăng nhập ra file word để tránh nhầm lẫn

• Đăng nhập thành công google thông báo “Allow access to your Google account” hoặc “Cho phép truy cập vào tài khoản Google của bạn”, nhấn Continue hoặc Tiếp tục, nếu không hiển thị dòng thông báo đỏ như bên dưới thì thực hiện tiếp bước 2.2
• Khác với email không bảo mật 2 bước Email bảo mật 2 bước sẽ nhận được thông báo như sau tại dòng

Note – Lưu ý “Note: Since your account uses 2-Step Verification, you may need to create an application-specific password to sign in with your application.”

• Vậy TH bảo mật 2 bước khách hàng vào Gmail sau đó tắt xác minh bảo mật 2 bước trước khi thực hiện bước 2.2.

Tắt xác minh bảo mật 2 bước bằng cách:

• Vào Gmail sau đó vào biểu tượng hình tròn góc trên phải của Gmail và chọn Manage your Google Account, hoặc (Quản lý tài khoản Google của bạn).

• Tiếp theo vào Security hoặc bảo mật và vào nhấn chuột đến 2-Step Verification ( Xác minh 2 bước) sau đó Nhập mật khẩu Gmail nhấn Next (Tiếp theo) để tiếp tục. Màn hình tiếp theo chuyển đến xác minh 2 bước và nhấn vào nút Turn Off (Tắt) tiếp tục nhấn Turn Off (Tắt), hình ảnh minh họa phía dưới.

Security

2-Step Verification ( Xác minh 2 bước)

Nhập mật khẩu đăng nhập Gmail

Turn Off (Tắt)

Turn Off (Tắt)

2-Step Verification trạng thái off

Bước 2.2: Thiết lập ứng dụng kém an toàn Mục đích cho phép hệ thống hóa đơn điện tử gửi Email hóa đơn cho người mua (là người mua hàng của Người bán)

• Từ thanh địa chỉ của trình duyệt tạo ra 1 tab mới sau truy cập vào Link https://myaccount.google.com/lesssecureapps và chọn Allow less secure apps: thực hiện chuyển từ trạng thái Off sang On (tuyệt đối không được để đường link tại bước 2.1 và đương link tại bước 2.2 trên cùng 1 tab)

Hình ảnh trạng thái mặc định Off

Hình ảnh trạng thái sau khi chuyểnOn

Lưu ý quan trọng: Trường hợp sau khi nhập vào đường link “https://myaccount.google.com/lesssecureapps” mà không hiển thị nút Off thì tắt bảo mật 2 bước không thành công yêu cầu KH làm lại từ bước 2.1 phần Tắt xác minh bảo mật 2 bước.

Bước 3: Cấu hình thông số mail trên hệ thống hóa đơn điện tử. (phải dùng trình duyệt khác so với trình duyệt đã cấu hình tại bước 1,2)

• Khách hàng vào chức năng Quản lý thông tin doanh nghiệp/Cấu hình doanh nghiệp/

• Tiếp tục Chọn Tab Email và điền các thông số như sau:
• Cấu hình mẫu: Chọn Gmail
• Tên cấu hình: gmail
• Tên đăng nhập: tên email của khách hàng ví du: [email protected]
• Mật khẩu: nhập mật khẩu đăng nhập Gmail.
• Nhắc lại mật khẩu: nhập lại mật khẩu đăng nhập Gmail.
• Trạng thái: Chọn hoạt động.
• Loại bảo mật: STARTTSL hoặc SSL/TSL (ưu tiên chọn STARTTSL).
• Địa chỉ server: smtp.gmail.com
• Cổng: 587

• Nhấn cập nhật để cập nhật các thông số khai báo lên hệ thống.

Quy định của Google đối với tài khoản email:

• Một ngày gửi được tối đa cho 500 người nhận (đối với tài khoản trial) quá số lượng ==> Google sẽ không cho phép gửi email.
• Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin người nhận gửi đi trong một ngày để đảm bảo gửi được email đến người mua.
• Trường hợp người dùng đã nhập đúng các thông tin nhưng vẫn không cấu hình được gmail.
• Nguyên nhân: Google bảo mật nhiều lớp
• Mỗi một lần người dùng vào gmail từ những nguồn PC/Device khác nhau, google sẽ kiểm tra xác minh lại thông tin người đó là chính chủ đăng ký email qua số điện thoại đã đăng ký
• Để cấu hình thành công email và chắc chắn email sẽ được gửi đến người mua
• Trước đó, người dùng cần vào trình duyệt, đăng nhập vào gmail, hệ thống sẽ gửi thông báo trên màn hình

• Người dùng cần vào điện thoại, lấy mã code google gửi, nhấn Yes tại giao diện trên
• Người dùng nhập vào mã code hệ thống đã gửi, vào gmail check mail như bình thường
• Người dùng quay lại giao diện cấu hình email trên hệ thống hóa đơn điện tử, thực hiện cấu hình lại xem hệ thống còn quay nữa không.
• Máy tính cấu hình email và máy tính xác nhận mã code google phải cùng là 1 mạng (máy tính và điện thoại cùng chung mang internet, điện thoại dùng 3,4G để nhập mã xác thực tỉ lệ thành công thấp.)
• Đối với khách hàng sử dụng Yahoo để gửi đi.

Bước 1: Truy cập link https://login.yahoo.com/account/security

Đăng nhập vào và nhấn chọn Allow apps that use less secure sign in

Bước 2: Cấu hình các thông số trên hệ thống (mở bằng 1 trình duyệt khác với trình duyệt làm tại bước 1)