Đặt giá trị mặc định trong Access
Bạn đã biết cách chỉnh sửa dữ liệu trong Access hiệu quả chưa? Hãy thao khảo bài viết dưới đây! Show
Mở rộng một field, hộp đặc tính hay hộp text để làm cho nó dễ chỉnh sửa hơn1. Mở một trang dữ liệu hoặc trang đặc tính, hay một form trong khung xem Form. 2. Nhấp field mà bạn muốn chỉnh sửa. 3. Nhấn SHIFT+F2. Để mở rộng một hộp đặc tính trong một trang đặc tính, bạn cũng có thể nhấp phải hộp đặc tính, rồi nhấp Zoom. Chèn một giá trị mặc định trong một field1. Mở một trang dữ liệu, hoặc mở một form trong khung xem Form. 2. Nhấp trong field mà tại đó bạn muốn chèn giá trị mặc định. 3. Nhấn CTRL+ALT+SPACEBAR. Để xem giá trị mặc định trong một cơ sở dữ liệu Microsoft Access, hãy mở table trong khung xem Design và xem đặc tính DefaultValue. Để xem giá trị mặc định trong một dự án Microsoft Access, hãy hiển thị khung xem Column Properties trong một sơ đồ cơ sở dữ liệu và xem đặc tính cột Default Value. Lặp lại giá trị từ record trướcTrong một record, bạn có thể chèn giá trị vốn trong cùng field trong record trước. 1. Mở một trang dữ liệu, hoặc mở một form trong khung xem Form. 2. Nhấp trong field mà tại đó bạn muốn chèn giá trị. 3. Nhấn CTRL+APOSTROPHE (’). Chỉ định dữ liệu không hiện hữu bằng một chuỗi không chứa bất cứ ký tự nàoĐể chỉ định dữ liệu không hiện hữu trong một cơ sở dữ liệu Microsoft Access, bạn có thể nhập một chuỗi không chứa bất kỳ ký tự nào vào một field Text hoặc Memo. Trong một dự án Microsoft Access vốn được nối với một cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server, bạn có thể nhập một chuỗi không chứa bất kỳ ký tự nào trong một field có loại dữ liệu là varchar hoặc nvarchar. 1. Mở một trang dữ liệu, hoặc mở một form trong khung xem Form. 2. Để nhập một chuỗi không chứa bất kỳ ký tự nào trong field, hay gõ nhập hai dấu trích dẫn đôi mà không có mêt khoảng trống ở giữa (“ ”). Field giữ lại một chuỗi không chứa bất kỳ ký tự nào, mặc dù các dấu trích dẫn không hiển thị khi bạn di chuyển đến field khác hoặc đối tượng khác. Bật hay tắt các tùy chọn AutoCorrectDùng AutoCorrect để tự động chỉnh sửa text mà bạn thường xuyên gõ nhập nhầm, và tự động thay thế các từ viết tắt bằng các tên dài. Chẳng hạn, bạn có thể tạo một mục nhập “esq” cho “Martin R. Esquivel”. Bất cứ khi nào bạn gõ nhập esq được theo sau bởi một khoảng trống hay một dấu chấm, Microsoft Access sẽ tự động thay thế “esq” bằng tên Martin R. Esquivel. AutoCorrect hoạt động với text trong một trang dữ liệu và với text trong một form trong khung xem Form. 1. Trên menu Tools, nhấp AutoCorrect Options. 2. Thực hiện một hay nhiều bước sau:
Để ngưng việc chỉnh sửa tự động của một mục nhập đặc trưng, hãy nhấp hạng mục trong danh sách các mục nhập, rồi nhấp Delete. Bổ sung một mục nhập AutoCorrect trong khi đang kiểm tra chính tả1. Trong hộp thoại Spelling, hãy chọn hạng mục đúng trong hộp Suggestions, hoặc chỉnh sửa text trong hộp Not In Dictionary. 2. Nhấp AutoCorrect trong hộp thoại Spelling. Khi bạn nhận một thông báo yêu cầu liệu bạn có muốn dùng từ này và tiếp tục kiểm tra hay không, hãy nhấp Yes. Lần kế tiếp bạn gõ nhập text khi nó xuất hiện trước khi bạn chỉnh sửa nó trong hộp Not in Dictionary, Microsoft Access tự động chuyển nó sang text được chỉnh sửa. Dùng AutoCorrect trong một control hộp text hoặc hộp combo1. Mở một form trong khung xem Form. 2. Nhấp phải control hộp text hoặc hộp combo, và sau đó nhấp Properties. 3. Cài đặt đặc tính AllowAutoCorrect là Yes. Chúc các bạn thành công!
Trong phần này sẽ tìm hiểu chi tiết hơn về các bảng dữ liệu MS Access, các kiểu dữ liệu và sự liên kết giữa các bảng. Một số khái niệm liên quan đến bảng (table) trong AccessBảng (Table) là nơi lưu trữ thông tin dữ liệu các đối tượng quản lý. Bảng có cấu trúc hai chiều gồm các dòng (Record - bản ghi - hàng) và các cột (Field - trường dữ liệu) Ví dụ, bảng HOCSINH lưu trữ thông tin về đối tượng học sinh gồm các trường dữ liệu (field): HOCSINHID, Ho, Ten, Ngaysinh, Dantoc, Noisinh, Diachi Mỗi đối tượng học sinh được biểu diễn trong một bản ghi (Record, dòng) dữ liệu. Bảng có thể có nhiều, một hoặc không có record nào. Trong một CSDL thường có nhiều bảng, mỗi bảng lưu trữ dữ liệu của một đối tượng nào đó, các đối tường này có thể có quan hệ với nhau. Ví dụ, bảng LOP và bảng HOCSINH có liên hệ một - nhiều. Mỗi lớp có nhiều học sinh, mỗi học sinh thuộc về một lớp
Khóa chính (primary key) là trường dữ liệu (cột) có giá trị duy nhất giữa các hàng (record). Khóa chính để xác định chính xác Record nào đó trong bảng, nên khi ứng dụng hãy chọn một loại dữ liệu chuyên biệt nào đó làm khóa chính, ví dụ như bảng về sản phẩm thì chọn mã sản phẩm, bảng về nhân viên thì là mã nhân viên (hoặc số CMT) ... Ví dụ bảng HOCSINH có một cột - trường dữ liệu là HOCSINHID làm khóa chính, nó thiết kế là một con số duy nhất - dành cho mỗi học sinh - biết khóa chính sau này sẽ nhanh chóng tìm đến Record chứa khóa chính đó. Trong sơ đồ quan hệ ở trên, trường có ký hiệu chìa khóa là khóa chính của bảng. Cách thiết lập khóa chính cho bảng ở phần sau. Khóa ngoại - Foreign keyKhóa ngoại là trường (cột) dữ liệu chứa các giá trị tham chiếu (trỏ đến) một khóa chính của bảng khác. Việc tạo ra các cột (trường) là khóa ngoại sẽ hình thành nên mối quan hệ giữa các bảng. Như sơ đồ trên, bảng DIEM có trường HOCSINHID là khóa ngoại, nó tham chiếu đến khóa chính HOCSINHID của bảng HOCSINH, từ đó mỗi điểm xác định được của học sinh nào, tương tự có trường MONHOCID là khóa ngoại tham chiếu đến bảng MONHOC Tạo bảng trong Access
Khi đã định hướng được cần tạo một bảng, bảng gồm các trường dữ liệu gì thì bắt đầu tạo bảng bằng cách chọn mục Create trên Menu Ribbon. Bạn có thể chọn Table - để tạo bảng và vào ngày chế độ Datasheet View để thiết kế bảng, ở chế độ này bạng đang quan sát bảng dạng như bảng tính - từ đó thêm các cột Chọn menu Table Design để tạo bảng mới và vào ngay chế độ Design View - Ta sẽ sử dụng chế độ tổng quát này khi tạo, thiết kế bảng
Thiết kế bảng ta phải định nghĩa các thành phần:
Các kiểu dữ liệuKhi tạo các trường cho bảng, chọn kiểu dữ liệu phù hợp rất quan trọng, nó đảm bảo CSDL vận hành hiểu quả:
Thực hành tạo các bảng dữ liệuPhần này tiến hành tạo ra các bảng cho một ứng dụng quản lý học sinh đơn giản. Trước tiên nó gồm các bảng có mối quan hệ với sơ đồ ở phần trên. Bảng NIENKHOA Cấu trúc bảng
Sau khi tạo bảng, lưu lại với tên NIENKHOA tiến hành nhập dữ liệu trực tiếp mẫu Bảng NGANH Bảng trình bày về các ngành học: tên ngành học, mã ngành, số năm học. Cấu trúc tạo bảng như hình dưới Đối với trường nào cần thiết lập giá trị mặc định thì điền giá trị mặc định ở mục Default Value của thuộc tính trường Sau khi tạo bảng nhập dữ liệu mẫu sau: Bảng LOP Bảng này quản lý danh sách các lớp học, mỗi lớp có tên lớp, và có khóa ngoại tham chiếu đến bảng NIENKHOA và NGANH, phần này vẫn chưa thiết lập các liên kết bảng nên sẽ tạo bảng này với cấu trúc như sau: Thiết lập Lookup cho trường NGANHID Một trường dữ liệu có thể thiết lập thuộc tính Lookup cho nó, thuộc tính này giúp tham chiếu đến một nguồn dữ liệu khác trong quá trình nhập liệu (có thể thiết lập một ComboBox, ListBox để nhập liệu). Ví dụ cột NGANHID sẽ tham chiếu đến bảng NGANH và trường NGANHID của bảng đó để hiện thị một danh sách các giá trị, chọn được khi soạn thảo. Từng bước thiết lập như sau:
Làm tương tự cho cột NIENKHOAID tham chiếu đến bảng NIENKHOA Lúc này khi soạn thảo dữ liệu bảng, nó xuất hiện Combo Box có thể chọn giá trị, những giá trị này tham chiếu từ dữ liệu bảng khác. Để ý, nếu muốn ẩn đi cột thứ nhất chỉ hiện thị cột thứ hai (tên ngành) để nhìn dữ liệu trực quan hơn. Thì có thể thiết lập độ rộng cột cần ẩn là 0cm vào thuộc tính Colunm Widths. Ví dụ 0cm;2cm có nghĩa cột 1 0cm, cột 2 rộng 2cm (nhớ là cột trong Combo Box). Kết quả sẽ là: Dữ liệu mẫu Bảng HOCSINH Bảng này quản lý danh sách học sinh các lớp, nó có các trường dữ liệu như sau: LookUp nguồn Value List Trong trường giới tính GT nhận giá trị logic YES/NO, ấn định nếu là YES thì là NAM, và NO là Nữ. Mặc định thì dữ liệu là checkbox (hộp kiểm để lựa chọn). Nếu muốn thay hộp kiểm này bằng Combo Box để có một danh sách đổ xuống chọn NAM/NỮ thì dùng Lookup với thiết lập như sau:
Dữ liệu mẫu: Bảng MONHOC Bảng này để quản lý các môn học, cấu trúc như sau Dữ liệu mẫu: Bảng DIEM Bảng này lưu trữ điểm của các môn học, cấu trúc như sau: Nạp dữ liệu vào MS Access từ file ExcelCó thể nạp dữ liệu từ một Worksheet vào một bảng của MS Access. Ví dụ file Excel, có worksheet tên HOCSINH như sau: có có dòng đầu tiên giống tên các cột của bảng HOCSINH trong Access. Ví dụ, để nạp dữ liệu vào bảng HOCSINH, nhấn phải chuột vào đối tượng bảng, chọn import từ excel như hình dưới: Trong cửa số hiện ra, chọn file excel đúng cấu trúc, và thiết lập như hình để nạp: File dữ liệu mẫu Excel cho bảng HOCSINH: Download Trên đây là tạo một số bảng mẫu, bài tiếp theo sẽ tiếp tục thiết lập các quan hệ và một số thao tác nâng cao trên các bảng này.
|