Để lọc ra các lớp có số học sinh giỏi năm nhiều hơn 7 thi bước đầu tiên cần làm là
1. Sắp xếp dữ liệuSắp xếp dữ liệu là công việc cần thiết với bất kì một danh sách nào. Ví dụ, danh sách học sinh trong lớp bao giờ cũng được sắp xếp theo thứ tự Alphabet của Họ và tên, hay danh sách tồng kết điểm cuối năm thường được xếp theo thứ tự từ cao xuống thấp của điểm tổng kết. Danh sách các tỉnh thành phố trong quyền danh bạ điện thoại cùng được xếp theo thứ tự,... Vì sắp xếp được dùng rất phổ biến nên Excel cung cấp một số công cụ tiện ích Để thực hiện việc này. Show 1.1 Sắp xếp dữ liệu nhanh trên một trườngCác bước để thực hiện việc sắp xếp dữ liệu nhanh trên một trường như sau:
Hình 8.65. Lệnh Sort &Filter trên nhóm Editing của thẻ Home Hình 8.66. Lệnh Sort &Filter trên Data Hình 8.67. Hộp thoại Sort Warning
1.2 Sắp xếp dữ liệu trên nhiều trườngSắp xếp nhanh ở trên chỉ thực hiện được trên một trường. Nhưng giá sử có hai thông tin trong trường đó giống nhau thì việc sắp xếp sẽ ưu tiên thế nào? Ví dụ, trong danh sách lớp thường được sắp xếp theo tên, nếu có hai học sinh trùng tên thì sẽ sắp xếp theo họ. Để thực hiện việc đó cần lựa chọn công cụ sắp xếp dữ liệu trên nhiều trường như sau:
Hình 8.68. Hộp thoại Sort 2. Lọc dữ liệuMột người muốn mua một máy tính, khi cầm bảng báo giá với vô vàn thông tin họ sẽ xem xét những gì? Họ thích máy tính bàn hay máy xách tay? Họ có khoảng bao nhiêu tiền để mua máy tính? Họ thích nhãn hiệu của hãng nào?... Mỗi câu trả lời sẽ thu hẹp phạm vi tìm kiếm cùa khách hàng và cuối cùng họ sẽ có một bảng báo giá chứa các thông tin cần thiết đến việc mua máy tính. Một cách tương tự, quàn lí khách sạn cần thống kê số lượng khách trong tuần hay trong tháng, một nhân viên bản hàng cần thống kê mặt hàng nào bản chạy nhất trong năm hay quý, một giáo viên cần thống kê danh sách học sinh giòi của lớp mình để làm thi đua khen thường ... Để thực hiện các công việc đó, Excel cung cấp một tính năng gọi là Lọc dữ liệu. 2.1 Lọc tự động với AutoFilterCách đơn giản nhất để lọc dữ liệu là sử dụng công cụ lọc tự động AutoFilter: trước hết lựa chọn bảng dữ liệu cần lọc. Sau đó trên thanh Ribbon chọn thẻ Data trong nhóm Sort&Filter chọn lệnh Filter. Lúc này tại tiêu đề các cột của bảng dữ liệu sẽ xuất hiện mũi tên sổ xuống. Nháy chuột vào mũi tên đó ở mỗi cột sẽ xuất hiện một menu sổ xuống bao gồm các giá trị có trong cột đó Hình 8.69. Lọc tự động với AutoFilter Hình 8.70. Lọc tự động với AutoFilter (tiếp) 2.2 Lọc dữ liệu tự động với một điều kiệnViệc lọc dữ liệu với một điều kiện sẽ được tiến hành theo các bước sau:
Hình 8.71. Lọc tự động với AutoFilter (tiếp)
Việc lọc thông tin sẽ làm thay đôi bảng dữ liệu ban đầu, nên để giữ lại cả bảng ban đầu và bằng thông tin sau khi lọc cần có bước sao chép dữ liệu đã được lọc. Sao chép dữ liệu đã lọc được tiến hành như sau:
Hình 8.72. Sao chép dữ liệu sau khi lọc
Hình 8.73. Sao chép dữ liệu sau khi lọc (tiếp)
Hình 8.74. Bỏ lọc và trả lại trạng thái ban đầu 2.3 Lọc dữ liệu tự động với nhiều điều kiệnViệc lọc dữ liệu với một điều kiện như trên đôi khi không thoả mãn hết yêu cầu. Gia sử. ớ ví dụ trên, giáo viên muốn lọc ra danh sách nhùng học sinh nữ của lớp đạt học lực Gioi. Như vậy, sau khi lọc được danh sách các học sinh giỏi cua lớp thì cần tiếp tục lọc ra những em có giới tính là Nữ. Để thực hiện việc lọc tự động với hai hoặc nhiều điều kiện hơn nữa thì các bước tiến hành vần tương tự như trên. Sau khi lọc lần một theo một cột thì tại danh sách mới tiếp tục lựa chọn việc lọc trên cột tiếp theo. Các bước sau đó cùng tương tự như phần Lọc dữ liệu tự động với một điều kiện. Hình 8.75. Lọc tự động với hai điều kiện 2.4 Một vài tính năng đặc biệt của lọc tự độngTìm kiếm các ô rỗng Giả sử trong danh sách nộp điểm của giáo viên bị sót điểm của một hoặc một vài học sinh nào đó. Người kiểm tra điểm cần nhanh chóng tìm xem điểm của học sinh nào bị thiếu để yêu cầu giáo viên bô sung. Sử dụng tính năng tìm kiếm các ô rỗng của lọc tự động sẽ giúp giải quyết yêu cầu đó một cách nhanh chóng. Các thao tác tiến hành Lọc tự động vẫn tương tự như trên. Tại phần chọn giá trị lọc, nháy chuột chọn Blank ở cuối danh sách và nháy chọn OK. Những bàn ghi nào bị thiếu sẽ được lọc ra. Lọc theo giá trị số Ngoài tính năng lọc ra các ban ghi có thông tin chính xác như điều kiện lọc thì chức năng lọc tự động còn có thể lọc ra các bản ghi có điêu kiện lọc nằm trong một khoang nào đó. Để lựa chọn chức năng này thay vì đánh dấu vào một giá trị cụ thể thì chọn lệnh Number Filters. Bảng dưới đây sẽ mô tả các khoảng lọc có thể lựa chọn:
Sau khi lựa chọn một loại điều kiện thì bảng Custom Auto Filter xuất hiện như hình 8.76, nhập giá trị và chọn OK đe thực hiện việc lọc. Hình 8.76. Hộp thoại Custom AutoFliter Lọc theo giá trị văn bản Tương tự với tính năng lọc theo giá trị số, nếu cột được lựa chọn lọc chứa dữ liệu kiểu văn ban thì bằng Text Filters sẽ như sau:
Lưu ý: Nêu điều kiện lọc có kí tự ? nghĩa là bất kì một kí tự nào cũng được chấp nhận. Ví dụ, cần lọc ra những học sinh có tên bắt đầu là H và chỉ gồm ba chữ cái thì điều kiện lọc sẽ là H??. Nêu điều kiện lọc có kí tự * nghĩa là một dãy kí tự nào đó được chấp nhận. Ví dụ, cần lọc ra những học sinh có tên bắt đầu là A thì điều kiện lọc sẽ là A*. Lọc nâng cao vói Advanced Filter Khi tất cả các tính nâng lọc tự động trên vẫn chưa giải quyết được những yêu cầu lọc phức tạp, hãy nghĩ tới lọc nâng cao với Advanced Filter. Để thực hiện lọc nâng cao cần chđ ý tới điều kiện lọc. Điều kiện này phải được tạo thành một vùng điều kiện riêng. Quy tắc tạo vùng điều kiện này giống như vùng điều kiện của nhóm hàm cơ sở dữ liệu. Các bước thực hiện lọc nâng cao như sau:
Nháy chọn ô đầu tiên sẽ đặt kết quá lọc trong ô Copy to. Nháy chọn OK để hoàn tất (có thể chọn thêm unique records only đề loại bó các ban ghi trùng nhau). Hình 8.77 minh hoạ các thao tác lọc nâng cao để lọc ra những người quá hạn trả tiền lãi (tiền lãi quá hạn > 0) và có tháng đến hạn là tháng 11 trong bảng Danh sách khách hàng vay tiền. Hình 8.77. Các thao tác lọc nâng cao Advanced Filter |