Viết email tiếng Anh cho khách hàng là công việc quan trọng trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những công ty đang kinh doanh trên thị trường nước ngoài. Một email tiếng Anh với cấu trúc khoa học, nội dung đầy đủ và rõ ràng, ngôn ngữ phù hợp,...sẽ giúp doanh nghiệp “ghi điểm” trong mắt khách hàng, gia tăng độ tin cậy và uy tín cho thương hiệu. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về cách viết email tiếng Anh cho khách hàng chuẩn mực qua bài viết dưới đây nhé!
Cấu trúc email tiếng Anh gửi khách hàng đúng chuẩn
Soạn thảo một email tiếng Anh đúng chuẩn không phải là chuyện dễ dàng, nhất là khi trình độ tiếng Anh của người Việt chưa thực sự quá cao. Để viết email tiếng Anh cho khách hàng, trước hết người làm kinh doanh cần nắm rõ cấu trúc của một email chuyên nghiệp, cơ bản gồm những phần sau:
1.1. Greeting [phần chào hỏi]
Phần chào hỏi luôn là một phần không thể thiếu trong bất kỳ mẫu email tiếng Anh gửi khách hàng nào. Một email tiêu chuẩn thường mở đầu với cấu trúc: “Dear + Danh xưng người nhận”. Một điều chú ý khi viết email tiếng Anh cho khách hàng là bạn nên sử dụng danh xưng kèm theo tên riêng của khách hàng, qua đó thể hiện sự tôn trọng và gần gũi với người nhận.
Với khách hàng nam, người viết email cần sử dụng danh xưng “Dear Mr.A”. Còn nếu khách hàng là phụ nữ, hãy sử dụng “Mrs” cho phụ nữ đã lập gia đình, “Miss” cho phụ nữ chưa kết hôn. Trong trường hợp chưa biết tên người nhận, bạn có thể sử dụng “Dear Sir/Madam” [Kính gửi Ông/Bà]. Tuy nhiên, nên hạn chế dùng mẫu câu này vì nó không trang trọng đối với khách hàng.
1.2. Opening comment [lời hỏi thăm]
Đây không phải là một phần bắt buộc khi viết email tiếng Anh cho khách hàng. Thế nhưng, nhờ có phần này mà người viết dễ dàng tạo thiện cảm và gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Một số mẫu câu hỏi thăm khách hàng như:
+ I hope this email finds you well. [Tôi mong rằng bạn vẫn khỏe]
+ Thank you for contacting our company. [Cảm ơn khách hàng vì đã liên hệ với công ty của chúng tôi]
+ Thank you for your prompt reply. [Cảm ơn Quý khách hàng đã phản hồi nhanh chóng.]...
1.3. Introduction [phần giới thiệu]
Ngay sau khi hỏi thăm khách hàng, người viết email nên đi thẳng vào phần Introduction - phần giới thiệu. Phần này sẽ giúp người nhận nắm được khái quát nội dung email cũng như lý do mà họ nhận được email, đồng thời tránh lan man và tiết kiệm thời gian cho người đọc.
Cấu trúc được sử dụng nhiều nhất trong phần này là: I am writing to + …
Một số mẫu câu mà doanh nghiệp có thể tham khảo như:
+ I’m writing to confirm you that/to inform/to request/explain/apologize…[Tôi viết email này để xác nhận/ để thông báo/ để yêu cầu/ để giải thích/ để xin lỗi…]
+ I'm writing to ask for the information about…[Tôi viết thư này nhằm yêu cầu bạn cung cấp thông tin về…]
+ I’m writing with reference to…[Tôi viết email này để tham khảo về…]
1.4. Main point [phần nội dung chính]
Phần này đòi hỏi người viết email phải trình bày chi tiết nội dung mà bạn muốn gửi tới người nhận. Phần nội dung cần ngắn gọn, súc tích, dễ đọc và dễ hiểu. Một số dạng phổ biến như sau:
Dạng 1: Đề cập đến vấn đề đã trao đổi từ trước với khách hàng
+ As you started in your letter,...[Như bạn đã nhắc trong thư,...];
+ Concerning…/Regarding…/With regards to…[Về vấn đề…/Liên quan tới…]
+ As you mentioned in the previous email,...[Như Quý khách đã đề cập từ trước…]
+ As you told me…[Như bạn đã nói với tôi…]
Dạng 2: Yêu cầu khách hàng hoặc nhờ giúp đỡ
+ I wonder if you could…[Tôi tự hỏi rằng liệu Quý khách hàng có thể…]
+ I would be appreciate it if…[Tôi sẽ rất biết ơn nếu…]
+ I would be interested in having more details about…[Tôi mong muốn được tìm hiểu thêm về…]
+ I would like to ask your help…[Tôi muốn nhờ Quý khách giúp đỡ về…]
Dạng 3: Thông báo tin tức cho khách hàng
+ We are pleased to announce that…[Chúng tôi vui mừng khi thông báo với Quý khách hàng rằng…]
+ You will be pleased to know that…[Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng…]
Dạng 4: Từ chối khách hàng
+ We regret to inform you…[Chúng tôi rất tiếc khi phải thông báo với Quý khách hàng rằng…]
+ After careful consideration we have decided that…[Sau khi xem xét kỹ càng, chúng tôi đưa ra quyết định rằng…]
Dạng 5: Đề cập tới tài liệu đính kèm
+ Please see attached…[Hãy lưu ý đến…được đính kèm…]
+ Attached you will find…[Khách hàng sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email]
1.5. Concluding sentence [phần kết thúc email]
Trong phần kết thúc của email tiếng Anh gửi khách hàng, người viết email cần đưa ra những câu để kích thích, thúc đẩy người nhận hành động. Một số mẫu câu kết thúc email mà doanh nghiệp có thể cân nhắc như:
+ I am looking forward to hearing from you. [Mong nhận được sự phản hồi từ Quý khách hàng]
+ Please let me know if you require any further information.[Hãy cho tôi biết nếu bạn còn thắc mắc bất cứ thông tin nào]
+ Thanks for your cooperation. [Cảm ơn sự hợp tác từ Quý khách hàng]
+ Please don't hesitate to contact me if you have any questions. [Nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với tôi.]
1.6. Signing off [ký tên]
Khi viết email tiếng Anh cho khách hàng, để kết thúc bức thư một cách trang trọng nhất, doanh nghiệp có thể sử dụng các cụm từ như: Your sincerely, Best regards, Respectfully, Yours truly,...
Người viết email cũng cần chú ý không nên dùng các cụm từ như Best wishes, Cheers, Bye hay Regards…như thế sẽ rất thiếu chuyên nghiệp. Những cụm từ này chỉ nên sử dụng khi viết email cho những người bạn thân thiết.
Cần nắm rõ cấu trúc email tiếng Anh gửi khách hàng chuẩn mực
Cách viết email tiếng Anh cho khách hàng chuyên nghiệp nhất 2023
2.1. Email chào hàng khách hàng bằng tiếng Anh
Loại email này thường được sử dụng với mục đích giới thiệu sản phẩm mới ra mắt hoặc sản phẩm bán chạy của doanh nghiệp. Email chào hàng khách hàng bằng tiếng Anh cần đảm bảo các yếu tố sau:
+ Tiêu đề email hấp dẫn: Doanh nghiệp nên sử dụng các tiêu đề ngắn gọn, thu hút để kích thích khách hàng mở email.
Một số mẫu câu như: Opinions on…[ý kiến về…]; Suggestions for…[Đề xuất cho…]; Have you given [a suggestion or thought] any thought? [Bạn đã suy nghĩ về…chưa?; Concerning [recent event] [Về sự kiện gần đây]...
+ Lời mở đầu ấn tượng: Cần có 1 - 3 câu mở đầu thể hiện được lý do gửi mail, giới thiệu người gửi và dẫn dắt nhàng sang nội dung quảng cáo.
Mẫu lời mở đầu mà người gửi có thể tham khảo như: I noticed you have…[Tôi để ý rằng bạn vừa…]; I wanted to reach out to you because I saw that…[Tôi muốn liên hệ với bạn bởi tôi nhận thấy…]; Congratulations on…[Chúc mừng khách hàng đã…]...
+ Nội dung quảng cáo sản phẩm súc tích, tập trung làm nổi bật tính năng ưu việt và giá trị mà sản phẩm đó mang lại.
Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu sau:
“[My company] has a new product that will help you…[One sentence pitch of benefits].
We do this by:
Benefit/feature 1
Benefit/feature 2
…”
[Công ty chúng tôi vừa cho ra mắt sản phẩm mới thứ sẽ giúp bạn…Chúng tôi làm điều này bằng cách…]
+ Lời kêu gọi hành động mạnh mẽ: Cần phải có một lời kêu gọi cụ thể, thúc đẩy khách hàng hành động. Điều này đòi hỏi người viết email cần xác định kỹ mục đích chính của email này: Khiến khách hàng đặt hàng ngay; hoặc thu hút sự chú ý và có cơ hội tư vấn cho khách hàng; hoặc khiến khách hàng dùng thử sản phẩm miễn phí…
Một số mẫu câu Call to action như: Place your order today! [đặt hàng ngay trong hôm nay]; For additional information, please get in touch with [Company Name] via phone at [Phone number] or email at [Email address] [Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với công ty qua số điện thoại…hoặc email…]
+ Kết thúc email: Đưa ra lời cảm ơn [Ex: Thank you for reading the letter. I am looking forward to your reply: Cảm ơn bạn đã đọc email. Tôi mong chờ sự phản hồi từ bạn]; lời chào cuối [Sincerely/ Your sincerely]...
Email chào hàng khách hàng bằng tieensg Anh
2.2. Email xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh
Khi tìm cách viết email xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh, cần chú ý một số điểm sau để gửi lời xin lỗi chân thành nhất đến người nhận:
+ Tiêu đề email: súc tích, ngắn gọn, chỉ rõ vấn đề mà doanh nghiệp đang cần xin lỗi. Một số mẫu câu để doanh nghiệp tham khảo như: Apology letter to customer for delay shipment [Thư xin lỗi tới khách hàng về vấn đề giao hàng chậm trễ]; Apology letter to customer for bad service [Thư xin lỗi Quý khách hàng vì trải nghiệm dịch vụ tồi tệ]...
+ Nội dung chính:
Nội dung chính cần thể hiện được những điều sau: