Nội dung bài viết
1. Excel là gì?
Microsoft Excel là một phần mềm bảng tính hàng đầu trong ngành cũng như là một công cụ mạnh mẽ để trực quan hóa và phân tích dữ liệu. Với Microsoft Excel, bạn có thể tạo ra các bảng tính từ các mẫu sẵn có hoặc tự tạo và sử dụng các công thức hiện đại để thực hiện các phép tính.
Bạn cũng có thể trình bày dữ liệu một cách rõ ràng với các biểu đồ và đồ thị mới lạ, dễ dàng hiểu được xu hướng bằng cách sử dụng định dạng, sparkline và bảng để dự đoán xu hướng.
Excel là gì? Đây là phần mềm bảng tính đầu tiên hàng đầu trong ngành
Thêm vào đó, Excel còn tập hợp các ô tính được sắp xếp theo hàng và cột. Các hàng được đánh số từ 1, 2, 3,… và các cột được ký hiệu bằng các chữ cái như A, B, C, D,… Địa chỉ của một ô được xác định bởi ký hiệu của cột và số của hàng. Ví dụ: Ô A1 là giao điểm của cột A và hàng 1.
2. Các phiên bản của Microsoft Excel
Microsoft Excel là gì? Có bao nhiêu phiên bản? Phần mềm bảng tính Excel đã có lịch sử lâu đời và liên tục cải tiến qua nhiều phiên bản khác nhau. Mỗi phiên bản đều mang đến những tính năng mới và thú vị, phù hợp với nhu cầu ngày càng đa dạng của người dùng.
Sau đây là một số phiên bản Excel nổi bật qua các thời kỳ, mời bạn cùng khám phá:
- Excel Version 1 – 1985
- Excel 2 – 1987
- Excel 3 – 1990
- Excel 4 – 1990
- Excel 5 – 1993
- Excel 95 – 1995
- Excel 97 – 1997
- Excel 2000 – 1999
- Excel 2002- 2001
- Excel 2003 – [19/08/2003]
- Excel 2007 – [30/01/2007]
- Excel 2010 – [15/06/2010]
- Excel 2013 – [29/01/2013]
- Excel 2016 – [22/09/2015]
- Excel 2019 – [24/09/2018]
- Excel 365 – 2020
3. Những điều bạn cần biết về ứng dụng Microsoft Excel
3.1. Excel thường dùng để làm gì?
Excel là gì? Thường dùng trong mục đích nào? Excel là phần mềm không thể thiếu cho những người làm việc với số liệu như kế toán, kiểm toán,… Bằng cách sử dụng bảng tính dữ liệu, người dùng có thể lưu trữ, quản lý và xử lý một lượng lớn thông tin một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
Tìm hiểu Excel là gì sẽ giúp bạn làm việc với bảng tính dữ liệu chuyên nghiệp
Đồng thời, Excel kế toán còn cung cấp rất nhiều hàm tính toán tiện lợi, giúp người dùng đạt được kết quả mong muốn nhanh chóng và chính xác hơn so với cách làm thủ công.
3.2. Excel có công dụng gì?
Ms Excel là gì? Công dụng như thế nào? Với Excel, bạn có thể sử dụng để lưu trữ và quản lý dữ liệu, thực hiện các phép tính nhanh chóng và chính xác. Thêm vào đó, Excel còn sử dụng được các công cụ phân tích để tìm ra những thông tin quan trọng, tìm kiếm và lọc dữ liệu theo nhu cầu của bạn.
Excel giúp bạn quản lý và xử lý thông tin nhanh chóng
Do đó, Excel đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho bất kỳ ai muốn làm việc với số liệu và bảng biểu.
3.3. Tác dụng của Excel là gì?
Excel là gì? Tác dụng mang lại cho người dùng? Mục đích của Excel là trở thành một phần mềm tiện ích dành cho nhiều ngành nghề khác nhau, đặc biệt là cho kế toán và văn phòng.
Excel sẽ giúp người dùng xử lý số liệu nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất. Do đó, bạn có thể làm được nhiều việc tuyệt vời như:
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo thường nhật và nhập dữ liệu cho ngành kế toán, kiểm toán,…
- Quản lý khối lượng data khổng lồ của ngân hàng – khách hàng – đối tác cho ngành ngân hàng,…
- Tính toán và xử lý số liệu cho các dự án, công trình cho ngành kỹ sư,…
- Giảng dạy, quản lý thông tin, điểm số học sinh và nhân sự cho ngành giáo dục,…
Excel đáp ứng thực hiện được nhiều công việc quan trọng cho các ngành lĩnh vực khác nhau
Nói chung, Excel là một phần mềm đa năng và linh hoạt, hỗ trợ sử dụng cho bất kỳ mục đích nào mà bạn cần nhằm hoàn thành công việc một cách thuận tiện nhất.
3.4. Microsoft Excel có tổng cộng bao nhiêu hàm?
Để trả lời câu hỏi Excel có bao nhiêu hàm, bạn sẽ ngạc nhiên khi biết rằng đến năm 2023 Excel đã có tới 483 hàm [theo Trang Hỗ trợ Microsoft]. Mỗi hàm trong Excel đều phục vụ cho các nhu cầu và mục đích sử dụng của người dùng khác nhau để. Dưới đây là một số hàm phổ biến mà bạn có thể tham khảo:
Hàm SUM – Cộng nhanh các ô trong bảng tính: Hàm SUM là hàm cơ bản nhưng rất hữu ích trong Excel. Bạn chỉ cần nhập công thức “=SUM[Num1, Num2, Num3,…]” với Num1, Num2, Num3,… là các ô hoặc giá trị cần cộng, Excel sẽ tự động tính toán và trả về kết quả cho bạn.
Hàm SUM giúp bạn biết được con số tổng cộng trong bảng tính
Hàm MIN/MAX – Tìm giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất trong bảng tính: Hàm MIN/MAX sẽ giúp bạn nhanh chóng xác định giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất trong một tập hợp dữ liệu. Bạn chỉ cần nhập công thức “=MIN[Num1, Num2, Num3,…]” hoặc “=MAX[Num1, Num2, Num3,…]” với Num1, Num2, Num3,… là các ô hoặc giá trị cần so sánh.
Hàm AVERAGE – Tính trung bình cộng các ô trong bảng tính: Giúp bạn tính trung bình cộng của một loạt các ô trong bảng tính. Bạn chỉ cần nhập công thức “=AVERAGE[Num1, Num2, Num3,…]” với Num1, Num2, Num3,… là các ô hoặc giá trị cần tính trung bình cộng.
Hàm VLOOKUP – Dò tìm và lấy dữ liệu theo hàng dọc và ngang: Hàm VLOOKUP là hàm phổ biến và tiện lợi trong Excel, cho phép bạn dò tìm một giá trị trong một bảng hay một phạm vi tìm kiếm theo hàng dọc và lấy dữ liệu tương ứng theo hàng ngang. Bạn chỉ cần nhập công thức “=VLOOKUP[Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_num] với:
- Lookup_value: Giá trị cần tìm – Bạn có thể chọn 1 ô hoặc nhập trực tiếp giá trị.
- Table_array: Bảng hay phạm vi tìm kiếm.
- Col_index_num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu – Tính từ trái qua phải.
- Range_num: Chọn kết quả tương đối hay tuyệt đối – Range_num là 1 thì kết quả tương đối, Range_num là 0 thì kết quả chính xác tuyệt đối.
Hàm VLOOKUP trong Excel mang lại nhiều giá trị cho công việc
3.5. Microsoft Excel có tối đa bao nhiêu dòng?
Excel là gì? Có tối đa bao nhiêu dòng? Mỗi bảng tính của Excel được chia thành các hàng – cột, mỗi hàng – cột đều chia bảng tính thành nhiều ô và mỗi ô lại chứa một giá trị dữ liệu như: văn bản, công thức, số liệu, định dạng,…
Trong đó, mỗi bảng tính sẽ bắt đầu với hàng 1 – row = 1 và cột A – columm = A. Bắt đầu phiên bản 2010, mỗi bảng tính Excel sẽ bao gồm 1.048.576 hàng và 16.384 cột. Về sau, số lượng hàng và cột sẽ không bị giới hạn mà phụ thuộc vào dung lượng của máy tính.
Số lượng dòng trong Excel sẽ không bị giới hạn
4. Tổng hợp các tính năng của Microsoft Excel
4.1. Các tính năng cần biết Microsoft Excel
Excel có một số tính năng cơ bản nhưng mạnh mẽ để bạn làm việc với dữ liệu như sau:
- Nhập và lưu dữ liệu vào các trang tính, sau đó mở lại khi cần thiết.
- Sử dụng các công thức để tính toán nhanh chóng và chính xác. Ví dụ: SUM để cộng tổng, TODAY để lấy ngày hiện tại, IF để kiểm tra điều kiện,…
- Vẽ biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu và đánh giá hiệu quả.
- Tạo và liên kết nhiều bảng tính để dữ liệu được tổ chức và kết nối tốt hơn.
- Bảo mật an toàn dữ liệu bằng cách cài password khi mở file.
4.2. Cấu trúc của bảng tính trong Microsoft Excel
Để nhập dữ liệu vào bảng tính, bạn có thể áp dụng các cấu trúc thành phần dưới đây:
- Sheet: Mỗi bảng tính sẽ có hơn 4 triệu ô để nhập dữ liệu.
- Workbook: Là một tập tin chứa các sheet, đồ thị và các thành phần khác.
- Column: Là nhóm các ô theo chiều dọc, mỗi column có một ký tự để xác định, ví dụ A, B, C,… và có 256 column.
- Row: Là một nhóm các ô theo chiều ngang, chiều cao mặc định 12.75, có ít nhất 16384 row theo ký tự số từ 1, 2, 3,…
- Cell: Là ô nằm ở giao điểm của một column và row, mỗi cell được xác định bằng tọa độ ô đầu và ô cuối, ví dụ A3, D7, E1,…
- Range: Là một nhóm các cell liên tiếp, mỗi range có một tọa độ để xác định, ví dụ C3:C5, D2:E6,…
Các cấu trúc cơ bản của phần mềm bảng tính Excel
4.3. Các kiểu dữ liệu của Microsoft Excel
Excel còn bao gồm các kiểu dữ liệu như sau:
- Kiểu dữ liệu chuỗi: Là một chuỗi các ký tự bất kỳ, có thể là chữ cái, số hay ký tự đặc biệt.
- Kiểu dữ liệu số: Là một giá trị số học, có thể là số nguyên, số thực, dương hoặc âm.
- Kiểu dữ liệu thời gian: Là một giá trị biểu diễn ngày, tháng, năm hoặc giờ, phút, giây.
- Kiểu dữ liệu Boolean: Là một giá trị logic, chỉ có hai trạng thái là Đúng [True] hoặc Sai [False].
- Kiểu dữ liệu công thức: Là một biểu thức toán học hay so sánh, sử dụng các toán tử hay các hàm có sẵn trong Excel.
5. So sánh giữa Microsoft Excel và Microsoft Word
Word và Excel là hai phần mềm quan trọng trong Bộ Ứng dụng Văn phòng của Microsoft nhưng lại có những chức năng khác biệt nhau:
- Word cho phép người dùng nhập và xử lý văn bản, biểu đồ, bảng,… một cách dễ dàng và chuyên nghiệp.
- Excel cũng có thể nhập và xử lý dữ liệu tương tự nhưng nổi bật hơn là khả năng tính toán nhanh và chính xác với các công thức hàm.
Word và Excel là hai phần mềm quan trọng nhất cho các công việc xử lý hằng ngày
Tùy vào nhu cầu và đặc điểm của công việc, bạn có thể lựa chọn sử dụng Word hay Excel để hoàn thành công việc theo ý muốn.
6. Các phiên bản mới nhất của Microsoft Excel có gì mới
6.1. Microsoft Excel 2019 có gì mới?
Excel 2019 là phiên bản mới nhất và ổn định nhất của Microsoft, ra mắt vào cuối năm 2018. Phiên bản này mang đến nhiều tính năng mới và cải tiến cho người dùng, như:
- Các công thức hàm mới như CONCAT, IFS, MAXIFS, MIMIFS, SWITCH, TEXTJOIN,… giúp xử lý dữ liệu một cách linh hoạt.
- Các biểu đồ mới như biểu đồ bản đồ và biểu đồ hình phễu giúp trình bày dữ liệu theo các khu vực địa lý hoặc các giai đoạn khác nhau.
- Các tính năng nâng cao như chia sẻ dữ liệu, Pivot Table, Power Pivot, Power BI,… giúp phân tích và biến đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích.
Excel 2019 là phiên bản cải tiến và ổn định dành cho người dùng mới
Excel 2019 là phiên bản Excel tuyệt vời nhất từ trước đến nay, được người dùng đánh giá cao và tin tưởng sử dụng cho công việc của họ.
6.2. Microsoft Excel 365 có gì mới?
Một trong những phiên bản Excel được ưa chuộng hiện nay chính là Excel 365, thuộc Bộ Ứng dụng Văn phòng Microsoft Office 365. Excel 365 được ra mắt năm 2020 cùng với các phần mềm khác như Word, PowerPoint,…
Excel 365 có một số tính năng độc đáo mới, chẳng hạn như:
- Lưu trữ trên điện toán đám mây, giúp người dùng đồng bộ và tải dữ liệu công việc trên mạng để có thể truy cập bất kỳ nơi đâu.
- Kéo – thả hình ảnh từ trình duyệt vào bảng tính một cách dễ dàng, không cần phải lưu và nhập vào.
- Flash Fill giúp người dùng sao chép, dán, xóa cụm ký tự một cách thông minh [Đây là một tính năng đột phá của Excel 365].
- Có tất cả các tính năng, công thức hàm mới, các dạng biểu đồ mới, các trợ năng cải tiến,… của Excel 2019.
Excel 365 là phiên bản hiện đại và cung cấp nhiều tính năng mới hơn
Excel 365 là phiên bản hoàn hảo cho những ai muốn sử dụng Excel với đầy đủ các tính năng offline và online, đặc biệt là dịch vụ lưu trữ đám mây.
7. So sánh giữa Microsoft Excel và Google Sheets
7.1. Đối với Microsoft Excel
Ms Excel là phần mềm bảng tính hàng đầu thế giới với hơn 36 năm kinh nghiệm phát triển. Excel cung cấp cho người dùng hàng trăm công thức hàm nhanh gọn, chính xác và vượt trội hơn so với Google Sheets về độ đa dạng tối ưu.
Không những thế, Excel còn cho phép người dùng làm việc offline một cách dễ dàng, an toàn, không lo bị mất dữ liệu hay gặp lỗi như trên Google Sheets.
7.2. Đối với Google Sheets
Google Sheets có ưu điểm là cho phép người dùng cộng tác online một cách hiệu quả và linh hoạt. Bạn không cần lo lắng về việc cài đặt Excel hay lưu file trên máy tính, chỉ cần có tài khoản Google là bạn có thể truy cập và chia sẻ bảng tính của mình với đồng nghiệp hay đối tác.
Google Sheets cần phải đăng nhập tài khoản Google để sử dụng
Google Sheets cũng được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, nên bạn có thể làm việc trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet.
8. Tổng kết
Trên đây là toàn bộ thông tin về Excel là gì cũng như các tính năng hữu ích của phần mềm. Hy vọng bài viết trên có thể giúp bạn trải nghiệm thử Excel và xử lý các công việc tối ưu hơn nhé!
Viện Di Động là hệ thống uy tín, chuyên sửa chữa điện thoại, laptop và nhiều thiết bị công nghệ khác. Đồng thời còn cung cấp dịch vụ Bảo hành & Sửa chữa các thiết bị Apple – Mac tại 73 Trần Quang Khải và Vertu tại 73 Đồng Khởi.