Khi sử dụng email cá nhân như gmail, hotmail, hoặc email doanh nghiệp, bạn có nhiều lựa chọn cách sử dụng email để đọc và gởi thư. Chúng bao gồm sử dụng webmail, phần mềm trên máy tính hoặc phần mềm trên điện thoại thông minh. Việc sử dụng webmail rất đơn giản, bạn chỉ cần truy cập vào website máy chủ của dịch vụ email đang sử dụng và đăng nhập là có thể sử dụng ngay. Tuy nhiên, khi sử dụng phầm mềm trên máy tính hoặc smartphone, bạn cần rất nhiều thông tin cài đặt, một trong số đó chính là giao thức gởi và nhận email.
Giao thức email là gì?
Giao thức email là một phương thức liên lạc được thiết lập giữa hai thiết bị và email được chuyển giữa chúng. Khi một email được chuyển, một máy chủ email và hai thiết bị nhận / gởi email sẽ tham gia. Máy chủ email lưu trữ thư và cho phép thiết bị nhận truy cập và tải xuống nếu cần. Có bốn giao thức email khác nhau. Các giao thức này khác nhau về cách chúng thiết lập kết nối và cho phép người dùng truy cập vào email. >> Email doanh nghiệp.
POP3 [Post Office Protocol 3]
Đây là một giao thức đơn giản, được tiêu chuẩn hóa, cho phép người dùng truy cập hộp thư email của họ trên Internet và tải email về máy tính của họ. Thiết kế đơn giản của POP3 cho phép người dùng email thông thường có kết nối Internet để truy cập email. Họ có thể đọc email, soạn thảo email mới hoặc trả lời email khi đang ngoại tuyến và có thể gửi những email này khi trực tuyến trở lại.
IMAP [Internet Message Access Protocol]
Đây là một giao thức tiêu chuẩn được sử dụng để chuyển email của người dùng. Giống như POP3, nó cũng hỗ trợ cả chế độ truy cập email trực tuyến và ngoại tuyến. Email chỉ được tải xuống máy của người dùng khi có yêu cầu cụ thể để xem email đó. Người dùng có thể tải email về máy tính của họ trong khi vẫn giữ một bản sao trên máy chủ. Các email trên máy chủ là bản sao chính và mọi thứ thay đổi trên máy cục bộ đều được cập nhật bởi những gì có trên máy chủ.
IMAP cung cấp khả năng tìm kiếm mạnh mẽ cho người dùng hiểu biết về email để tìm kiếm email trong máy chủ. Điều này rất hữu ích vì không cần tải xuống các thư – tiết kiệm thời gian cho người dùng.
Người dùng cũng có thể tạo các hộp thư mới được hiển thị dưới dạng thư mục trên máy chủ và di chuyển thư giữa các thư mục. Tính năng này cho phép truy cập vào các thư mục chia sẻ và công khai.
Gmail là một máy chủ email có sử dụng giao thức IMAP. Các ứng dụng email như Microsoft Outlook có thể được sử dụng để truy cập những email này trực tiếp trên máy chủ và máy cục bộ sau khi tải xuống.
>> Dịch vụ đăng ký Email theo tên miền giá rẻ.
SMTP [Simple Mail Transfer Protocol]
SMTP là một giao thức đơn giản, dựa trên văn bản, hoạt động tốt nhất khi các thiết bị được kết nối với nhau. Tuy nhiên, giao thức SMTP chỉ có thể được sử dụng để gửi email. Không giống như các giao thức POP3 và IMAP, SMTP không cho phép người dùng lấy email từ máy chủ. Điều này hạn chế việc sử dụng SMTP ở một mức độ nào đó. Để khắc phục sự cố này, SMTP cung cấp một tính năng xếp hàng đợi các thư trên máy chủ để các thư liên kết với hệ thống nhận có thể được gửi đi.
Một trong những vấn đề chính với SMTP là thiếu xác thực email người gửi. SMTP cũng thiếu các tính năng bảo mật và do đó người dùng nhận được email spam.
Exchange
Exchange là một giao thức email công ty của Microsoft và khá giống với giao thức IMAP đã giải thích ở trên. Giao thức này cho phép bạn không chỉ truy cập email của mình qua internet từ nhiều thiết bị mà còn cả các tác vụ, lịch và thông tin liên hệ được kết nối với địa chỉ email đó. Vì lý do này, nó đặc biệt hữu ích đối với các tổ chức có nhân viên chia sẻ nhiều loại thông tin và cộng tác từ xa.
Email server là máy chủ thư điện tử dùng để gửi và nhận thư, là một giải pháp email dành cho các doanh nghiệp dùng trong quản lý và truyền thông nội bộ, thực hiện các giao dịch thương mại yêu cầu sự ổn định, tính liên tục với tốc độ nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo tính an toàn cao.
>> Hệ thống mail server hoạt động theo những giao thức nào?
>> An toàn và bảo mật tuyệt đối với hệ thống email server
>> Những điều cần biết về email server
Những giao thức sử dụng trong hệ thống email server gồm: SMTP, POP3, IMAP – là những giao thức được sử dụng để chuyển phát thư, mỗi giao thức là tập hợp cụ thể của các quy tắc giao tiếp giữa các máy tính.
Giao thức SMTP
SMTP là từ viết tắt của Simple Mail Transfer Porotocol. Nó là giao thức tin cậy chịu trách nhiệm phân phát mail, nó chuyển mail từ hệ thống mạng này sang hệ thống mạng khác, chuyển mail trong hệ thống mạng nội bộ. Giao thức SMTP được định nghĩa trong RFC 821, là một dịch vụ tin cậy, hướng kết nối [connection-oriented] được cung cấp bởi giao thức TCP [Transmission Control Protocol ], nó sử dụng số hiệu cổng [well-known port] 25 trong quá trình làm việc của mình.
Giao thức POP3
POP3 được viết tắt từ Post Office Porotocol version 3, giao thức dùng để tải email từ một máy chủ email, sau đó truyền đạt lại thông tin khác cho người nhận.
Khác với SMTP, POP3 sử dụng cổng TCP 110. POP3 và IMAP4 [Internet Message Access Protocol] được xem là 2 chuẩn giao thức internet thông dụng nhất dùng để lấy nhận email. Hầu như các máy tính hiện nay đều hỗ trợ cả 2 giao thức này.
Giao thức IMAP
IMAP là từ viết tắt Internet Message Access Protocol, là giao thức thế hệ mới của POP. IMAP sử dụng cổng tcp 143, đặt sự kiểm soát email trên mail server trong khi nhiệm vụ của POP là tải toàn bộ thông điệp Email về client server yêu cầu.
Cụ thể, IMAP cung cấp truy cập email theo ba chế độ khác nhau: offline [ngoại tuyến], online [trực tuyến] và disconnected [ngắt kết nối].
Offline IMAP: Các thông điệp email được truyền đến máy client server, xóa khỏi mail server và mối liên kết bị ngắt. Sau đó người dùng đọc, trả lời, làm các việc khác ở chế độ ngoại tuyến, và nếu muốn gửi thư mới đi họ phải kết nối lại.
Online IMAP: Người dùng đọc và làm việc với thông điệp email trong khi vẫn giữ đang kết nối với mail server [kết nối mở]. Các thông điệp này vẫn nằm ở mail server cho đến khi nào người dùng quyết định xóa nó đi. Chúng đều được gắn nhãn hiệu cho biết loại để “đọc” hay “trả lời”.
Disconnected: Cho phép người dùng lưu tạm thông điệp ở client server và làm việc với chúng, sau đó cập nhật trở lại vào mail server ở lần kết nối kế tiếp.
Ngoài 3 giao thức trên còn có rất nhiều các giao thức khác để gửi/ nhận và sử dụng email nhưng phần lớn trong chúng ta đều sử dụng web mail thông qua trình duyệt, điện thoại hoặc một trong ba giao thức chính kể trên.