Giáo trình hướng dẫn sử dụng outlook 2010 microsoft vietnam

Download giáo trình hướng dẫn sử dụng Outlook 2010, tải giáo trình học Outlook 2010, Giáo Trình Microsoft Outlook 2010

Mô tả

CHƯƠNG I: LÀM QUEN VỚI OUTLOOK 2010 1. Làm quen Outlook 2010 2. Các thao tác cơ bản

CHƯƠNG II: CÁC CÔNG CỤ TIỆN ÍCH TRONG OUTLOOK 1. Tasks – nhiệm vụ, tác vụ 2. Contact 3. Tạo chữ ký cho Email

CHƯƠNG III: QUẢN LÝ HỘP THƯ CỦA BẠN VỀ DUNG LƯỢNG VÀ LƯU TRỮ 1. Xác định kích thước hộp thư và làm giảm dung lượng 2. Di chuyển hoặc sao chép tin nhắn vào các thư mục cá nhân 3. Lưu trữ các thư từ cũ

CHƯƠNG IV: SỬ DỤNG LỊCH LÀM VIỆC MỘT CÁCH HIỆU QUẢ 1. Căn bản về Outlook Calendar 2. Xem và sử dụng nhiều lịch làm việc

CHƯƠNG V: QUẢN LÝ CÁC THÔNG TIN

1. Tạo các thông tin về bản thân
2. Thêm và xóa thông tin trên Business Card
3. Chuyển đổi các thông tin trên Business Card .

CHƯƠNG VI: THỦ THUẬT 1. Đừng lưu những gì quan trọng trong hộp thư "phế thải 2. Thư rác – thiết lập một lần để quên hẳn 3. Gửi thư số lượng lớn với Word 4. Tạo hộp thư tìm kiếm 5. Sao lưu Microsoft Outlook không cần phần mềm 6. Skylook 2.0 7. Cấu hình tài khoản gmail 8. Mở Calendar, Contacts hay Task List cùng lúc 9. Hiển thị ngày tháng ở Calendar 10. Sử dụng ký tự viết tắt cho ngày, giờ 11. Tùy biến thanh Ribbon 12. Thêm dữ liệu lịch biểu vào email 13. Bỏ các add-in không cần thiết 14. Các phím tắt 15. Kéo và thả bất cứ thứ gì 16. Kích phải bất cứ thứ gì 17. Tìm kiếm mọi thứ 18. Tạo các thư mục mở cho bất cứ thứ gì 19. Tiết kiệm thời gian thời gian, chỉ Download tiêu đề của Email

[DLLL]upfile.vn/e7gn fshare.vn/file/ZCAOE2LP4R/ mega.co.nz/#!Z9EV1IrI!WP5f1BxSKM8dPRYZiMX3HSTD3QVLwH1LKzexL8bGqas[/DLLL]

Nguồn: Sưu tầm​

• Chủ đề giao trinh outlook giao trinh outlook 2010 giao trinh su dung outlook huong dan su dung outlook [Type text] Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 1 Mục lục: CHƢƠNG I: LÀM QUEN VỚI OUTLOOK 2010 6 1. Làm quen Outlook 2010 6
• Quản lý nhiều tài khoản e-mail từ một nơi 6
• Social Networking Integration: 6
• Tìm hiểu về Ribbon 9
• Thanh công cụ mini 10
• Calendar- lịch làm việc 10
• Tác dụng của Contacts 11 2. Các thao tác cơ bản 11
• Dùng nhiều tài khoản Outlook trên một PC 11
• Một số khái niệm: 15
• Gởi email cho nhiều ngƣời nhƣng dấu tên ngƣời nhận 17
• Đính kèm file vào Email 18
• Chèn hình ảnh vào nội dung Email 19
• Chỉnh sửa hình ảnh bạn chèn vào Email 20
• Quan sát các file đính kèm trƣớc khi gửi email 21
• Tạo email trả lời tự động [auto reply] 21
• Khôi phục các message đã bị xoá trong Outlook 23
• Triệu hồi và sửa thƣ…trót gửi với MS Outlook 28
• Sử dụng nút voting 32
• Theo dõi e-mail gửi đi 35 CHƢƠNG II: CÁC CÔNG CỤ TIỆN ÍCH TRONG OUTLOOK 36 1. Tasks – nhiệm vụ, tác vụ 36
• Tạo một nhiệm vụ [công việc cần thực hiện] 36
• Đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn tất 37 Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 2 2. Contact 40
• Tạo một contact [thông tin liên hệ] 40
• Tạo Contact từ email đã nhận 41
• Tạo Contact Group trong Microsoft Outlook 42
• Chuyển danh bạ từ Gmail vào MS Outlook 2010 45 3. Tạo chữ ký cho Email 51
• Nội dung chữ ký Email 51
• Cách tạo chữ ký trong Email 52
• Đƣa hình ảnh vào chữ ký 54
• Đƣa Business Card vào chữ ký 55
• Chèn một chữ ký tự động 55
• Chèn chữ ký bằng tay 56 4. Các tính năng khác 56
• Ƣu tiên theo dõi email bằng cờ 56
• Thay đổi các mục trong TO-DO BAR 57
• Cách tắt, mở TO-DO BAR 59
• Sắp xếp hộp thƣ bằng màu sắc 59
• Đánh dấu các Email bằng thẻ màu Categories 62
• Tạo các thƣ mục chuyên nghiệp 66  Cách tạo thƣ mục 66  Di chuyển các email vào thƣ mục vừa tạo 66  Di chuyển các Email vào thƣ mục bằng lệnh 67  Tạo quy tắc nhận mail 67
• Cách thức tạo và sử dụng email mẫu 67
• Sao lƣu và phục hồi Rules trong Outlook 70 Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 3
• Xóa các thƣ mục chứa Email 73
• Tìm Email một cách nhanh chóng 73
• Tìm Email nhanh với công cụ Instant Search 73 CHƢƠNG III: QUẢN LÝ HỘP THƢ CỦA BẠN VỀ DUNG LƢỢNG VÀ LƢU TRỮ 75 1. Xác định kích thƣớc hộp thƣ và làm giảm dung lƣợng 75
• Dung lƣợng của Email 75
• Xem dung lƣợng hộp thƣ 75
• Kiểm tra dung lƣợng các thƣ mục bằng Mailbox Cleanup 77
• Lƣu các tập tin đã đính kèm vào ổ đĩa 80
• Xóa vĩnh viễn các Email ra khỏi hộp thƣ 81
• Tác dụng của Junk Mail 82 2. Di chuyển hoặc sao chép tin nhắn vào các thƣ mục cá nhân 82
• Căn bản về kho lƣu trữ 82
• Lƣu các email vào thƣ mục cá nhân 84
• Cách tạo các thƣ mục cá nhân 85
• Cách chọn các subfolder trong thƣ mục cá nhân 86
• Di chuyển Email vào thƣ mục cá nhân 87
• Lƣu trữ emai ra ổ đĩa 88
• Phân loại thƣ 90 3. Lƣu trữ các thƣ từ cũ 97
• Làm quen với AutoArchive 97
• Xác định Email cũ trong AutoArchive 98
• Lƣu trữ Calendar 99 CHƢƠNG IV: SỬ DỤNG LỊCH LÀM VIỆC MỘT CÁCH HIỆU QUẢ 101 1. Căn bản về Outlook Calendar 101 Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 4
• Tạo các mục trong Calendar 101
• Kiểm tra Calendar 104
• Chọn lựa cách lập biểu trong Calendar 106
• Tạo các cuộc hẹn 107
• Tạo lịch cho các cuộc họp 109
• Tạo lịch cho việc tham gia hội thảo 109
• Kiểm tra các nhiệm vụ đã tạo ra 112
• Các ứng dụng ngoài việc gửi Email trong Outlook 113
• Hiển thị lại các nhiệm vụ 113
• Điều chỉnh nhiệm vụ theo định kỳ 114
• Chọn cách nhắc nhở 115
• Tô màu cho các hạng mục 116 2. Xem và sử dụng nhiều lịch làm việc 117
• Tạo một Calendar mới 117
• Quản lý các thƣ mục cá nhân 119
• Tạo một cuộc hẹn ở nhiều Calendar 119
• Tạo nhóm cho các Calendar trong Navigation Pane 120
• Sử dụng và chia sẻ Calendar 120 CHƢƠNG V: QUẢN LÝ CÁC THÔNG TIN 128
• Tạo các thông tin về bản thân 128
• Thêm và xóa thông tin trên Business Card 129
• Chuyển đổi các thông tin trên Business Card 130
• Điều chỉnh tất cả trong Business Card 132
• Gửi Email có kèm theo Business Card 133
• Đính kèm Business Card trong phần chữ ký 134
• Khi thay đổi Business Card – trở lại mục Contacts 136 Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 5
• Tạo khoảng trắng trong Business Card 137 Chƣơng VI: Thủ thuật: 138 1. Đừng lƣu những gì quan trọng trong hộp thƣ "phế thải" 139 2. Thƣ rác – thiết lập một lần để quên hẳn 139 3. Gửi thƣ số lƣợng lớn với Word 140 4. Tạo hộp thƣ tìm kiếm 140 5. Sao lƣu Microsoft Outlook không cần phần mềm 140 6. Skylook 2.0 142 7. Cấu hình tài khoản gmail 142 8. Mở Calendar, Contacts hay Task List cùng lúc 145 9. Hiển thị ngày tháng ở Calendar 146 10. Sử dụng ký tự viết tắt cho ngày, giờ 146 11. Tùy biến thanh Ribbon 147 12. Thêm dữ liệu lịch biểu vào email 148 13. Bỏ các add-in không cần thiết 148 14. Các phím tắt 149 15. Kéo và thả bất cứ thứ gì 150 16. Kích phải bất cứ thứ gì 150 17. Tìm kiếm mọi thứ 150 18. Tạo các thƣ mục mở cho bất cứ thứ gì 151 19. Tiết kiệm thời gian thời gian, chỉ Download tiêu đề của Email 151 Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 6 CHƢƠNG I: LÀM QUEN VỚI OUTLOOK 2010 1. Làm quen Outlook 2010
• Quản lý nhiều tài khoản e-mail từ một nơi Bạn có thể dễ dàng quản lý e-mail từ hộp thƣ nhiều. Đồng bộ hóa các loại email của nhiều tài khoản e-mail từ các dịch vụ nhƣ Hotmail, Gmail hoặc chỉ là về bất kỳ nhà cung cấp khác sang Outlook 2010.
• Social Networking Integration: Microsoft nhận ra xu hƣớng phát triển của mạng xã hội nên đã thêm Outlook Social Connector vào ứng dụng Outlook 2010. Outlook Social Connector có thể vừa xem mail, vừa cập nhật tình trạng, chia sẻ tập tin và hình ảnh. Từ đó giúp duy trì và mở rộng mạng lƣới xã hội của bạn tốt hơn. Sẽ xuất hiện Facebook add-in trong những phiên bản đầu. Cũng như các phiên bản Outlook trước, người dùng có thể đặt trang chủ của mình cho một thư mục. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 7 Quản lý lịch từ nay sẽ đơn giản và tốt hơn Outlook 2007, khả năng đồng bộ đúng với lịch hiện tại. Bên cạnh khoản chỉnh giao diện người dùng, sẽ có thêm nhiều lựa chọn để kết nối tới các dịch vụ bên ngoài, sản phẩm và khách hàng. Học tập phong cách tối giản hết sức từ Windows 7, giao diện làm việc Office 2010 đã gọn gàng chứ không còn lộn xộn như trước. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 8 Windows Live Mail thật đáng khen, các Ribbon có thể dễ dàng quản lý để ẩn, hiển thị hoặc biến mất hoàn toàn. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 9 Khi nâng cấp lên phiên bản mới, người dùng chỉ cần thực hiện thông qua quá trình cài đặt. Thậm chí nếu gỡ bỏ version cũ thì phần setting vẫn được duy trì.
• Tìm hiểu về Ribbon Giao diện mới của Outlook 2010 có tên gọi là Ribbon. Nếu bạn đã sử dụng Microsoft Office Word 2010, các giao diện sẽ quen thuộc với bạn hơn vì trong Outlook 2010 được soạn thảo dựa trên Word 2010, các lệnh trong Word sẽ có sẵn khi bạn soạn soạn nội dung trên Outlook. Ribbon của outlook 2010 được sắp xếp như sau: 1 Tabs: các giao diện được tạo ra từ các Tab khác nhau. Ở hình trên là giao diện của tab Message. Trong các tab là các lệnh và các nút lệnh. 2 Groups: Mỗi Tab có các lệnh liên quan đến nhau, ta có thể gom thành một nhóm [group]. Ví dụ hình trên là nhóm Basic Text. 3 Trong hộp Font chữ có chứa các kiểu chữ dùng để định dạng các kiểu chữ. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 10
• Thanh công cụ mini Thanh công cụ mini giúp người dùng định dạng văn bản thuận lợi và nhanh chóng hơn. 1 Chọn văn bản của bạn bằng cách kéo chuột để tô khối, sau đó Click chuột phải, thì thanh công cụ sẽ hiện ra. 2 Thanh công cụ sẽ xuất hiện chìm trên nền văn bản. Nếu bạn trỏ đến nó, nó sẽ hiện nổi lên và bạn có thể sử dụng nó để định dạng văn bản.
• Calendar- lịch làm việc Tính năng Calendar cần thiết cho ai thƣờng xuyên phải sắp xếp thời gian gặp khách hàng, hội họp. Ngƣời dùng còn có tùy chọn nhắc lịch làm việc theo giờ, theo ngày [dòng nhắc nhở hiện trên màn hình theo lịch hẹn]… Thông tin lịch làm việc của từng cá nhân trên thƣ mục dùng chung còn giúp ngƣời dùng biết đồng nghiệp khi nào bận công tác, nghỉ ốm… Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 11
• Tác dụng của Contacts Bạn có nhiều mối quan hệ, bạn không thể nhớ hết nghề nghiệp, địa chỉ … của từng người. Trong Outlook 2010, Contacts có tác dụng lưu trữ thông tin của đối tác của bạn, để dễ dàng cho việc tìm kiếm. Bạn có thể lưu bất kỳ thông tin của ai trong Contacts. 2. Các thao tác cơ bản
• Dùng nhiều tài khoản Outlook trên một PC Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 12 Show Profiles Nhấn nút Add Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 13 Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 14 Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 15
• Một số khái niệm: Các giao thức gửi và nhận Email
• SMTP [từ chữ Simple Mail Transfer Protocol] hay là giao thức chuyển thƣ đơn giản. Đây là một giao thức lo về việc vận chuyển email giữa các máy chủ trên đƣờng trung chuyển đến địa chỉ nhận cũng nhƣ là lo việc chuyển thƣ điện tử từ máy khách đến máy chủ. Hầu hết các hệ thống thƣ điện tử gửi thƣ qua Internet đều dùng giao thức này. Các mẫu thông tin có thể đƣợc lấy ra bởi một email client. Những email client này phải dùng giao thức POP hay giao thức IMAP.
• IMAP [từ chữ Internet Message Access Protocol] hay là giao thức truy nhập thông điệp [từ] Internet. Giao thức này cho phép truy nhập và quản lý các mẫu thông tin về từ các máy chủ. Với giao thức này ngƣời dùng email có thể đọc, tạo ra, thay đổi, hay xoá các ngăn chứa, các mẫu tin đồng thời Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 16 có thể tìm kiếm các nội dung trong hộp thƣ mà không cần phải tải các thƣ về.
• Phiên bản mới nhất của IMAP là IMAP4 tƣơng tự nhƣng có nhiều chức năng hơn giao thức POP3. IMAP nguyên thuỷ đƣợc phát triển bởi đại học Standford năm 1986.
• POP [từ chữ Post Office Protocol] hay là giao thức phòng thƣ. Giao thức này đƣợc dùng để truy tìm các email từ một MTA. Hầu hết các MUA đều dùng đến giao thức POP mặc dù một số MTA cũng có thể dùng giao thức mới hơn là IMAP. Hiện có hai phiên bản của POP. Phiên bản đầu tiên là POP2 đã trở thành tiêu chuẩn vào thập niên 80, nó đòi hỏi phải có giao thức SMTP để gửi đi các mẫu thông tin. Phiên bản mới hơn POP3 có thể đƣợc dùng mà không cần tới SMTP. - Mục Inbox: Là hộp thƣ đến, cho biết số lƣợng thƣ đã gửi đến, khi chọn mục này thì khung giữa hiện ra tên, địa chỉ, tiêu đề nội dung,… hộp thƣ của ngƣời gửi đến. - Mục Drafts: Là mục lƣu các nội dung thƣ đã soạn nhƣng chƣa hoàn chỉnh và không gởi đi. - Mục Outbox: Là hộp thƣ đi, sẽ lƣu địa chỉ, nội dung thƣ đã gởi đi [chú ý là phải có xác lập cho mục này, nếu không sẽ không lƣu]. - Mục Sent Items: Là mục lƣu các nội dung thƣ đã gởi đi thành công - Mục Deleted Items: Các thƣ đã xóa, khi xóa thƣ thì địa chỉ và nội dung thƣ đã xóa sẽ chuyển sang mục này chứ chƣa xóa hẳn khỏi mail. Nếu muốn Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 17 xóa hẳn khỏi mail thì click phải chuột tại mục này và chọn Empty Deleted Items. - Mục Junk E-mail: lọc các email quảng cáo, Spam hay những thƣ điện tử không mời mà đến - Mục Outbox: Là hộp thƣ đi, sẽ lƣu địa chỉ, nội dung thƣ đã gởi đi [chú ý là phải có xác lập cho mục này, nếu không sẽ không lƣu]. - Mục RSS Feeds: RSS [Really Simple Syndication] Dịch vụ cung cấp thông tin cực kì đơn giản. Dành cho việc phân tán và khai thác nội dung thông tin Web từ xa [ví dụ như các tiêu đề, tin tức]. Sử dụng RSS, các nhà cung cấp nội dung Web có thể dễ dàng tạo và phổ biến các nguồn dữ liệu ví dụ như các link tin tức, tiêu đề, và tóm tắt. Một cách sử dụng nguồn kênh tin RSS được nhiều người ưa thích là kết hợp nội dung vào các nhật trình Web [weblogs, hay "blogs"]. Blogs là những trang web mang tính các nhân và bao gồm các mẩu tin và liên kết ngắn, thường xuyên cập nhật.
• Gởi email cho nhiều ngƣời nhƣng dấu tên ngƣời nhận Thƣ điện tử [email] có 1 điểm ƣu việt so với thƣ thƣờng là ta có thể gởi 1 thƣ cho rất nhiều ngƣời cùng lúc mà thời gian gởi đi cũng không khác gởi cho 1 ngƣời. Thông thƣờng, ta để tất cả địa chỉ email của ngƣời nhận vào mục To hay CC nhƣng nhƣ vậy thì những ngƣời nhận thƣ đều thấy toàn bộ danh sách ngƣời nhận, khá là bất tiện nếu có ngƣời muốn giấu địa chỉ email của mình. Dƣới đây là một cách gởi thƣ cho nhiều địa chỉ nhƣng giấu danh sách địa chỉ này không cho ngƣời nhận thƣ xem. Một thƣ điện tử thƣờng có các mục: địa chỉ ngƣời nhận [To]; chủ đề của thƣ [Subject]; bản sao đồng gởi thƣờng [Cc - Carbon Copy], bản sao đồng gởi bí mật [Bcc - Blind Carbon Copy]. Khi bạn gởi thƣ đi, tất cả những gì ghi trong mục To, Cc và Subject sẽ đƣợc hiển thị đầy đủ trong e-mail của ngƣời nhận. Riêng nội dung trong mục Bcc sẽ không đƣợc hiển thị trong thƣ khi nhận. Chú ý: khi có nhiều địa chỉ trong các mục To, Cc, Bcc; các địa chỉ phải cách nhau bằng dấu chấm phẩy. Không nên gởi cho quá nhiều địa chỉ cùng lúc vì các nhà cung cấp dịch vụ sẽ ngăn chặn vì tƣởng là bạn đang gieo rắc thƣ rác. Tất cả các dịch vụ Web mail đều cung cấp sẳn tính năng Bcc trong cửa sổ soạn thảo email. - Trong cửa sổ soạn thảo emai của Outlook, bạn mở menu Options rồi chọn View Bcc. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 18
• Đính kèm file vào Email Bạn muốn đính kèm file nào đó vào thông báo bạn gửi đi [VD: file Word, Exel] bạn làm các bước sau: 1 Nhập địa chỉ người nhận Email ở hộp TO 2 Nhập tiêu đề Email ở hộp Subject 3 Nhấp vào biểu tượng Attach file, chọn đường dẫn đến nơi lưu trữ file đó, chọn file bạn muốn gửi. Nhấn Insert hoặc phím Enter. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 19 4 Bạn có thể nhập hoặc không nhập nội dung email muốn gửi, sau đó nhấn vào nút Send, Email đã được gửi đi cùng file đính kèm.
• Chèn hình ảnh vào nội dung Email - Tạo email mới - Chọn Tab Insert, click chọn Picture trong nhóm Illustrations Chọn một hoặc nhiều hình để chèn vào trong nội dung email Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 20
• Chỉnh sửa hình ảnh bạn chèn vào Email Để chỉnh sửa hình ảnh bạn làm các bƣớc sau: 1 Chọn hình ảnh bạn đã đƣa vào trong email. 2 Bạn sẽ thấy hình ảnh xuất hình trên giao diện và các công cụ xung quanh nó. 3 Bạn dùng các công cụ này để chỉnh sửa hình ảnh theo ý của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ trên với biểu đồ, bản vẽ, sơ đồ hoặc tin nhắn. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 21
• Quan sát các file đính kèm trƣớc khi gửi email Trong Outlook 2010s7, khi bạn nhận đƣợc các tài liệu đính kèm ta có thể quan sát các file này trƣớc khi mở chúng hoặc lƣu về ổ đĩa. Nó giúp cho máy tính của bạn an toàn hơn, tránh lƣu về các mã độc. Để xem đƣợc các file này ta nhấn vào biểu tƣợng file đó [nhƣ hình trên]. Bạn có thể quan sát các file đó ở cửa sổ đọc [cột bên trái Outlook].
• Tạo email trả lời tự động [auto reply] Khi bạn đi công tác không check mail được, nếu nhận được thư mà bạn muốn tự động gửi thư trong Inbox đến một địa chỉ thư định trước, trong MS Outlook không hỗ trợ nhưng có thể cài thêm chương trình để có chức năng này là Auto Reply File >Info > Automatic Replies Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 22 Hiển thị hộp thoại Automatic Replies > Chọn I am currently Out of the Office Nhập nội dung vào khung “AutoReply only once to each sender with the following text”. Nếu muốn sử dụng thêm điều kiện để trả lời email tự động chọn vào nút Add Rule… Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 23 Sau cùng nhấn nút OK
• Khôi phục các message đã bị xoá trong Outlook Cách khôi phục các file bị xoá ở mức lƣu trữ mailbox và trong Public Folders trong môi trƣờng Exchange Server. Chú ý: Phƣơng thức này không chỉ đƣợc dùng để phục hồi thƣ hay tin nhắn bị xoá. Đây có thể đƣợc coi là một chƣơng trình phục hồi, giảm thời gian khôi phục cho các phần tử bị xoá dù không phải là giải pháp sao lƣu hoàn chỉnh. Chƣơng trình này có thể đƣợc dùng với các giải pháp sao lƣu Exchange Server hoặc thành phần khác nhƣ Recovery Storage Groups [Các nhóm lƣu trữ khôi phục], Restore online and offline [Khôi phục trực tuyến và phi trực tuyến]. Hiểu về xoá mềm và xoá cứng trong môi trƣờng Exchange Server Có hai kiểu xoá dữ liệu trong môi trƣờng Exchange Server: xoá mềm và xoá cứng Xoá mềm: là khi dữ liệu bị xoá bằng phím DELETE và các dữ liệu đó sẽ bị chuyển vào thƣ mục Deleted Items. Xoá cứng: là khi dữ liệu bị xoá hoàn toàn bằng cách ấn tổ hợp phím SHIFT + DELETE và dữ liệu tự động đƣợc loại bỏ khỏi ổ cứng máy. Các thƣ thƣờng bị xoá cứng trong trƣờng hợp:  Ấn tổ hợp phím SHIFT+DELETE trong Microsoft Outlook để xoá thƣ.  Làm việc trên client Internet Message Access Protocol 4 [IMAP4] hoặc client khác không có chế độ tự động chuyển thƣ bị xoá vào thƣ mục Deleted Items.  Chuyển thƣ sang định dạng file PST. Cấu hình Exchange Server Trƣớc khi nghĩ về khôi phục dữ liệu thì chuẩn bị cách thức duy trì nó nhƣ thế nào cũng hết sức quan trọng. Mặc định Exchange Server cho phép lƣu lại các thƣ bị xoá trong 7 ngày và tất cả các tài khoản bị xoá trong 30 ngày. Bạn có thể tự chỉnh lại thời gian giới hạn nếu thấy cần, nhƣng phải đảm bảo có đủ dung lƣợng đĩa trống để lƣu trữ các file đã bị xoá cùng với lƣợng ngày tăng lên. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 24 Tất cả các thiết lập này ở mức lƣu trữ mailbox, có thể thực hiện theo các bƣớc sau: 1. Mở Exchange System Manager 2. Vào Administrative Groups 3. Mở rộng 4. Vào Servers 5. Mở rộng 6. Mở rộng 7. Kích phải chuột lên , chọn Properties > Limits Hình 1: Các thuộc tính trong Mailbox Store, xác định số ngày lƣu các file bị xoá trong hộp lƣu trữ mailbox.  Thiết lập này đƣợc đặt ở mức lƣu trữ mailbox. Nhƣ thế có nghĩa là ngƣời dùng sẽ có 7 ngày để phục hồi các thƣ bị xoá cứng. Nhƣng nhiều trƣờng hợp nếu ngƣời dùng là những ngƣời đặc biệt nhƣ các