Hóa đơn chiếu lệ là gì năm 2024

Proforma Invoice đã trở thành thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và giao dịch quốc tế. Hãy cùng Mison Trans khám phá xem Proforma Invoice là gì? Proforma Invoice và Commercial Invoice có điểm gì khác biệt qua bài viết dưới đây nhé!

Proforma invoice (PI) hay còn được gọi là “hoá đơn chiếu lệ”. Là một loại hóa đơn được cung cấp trước để xác nhận cam kết giữa người mua và người bán về việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ tại một thời điểm và giá cả cụ thể trong tương lai.

Proforma invoice thường chứa thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm mô tả, số lượng, giá cả, thông tin vận chuyển và các điều khoản thanh toán. Tuy nhiên, đây không phải là một hóa đơn chính thức và không thể sử dụng là bằng chứng tài chính.

Nói cách khác, proforma invoice là một loại “hóa đơn mẫu” được sử dụng để thông báo cho người mua biết những gì họ có thể mong đợi từ giao dịch, nhưng nó không tạo ra nghĩa vụ pháp lý cho bất kỳ bên nào.

Proforma Invoice được phát hành khi nào?

Thường thì Proforma Invoice được phát hành ngay từ khi bắt đầu giao dịch. Nó không phải là một chứng từ đòi tiền mà chỉ có giá trị tham khảo giữa các bên, vì vậy nó có thể được chỉnh sửa và điều chỉnh ngay cả sau khi đã được ký kết dựa trên Proforma Invoice.

Thời điểm phát hành Proforma Invoice thường là trước khi ký hợp đồng. Nó được sử dụng khi hai bên đã đồng ý thực hiện giao dịch, nhưng chưa có hợp đồng chính thức hoặc chưa có thỏa thuận rõ ràng về số lượng hàng hóa và chưa được đóng gói.

Proforma Invoice cũng thường được sử dụng khi bên xuất khẩu cần chứng từ để tiến hành thủ tục xuất khẩu.

Proforma Invoice được phát hành khi hàng hóa chưa được đóng gói hoặc chưa được gửi đi, có nghĩa là chưa có số lượng cuối cùng.

Thông thường, Hóa đơn thương mại (CI) sẽ được phát hành sau khi hàng đã được đóng gói, lúc đó người bán có thể cung cấp thông tin về số lượng chính xác trong Hóa đơn thương mại đó.

Có thể bạn quan tâm: Invoice là gì? Có bao nhiêu loại invoice trong xuất nhập khẩu?

Nội dung của Proforma Invoice

Bạn sẽ thấy trên hóa đơn chiếu lệ (PI) thường có các thông tin sau:

1. Thông tin của người bán

Bao gồm các thông tin cơ bản như tên công ty người mua, địa chỉ, số điện thoại, fax, người liên hệ.

2. Thông tin của người mua

Bao gồm các thông tin cơ bản như tên công ty người mua, địa chỉ, số điện thoại, fax, người liên hệ.

3. Chi tiết vận chuyển

Các chi tiết vận chuyển và hậu cần quan trọng được đưa vào để giúp người mua, người bán và các công ty hậu cần sắp xếp việc vận chuyển hàng hóa một cách chính xác. Bao gồm:

• Phương thức gửi hàng – Vận tải đường bộ, đường sắt, đường hàng không hoặc đường biển
• Loại lô hàng – FCL, LCL, Hàng rời hoặc loại khác
• Cảng bốc hàng (POL)
• Cảng dỡ hàng (POD)

Lưu ý – Hóa đơn thương mại sẽ bao gồm tên tàu/máy bay, số chuyến đi và ngày khởi hành, nước xuất xứ hàng hóa & nước đến cuối cùng

4. Số tham chiếu & thông tin bổ sung

Phần này bao gồm số tham chiếu, ngày tháng và thông tin bổ sung:

• Số hóa đơn của người bán
• Ngày (khi hóa đơn được phát hành)
• Số tham chiếu của người mua (thường là số Đơn đặt hàng của người mua)
• Ngày giao hàng
• Điều khoản/phương thức thanh toán (phương thức thanh toán và điều khoản thanh toán, tức là đặt cọc 30%, số dư 70%)
• Các chi tiết bổ sung (thường là thời gian giao hàng, chi tiết về tàu hoặc các ghi chú đơn hàng khác)

5. Chi tiết sản phẩm

Người bán sẽ bổ sung thêm danh sách chi tiết các sản phẩm sẽ được cung cấp. Điều này bao gồm các thông tin quan trọng như:

• Mã sản phẩm (số tham chiếu sản phẩm duy nhất)
• Mô tả hàng hóa
• Đơn vị Số lượng
• Loại đơn vị
• Giá (mỗi loại đơn vị)
• Bất kỳ khoản phí hoặc lệ phí bổ sung nào (thường là phí khuôn mẫu, phí thiết lập, chi phí vận chuyển hoặc thuế)
• Incoterm® & Place – Điều kiện bán hàng và địa điểm được thỏa thuận giữa người mua và người bán
• Đồng tiền giao dịch

6. Thông tin chi tiết ngân hàng

Thông tin ngân hàng chi tiết của người bán. Thường bao gồm:

Chi tiết người thụ hưởng

• Tên doanh nghiệp của người thụ hưởng
• Địa chỉ doanh nghiệp của người thụ hưởng

Chi tiết ngân hàng người nhận thanh toán

• Địa điểm ngân hàng (Quốc gia, Thành phố)
• Tên ngân hàng
• Chi tiết ngân hàng trung gian (nếu có).
• Số tài khoản ngân hàng quốc tế

7. Chữ ký được ủy quyền

Để hoàn thiện tài liệu, người bán có thể thêm thông tin chi tiết về người ký:

• Nơi phát hành
• Ngày phát hành
• Công ty ký kết
• Tên của người ký được ủy quyền
• Chữ ký số

Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Giống nhau:

Cả Proforma Invoice và Commercial Invoice đều thể hiện giá và đặc điểm của hàng hóa.

Khác nhau:

Proforma Invoice Commercial Invoice Thời điểm phát hành Phát hành trước khi gửi hàng Phát hành sau khi lô hàng đã được gửi, hoặc đã đóng xong vào container Nội dung Với Proforma Invoice, hai bên sẽ còn thảo luận để thay đổi các điều khoản (nếu cần) như: số lượng, đơn giá… Thông tin trên Commercial Invoice thường đầy đủ và chính xác hơn, không được tùy tiện chỉnh sửa Tính cam kết Chỉ là sự cam kết ban đầu của người bán gửi tới người mua Là chứng từ chính thức đã xác nhận giao dịch mua bán Hạch toán Không có chức năng (do đây chỉ là bản nháp của hóa đơn) Được dùng để hạch toán kế toán của cả phía người mua và người bán

Proforma Invoice có thể thay thế hợp đồng không?

Proforma Invoice không thể thay thế hợp đồng được.

Hóa đơn proforma chỉ là một loại báo giá hoặc đề xuất giao dịch, không có nghĩa vụ pháp lý cho bất kỳ bên nào. Nó chỉ đơn giản là cung cấp thông tin chi tiết về một giao dịch dự kiến, với các thứ như sản phẩm/dịch vụ, số lượng, giá cả và các điều kiện thanh toán, thông tin vận chuyển dự kiến.

Ngược lại, hợp đồng là một thỏa thuận hợp pháp giữa hai hoặc nhiều bên, tạo ra nghĩa vụ pháp lý cho mỗi bên phải thực hiện những gì đã thỏa thuận.

Hợp đồng thông thường bao gồm các điều khoản chi tiết hơn về giao dịch, bao gồm cả các hậu quả pháp lý khi một bên không tuân thủ những điều đã thỏa thuận.

Vì thế, dù có quan trọng thế nào, hóa đơn proforma không thể thay thế hợp đồng.

Mẫu Proforma Invoice chuẩn hiện nay

Dựa theo kinh nghiệm của Mison Trans, thì việc xử lý hồ sơ hải quan ở Việt Nam thường đòi hỏi hóa đơn thương mại. Vì vậy, Proforma Invoice không cần được cung cấp khi thực hiện thủ tục hải quan.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, Proforma Invoice có thể được sử dụng như một thay thế cho Hợp đồng thương mại để giải thích chi tiết với hải quan khi cần thiết.

Mong rằng, qua bài viết trên bạn đã có thể hiểu khái niệm Proforma Invoice là gì, thời điểm phát hành và sự khác biệt so với Commercial Invoice…