Một hóa đơn giá trị gia tăng hợp lý, hợp lệ ngoài việc đầy đủ các thông tin về tên, loại hàng hóa, giá tiền thì còn cần phải đầy đủ các thông tin và chữ ký của bên mua bên bán. Chữ ký của các bên cũng phải đúng theo quy định chuẩn chỉnh theo TT 39/2014/TT-BTC. Nếu không sai phạm các quy định trên có thể bị phạt tiền từ 3-5 triệu
1. 8 quy định bắt buộc về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng
Điều 4 thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định bắt buộc người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán [nếu có] và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
- Chữ ký phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực , không sử dụng bút phai màu.
- Không được ký bằng mực đỏ.
- Chữ ký phải là chữ ký tươi không sử dụng bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
- Không được sửa chữa, tẩy xóa chữ ký.
- Chữ ký của một người phải thống nhất và đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký.
- Bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị. Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng cho người trực tiếp khác ký. Điền đầy đủ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn GTGT.
- Bên mua hàng không nhất thiết phải có chữ ký trong trường hợp mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX … Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng [ký, ghi rõ họ tên]”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX…
2. Xử phạt vi phạm về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng
Theo nghị định 41/2018/NĐ-CP ngày 12/03/2018 có hiệu lực từ 01/05/2018 xử phạt hành chính vi phạm sau về chữ ký. Phạt tiền từ 3 đến 5 triệu đồng với các vi phạm
- Tẩy xóa sửa chữa chữ ký.
- Ký hóa đơn gtgt bằng mực màu đỏ, mực phai màu.
- Ký bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
- Phạt tiền từ 5 đến 10 triệu đồng với các hành vi
- Ký khi chưa ghi đủ nội dung theo quy định của hóa đơn giá trị gia tăng thuộc trách nhiệm của người ký.
- Ký hóa đơn mà không đúng thẩm quyền.
- Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký.
- Không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên hóa đơn.
Các bài viết liên quan:
\=>>> Ai là người được ký thay trên hóa đơn, chứng từ kế toán? – Kế toán Đức Minh
\=>>> Điều kiện để phó giám đốc ký thay giám đốc trên các hóa đơn, chứng từ
\=>>> 11 trường hợp lỗi về “chữ ký” sẽ bị phạt hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập
\=>>> Chữ ký với kế toán có thật sự quan trọng không?
\=>>> Cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn GTGT
\=>>> Hoá đơn GTGT được viết tắt những gì?
- Ngọc Anh-
\>>> học kế toán ở đâu đống đa
\>>> dạy kế toán ở Hà Đông
\>>> học kế toán tại cầu giấy
\>>> địa chỉ học kế toán tại hoàng mai
Với mục tiêu “Sự thành công của học viên là niềm tự hào của Đức Minh”, Công ty đào tạo kế toán và tin học Đức Minh là nơi đào tạo kế toán thực tế và tin học văn phòng uy tín và chuyên nghiệp nhất Hà Nội hiện nay. Đức Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ hết mình vì học viên, luôn đồng hành cùng học viên trên bước đường đi tới thành công.
Chữ ký nháy thường được bắt gặp trong các loại văn bản hành chính thông dụng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết khi nào được phép sử dụng ký nháy.Ký nháy là gì? Khi nào được ký nháy [Ảnh minh họa]
Hiện nay, chưa có quy định pháp luật cụ thể nào giải thích về thế nào là ký nháy. Tuy nhiên, trên thực tế, việc ký nháy có thể hiểu như sau:
Ký nháy [ký tắt] thường được đặt ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, một số chữ ký nháy đặt ở cuối cùng của văn bản và nằm ở cuối mỗi trang văn bản. Đối với các văn bản hành chính, chữ ký nháy còn nằm ở vị trí bên cạnh chữ “Nơi nhận” thuộc về phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.
Chữ ký nháy được sử dụng để nhằm xác định văn bản đã được kiểm tra về độ chính xác nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước khi trình cho người có thẩm quyền ký chính thức.
Người ký nháy không ký đầy đủ chữ ký của mình như chữ ký thông thường mà chỉ cần ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy.
Ai có quyền ký nháy?
Tại Điều 9 Thông tư 04/2013/TT-BNV quy định:
“1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản [sau dấu ./.] trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức [nêu rõ tên cơ quan, tổ chức] ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định. 2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức [nêu rõ tên cơ quan, tổ chức] và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.”
Như vậy, đơn vị trụ trì soạn thảo văn bản thì người đứng đầu đơn vị đó thực hiện ký nháy, người được giao nhiệm vụ soạn thảo, hay người được giao kiểm tra văn bản được soạn thảo đó phải chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản trước khi đưa lên người có thẩm quyền để thực hiện việc ký chính thức vào văn bản đó.
Người kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, cũng như thể thức, kỹ năng trình bày văn bản, lỗi chính tả của văn bản tiến hành ký nháy vào văn bản để thể hiện văn bản đã được kiểm tra trước khi trình người có thẩm quyền ký chính thức, tạo sự yên tâm cho người ký chính cũng như chịu trách trong phạm vi người ký nháy kiểm tra văn bản.
Người có thẩm quyền ký nháy cần thực hiện theo đúng trình tự thủ tục để tránh những hậu quả pháp lý sau này, bởi người thực hiện ký nháy cũng phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình, chịu trách nhiệm trong phạm vi họ phải xem xét, kiểm tra.
Người ký nháy có trách nhiệm thế nào?
Chữ ký nháy thể hiện người ký đã đọc, xác nhận nội dung của văn bản, không còn chỉnh sửa, thay đổi gì thêm.
Vì thế, chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân, cán bộ nào soạn thảo và rà soát văn bản, văn bản hành chính đó, hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.
Người ký nháy không phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy, chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp là người có chữ ký chính thức tại văn bản.
Tuy nhiên, nếu cá nhân cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không đúng quy định gây thiệt hại, có thể bị áp dụng những hình thức kỷ luật, khiển trách do nội bộ cơ quan đó áp dụng.
Khi nào áp dụng ký nháy
Việc ký nháy được áp dụng khi người soạn thảo, người kiểm tra và rà soát văn bản đã thẩm định về mặt nội dung, thể thức của văn bản hoặc người đọc văn bản xác nhận đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.
Quy cách ký nháy tại văn bản
1. Chữ ký nháy tại dòng nội dung cuối cùng của văn bản
– Chữ ký nháy này thông thường là của người soạn thảo văn bản.
– Việc ký nháy nhằm xác định người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo.
2. Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản
– Chữ ký nháy này được dùng để xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình kiểm tra, rà soát nội dung.
– Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như đóng dấu giáp lai.
– Đồng thời, người ký nháy cũng có thể ký vào từng trang nếu văn bản đó có nhiều trang. Việc ký nháy vào từng trang cũng thể hiện tính liền mạch của văn bản, tránh việc bị đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.
3. Chữ ký tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận
Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.
Quy định về chữ ký hiện nay
Theo Mục II phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định về chữ ký trong văn bản hành chính hiện nay như sau:
– Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.
– Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
+ Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
+ Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức./.
Mọi chi tiết vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn;
CÔNG TY LUẬT TNHH NĂNG & PARTNER – Hotline: 0986.799.399; 0886.799.399
Website: dnlawfirm.com.vn
Email: ducnanglawfirm@gmail.com
Facebook: //www.facebook.com/dnlawfirm.com.vn
Văn phòng tại Hà Nội: 22 đường Nguyễn Khang, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
Chi nhánh tại Thái Nguyên: Số 360/1 Đường Bắc Kạn. Thành phố Thái Nguyên;
Chi nhánh tại Hải Phòng: Tầng 9, tòa nhà Đông Phương, Lô 26BC đường Lê Hồng Phong, phường Đông Khê, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng.