Hướng dẫn cách sử dụng excel cơ bản

Phần mềm Excel 365 không còn quá xa lạ với nhiều người dùng bởi khả năng thống kê và tốc độ xử lý dữ liệu cực kỳ ưu việt. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm các thông tin cơ bản cũng như hướng dẫn sử dụng chi tiết của phần mềm này.

Nội dung bài viết

Excel 365 là gì? Giao diện cơ bản của Excel

Nếu như Google có Google Sheet thì tương tự như vậy Microsoft có Excel 365. Đây được xem là một trong những ứng dụng bảng tính quen thuộc được thiết lập bởi hàng và cột, khi đó người dùng có thể thao tác, sắp xếp và tính toán dữ liệu từ cơ bản đến nâng cao. Ngoài tính năng tạo lập bảng tính, người dùng có thể xây dựng biểu đồ, chèn hình ảnh thêm sinh động và trực quan.

Một bảng tính Excel 365 thông thường sẽ có một giao diện cơ bản bao gồm đầy đủ các tính năng để người dùng có thể sử dụng như:

• Thanh chính

Bao gồm tên bảng tính, ô tìm kiếm, nút lưu trữ tự động, các thay đổi trước hoặc sau khi thao tác cùng các nút thu nhỏ, mở rộng hoặc tắt cửa sổ làm việc.

• Thanh công cụ

Bao gồm tất cả các công cụ mà người dùng có thể sử dụng như tạo tệp dữ liệu mới, chèn nội dung, thông tin hay hình ảnh, trang trí bảng tính, xây dựng công thức, thống kê dữ liệu và xem xét dữ liệu.

• Bảng tính

Tiếp đến là mục bảng tính với rất nhiều các hàng và cột được thiết lập, hàng được đánh dấu lần lượt theo bảng chữ cái và cột được đánh dấu theo số thứ tự. Ở trên và dưới của bảng tính đều xuất hiện thanh trượt di chuyển lên xuống dễ dàng.

• Thanh điều chỉnh

Cuối cùng là thanh điều chỉnh cơ bản để người dùng có thể xem bảng tính dưới các dạng thông thường, bố trí trang, xem trước trang ngắt và thay đổi độ thu nhỏ hoặc phóng to.

Vai trò của Excel 365 với doanh nghiệp hiện nay

Nhìn chung, Excel 365 có thể vận dụng hỗ trợ làm việc hiệu quả cho đa dạng các ngành nghề, lĩnh vực như phân tích kinh doanh, quản lý và theo dõi nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng, báo cáo hiệu suất, phân tích chiến lược, quản lý dự án, ngân sách…

Tài chính và kế toán

Một trong những lĩnh vực áp dụng Excel 365 tốt nhất chính là tài chính và kế toán. Bởi lẽ, việc thực hiện các phép tính toán theo hình thức thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian và làm ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc. Với phần mềm này, doanh nghiệp có thể dễ dàng ghi nhận sổ sách kế toán và tạo lập kế hoạch tài chính để theo dõi hoạt động thu chi chính xác nhất. So với các phần mềm khác, Excel vẫn là sự lựa chọn hoàn hảo nhất mà các doanh nghiệp cần lưu ý.

Theo dõi và quản lý sản phẩm

Việc ứng dụng Excel 365 trong bộ phận quản lý và phát triển sản phẩm giúp xác định kế hoạch mục tiêu rõ ràng, đảm bảo KPI đúng tiến độ và dễ dàng quản lý nhanh chóng. Toàn bộ thông tin của khách hàng sẽ được lưu trữ an toàn trên phần mềm này để doanh nghiệp có thể đưa ra phương án Marketing mới cho khách hàng cũ, khơi gợi nhu cầu của khách hàng tiềm năng.

Tạo lập kế hoạch

Làm việc có kế hoạch và phân công nhiệm vụ nhanh chóng cho các thành viên trong doanh nghiệp chính tốt nhất phải cần đến Excel 365. Với phần mềm này, doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn bộ chi phí lương cùng với thông tin của nhân sự đồng thời phân bổ theo thời gian phù hợp để kết quả chính xác nhất. Bằng cách này, người dùng trong doanh nghiệp cũng có thể tự tạo lập kế hoạch cá nhân để kiểm soát và gia tăng hiệu quả công việc.

Cách đăng ký Excel 365 bản quyền

Để đăng ký tài khoản và sử dụng phần mềm Excel 365 bản quyền, người dùng có thể lựa chọn theo 2 gói dịch vụ được Microsoft phát hành dưới đây:

• Đăng ký phần mềm Office 365: Với các gói Office 365 E1, Office 365 E3, Office 365 E5 với các tính năng cơ bản như email và lịch, lưu trữ, chia sẻ tệp, bảo mật và phân tích nâng cao.
• Đăng ký phần mềm Microsoft 365: Với các gói dịch vụ dành cho doanh nghiệp như Microsoft 365 Business Basic, Standard, Premium bao gồm gói Office 365 kết hợp cùng nhiều ứng dụng Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive…

Sau khi đăng ký thành công, người dùng tiến hành download và truy cập đăng nhập để sử dụng phần mềm Excel 365 online, app trên máy tính và điện thoại… Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những hướng dẫn sử dụng cơ bản của phần mềm này.

Hướng dẫn sử dụng Excel 365 cho người mới bắt đầu

Sau khi đã đăng ký tài khoản Excel 365 thành công, để có thể sử dụng thành thạo và đem lại hiệu quả công việc tốt nhất người dùng có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Cách tạo cửa sổ làm việc mới

Sau khi đã đăng nhập Excel 365 thành công, người dùng sẽ tiến hành mở ứng dụng Excel trên máy tính. Khi đó giao diện màn hình sẽ xuất hiện, để tạo cửa sổ làm việc mới người dùng có thể click trực tiếp vào Sổ làm việc trống hoặc click chọn Mới.

Ngoài ra, khi đang thực hiện một bảng tính dang dở mà người dùng muốn tạo một cửa sổ mới làm việc có thể click chọn Tệp >> tiếp đến chọn Mới >> sau đó chọn Trang tính trống để bắt đầu.

Cách tạo bảng

Tạo bảng trong Excel 365 là một trong những việc cực kỳ đơn giản mà bất cứ người dùng nào cũng đều có thể thực hiện được.

Click chọn Chèn >> tiếp đến chọn Bảng >> điền dữ liệu ô hoặc hàng muốn tạo bảng sau đó click chọn OK.

Cách tạo biểu đồ

Sau khi đã tạo bảng với dữ liệu thành công, người dùng mới có thể tạo biểu được. Tương tự như các tạo bảng, người dùng có thể tạo biểu đồ trong Excel 365 với các bước thực hiện cơ bản như:

Chọn vùng dữ liệu muốn tạo biểu đồ, click chọn Chèn >> tiếp đến chọn biểu đồ, tại đây chọn các dạng biểu đồ mà bạn muốn sử dụng như biểu đồ tròn, biểu đồ đường, biểu đồ cột…

Định dạng dữ liệu

Riêng với dữ liệu được sử dụng trong Excel 365, người dùng cần thiết lập định dạng để phân biệt rõ ràng và đảm bảo tính chính xác trong quá trình thực hiện.

Click chọn ô hoặc vùng dữ liệu mà người dùng cần định dạng sau đó click chọn Chung. Tiếp đến chọn định dạng dữ liệu phù hợp như số, tiền tệ, kế toán, ngày, thời gian…

Sử dụng hàm tính

Trong phần mềm Excel 365 đã được thiết lập sẵn các hàm tính từ cơ bản đến nâng cao để người dùng sử dụng. Do đó, sau khi đã tạo bảng và điền đầy đủ thông tin dữ liệu vào các ô người dùng có thể dùng các hàm bằng cách điền vào ô trống “=chọn hàm mong muốn”.