Quan điểm phân tích định lượng trong quản trị: • Lý thuyết định lượng trong quản trị được xây dựng dựa trên nhận thức cơ bản là: “Quản trị là quyết định [Management is decision making] và muốn việc quản trị có hiệu quả thì các quyết định phải đúng đắn” • Ra quyết định là nhiệm vụ quan trọng của nhà quản trị, kinh nghiệm, khả năng xét đoán, óc sáng tạo chưa thể đảm bảo có được những quyết định phù hợp và tối ưu nếu thiếu khả năng định lượng. • Trong khi ra quyết định, nhà quản trị có thể sử dụng nhiều công cụ định lượng khác nhau với sự trợ giúp của máy tính. Khi giải quyết một vấn đề các nhà quản trị luôn luôn phải xem xét cả các yếu tố thuộc về chất và cả các yếu tố thuộc về lượng. Các yếu tố thuộc về lượng chính là các thông tin được xử lý chế biến bằng khoa học phân tích định lượng. Như vậy, phân tích định lượng là việc nghiên cứu giải quyết khoa học việc ra quyết định về quản trị. Nguyên liệu đầu tiên của phân tích định lượng là dữ liệu, số liệu. Sau khi được xử lý, chế biến, các dữ liệu số liệu trở thành các thông tin có giá trị đối với người ra quyết định. Việc xử lý và chế biến các dữ liệu thô ban đầu để nó trở thành những thông tin có ý nghĩa là trung tâm của phân tích định lượng. Việc phát triển mạnh mẽ của tin học và máy tính điện tử đã làm tăng cường vai trò của các phân tích định lượng. Các yếu tố thuộc về chất đóng vai trò quan trọng hàng đầu đối với quá trình ra quyết định, chính vì vậy vai trò của phân tích định lượng thay đổi tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể của yếu tố về chất. Khi mà các yếu tố về chất là ổn định và khi các vấn đề, các mô hình và các tài liệu không thay đổi thì các kết quả của phân tích định lượng có thể biến quá trình ra quyết định thành một quá trình được tự động hoá. Ví dụ như nhiều công ty sử dụng các mô hình định lượng về kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho để tự động hoá việc đặt mua nguyên vật liệu. Tuy vậy, trong hầu hết các trường hợp thì các phân tích định lượng là một người trợ giúp cho quá trình ra các quyết định.
Thế chiến II đặt ra nhiều vấn đề mới cho việc quản trị. Nước Anh đã thành lập đội nghiên cứu hành quân gồm các nhà khoa học để tìm cách chống lại sự tấn công của Đức.
Kết thúc thế chiến II và từ thập niên 50, các kỹ thuật định lượng được các nhà công nghiệp Mỹ quan tâm và áp dụng vào việc nghiên cứu, tạo điều kiện để nâng cao tính chính xác của các quyết định quản trị. Những tác giả tiêu biểu của trường phái lý thuyết này có thể kể đến Robert McNamara và Charles ‘Tex’ Thornton. Kết quả từ những cố gắng này của họ đã làm nảy sinh một lý thuyết nữa về quản trị ra đời. Lý thuyết quản trị mới này được gọi bằng nhiều tên khác nhau: lý thuyết hệ thống, lý thuyết định lượng về quản trị, lý thuyết khoa học quản trị. Tất cả tên gọi này nhằm để biểu đạt ý nghĩa về lý thuyết quản trị mới này được xây dựng trên nhận thức cơ bản rằng: “Quản trị là quyết định” và muốn việc quản trị có hiệu quả, các quyết định phải đúng đắn.
Do sự bùng nổ của thông tin và cuộc cách mạng về thông tin, xã hội loài người có những bước chuyển biến mang tính cách mạng mạnh mẽ trên từng nước và toàn cầu và kéo theo nó là những thay đổi có tính cách mạng trong việc áp dụng những kỹ thuật công nghệ cao vào các quá trình lao động. Cùng với những trào lưu này, trường phái quản trị định lượng với cơ sở là lý thuyết quyết định, đã áp dụng có hiệu quả thống kê và sự phát triển của mô hình toán kinh tế với sự trợ giúp của máy tính điện tử vào quá trình ra quyết định.
Quan điểm cơ bản của lý thuyết định lượng trong quản trị khác biệt rất xa so với quan điểm của hai nhóm lý thuyết trên. Cả hai lý thuyết cổ điển và tâm lý xã hội đều cho rằng hiệu quả trong quản trị tuỳ thuộc vào năng suất của người lao động, trong khi lý thuyết định lượng lại cho rằng nó tuỳ thuộc vào sự đúng đắn trong các quyết định của nhà quản trị. Trường phái này dựa trên suy đoán là tất cả các vấn đề đều có thể giải quyết được bằng các mô hình toán, và nó có các đặc tính sau:
1. Nhấn mạnh phương pháp khoa học trong khi giải quyết các vấn đề quản trị.
2. Áp dụng phương pháp tiếp cận hệ thống để giải quyết các vấn đề
3. Sử dụng các mô hình toán học.
4. Định lượng hóa các yếu tố có liên quan và áp dụng các phép tính toán học và xác suất thống kê.
5. Chú ý các yếu tố kinh tế – kỹ thuật trong quản trị hơn là các yếu tố tâm lý xã hội
6. Sử dụng máy tính điện tử làm công cụ.
7. Tìm kiếm các quyết định tối ưu trong hệ thống khép kín.
Các lý thuyết gia cổ điển khi phân tích khảo sát các yếu tố biệt lập nhau và nghĩ rằng khi tập hợp lại những phân tích này, họ có thể tìm thấy và hiểu được sự vật toàn cục. Tuy nhiên điều đó chỉ đúng khi không có hoặc có rất ít sự tương tác giữa các yếu tố, do đó có thể tách biệt chúng ra. Đồng thời những mối liên hệ giữa các yếu tố có tính chất tuyến tính [có thể tái tạo cái toàn thể bằng cách cộng các yếu tố tạo thành]. Theo lý thuyết định lượng, hệ thống là phức hợp của các yếu tố:
Tạo thành một tổng thể.
Có mối quan hệ tương tác.
Tác động lẫn nhau để đạt mục tiêu.
Doanh nghiệp là một hệ thống mở có liên hệ với môi trường [khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh …]. Nó có một mục tiêu đặc thù là tạo ra lợi nhuận. Hệ thống doanh nghiệp bao gồm nhiều phân hệ có mối quan hệ tương tác với nhau như phân hệ công nghệ, phân hệ nhân sự, phân hệ tài chính, phân hệ tổ chức, phân hệ quản trị, phân hệ kiểm tra v.v… Đối với doanh nghiệp, hệ thống yếu tố đầu vào như vật tư, nhân công và vốn. Quá trình biến đổi sẽ làm cho những yếu tố đầu vào trở thành những sản phẩm hay dịch vụ. Sự thành công của hệ thống doanh nghiệp phụ thuộc khá nhiều vào mối quan hệ tác động qua lại với môi trường. Những sản phẩm/dịch vụ ở đầu ra được tiêu thụ và doanh nghiệp sẽ có được những khoản thu nhập để bù đắp cho những chi phí của các yếu tố đầu vào, nếu còn dư thừa để đầu tư cho phát triển và cải thiện đời sống nhân viên. Nếu không đủ bù đắp chi phí, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn và có thể không tồn tại được. Hình 2.1 dưới đây mô tả lý thuyết trên.
Đóng góp của trường phái định lượng là:
– Định lượng là sự nối dài của trường phái cổ điển [quản trị một cách khoa học]
– Trường phái định lượng thâm nhập hầu hết trong mọi tổ chức hiện đại với những kỹ thuật phức tạp. Ngày nay khoa học quản trị, quản trị tác nghiệp và quản trị hệ thống thông tin rất quan trọng cho các nhà quản trị các tổ chức lớn và hiện đại.
Các kỹ thuật của trường phái này đã đóng góp rất lớn trong việc nâng cao trình độ
hoạch định và kiểm tra hoạt động.
Hạn chế của trường phái này là:
– Không chú trọng đến yếu tố con người trong tổ chức quản trị.
– Các khái niệm và kỹ thuật quản trị của lý thuyết này khó hiểu, cần phải có những chuyên gia giỏi, do đó việc phổ biến lý thuyết này còn rất hạn chế.
Đóng góp của trường phái định lượng là:
– Định lượng là sự nối dài của trường phái cổ điển [quản trị một cách khoa học]
– Trường phái định lượng thâm nhập hầu hết trong mọi tổ chức hiện đại với những kỹ thuật phức tạp. Ngày nay khoa học quản trị, quản trị tác nghiệp và quản trị hệ thống thông tin rất quan trọng cho các nhà quản trị các tổ chức lớn và hiện đại.
Các kỹ thuật của trường phái này đã đóng góp rất lớn trong việc nâng cao trình độ hoạch định và kiểm tra hoạt động. Hạn chế của trường phái này là: – Không chú trọng đến yếu tố con người trong tổ chức quản trị.
– Các khái niệm và kỹ thuật quản trị của lý thuyết này khó hiểu, cần phải có những chuyên gia giỏi, do đó việc phổ biến lý thuyết này còn rất hạn chế.
Cân nhắc quyết định với cách tiếp cận đơn giản
Nhiều người đã trải nghiệm trang thái tê liệt khi phải đối mặt với một quyết định khó khăn. Thông thường, bạn sợ đưa ra chọn lựa sai, vì vậy bạn dành rất nhiều thời gian phân tích mọi khả năng và cố gắng đi đến kết luận.
Tuy nhiên, vào thời điểm khác bạn tin rằng mình biết giải pháp tốt nhất là gì, bạn nhanh chóng đưa ra quyết định và không xem xét các lựa chọn thay thế.
Bạn có thể tránh cả hai tình huống này bằng cách cân nhắc ưu và nhược điểm của một quyết định – một chiến lược ra quyết định đơn giản nhưng hiệu quả, cho phép bạn xem xét tình hình từ các góc độ khác nhau, xem xét các giải pháp thích hợp và đưa ra một sự lựa chọn tự tin.
Trong bài này, chúng ta sẽ khám phá làm thế nào bạn có thể định lượng ưu và nhược điểm của một quyết định, từ đó đưa ra lựa chọn chính xác.
Giới thiệu về Công cụ
Cân nhắc ưu, nhược điểm có thể đẩy nhanh quá trình ra quyết định, nâng cao hiểu biết của bạn về tình hình và giúp bạn tránh tình trạng tê liệt khi đối mặt với quyết định khó khăn. Sử dụng danh sách “ưu điểm” và “nhược điểm” giúp bạn tiếp cận quyết định một cách khách quan và không để ý kiến chủ quan ảnh hưởng đến lựa chọn.
Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi ra quyết định nhóm, khi các thành viên trong nhóm ủng hộ một ý tưởng, quan điểm hay kế hoạch nào đó. Nó khuyến khích mỗi người xem xét một khía cạnh khác nhau và giúp nhóm đạt được một quyết định cân bằng và sáng suốt.
Chú thích:
Đánh giá ưu và nhược điểm rất hữu ích cho việc ra quyết định nhanh, không quan trọng, đi tiếp hay dừng lại. Tuy nhiên, khi phải so sánh nhiều lựa chọn khác nhau, hoặc khám phá một số lựa chọn sâu hơn, các công cụ ra quyết định như Ma trận Phân tích Quyết định hoặc Cây Quyết định có thể thích hợp hơn.
Làm thế nào để sử dụng công cụ
Cân nhắc ưu, nhược điểm của một quyết định là một quá trình nhanh chóng và dễ dàng.
Đầu tiên, viết quyết định ra đầu trang giấy. Tiếp theo, chia tờ giấy làm đôi theo chiều dọc, 1 bên ghi ưu điểm, 1 bên ghi nhược điểm. Sau đó, liệt kê tất cả những hiệu ứng tích cực trong cột ưu điểm và tất cả các hiệu ứng tiêu cực trong cột nhược điểm.
Có thể khá rõ ràng để ra quyết định trong giai đoạn này. Nếu không, xem xét các điểm bạn đã ghi lại và gán một giá trị dương hoặc âm cho mỗi ý. Ví dụ, điểm số +5 có thể rất thuận lợi trong khi -1 có thể không thuận lợi nhưng với mức độ nhỏ. Cố gắng quyết định khách quan nhất có thể.
Khi đã hoàn thành, tổng điểm số trong cột ưu điểm trừ đi điểm số trong cột nhược điểm. Nếu kết quả là số dương cho thấy bạn nên thực hiện quyết định và số âm cho thấy bạn nên bỏ nó.
Hãy nhớ, luôn sử dụng góc nhìn tổng quát. Nếu bạn nghi ngờ giải pháp, hãy dành chút thời gian xác định xem có bất kỳ yếu tố nào đã bị bỏ lỡ hay không.
Mẹo:
Thiết lập giới hạn thời gian trong quá trình ra quyết định nhóm sẽ hữu ích. Điều này khuyến khích mọi người brainstorming về vấn đề mà không cần phân tích quá chi tiết.
Ví dụ
Hãy tưởng tượng bạn đang quản lý bộ phận marketing của tổ chức. Một số thành viên trong nhóm muốn làm việc từ xa vài ngày trong một tuần thay vì đến văn phòng. Vì vậy, bạn cần quyết định có nên cho phép nhân viên làm việc ở nhà hay không.
Mặc dù làm việc với một nhóm ảo đem lại nhiều lợi ích, nhưng cũng đem lại một số rủi ro.
| Thực hiện chính sách làm việc từ xa | |
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
| +21 | -17 |
Điểm số cuối cùng của bạn là +4 do đó bạn nên thực hiện chính sách cho phép nhân viên làm việc từ xa một vài ngày mỗi tuần.
Những điểm chính
Cân nhắc ưu, nhược điểm là một cách nhanh chóng, đơn giản để đưa ra các quyết định khách quan, chính xác.
Bắt đầu bằng cách viết quyết định lên đầu tờ giấy. Sau đó, chia làm đôi theo chiều dọc, bên trái ghi các hiệu ứng tích cực và bên phải ghi hiệu ứng tiêu cực.
Quyết định của bạn có thể rõ ràng ở giai đoạn này. Nếu không, bạn có thể gán điểm số cho mỗi ưu điểm và nhược điểm. Tổng số sẽ giúp bạn quyết định xem liệu có nên thực hiện quyết định này hay không.