Một phần vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong các văn bản hành chính là ký tên và đóng dấu cuối văn bản. Việc ký tên và đóng dấu có vai trò khẳng định giá trị của văn bản vì vậy mà pháp luật đặt ra quy định về vấn đề này.
Quy định về chữ ký trên văn bản như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nội dung này thông qua bài viết Quy định về chữ ký trên văn bản.
Văn bản là gì?
Để tìm hiểu quy định về chữ ký trên văn bản trước hết ta cần hiểu rõ về văn bản là gì? Theo giải thích tại điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản được hiểu là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
+ Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
+ Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
Những người có thẩm quyền ký ban hành văn bản?
Từ ngày 05/3/2020, cách ký tên, đóng dấu trên văn bản hành chính sẽ được thực hiện theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư.
Theo quy định tại điều 13 nghị định số 30/2020/NĐ-CP thì người có thẩm quyền ký ban hành văn bản sẽ tùy thuộc vào từng loại cơ quan khác nhau, cụ thể như sau:
– Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.
+ Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
– Đối với Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức.
+ Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
– Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Trách nhiệm của người ký vào văn bản: Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Quy định về chữ ký trên văn bản
Theo quy định tại điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì chữ ký trên văn bản phải thực hiện theo quy định như sau:
+ Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
+ Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020. Cụ thể thì hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền thực hiện lý số là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics [.png] nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
Quy định về ghi chức vụ, chức danh và họ tên của người ký văn bản
Việc ghi chức vụ, chức danh và họ tên của người ký văn bản hành chính phải thực hiện theo các quy định như sau:
+ Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định;
+ Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn;
+ Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm và tên của người ký văn bản. Ví dụ: Hoàng Văn A.
+ Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.
Trên đây là nội dung bài viết Quy định về chữ ký trên văn bản. Trường hợp có thắc mắc về vấn đề này bạn đọc vui lòng liên hệ chúng tôi để được giải quyết.
Ký tên, đóng dấu là việc ai cũng đã từng làm thậm chí là thường xuyên nhưng không phải ai cũng biết cách ký tên, đóng dấu sao cho đúng chuẩn.
- Ký nháy: là ký ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, hay cuối cùng của văn bản, hoặc cuối mỗi trang văn bản. Chữ ký này cho mọi người biết văn bản được ký đã có sự kiểm tra, rà soát.
- Ký chính thức: là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn văn bản, ký ở bên dưới vị trí ghi chức danh hoặc định danh người ký văn bản. Trường hợp này ký xong phải tự tay ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu tên, chức danh, dấu đơn vị.
Xem chi tiết: Cách dùng ký nháy, ký chính thức
Chữ ký trong một số trường hợp đặc biệt
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” [thay mặt] vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thay mặt là người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp ký thay thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” [ký thay] vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thay là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” [thừa lệnh], “TUQ.” [thừa ủy quyền] vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền là cấp trưởng của phòng, ban thuộc cơ quan, tổ chức.
Xem thêm: Hướng dẫn cách trình bày văn bản chuẩn Thông tư 01Cách ký tên đóng dấu đúng chuẩn có thể bạn chưa biết [Ảnh minh họa]
3 hình thức đóng dấu thông dụng
- Đóng dấu tròn của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký.
- Đóng dấu treo: Đóng dấu lên các tài liệu, văn bản nội bộ. Đóng lên trang đầu, ở góc trên cùng, bên trái, trùm lên một phần tên cơ quan ban hành văn bản [khoản 3 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP].
- Đóng dấu giáp lai: Dùng để đóng ở mép [bên phải hoặc bên trái] của văn bản có từ 2 tờ trở lên. Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản [khoản 2 Điều 13 Thông tư số 01/2011/TT-BNV].
Xem thêm: Tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai
Lưu ý:
- Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Hậu Nguyễn