và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 1/7/2022, các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp cần hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo quy định cũ. Thủ tục hủy và biên bản hủy sử dụng mẫu nào? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.
1. Quy định về hủy hóa đơn không sử dụng
Căn cứ theo Khoản 3, Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“3. Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng [nếu có]. Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.”
Trong đó, tiêu hủy hóa đơn, chứng từ không sử dụng được định nghĩa tại Khoản 11, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ:
- Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
\>> Tham khảo: Thủ tục điều chỉnh hóa đơn điện tử.
- Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.”
2. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn không sử dụng
Căn cứ theo Điều 27, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về tiêu hủy hóa đơn, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh có hóa đơn không sử dụng phải thực hiện tiêu hủy. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn tối đa là 30 ngày tính từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh phải tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế.
\>> Tham khảo: Hướng dẫn tính thuế thu nhập cá nhân lũy tiến.
Thủ tục hủy hóa đơn.
Theo Khoản 2, Điều 27, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thủ tục tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh bao gồm những công việc sau:
- Lập bảng kiểm kê những hóa đơn cần tiêu hủy.
- Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, thành phần tham gia tối thiểu có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
- Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
\>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy [từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục];
- Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh có thể tham khảo biên bản hủy hóa đơn như sau:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
—————o0o————–
BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN
Số …./BBTHHĐ
– Căn cứ 123/2020/NĐ-CP ngày ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hoá đơn, chứng từ.
Hôm nay, ngày ……./……./…… chúng tôi gồm có:
BÊN MUA: CÔNG TY …………………………………………………………………………………..
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………..
Mã số thuế: ………………………………………………………………………………………………..
Người đại diện: ……………………………… Chức vụ: ……………………………………………..
BÊN BÁN: CÔNG TY ……………………………………………………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………..
Mã số thuế: ………………………………………………………………………………………………..
Người đại diện: ………………………………. Chức vụ: …………………………………………….
Chúng tôi cùng tiến hành lập bên bản về việc xin huỷ hoá đơn GTGT như sau:
Hoá đơn bị huỷ số: ……………… do ……………… phát hành ngày ………………………..
Hàng hoá ghi trên hoá đơn gồm:
Lý do huỷ hoá đơn: ………….. [ví dụ: Do hủy hóa đơn không sử dụng để chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123]
Vậy chúng tôi lập biên bản này để làm cơ sở huỷ hoá đơn nêu trên và cam kết không sử dụng hoá đơn trên để kê khai thuế GTGT.
Biên bản được hai bên nhất trí và lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN MUA
ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
Trên đây là Mẫu biên bản hủy hóa đơn không sử dụng cập nhật theo quy định mới. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh có thể tham khảo để hủy hóa đơn còn tồn không sử dụng tới khi cần.
Khi nào cần làm biên bản hủy hóa đơn điện tử?
Khi xảy ra sai sót về thông tin hoặc khi chấm dứt cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần phải hủy hóa đơn điện tử. Dù không bắt buộc nhưng doanh nghiệp vẫn nên lập biên bản hủy hóa đơn điện tử để đảm bảo sự thống nhất giữa các bên.
Biên bản hủy hóa đơn là gì?
Biên bản bản hủy hóa đơn là biên bản ghi nhận lại diễn biến sự việc đã diễn ra trong quá trình hủy hóa đơn mà đối tượng thực hiện hủy cũng đồng thời là đối tượng nắm giữ và sử dụng hóa đơn.
Mẫu 04 SS Hddt áp dụng khi nào?
Theo đó, hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh. Ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế là ngày cuối tháng, cuối quý và không phải là thời hạn kê khai thuế. Trong đó, một năm có 12 kỳ kê khai theo tháng, 04 kỳ kê khai theo quý.
Biên bản hủy hóa đơn điện tử ai ký?
Bước 1: Sau khi nhận email thông báo biên bản hủy hóa đơn từ người bán, người mua mở email -> Nhấn Xem chi tiết biên bản. Bước 2: Người mua kiểm tra kỹ các thông tin tại biên bản hủy do bên bán lập. Ở mục Đại diện bên B, người mua nhấn Ký điện tử để ký điện tử lên biên bản hủy.