Đã kinh doanh thì không trốn được công nợ. Nhưng một người quản lý giỏi có thể hoàn toàn kiểm soát được nó. Quản lý công nợ tác động tới việc rút ngắn hoặc kéo dài vòng quay vốn lưu động và dòng tiền của doanh nghiệp. Quản lý công nợ tốt ngoài việc thu hồi công nợ đúng hạn còn phải có chính sách công nợ hợp lý, kế hoạch và công cụ cụ thể để kiểm soát. Bài viết này sẽ giúp bạn quản lý công thế nào cho nhẹ nhàng và hiệu quả. Giúp công ty giảm thiểu tối đa rủi ro và tăng khả năng sử dụng vốn.
Là quá trình ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng khi bán dịch vụ hàng hóa. Hoặc các khoản phải trả nhà cung cấp phát sinh khi mua hàng hóa, dịch vụ từ họ.
Có 2 loại công nợ đó là: công nợ phải thu và công nợ phải trả.
– Công nợ phải thu là phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Khi đó khách hàng phải có nghĩa vụ thanh toán giá trị hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp.
– Công nợ phải trả là phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng hóa dịch vụ của một công ty hoặc cá nhân khác.
Theo cách hiểu thông thường của người làm kinh doanh thì công nợ thực chất chỉ phát sinh khi có yếu tố là mua hàng chịu hay bán hàng chịu. Còn nếu khi hoàn thành xong giữa người mua và người bán thì không còn gọi là công nợ nữa. Tuy nhiên, đối với các bạn làm kế toán thì việc quản lý công nợ thường chi tiết và phức tạp hơn. Khi có bất kỳ phát sinh ở tài khoản nợ phải trả hoặc nợ phải thu liên quan đến một đối tượng, thì công nợ cũng đều phải được ghi nhận và theo dõi.
2. Chính sách quản lý công nợTùy thuộc vào đặc điểm của khách hàng nhà cung cấp và tình trạng công nợ mà mỗi doanh nghiệp sẽ có chính sách quản lý riêng. Có doanh nghiệp quản lý theo thời gian hoặc theo nhóm nhà cung cấp, nhóm khách hàng. Có doanh nghiệp nhỏ có thể quản lý ngẫu nhiên,…
Thực tế, doanh nghiệp cần soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng để hạn chế những vấn đề phát sinh.
Cần ràng buộc bằng một số yêu cầu để không cho công nợ phát sinh ngoài tầm kiểm soát. Có thể yêu cầu khách hàng ký thoả thuận, quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn và nêu rõ mức phạt khách hàng phải chịu nếu thanh toán chậm.
Xu hướng chung của các doanh nghiệp đều muốn tận dụng tối đa mọi nguồn vốn. Đồng thời, thu hồi nhanh những khoản phải thu từ khách hàng và kéo dài thời gian thanh toán nợ phải trả cho nhà cung cấp. Để có thể tận dụng hợp lý nguồn vốn bạn cần có cách quản lý công nợ hiệu quả. Vì vậy để quản lý công nợ hiệu quả nhất doanh nghiệp cần:
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều muốn tận dụng tối đa nguồn vốn của doanh nghiệp. Muốn thu hồi nhanh những khoản nợ phải thu từ khách hàng, đồng thời kéo dài thời gian thanh toán các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp. Để làm được việc đó, doanh nghiệp cần phải có cách quản lý công nợ khách hàng hiệu quả.
Cách theo dõi công nợ khách hàng bằng Excel
Quản lý công nợ khách hàng bằng Excel, chủ cửa hàng sẽ dễ dàng theo dõi các khoản phải thu, phải trả một cách chi tiết nhất. Giúp việc quản lý công nợ trở nên hiệu quả và nhanh chóng hơn.
Dưới đây là các bước tạo file quản lý công nợ trên Excel mà bạn có thể tham khảo. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Mở phần mềm Microsoft Excel trên giao diện màn hình và tạo file Excel mới.
- Bước 2: Tạo các cột thông tin bao gồm: STT, tên khách hàng/nhà cung cấp, mã khách hàng, nợ đầu kỳ, phát sinh nợ, nợ cuối kỳ.
- Bước 3: Nhập thông tin tương ứng vào các cột vừa tạo. Trong đó cột nợ cuối kỳ sẽ cần lập hàm tính lấy nợ đầu kỳ trừ phát sinh để ra nợ cuối kỳ. \>>> XEM THÊM: Cách làm báo cáo công nợ khách hàng chính xác
Nhược điểm khi quản lý công nợ bằng Excel
Quản lý bằng Excel tuy rất được ưa chuộng nhưng bên cạnh những ưu điểm thì phương thức quản lý này cũng có nhiều hạn chế. Đặc biệt hiện nay khi càng nhiều phần mềm bán hàng ra đời, những tính năng ưu việt của những phần mềm này càng làm bộc lộ những nhược điểm của Excel trong việc hỗ trợ quản lý. Cụ thể như:
Không thể quản lý được khối lượng thông tin lớn
Đối với những doanh nghiệp lớn, lượng dữ liệu công nợ sẽ càng nhiều. Khi lượng dữ liệu công nợ quá lớn, quản lý bằng Excel sẽ gặp nhiều khó khăn, xuất hiện tình trạng xử lý dữ liệu chậm. Điều này sẽ ảnh hưởng lớn việc quản lý công nợ, gây ra nhiều vấn đề phát sinh cho cửa hàng.
Không đồng bộ nguồn thông tin
Quản lý dữ liệu công nợ trên Excel, người dùng sẽ không thể lưu dữ liệu trên một file Excel duy nhất mà phải lưu trữ trong nhiều phải riêng lẻ. Như vậy, sẽ khiến chủ cửa hàng sẽ rất khó có thể theo dõi, đối chiếu công nợ khách hàng/ nhà cung cấp một cách có hệ thống.
Tính bảo mật thông tin không cao
So với các phần mềm bán hàng, sử dụng file Excel quản lý công nợ có một nhược điểm khá lớn đó là tính bảo mật thông tin không cao. Cụ thể, quản lý bằng Excel dễ bị thất lạc thông tin, không có hệ thống bảo mật chắc chắn.
Khó sử dụng đối với những người không biết về Excel
Đối với những chủ cửa hàng chưa sử dụng Excel bao giờ hay không có nhiều sự hiểu biết về phần mềm này, sẽ rất khó khăn trong việc sử dụng file Excel để tính toán hay xem báo cáo công nợ.
Sử dụng các hàm tính phức tạp dễ sai sót trong quá trình thống kê
Dùng Excel quản lý dữ liệu, người dùng cần thiết lập và xây dựng nhiều loại công thức tính toán khác nhau cho từng mã hàng. Việc sử dụng những công thức tính như vậy rất dễ xảy ra sai sót và mất thời gian trong việc tìm kiếm và khắc phục.
Trên đây là cách theo dõi công nợ khách hàng bằng Excel, ngoài ra dưới đây chúng tôi sẽ bật mí cho bạn một phần mềm quản lý công nợ vô cùng chính xác. Tìm hiểu ngay nhé! \>>> Mời bạn đọc thêm: Giải pháp thu hồi công nợ hiệu quả dễ dàng. \>>> XEM THÊM: Phần mềm quản lý thu chi doanh nghiệp chính xác, hiệu quả nhất.
Dùng phần mềm Niềm Tin thay thế Excel quản lý bán hàng, công nợ chặt chẽ, chính xác
Phần mềm quản lý bán hàng - sản xuất Niềm Tin là một phần mềm được cung cấp bởi công ty cổ phần Công nghệ và Truyền thông Niềm Tin. Được biết đến là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp quản lý bán hàng tổng thể và hiệu quả. Với gần 20 năm kinh nghiệm triển khai trên nhiều dự án lớn, nhỏ, chúng tôi tự hào vì đã cung cấp những giải pháp quản lý tối ưu nhất cho hàng nghìn doanh nghiệp. Chất lượng sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi được rất nhiều chủ doanh nghiệp tin dùng và đánh giá cao.
Lợi ích của phần mềm Niềm Tin quản lý công nợ khách hàng
Sử dụng phần mềm Niềm Tin việc quản lý công nợ sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn:
Quản lý đồng bộ dữ liệu trên một hệ thống duy nhất
Phần mềm Niềm Tin giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi công nợ khách hàng và quản lý dữ liệu một cách thuận tiện trên một hệ thống duy nhất, thay vì phải lưu trữ dữ liệu trong nhiều file độc lập như trên Excel. Từ đó sẽ hạn chế được tối đa tình trạng dữ liệu bị phân tán.
Giảm thiểu tình trạng các chứng từ dư thừa
Sử dụng phần mềm Niềm Tin toàn bộ dữ liệu về đơn bán hàng, nhập hàng đều được ghi chép lại một cách chi tiết, không chỉ giá trị công nợ mà số lượng hay giá tiền của từng sản phẩm cũng được thống kế một cách chính xác và rõ ràng.
Tra cứu công nợ dễ dàng
Tất cả các thông tin về công nợ khách hàng và nhà cung cấp đều được quản lý tập trung trên hệ thống phần mềm. Khi cần tra cứu người dùng chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản qua bộ lọc thông minh, mọi dữ liệu về công nợ khách hàng và nhà cung cấp sẽ được phân loại và hiển thị chi tiết.
Báo cáo công nợ đầy đủ, chính xác
Với phần mềm Niềm Tin người dùng có thể xem báo cáo công nợ khách hàng, nhà cung cấp bất kỳ lúc nào. Bởi, toàn bộ dữ liệu công nợ khách hàng, nhà cung cấp đều được hệ thống phần mềm tự tổng hợp lại từ những dữ liệu đã được cập nhật và lưu trữ trước đó nên đảm bảo độ chính xác cao.
Truy cập mọi lúc, mọi nơi
Nhờ phần mềm quản lý người dùng có thể theo dõi chi tiết từng trường hợp công nợ. Chủ cửa hàng có thể truy cập vào phần mềm quản lý công nợ mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có kết nối internet. Điều này sẽ rất hữu ích với những chủ kinh doanh thường xuyên phải vắng mặt tại cửa hàng, có thể quản lý từ xa một cách hiệu quả.
Tránh nhân viên gian lận
Dùng phần mềm Niềm Tin chủ cửa hàng sẽ không cần phải lo lắng tình trạng nhân viên gian lận. Vì phần mềm cung cấp tính năng phân quyền người dùng, do đó chủ cửa hàng có thể giới hạn thao tác của nhân viên. Từ đó quản lý nhân viên tốt hơn, tránh được tình trạng nhân viên gian lận làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
Như vậy, có thể nói phần mềm quản lý bán hàng - sản xuất Niềm Tin là cách theo dõi công nợ khách hàng chặt chẽ và hiệu quả cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý công nợ tốt nhất cho doanh nghiệp của mình thì phần mềm Niềm Tin xứng đáng là lựa chọn hàng đầu.
.gif]
Để được tư vấn giải pháp phù hợp, tốt nhất cho doanh nghiệp, các bạn hãy liên hệ ngay đến hotline: 032 8666 932. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và tư vấn cho quý khách nhiệt tình, chu đáo nhất.
Quản lý công nợ khách hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp khai thác có hiệu quả việc sử dụng nguồn vốn. Vì nếu doanh nghiệp để khách hàng nợ quá nhiều, quá lâu thì doanh nghiệp đó sẽ không có đủ nguồn lực tài chính để có thể xoay vòng duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hy vọng những thông tin trong bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản về cách theo dõi công nợ khách hàng hiệu quả. Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào, hãy để lại bình luận phía dưới bài viết này nhé!