Hóa đơn giấy là gì? Hóa đơn điện tử là gì? So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có điểm giống và khác nhau ra sao? Nên sử dụng loại nào thì tốt? Tất cả sẽ được giải đáp chi tiết nhất trong bài viết này.
Trước khi so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, bạn cần hiểu bản chất thế nào là hóa đơn giấy, thế nào là hóa đơn điện tử để có cái nhìn tổng quan và so sánh dễ dàng hơn.
1. Hóa đơn giấy là gì?
Hóa đơn giấy có thể hiểu là chứng từ được thể hiện bằng văn bản giấy, gồm các loại cơ bản: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và các hóa đơn khác như: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…Các hóa đơn giấy sẽ được thể hiện qua 2 hình thức chính: Hóa đơn tự in và Hóa đơn đặt in.
2. Hóa đơn điện tử là gì?
Cũng cùng bản chất với hóa đơn giấy nhằm để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật, song so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử lại được thể hiện bằng dữ liệu điện tử, sử dụng hoàn toàn trên các phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử cũng gồm các loại cơ bản như hóa đơn giấy song được thể hiện theo 2 hình thức: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
3. So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
3.1. Điểm giống của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
- Khi so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, ta có thể nhận thấy rõ ràng sự giống của 2 loại hóa đơn này là chúng có cùng mục đích sử dụng và đối tượng sử dụng.
- Mục đích sử dụng của của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đều để ghi nhận thông tin bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán.
- Đối tượng sử dụng thì đều là các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán - mua hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
3.2. Điểm khác của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
- Khi so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, hai phương thức này sẽ có những điểm khác nhau cơ bản về: Ký hiệu số Serial, liên hóa đơn, chữ ký, hình thức lưu trữ, cách thức tra cứu.
- Nếu hóa đơn giấy có ký hiệu trên hóa đơn là VC/15P thì bạn có thể dễ dàng nhận ra hóa đơn điện tử có ký hiệu trên hóa đơn điện tử hoàn toàn khác là VC/15E.
- Nếu hóa đơn giấy có thể có nhiều liên đi kèm thì hóa đơn điện tử lại không hề có khái niệm liên.
- Nếu hóa đơn giấy dùng chữ ký tay thì hóa đơn điện tử lại sử dụng hoàn toàn chữ ký số, được thiết lập chỉ với những thao tác đơn giản, có thể chứng thực, xác nhận thông tin người ký và chủ thể pháp luật của dữ liệu được ký số đó là ai một cách chính xác và dễ dàng, gần như không thể có trường hợp giả mạo chữ ký số.
- Nếu hóa đơn giấy thường được lưu kho và tiềm ẩn nguy cơ mất, cháy hỏng thì hóa đơn điện tử lại được lưu trữ hoàn toàn ở dạng dữ liệu số, trên hệ thống thông tin của doanh nghiệp quản lý. Theo đó, khi muốn tra cứu, nếu với hóa đơn giấy bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian để tìm tài liệu thì phương thức tra cứu hóa đơn điện tử lại khác, chỉ với vài cú click chuột, tra cứu đúng từ khóa hóa đơn cần tìm trên hệ thống thông tin lưu trữ là bạn đã có thể tra ra một cách dễ dàng và nhanh chóng.
3.3. Nên sử dụng loại hóa đơn nào tốt hơn?
Như vậy, từ việc so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy ở những điểm giống và khác nhau cơ bản nhất, ta có thể dễ dàng nhận thấy phương thức hóa đơn điện tử sẽ mang tới nhiều lợi ích và tiện ích hơn cho doanh nghiệp như:
- Giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển… cho các doanh nghiệp.
- Tiết kiệm thời gian khi lập, xuất, tra cứu… hóa đơn điện tử bất cứ thời điểm nào; đồng thời giảm thiểu các thủ tục hành chính đi kém như: tạo mẫu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi; phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và nhận được chấp nhận của cơ quan thuế ngay trong ngày…
- Tính bảo mật hóa đơn điện tử cao hơn,...
*** Đặc biệt, việc nhanh chóng sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp phần giúp doanh nghiệp thực hiện đúng theo chủ trương chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính, với thời hạn cuối cùng là ngày 01/11/2020, theo đúng quy định của Thông tư số 68, được ban hành mới đây nhất bởi Bộ Tài Chính.
Mỗi loại hóa đơn đều mang lại những ưu điểm riêng, nhưng vấn đề đặt ra là độ an toàn của chúng - khả năng bảo vệ thông tin quan trọng và ngăn chặn những rủi ro tiềm ẩn. Dưới bài viết này mời Quý Anh/Chị xem qua bảng so sánh độ an toàn giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy để nắm rõ hơn nhé!
So sánh độ an toàn giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
So sánh độ an toàn giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử
Hóa đơn giấy
Bảo mật thông tin
Hóa đơn điện tử thường được mã hóa và ký số bởi chữ ký số của người cấp hóa đơn. Điều này giúp đảm bảo tính toàn vẹn và nguồn gốc của hóa đơn. Dữ liệu truyền qua mạng thường được mã hóa để ngăn chặn truy cập trái phép.
Hóa đơn giấy dễ dàng bị thất lạc hoặc bị truy cập trái phép nếu không được bảo quản cẩn thận. Thông tin trên hóa đơn có thể bị sao chép hoặc làm giả.
Quá trình xác minh
Có thể dễ dàng xác minh tính hợp lệ và nguồn gốc thông qua chữ ký số và mã số hóa đơn. Người nhận hóa đơn có thể kiểm tra chữ ký số để đảm bảo rằng hóa đơn không bị sửa đổi sau khi được tạo.
Việc xác minh tính hợp lệ của hóa đơn giấy phụ thuộc vào kiểm tra chữ ký thủ công và so sánh với dữ liệu trong hệ thống. Điều này có thể gây ra khó khăn trong việc phát hiện hóa đơn giả mạo.
Lưu trữ và quản lý
Hóa đơn điện tử tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý. Chúng có thể được lưu trữ trên máy tính hoặc hệ thống quản lý dữ liệu. Tìm kiếm và truy cập dữ liệu cũng dễ dàng hơn, đặc biệt khi sử dụng các hệ thống quản lý tài liệu.
Đòi hỏi không gian lưu trữ vật lý lớn và cần công sức để quản lý và tra cứu khi cần.
Tiện ích và hiệu quả
Có thể tự động tạo và gửi thông qua email hoặc hệ thống tự động. Việc này tiết kiệm thời gian và nguồn lực so với việc in, đóng gói và gửi thư từ truyền thống.
Việc tạo, in và gửi hóa đơn giấy tốn thời gian và nguồn lực hơn so với hóa đơn điện tử.
Nhìn chung hóa đơn điện tử thường có độ an toàn cao hơn do tính toàn vẹn của dữ liệu và khả năng kiểm tra chữ ký số. Hóa đơn giấy dễ dàng bị ảnh hưởng bởi việc thất lạc và làm giả.
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 12/09/2018, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
- “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Nguồn dẫn chứng: //vanban.chinhphu.vn/default.aspx?pageid=27160&docid=194774
Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử được thể hiện theo 2 hình thức:
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ:
- “Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
- “Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.
Bài viết liên quan: Hướng dẫn quản lý hóa đơn điện tử
Nguồn dẫn chứng:
//thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-119-2018-ND-CP-quy-dinh-ve-hoa-don-dien-tu-khi-ban-hang-hoa-cung-cap-dich-vu-394152.aspx
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn giấy là gì?
Hóa đơn giấy là chứng từ được thể hiện bằng văn bản giấy. Chúng gồm các loại cơ bản sau: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng và các loại hóa đơn giấy khác như: Tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm… Ta có thể tự in hoặc đặt in hóa đơn giấy.
Hóa đơn giấy là gì?
Tổng kết
Trên đây là bảng so sánh độ an toàn giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, cũng như một số thông tin quan trọng của Nghị định 119/2018/NĐ-CP Chính phủ ban hành mà doanh nghiệp và tổ chức cần nắm rõ. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp Quý Anh/Chị thu thập được nhiều thông tin bổ ích.
Hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy khác nhau như thế nào?
Khác hẳn với hóa đơn giấy truyền thống do chi cục thuế cấp thì hóa đơn điện tử được in ra giấy có 1 bản duy nhất và không có liên và được căn cứ bởi số Serial của hóa đơn: Số serial của Hóa đơn điện tử: PP/18E. Số serial của Hóa đơn đặt in [giấy]: PP/18P.
Có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử?
Hiện nay có 02 loại hóa đơn điện tử là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử bao nhiêu tiền?
BẢNG GIÁ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ SMARTVAS.
Có bao nhiêu hình thức đơn điện tử?
Có 2 hình thức hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. - Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.