Soạn thảo văn bản hành chính | Đây là một kỹ năng cần thiết cho các bạn khi tham gia vào bất kỳ 1 công việc nào làm nên lợi thế của bạn ở mọi lĩnh vực. Hãy cùng kế toán Việt Hưng tìm hiểu qua bài viết ngay dưới đây nhé.
Soạn thảo văn bản là gì? Là một trong những chức năng chính của người thư ký. Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước. Nó cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý.
Hệ soạn thảo văn bản là gì? Là 1 ứng dụng phần mềm soạn thảo văn bản cho phép thực hiện những thao tác: gõ [nhập] văn bản, sửa đổi, trình bày, lưu trữ và in ấn văn bản.
Công văn: là giấy tờ giao dịch về công việc của cơ quan đoàn thể, ví dụ như: công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.
Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc, ví dụ như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị.
Thông báo: báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản.
Biên bản: bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao.
TẢI VỀ Soạn thảo 29 loại Văn bản hành chính đúng chuẩn theo Nghị định 30/2020
2. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức soạn thảo văn bản hành chính
Ô sốThành phần thể thức văn bản1Quốc hiệu và Tiêu ngữ2Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản3Số, ký hiệu của văn bản4Địa danh và thời gian ban hành văn bản5aTên loại và trích yếu nội dung văn bản5bTrích yếu nội dung công văn6Nội dung văn bản7a, 7b, 7cChức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền8Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức9a, 9bNơi nhận10aDấu chỉ độ mật10bDấu chỉ mức độ khẩn11Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành12Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành13Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.14Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử
2. Mẫu chữ & chi tiết trình bày cách soạn thảo văn bản hành chính
STTThành phần thể thức và chi tiết trình bàyLoại chữCỡ chữ1Kiểu chữVí dụ minh hoạPhông chữ Times New RomanCỡ chữ1Quốc hiệu và Tiêu ngữ– Quốc hiệuIn hoa12-13Đứng, đậmCỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM12– Tiêu ngữIn thường13-14Đứng, đậmĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc13– Dòng kẻ bên dưới________________________2Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản– Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếpIn hoa12-13ĐứngBỘ NỘI VỤ12– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bảnIn hoa12-13Đứng, đậmCỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC12– Dòng kẻ bên dưới_______________3Số, ký hiệu của văn bảnIn thường13ĐứngSố: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BNV-VP; Số: 12/UBND-VX134Địa danh và thời gian ban hành văn bảnIn thường13-14NghiêngHà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2020
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2019
135Tên loại và trích yếu nội dung văn bảnaĐối với văn bản có tên loại– Tên loại văn bảnIn hoa13 – 14Đứng, đậmCHỈ THỊ14– Trích yếu nội dungIn thường13-14Đứng, đậmVề công tác phòng, chống lụt bão14– Dòng kẻ bên dưới__________________bĐối với công vănTrích yếu nội dungIn thường12-13ĐứngV/v nâng bậc lương năm 2019126Nội dung văn bảnIn thường13-14ĐứngTrong công tác chỉ đạo …14aGồm phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm– Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chươngIn thường13-14Đứng, đậmPhần 1Chương I14– Tiêu đề của phần, chươngIn hoa13-14Đứng, đậmQUY ĐỊNH CHUNGQUY ĐỊNH CHUNG14– Từ “Mục” và số thứ tựIn thường13-14Đứng, đậmMục 114– Tiêu đề của mụcIn hoa13-14Đứng, đậmQUẢN LÝ VẢN BẢN14– Từ “Tiểu mục” và số thứ tựIn thường13-14Đứng, đậmTiểu mục 114– Tiêu đề của tiểu mụcIn hoa13-14Đứng, đậmQUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI14– ĐiềuIn thường13 – 14Đứng, đậmĐiều 1. Bản sao văn bản14– KhoảnIn thường13-14Đứng1. Các hình thức …14– ĐiểmIn thường13-14Đứnga] Đối với….14bGồm phần, mục, khoản, điểm– Từ “Phần” và số thứ tựIn thường13-14Đứng, đậmPhần 114– Tiêu đề của phầnIn hoa13-14Đứng, đậmTÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ …14– Số thứ tự và tiêu đề của mụcIn hoa13-14Đứng, đậmI. NHỮNG KẾT QUẢ…14– Khoản:Trường hợp có tiêu đềIn thường13-14Đứng, đậm1. Phạm vi và đối tượng áp dụng14Trường hợp không có tiêu đềIn thường13-14Đứng1. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày…14– ĐiểmIn thường13-14Đứnga] Đối với….147Chức vụ, họ tên của người có thẩm quyền– Quyền hạn của người kýIn hoa13 – 14Đứng, đậmTM. ỦY BAN NHÂN DÂNKT. BỘ TRƯỞNG14– Chức vụ của người kýIn hoa13-14Đứng, đậmCHỦ TỊCHTHỨ TRƯỞNG14– Họ tên của người kýIn thường13 – 14Đứng, đậmNguyễn Văn ATrần Văn B148Nơi nhậnaTừ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bảnIn thường13 -14Đứng14– Gửi một nơiKính gửi: Bộ Nội vụ14– Gửi nhiều nơiKính gửi:
– Bộ Nội vụ;
– Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
– Bộ Tài chính.
14bTừ “Nơi nhận” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản– Từ “Nơi nhận”In thường12Nghiêng, đậmNơi nhận:Nơi nhận: [đối với công văn]12– Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bảnIn thường11Đứng– Các bộ, cơ quan ngang bộ,…;
– Lưu: VT, TCCB.
– Như trên;
– Lưu: VT, NVĐP.
119Phụ lục văn bản– Từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lụcIn thường14Đứng, đậmPhụ lục I14– Tiêu đề của phụ lụcIn hoa13-14Đứng, đậmBẢNG CHỮ VIẾT TẮT1410Dấu chi mức độ khẩnIn hoa13 – 14Đứng, đậmHỎA TỐC THƯỢNG KHẨN KHẨN1311Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hànhIn thường11ĐứngPL.[300]1112Địa chỈ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số FaxIn thường11 – 12ĐứngSố:…………………………………………………………………………………
ĐT:…………………………….. Fax:…………………………………………
E-Mail:…………………………. Website:…………………………………..
1113Chỉ dẫn về phạm vi lưu hànhIn hoa13-14Đứng, đậmXEM XONG TRẢ LẠILƯU HÀNH NỘI BỘ1314Số trangIn thường13-14Đứng2, 7, 1314————————
1 Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 14 hoặc Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13.
THAM KHẢO: Các Khóa học Online tại Kế toán Việt Hưng
Trên đây là mẫu quy chuẩn dành cho 1 chỉnh thể văn bản hành chính đúng quy định căn cứ theo Nghị định 30/2020 vừa ban hành – mong rằng sẽ hữu ích cho các bạn trong cách soạn thảo văn bản hành chính thông dụng!