Sửa lỗi văn bản copy từ excel sang word năm 2024

Có thể nói, Excel là phần mềm tạo bảng tính chuyên nghiệp và thông dụng nhất hiện nay. Tuy nhiên cũng có vài trường hợp bạn cần copy dữ liệu bảng tính từ Excel sang Word để không cần phải tạo bảng tính mới. Vậy bài viết này, MediaMart sẽ giúp bạn biết cách copy dữ liệu từ Excel sang Word mà không làm mất định dạng. Hãy cùng theo dõi!

1.

Những lợi ích khi copy dữ liệu từ Excel sang Word giữ nguyên định dạng

Nếu bạn là dân văn phòng, chắc hẳn phần mềm Word và Excel đều trở nên quen thuộc với công việc. Nếu như Excel là phần mềm chuyên lập bảng tính với nhiều công cụ và hàm tính hỗ trợ người dùng tính toán. Vậy thì Word được sử dụng nhiều trong việc soạn thảo văn bản. Vậy để sao chép bảng tính từ Excel sang Word giữ nguyên định dạng mang đến nhiều lợi ích:

• Không tốn thời gian lập lại bảng biểu, tính toán
• Sao chép các dữ liệu không bị lỗi định dạng hoặc quá khổ trang giấy trong Word
• Bạn vẫn có thể xem lại dữ liệu cũ cũng như chỉnh sửa dữ liệu Excel trên Word một cách nhanh chóng
• Thuận tiện hơn trong việc báo cáo hay in ấn trên Word thay vì Excel

2.

Hướng dẫn cách copy dữ liệu từ Excel sang Word không mất định dạng

Cách 1:

• Bước 1: Chọn bảng tính > Nhấn chuột trái để bôi đen vùng bảng tính vừa chọn > Nhấn chuột phải để mở hộp thoại > chọn Copy (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C trên bàn phím).
• Bước 2: Mở file Word cần dán > Nhấn chuột phải và chọn Keep Source Formatting trong danh sách Paste Option hoặc nhấn Ctrl + V trên bàn phím.
• Bước 3: Nhấn chuột vào biểu tượng bốn hướng mũi tên của bảng > Nhấp chuột phải > Chọn AutoFit \> Chọn AutoFit Window.

Cách 2:

• Bước 1: Chọn bảng tính > Nhấn chuột trái để bôi đen vùng bảng tính vừa chọn > Nhấn chuột phải để mở hộp thoại > chọn Copy (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C trên bàn phím)
• Bước 2: Mở file Word > Chọn Home \> Chọn tiếp Paste, chọn lệnh Paste Special.
• Bước 3: Một cửa sổ Paste Special được hiển thị > chọn Microsoft Excel Worksheet Object \> Nhấn OK
• Bước 4: Nhấn chuột vào bảng tính > Di chuột đến ô vuông nhỏ ở góc bảng tính, nhấn chuột trái và kéo bảng để điều chỉnh độ rộng theo mong muốn.

Trên đây là hướng dẫn thủ thuật copy bảng dữ liệu từ Excel sang Word mà không làm mất định dạng. Chúc bạn thực hiện thành công !

Trong một số trường hợp, bạn sẽ cần copy từ Excel sang Word để in ấn hoặc làm báo cáo, thuyết trình. Nếu để mặc định, thao tác sao chép (copy) và dán (paste) từ Excel sang Word luôn đi kèm theo khung. Để copy toàn bộ dữ liệu từ Excel qua Word nhưng không có khung (bỏ khung), mời các bạn tham khảo hai cách copy từ Excel sang Word trong bài viết sau đây.

\>> Tham gia Group để biết thêm nhiều mẹo Excel cực hay <<

2 Cách copy từ Excel sang Word không kèm theo khung (bỏ khung)

Giả sử, bạn có một bảng dữ liệu “Khung năng lực vị trí nhân viên hành chính” trong file Excel như hình. Yêu cầu đặt ra là bạn cần copy bảng này từ file Excel sang Word mà không kèm theo khung.

Contents

Cách copy từ Excel sang Word không kèm theo khung (bỏ khung): Sử dụng công cụ Paste Special

Bước 1: Bạn bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu cần sao chép, nhấn chuột phải và chọn Copy. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + C.

Bước 2: Bạn mở file Word và để con trỏ chuột vào vị trí cần dán dữ liệu. Bạn chọn thẻ Home trên thanh công cụ, bạn nhấn vào dấu mũi tên bên dưới mục Paste. Thanh cuộn hiện ra, bạn chọn mục Paste Special.

Bước 3: Cửa sổ Paste Special hiện ra, bạn chọn mục Unformatted Unicode Text rồi nhấn OK để hoàn tất.

Bước 4: Excel trả về kết quả như hình, các dữ liệu đã được sao chép từ Excel sang Word mà không kèm theo khung.

Cách copy từ Excel sang Word không kèm theo khung (bỏ khung): Sử dụng công cụ Table

Bước 1: Tương tự cách 1, bạn bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu cần sao chép, nhấn chuột phải và chọn Copy. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + C.

Bước 2: Bạn mở file Word và để con trỏ chuột vào vị trí cần dán dữ liệu. Bạn nhấn chuột phải, chọn Paste, hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + V. Bạn nhận được kết quả bảng dữ liệu kèm theo khung như sau:

Bước 3: Sau đó, bạn bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu rồi chọn thẻ Layout trên thanh công cụ, bạn chọn Convert to Text tại mục Data.

Bước 4: Hộp thoại Convert Table To Text hiện ra. Các bạn chọn mục Tabs rồi nhấn OK để hoàn tất.

Bước 5: Excel trả về kết quả bảng dữ liệu không kèm khung như hình:

Bài viết được thực hiện trên máy tính sử dụng hệ điều hành Windows, áp dụng được cho các phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 và 2019, Office 356 hoặc cả MacOS với thao tác tương tự.

Trên đây là hai cách sử dụng công cụ Paste Special và Table để copy từ Excel sang Word mà không kèm theo khung. Tùy vào mục đích của các bạn mà áp dụng hai cách trên sao cho hiệu quả. Chúc các bạn sức khỏe và thành công!