Công cụ dụng cụ sử dụng bộ phận văn phòng năm 2024

Giải đáp công cụ dụng cụ là gì? Làm thế nào phân bổ công cụ dụng cụ, cách hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ trong kế toán ( minh họa cụ thể).

Tìm hiểu về công cụ dụng cụ, hướng dẫn cách để hạch toán phân bổ công cụ trong kế toán

TÌM HIỂU VỀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ

Công cụ dụng cụ là gì ?

Khái niệm công cụ dụng cụ (CCDC) được hiểu là tư liệu lao động của công ty, doanh nghiệp tham gia vào một hay nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà những tư liệu này có giá trị dưới 30.000.000đ hoặc có thời gian sử dụng ngắn (thường <1 năm). Được thể hiện thông qua hợp đồng mua bán, hóa đơn đầu vào, giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng.

Dựa trên quy định hiện hành, những tư liệu dưới đây được xem là công cụ dụng cụ ( CCDC) nếu như không đủ tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định (TSCĐ):

• Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp.
• Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, nhưng trong quá trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì.
• Công cụ, dụng cụ bao bì luân chuyển.
• Đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán.
• Những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành, sứ
• Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng,
• Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc,…

Ví dụ minh họa cụ thể:

VD1: Công ty xây dựng RH mua 200 khuôn mẫu đúc sẵn có trị giá là 20 triệu đồng dùng cho một dự án A.

VD2: Công ty xây dựng RH mua 200 khuôn mẫu đúc sẵn có trị giá là 31 triệu đồng dùng cho một dự án B, trong thời gian 9 tháng.

Ở cả 2 ví dụ trên đều được xem là công cụ, dụng cụ.

Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ

Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC đã nêu ra rằng:

“Đối với tài sản là công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, … không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm.”

Như vậy, chúng ta hiểu rằng thời gian phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC) không được vượt quá 3 năm. Nếu kéo dài thời gian hơn 3 năm thì chi phí này sẽ không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Cách phân bổ công cụ dụng cụ

Căn cứ dựa vào thông tư 200/ 2014/TT-BTC và 133/2016/TT-BTC, tùy thuộc vào giá trị và thời gian sử dụng của công cụ, dụng cụ (CCDC) mà kế toán doanh nghiệp của bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ dưới đây:

Phương pháp 1: Công cụ dụng cụ giá trị nhỏ và sử dụng trong một kỳ kế toán

Hạch toán luôn tất cả vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ đó.

Phương pháp 2: Công cụ dụng cụ giá trị lớn và sử dụng trong nhiều kỳ kế toán

Hạch toán công cụ, dụng cụ (hạch toán CCDC) vào tài khoản 242 và tính phân bổ từng tháng vào chi phí sản xuất, kinh doanh ( lập 1 bảng theo dõi chi tiết phân bổ theo giá trị và thời gian sử dụng công cụ dụng cụ thực tế của doanh nghiệp chia đều theo từng tháng);

Ví dụ: Công ty Hữu Trí mua đồ dùng văn phòng phẩm gồm: bút, giấy A4, ghim bấm… giá trị nhỏ dùng trong tháng thì hạch toán toàn bộ vào chi phí tháng đó. Còn nếu giá trị lớn và mua số lượng nhiều dùng cho nhiều tháng thì phải phân bổ chi phí theo từng tháng cho phù hợp.

Lưu ý: Thời điểm tính phân bổ là từ ngày đưa công cụ dụng cụ (CCDC) vào sử dụng.

CÁCH LÀM ĐỂ HẠCH TOÁN PHÂN BỔ CÔNG CỤ DỤNG CỤ ( HẠCH TOÁN CCDC) CÓ MINH HỌA

mau-bang-phan-bo-ccdc

Để hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ hợp lý, kế toán cần phân định rõ theo hai trường hợp: mua công cụ, dụng cụ về dùng ngay không qua nhập kho ; hay mua công cụ dụng cụ về nhập kho rồi mới đưa ra sử dụng.

Những công thức cần nắm:

• Giá trị phân bổ CCDC hàng năm = Giá trị công cụ dụng cụ / Thời gian phân bổ (<= 3 năm);
• Giá trị phân bổ hàng tháng = Số tiền phân bổ hàng năm / 12 ( tháng);

➤ Nếu mua dụng cụ về sử dụng ngay nhưng không trọn 1 tháng ( không sử dụng vào ngày 1 của tháng) thì phải tính ngày đưa công cụ dụng cụ vào sử dụng và tính phân bổ như sau:

Số tiền phân bổ trong tháng phát sinh = Giá trị công cụ dụng cụ / (Thời gian phân bổ x Tổng số ngày trong tháng) x Số ngày sử dụng trong tháng.

Trong đó: Số ngày sử dụng trong tháng = Tổng số ngày trong tháng có phát sinh mua dụng cụ – Ngày bắt đầu sử dụng + 1.

Sau đây sẽ là chi tiết cách hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ theo từng trường hợp và minh họa ví dụ cụ thể:

Hạch toán công cụ dụng cụ trường hợp mua về dùng ngay không qua nhập kho:

• Đối với công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ dùng 1 kỳ:

Trường hợp này hạch toán sẽ tính luôn vào chi phí của kỳ đó ( bộ phận nào sử dụng sẽ hạch toán theo chi phí của bộ phận đó) mà không cần phải hạch toán vào TK 153.

Theo thông tư 113 hạch toán công cụ dụng cụ sẽ bao gồm:

• Nợ TK 154: Nếu dùng cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ, xây dựng, xây lắp
• Nợ TK 6421: Nếu dùng cho bộ phận bán hàng
• Nợ TK 6422: Nếu dùng cho bộ phận quản lý
• Nợ TK 1331. Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111/ 112/ 331.

Theo Thông tư 200 hạch toán công cụ dụng cụ sẽ bao gồm:

• Nợ TK 623: Nếu dùng cho máy thi công
• Nợ TK 627: Nếu dùng cho bộ phận sản xuất
• Nợ TK 641: Nếu dùng cho bộ phận bán hàng
• Nợ TK 642: Nếu dùng cho bộ phận quản lý.
• Nợ 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111/ 112/ 331.

• Đối với công cụ dụng cụ có giá trị lớn dùng trong nhiều kỳ:

Trường hợp này thì sẽ hạch toán vào TK 242; mà không cần hạch toán vào TK 153. Rồi sau đó phân bổ vào hàng tháng.

Theo thông tư 113 hạch toán công cụ dụng cụ sẽ bao gồm:

– Hạch toán khi mua CCDC về:

– Nợ TK 242: Chi phí trả trước

– Nợ TK 1331. Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111/ 112/ 331.

– Phân bổ công cụ dụng cụ vào bộ phận sử dụng hàng tháng:

Nợ TK 154: Nếu dùng cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ, xây dựng, xây lắp

Nợ TK 6421: Nếu dùng cho bộ phận bán hàng

Nợ TK 6422: Nếu dùng cho bộ phận quản lý

Có TK 242: Giá trị phân bổ CCDC của tháng đó.

Theo thông tư 200 hạch toán công cụ dụng cụ sẽ bao gồm:

– Hạch toán khi mua CCDC về:

Nợ TK 242: Chi phí trả trước

Nợ TK 1331. Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111/ 112/ 331.

– Phân bổ công cụ dụng vào bộ phận sử dụng hàng tháng:

Nợ TK 623: Nếu dùng cho máy thi công

Nợ TK 627: Nếu dùng cho bộ phận sản xuất

Nợ TK 641: Nếu dùng cho bộ phận bán hàng

Nợ TK 642: Nếu dùng cho bộ phận quản lý.

Có TK 242: Giá trị phân bổ CCDC của tháng đó.

Hạch toán công cụ dụng cụ trường hợp mua về nhập kho rồi sau đó mới xuất ra sử dụng:

• Đối với công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ dùng 1 kỳ:

Trường hợp này, bạn phải hạch toán vào TK 153. Đến khi nào xuất ra sử dụng thì hạch toán vào chi phí trong kỳ đó.

Theo thông tư 113 hạch toán công cụ dụng cụ sẽ bao gồm:

Khi mua CCDC về nhập kho:

• Nợ TK 153: Công cụ dụng cụ
• Nợ TK 1331. Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111/ 112/ 331.

Khi xuất CCDC ra sử dụng:

• Nợ TK 154: Nếu dùng cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ, xây dựng, xây lắp
• Nợ TK 6421: Nếu dùng cho bộ phận bán hàng
• Nợ TK 6422: Nếu dùng cho bộ phận quản lý

Có TK 153: Giá trị xuất kho của CCDC (Theo PP tính giá xuất kho mà DN áp dụng vì CCDC được quản lý và hạch toán như nguyên vật liệu)

Theo thông tư 200 hạch toán công cụ dụng cụ sẽ bao gồm:

Khi mua CCDC về nhập kho:

• Nợ TK 153: Công cụ dụng cụ
• Nợ TK 1331. Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111/ 112/ 331.

Khi xuất CCDC ra sử dụng:

• Nợ TK 623: Nếu dùng cho máy thi công
• Nợ TK 627: Nếu dùng cho bộ phận sản xuất
• Nợ TK 641: Nếu dùng cho bộ phận bán hàng
• Nợ TK 642: Nếu dùng cho bộ phận quản lý.

Có TK 153: Giá trị xuất kho của CCDC (Theo PP tính giá xuất kho mà DN áp dụng vì CCDC được quản lý và hạch toán như nguyên vật liệu)

• Đối với công cụ dụng cụ có giá trị lớn sử dụng trong nhiều kỳ:

Trường hợp này, bạn sẽ hạch toán vào TK 153. Đến khi nào xuất ra sử dụng thì sẽ hạch toán vào TK 242 -> Rồi tính phân bổ vào hàng tháng.

Theo thông tư 113 hạch toán công cụ dụng cụ sẽ bao gồm:

Khi mua CCDC về nhập kho:

• Nợ TK 153: Công cụ dụng cụ
• Nợ TK 1331. Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111/ 112/ 331.

Khi xuất CCDC ra sử dụng:

• Nợ TK 242: Chi phí trả trước

Có TK 153: Giá trị xuất kho của CCDC (Theo PP tính giá xuất kho mà DN áp dụng vì CCDC được quản lý và hạch toán như nguyên vật liệu)

Hàng tháng phân bổ công cụ dụng vào bộ phận sử dụng:

• Nợ TK 154: Nếu dùng cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ, xây dựng, xây lắp
• Nợ TK 6421: Nếu dùng cho bộ phận bán hàng
• Nợ TK 6422: Nếu dùng cho bộ phận quản lý

Có TK 242: Giá trị phân bổ CCDC của tháng đó.

Theo thông tư 200 hạch toán công cụ dụng cụ sẽ bao gồm:

Khi mua CCDC về nhập kho:

• Nợ TK 153: Công cụ dụng cụ
• Nợ TK 1331. Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111/ 112/ 331.

Khi xuất CCDC ra sử dụng:

• Nợ TK 242: Chi phí trả trước

Có TK 153: Giá trị xuất kho của CCDC (Theo PP tính giá xuất kho mà DN áp dụng vì CCDC được quản lý và hạch toán như nguyên vật liệu)

Hàng tháng phân bổ công cụ dụng vào bộ phận sử dụng:

• Nợ TK 623: Nếu dùng cho máy thi công
• Nợ TK 627: Nếu dùng cho bộ phận sản xuất
• Nợ TK 641: Nếu dùng cho bộ phận bán hàng
• Nợ TK 642: Nếu dùng cho bộ phận quản lý.

Có TK 242: Giá trị phân bổ CCDC của tháng đó.

Ví dụ minh họa:

Ngày 05/06/2023, Công ty Hữu Trí mua 1 máy tính HP trị giá 20 triệu đồng ( chưa có VAT), thuế GTGT là 10% ( 2 triệu đồng) và thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.

Chi phí vận chuyển là 100 nghìn đồng và công ty vận chuyển kê khai thuế trực tiếp nên xuất hóa đơn bán hàng ( thanh toán tiền mặt).

Máy tính mua về được sử dụng ngay cho phó phòng ( bộ phận quản lý).

Cách làm để hạch toán công cụ dụng cụ nêu trên được tiến hành như sau:

• Phân bổ công cụ dụng cụ: công cụ dụng cụ trên ( máy tính HP) thuộc loại có giá trị cao và thời gian sử dụng nhiều kỳ.

Bắt đầu hạch toán: theo thông tư 200

• Bước 1: Hạch toán công cụ dụng cụ khi mua về ( trong trường hợp này là mua về sử dụng ngay) -> không cần hạch toán vào TK 153, mà hạch toán vào TK 242

Ngày 05/06/2023 khi mua về hạch toán

• Nợ TK 242: 20.000.000 đồng
• Nợ TK 1331. 2.000.000 đồng

Có TK 112: 22.000.000 đồng

• Nợ TK 242: 100.000 đồng

Có TK 111: 100.000 đồng

• Bước 2: Xác định thời gian phân bổ CCDC và mức phân bổ hàng tháng:

Công ty xác định là sử dụng trong 2 năm → thời gian phân bổ là 12 tháng.

Xác định mức phân bổ hàng tháng:

• Giá trị CCDC là: 20.000.000 + 100.000 = 20.100.000 đồng.
• Mức phân bổ tháng = 25.100.000/ 12 = 1.675.000 đồng.

Xác định mức phân bổ trong tháng 06 – tháng đầu tiên: (vì mua về sử dụng ngay).

• Vì ngày sử dụng là ngày 05/06 ta làm tròn tháng (tức là mức phân bổ tháng 06 sẽ là mức phân bổ hàng tháng mà vừa tính được bên trên).

-> Mức phân bổ trong tháng 06 – tháng đầu tiên = 1.675.000 đồng.

• Bước 3: Hạch toán phân bổ công cụ dụng ( hạch toán phân bổ CCDC) cuối mỗi tháng:

Cuối mỗi tháng dựa vào Bảng tính phân bổ CCDC để bạn có thể hạch toán phân bổ CCDC vào bộ phận sử dụng, cụ thể như sau:

• Nợ TK 642:1.675.000 đồng (Vì dùng cho bộ phận quản lý)

Có TK 242: 1.675.000 đồng.

• Từ tháng 07 trở đi thì cuối tháng bạn cũng hạch toán như trên tháng 6 và Hạch toán phân bổ trong vòng 12 tháng.

Trên đây là tổng quan chi tiết về hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ cho doanh nghiệp của bạn. Nếu cần tư vấn thêm, vui lòng liên hệ với thuế Hữu Trí để được giải đáp chi tiết nhất!