Sử dụng chữ ký số là một hình thức sử dụng chữ ký điện tử phục vụ cho các hoạt động giao dịch làm ăn của doanh nghiệp, giúp cho các hoạt động này nhanh chóng hơn và dễ dàng hơn, không mất nhiều công sức đi lại của doanh nghiệp.
Việc sử dụng những dịch vụ điện tử thường hay gặp lỗi, và trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra cách sửa lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng.
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số hay tên gọi khác là Token là chữ ký điện tử đã được mã hóa tất cả các thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp và sử dụng thay cho chữ ký tay cho các hoạt động, giao dịch được thực hiện qua mạng internet.
Đặc điểm của chữ ký số:
Chữ ký số được mã hóa như một chiếc USB thông thường.
Quá trình sử dụng chữ ký số được bảo mật bằng mật khẩu hay còn gọi là mã pin.
Chữ ký số sẽ được mã hóa các thông tin sau đây của doanh nghiệp:
– Thông tin cơ bản của doanh nghiệp: tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của doanh nghiệp…
– Số seri của chữ ký số.
– Thời gian sử dụng của chữ ký số đó.
– Tên của đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số [Viettel – CA, VNPT – CA…].
– Chữ ký số của đơn vị chứng thực chữ ký số cho doanh nghiệp.
– Thư hạn chế phạm vi, mục đích sử dụng chữ ký số.
– Hạn chế trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
– Một số nội dung theo quy định của của cơ quan nhà nước.
Chữ ký số được pháp luật quy định trong Luật Giao dịch điện tử và Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số.
Để sử dụng chữ ký số cần phải trải qua hai bước, đó là: tạo chữ ký số sau đó kiểm tra chữ ký số [tức là kiểm tra khóa công khai đã hợp lệ hay chưa].
Các doanh nghiệp không thể tự tạo và sử dụng chữ ký số. Hiện nay, các doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng dịch vụ chữ ký số từ một số đơn vị uy tín như: Viettel, VNPT, BKAV, FPT…
Sử dụng chữ ký số mang lại nhiều lợi ích, tiện lợi cho doanh nghiệp, mục đích khi sử dụng chữ ký số là:
– Sử dụng chữ ký số thường vào việc kê khai nộp thuế trực tuyến, thuế hải quan trực tuyến, thực hiện các giao dịch ngân hàng và giao dịch chứng khoán điện tử.
– Chữ ký số còn được sử dụng để ký kết các hợp đồng mua bán, hợp tác đối với các đối tác kinh doanh.
– Chữ ký số có tính bảo mật và chính xác cao nên có thể sử dụng làm bằng chứng hạn chế tối đa việc chối bỏ trách nhiệm trong các hoạt động của doanh nghiệp.
– Chữ ký số giúp doanh nghiệp trao đổi dữ liệu một cách đơn giản, nhanh chóng mà vẫn đảm bảo về mặt pháp lý và tiết kiệm thời gian.
Lý do không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng?
Việc sử dụng các dịch vụ điện tử thường sẽ có những lỗi nhất định và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất công việc, chất lượng công việc của doanh nghiệp. Và đối với chữ ký số, doanh nghiệp thường gặp lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc là chữ ký số không đúng. Vậy lỗi này xảy ra do những nguyên nhân nào?
Nguyên nhân thứ nhất: cắm sai USB Token của công ty, cắm USB Token của công ty A nhưng đăng nhập tài khoản của công ty B.
Nguyên nhân thứ hai: Serial không trùng khớp giữa Serial USB Token trên tài khoản thuế và Serial trên USB Token.
Nguyên nhân thứ ba: do sử dụng chữ ký số quá lâu dẫn đến Drive của chữ ký số bị lỗi trong khi sử dụng. Đây là lỗi hy hữu, rất hiếm gặp trong việc sử dụng chữ ký số.
Cách sửa lỗi tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng
Các lỗi kỹ thuật thường sẽ dựa vào nguyên nhân để tìm ra cách thức khắc phục. Để sửa lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng thì phải tìm ra được nguyên nhân.
Với lỗi không tìm thấy chữ ký số hay chữ ký số không đúng thì khi mở màn hình máy tính sẽ không thấy biểu tượng chữ ký số. Và dưới đây là một số cách thức khắc phục lỗi:
– Khi màn hình không hiện biểu tượng chữ ký số thì việc đầu tiên mà quý vị cần phải thực hiện là cài đặt lại file ổ đĩa chữ ký số.
– Ngoài ra khi có lỗi chữ ký số không đúng hay không tìm thấy thì có thể update lại serial của chữ ký số trên tài khoản trang Tổng cục thuế bằng cách vào mục “Thay đổi thông tin”.
Trong trường hợp thực hiện các cách khắc phục mà vẫn không sử dụng được chữ ký số thì quý vị cần phải liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ sửa lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng.
Khi thực hiện kê khai và nộp thuế qua mạng, một số người sử dụng chữ ký số gặp phải lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không hợp lệ. Vậy nguyên nhân của tình huống này là do đâu? Cách khắc phục lỗi không tìm thấy chữ ký số là như thế nào? Bài viết sau đâu sẽ hướng dẫn chi tiết, cụ thể cho bạn.
Lỗi không tìm thấy chữ ký số
1. Nguyên nhân lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không hợp lệ
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến người nộp thuế gặp tình huống lỗi chữ ký số không hợp lệ hoặc không tìm được chữ ký số trong quá trình kê khai và nộp thuế điện tử, cụ thể các nguyên nhân dẫn đến lỗi như:
Trường hợp 1: USB Token EFY bạn cắm không đúng của công ty mà bạn đang thực hiện kê khai hoặc cắm USB Token của công ty nhưng đăng nhập tài khoản nộp thuế của công ty khác.
=> Trong trường hợp này bạn cần kiểm tra lại xem đã cắm USB Token đúng công ty chưa hoặc đẵ đăng nhập đúng tài khoản nộp thuế chưa. Để tránh trường hợp gặp phải lần sau, bạn nên ghi chú hoặc đánh dấu riêng để nhận biết các công ty ra vỏ Token.
Trường hợp 2: Khi USB Token của bạn đã sử dụng lâu, thì sẽ rất dễ dẫn đến tình trạng Driver của chữ ký số bị lỗi trong quá trình sử dụng.
=> Đối với trường hợp các loại USB có sẵn driver trong USB bạn làm như sau:
- Mở My Computer, người dùng tìm ổ đĩa chữ ký số [thường có logo và tên nhà cung cấp chữ ký số]
- Tìm file setup.exe, click chuột mở file rồi click Install.
+ Nếu máy bạn đã cài driver Token và bị lỗi, bạn cần gỡ file và cài lại. Với một số máy tính bị lỗi nhưng không thể gỡ được driver cũ, người dùng cần sử dụng Unlocker để xóa thư mục cài đặt, sau đó copy thư mục cài đặt trên máy tính khác paste vào máy của người dùng, sau đó gỡ Driver cũ rồi cài lại.
+ Với các loại USB không có sẵn driver bên trong người dùng cần lên website của nhà cung cấp để download về rồi sau đó tiến hành cài vào máy.
Trường hợp 3: Nhập sai mã pin
=> Kiểm tra lại xem bạn có gõ nhầm mã pin ko, có đang bật Caps Lock và gõ tiếng Việt không, nếu có thì tắt đi. Hầu hết USB Token chỉ cho phép gõ sai mã pin một số lần nhất định [khoảng 5 lần]. Nếu sai quá số lần quy định bạn phải liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để được mở khóa hoặc có thể tự lấy lại mật khẩu Token tại nhà
Trường hợp 4: Số serial trên USB Token không trùng khớp với số serial khai báo trên Tài khoản trang khai báo.
Trường hợp này có thể là do USB Token của bạn mới được khởi tạo hoặc gia hạn, khi có sự tác động vào thông tin trong thiết bị USB Token sẽ tự động cập nhật dãy serial mới nhằm đảm bảo bảo mật đề phòng trường hợp chữ ký số bị người lạ lấy được mật khẩu.
=> Thay đổi Serial của USB Token trên trang thuế
2. Cách khắc phục lỗi không tìm thấy chữ ký số/ chữ ký số không hợp lệ
Khi hệ thống hiển thị trên màn hình lỗi không tìm thấy chữ ký số, đầu tiên các bạn cần kiểm tra góc phải màn hình trên thanh Taskbar máy tính đã nhận thiết bị USB Token và có biểu tượng chữ ký số EFY chưa?
Máy tính chưa nhận chữ ký số
Nếu chưa thấy biểu tượng của phần mềm chữ ký số, nghĩa là máy tính của bạn chưa nhận kết nối USB Token, người nộp thuế sẽ thực hiện cài lại file trong ổ đĩa Chữ ký số EFY. Sau khi cài đặt và máy tính hiển thị biểu tượng EFY-CA các bạn thực hiện kê khai lại hồ sơ.
Máy tính đã nhận chữ ký số và hiển thị biểu tượng EFY-CA
Khi đã kiểm tra các lỗi về kết nối, mật khẩu, driver mà hệ thống hiển thị lỗi Chữ ký số không hợp lệ / Chữ ký số không đúng người nộp thuế cần tiến hành thay đổi lại số serial chữ ký số trên tài khoản khai báo của trang hỗ trợ kê khai thuế.
Bước 1: Truy cấp địa chỉ trang nộp tờ khai thuế //nhantokhai.gdt.gov.vn/ và đăng nhập bằng tài khoản quản lý [-QL]
Bước 2: Tại giao diện trang Thuế điện tử, bấm Quản lý Tài khoản [1], sau đó chọn Thay đổi thông tin dịch vụ [2].
Bước 3: Tại mục Dịch vụ - Nộp thuế điện tử, bấm Thay đổi thông tin dịch vụ [3].
Bước 4: Hệ thống hiển thị bước Nhập thông tin, bấm Thay đổi CKS [4] để cập nhật thông tin CTS mới, sau đó bấm Tiếp tục [5].
Lưu ý: Trường hợp chữ ký số của người nộp thuế có nhiều dòng hạn dùng tương ứng với các thông tin chứng thư số khác nhau, hệ thống sẽ hiển thị Cửa sổ Lựa chọn chữ ký số, Người nộp thuế chọn Tên chủ thể chứng thư số có thời hạn [Ngày hết hạn] xa nhất của chữ ký số.
Bước 5: Hệ thống hiển thị bước Xác thực, Bạn kiểm tra các thông tin trên tờ khai “Đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin giao dịch thuế điện tử”, nếu tất cả thông tin đều chính xác, Bạn bấm Ký và gửi [6].
Bước 6: Cửa sổ nhập mã PIN hiển thị, nhập Số PIN [7], sau đó bấm Chấp nhận [8]
Bước 7: Thông báo “Ký điện tử thành công” hiển thị, bấm OK [9] để hoàn thành.
Bước 8: Hệ thống hiển thị thông báo đã gửi tờ khai đăng ký thành công,
Như vậy là bạn đã thay đổi xong số serial của chữ ký số và tiếp tục thực hiện nộp tờ khai thuế qua mạng.
Lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không hợp lệ là lỗi khá phổ biến trong quá trình kê khai thuế, chính bởi vậy mà bạn không cần quá lo lắng về những lỗi này. Chỉ cần làm theo các bước hướng dẫn trên, bạn sẽ khắc phục được các lỗi về chữ ký số một cách dễ dàng. Nếu bạn có bất cứ khó khăn hoặc thắc mắc nào có thể liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ chi tiết nhất nhé.
ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ EFY-CA : TẠI ĐÂY
▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG
CHỮ KÝ SỐ EFY - CA
Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT:
Tổng đài: 19006142 / 19006139
Mua hàng: HN [Ms Hằng]: 0911 876 893 / HCM [Ms Thùy]: 0911 876 899
Chữ ký số công cộng EFYCA - Giải pháp tiên phong thời công nghệ
HaTT_TT