Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm fast

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử Fast e-Invoice giúp khách hàng có thể dễ dàng tra cứu thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Người mua sẽ nhận được thư (Email) thông tin hóa đơn điện tử sau khi người bán phát hành trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice. Các thông tin chính bao gồm:

• Số hóa đơn (Invoice Number)
• Ký hiệu hóa đơn (Serial Number)
• Mẫu số hóa đơn (Invoice Form)
• Mã số tra cứu hóa đơn (Secure Key for Searching).

Để tra cứu hóa đơn điện tử người dùng có thể thực hiện 1 trong 3 cách sau đây:

Đường dẫn (Link) https://einvoice.fast.com.vn có sẵn trong nội dung của Email thông báo phát hành hóa đơn điện tử mà người dùng nhận được. Người dùng có thể tra cứu bằng Mã nhận hóa đơn (Mã số tra cứu hóa đơn) hoặc Tệp hóa đơn gốc (XML).

Tra cứu bằng mã nhận hóa đơn

• Bước 1. Tích chọn ô “Mã nhận hóa đơn”, sao chép (Copy) “Mã số tra cứu hóa đơn” rồi dán (Paste) vào ô “Mã số… “. Lưu ý: Mã số tra cứu hóa đơn được gửi theo email thông báo phát hành nhận được.
• Trong trường hợp, người dùng bấm trực tiếp vào liên kết tra cứu

https://einvoice.fast.com.vn

• trong Email và trong ô “

Mã số

…” đã có sẵn giá trị thì không cần phải Copy/Past mã số để tra cứu mà thực hiện bước tiếp sau.

• Bước 2. Nhập vào ô “Mã xác thực” với chuỗi ký tự thể hiện trên màn hình. Nếu không nhìn rõ, nhấn “Chọn mã xác thực khác” để hiển thị lại chuỗi khác.
• Bước 3. Bấm “Nhận” để tra cứu.

Tra cứu bằng tệp hóa đơn gốc (XML)

• Bước 1. Tích chọn ô “Hóa đơn gốc (XML)” để tải lên tệp tin hóa đơn điện tử có định dạng XML được gửi theo Email thông báo phát hành nhận được. (Tệp XML phải được tải trước về máy tính, liên kết tải về có sẵn trong Email thông báo phát hành).
• Bước 2. Nhập vào ô “Mã xác thực”.
• Bước 3. Bấm “Nhận” để tra cứu.

Với Cách 1, tại giao diện xem hóa đơn, người dùng có thể thực hiện thêm các thao tác: Tải bản thể hiện hóa đơn điện tử (PDF), Tải tệp hóa đơn gốc (XML), Tải thông tin chứng thư số, Người mua chuyển đổi hóa đơn sang chứng từ giấy.

Các nghiệp vụ được phép thực hiện bao gồm: phát hành hoá đơn mới, hoá đơn điều chỉnh, hoá đơn thay thế và nghiệp vụ huỷ hoá đơn đã phát hành.

Hướng dẫn thực hiện

• Vào chức năng Cập nhật\ Phát hành hoá đơn điện tử.

• Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:

• * Chọn Loại xử lý: phát hành hoá đơn mới, phát hành hoá đơn điều chỉnh, phát hành hoá đơn thay thế, huỷ hoá đơn đã phát hành.
  • Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần phát hành.
  • Chọn Mã đơn vị cần phát hành.
  • Chọn Mã phân loại (ký hiệu hoá đơn) cần phát hành.
• * Lưu ý:
  • Mã phân loại phải được tạo trước trên hệ thống Fast e-Invoice (Portal) ở chức năng Danh mục phân loại hóa đơn và chỉ định cho đơn vị nào sử dụng tại chức năng Khai báo sử dụng hóa đơn.
  • Trường hợp không chọn tại trường này, hệ thống sẽ phát hành theo mã phân loại khai báo tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn có tích chọn vào ô Ngầm định (phát hành). Nếu chưa khai báo tại chức năng này thì khi phát hành hệ thống sẽ báo lỗi.
  • Nhấn Nhận ở cuối màn hình.
• Màn hình kết quả lọc: chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực

• Xem nội dung hoá đơn trước khi phát hành: chạm và giữ hóa đơn cần xem, kéo từ phải sang trái và nhấn nút In

• Phát hành hoá đơn điện tử:
• * Loại xử lý Phát hành/ Điều chỉnh (phát hành hoá đơn mới hoặc hoá đơn điều chỉnh): chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành cuối màn hình

• * Loại xử lý Thay thế (phát hành hoá đơn thay thế): chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành cuối màn hình, nhập Xác nhận mật khẩu để xác minh đúng người dùng. Xem thêm hướng dẫn Xác thực bằng vân tay nếu người dùng cần sử dụng tính năng này thay cho nhập mật khẩu.

• * Loại xử lý Hủy (hoá đơn đã phát hành): chọn các hóa đơn cần hủy và nhấn Hủy hóa đơn, nhập các thông tin xác nhận mật khẩu, số biên bản huỷ, ngày biên bản huỷ, lý do huỷ và nhấn Nhận.

• Yêu cầu ký số: ứng dụng trên điện thoại chỉ hỗ trợ loại chữ ký số HSM (Hardware Security Module). Vì vậy, hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành hoá đơn điện tử. Hoá đơn điện tử sau khi được phát hành trên ứng dụng di động cũng sẽ được hệ thống tự động chuyển đến cho người mua thông qua thư điện tử của người mua (khai báo trong Danh mục khách hàng hoặc khai báo tại bước Lập hóa đơn – thẻ Thông tin – trường Thư (Email)).