Trước khi đi tìm hiểu về các chức năng, vai trò chính của nhà quản trị, hãy định nghĩa một cách chính xác khái niệm nhà quản trị trong doanh nghiệp trước tiên. Nhà quản trị hay còn được gọi với một tên gọi khác là quản trị viên, chỉ những người làm việc trong một doanh nghiệp, tổ chức. Tuy nhiên, công việc của họ không hướng về một chuyên môn ngành nghề nào nhất định, mà đảm nhận nhiệm vụ quản lý, điều phối tất cả các hoạt động chung trong phạm vi cho phép của toàn bộ công ty, hoặc một bộ phận tùy theo cấp bậc của nhà quản trị đó.
Bên dưới mỗi nhà quản trị, sẽ có một lượng nhân viên nhất định do nhà quản trị đó nắm quyền quản lý. Công việc của nhà quản trị sẽ là phụ trách quản lý các công việc của cấp dưới, lên kế hoạch làm việc, giám sát, kiểm tra chất lượng, đảm bảo nhân viên dưới quyền hoàn thành đúng và đủ chỉ tiêu công việc. Vì vậy, nhà quản trị cũng sẽ phải chịu trách nhiệm liên đới nếu có bất kỳ sai sót nào từ phía nhân viên của mình.
Có nhiều cấp bậc quản trị từ thấp đến cao, nhưng cơ bản được chia làm 3 tầng cơ bản: quản trị cơ sở, quản trị trung cấp và quản trị cao cấp. Quản trị cơ sở là những vị trí quản trị nhân viên cấp bậc thấp nhất trong doanh nghiệp ví dụ như tổ trưởng tổ sản xuất phụ trách quản lý các công nhân trong nhà máy. Nhà quản trị trung cấp sẽ phụ trách những nhân viên quản trị sơ cấp và các nhân viên làm việc ở vị trí, chức vụ ngang bằng và chịu trách nhiệm công việc trước nhà quản trị cao nhất. Nhà quản trị cao cấp là người đứng đầu, quản lý toàn bộ các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp và đưa ra những định hướng, quyết định quan trọng nhất.
Trong một số trường hợp, người quản trị doanh nghiệp có thể cũng chỉ là một “nhân viên” làm việc trong doanh nghiệp và nhận lương hằng tháng. Tuy nhiên, đây là một vị trí công việc yêu cầu cực kỳ cao về tất cả các kiến thức trong doanh nghiệp từ tài chính, nhân sự đến chiến lược tầm nhìn, am hiểu về văn hóa công ty, cách thức quản lý,... và thực hành điều khiển mọi hoạt động và có quyền quyết định những vấn đề hệ trọng trong hoạt động kinh doanh.
2. Những vai trò nhà quản trị đảm nhận
Nhà quản trị được xem là những người quyết định thành công, thất bại của một doanh nghiệp, từ đó, ta đã thấy được phần nào vai trò quan trọng của họ trong quá trình vận hành và phát triển của công ty. Theo lý thuyết lãnh đạo của nhà nghiên cứu Henry Mintzberg vào năm 1960, một nhà quản trị đảm nhận 3 nhóm vai trò chính trong tổ chức: vai trò nhân sự, vai trò thông tin và vai trò quyết định.
Đầu tiên, nhà quản trị là người gắn với trách nhiệm quả lý con người. Đây là một nhiệm vụ khi người đứng đầu phải biết cách điều chỉnh, quản lý những nhân viên trong đội, nhóm hàng ngũ công ty mình để tối ưu hiệu quả làm việc, đưa công ty đến những bước phát triển hơn. Trong đó, họ đảm nhận những nhiệm vụ:
- Vai trò đại diện: nhà quản trị sẽ là người quản lý tất cả các nhân viên dưới quyền của mình, đồng thời, họ cũng là người đại diện cho tập thể đó trong hầu hết các quá trình cần thay mặt tham dự, ví dụ như trong các cuộc họp, quản lý sẽ là người chịu trách nhiệm báo cáo công việc, chịu trách nhiệm trước các vấn đề, sự cố, thay mặt nhận thưởng hoặc thay mặt đề xuất ý kiến.
- Vai trò lãnh đạo: người quản trị luôn là người đi đầu, tiên phong lãnh đạo, chỉ đạo các nhân viên của mình, đốc thúc công việc và quản lý công việc của họ. Nhà quản trị sử dụng những kỹ năng vượt trội của mình để dẫn dắt toàn bộ tập thể phát triển tiến bộ hơn.
- Vai trò liên lạc: người đứng đầu một tổ chức bao gồm nhiều thành viên còn có vai trò rất quan trọng trong việc gắn kết các thành viên trong đội nhóm của mình cũng như liên lạc giữa tổ chức của mình với những tập thể khác hoặc một nhà quản trị cấp cao hơn.
2.2. Vai trò thông tin
Vai trò thông tin của nhà quản lý xuất phát từ mạng lưới quan hệ nhân sự mở rộng của họ đa dạng, phong phú hơn những nhân viên bình thường trong doanh nghiệp. Họ có thể tiếp nhận được nhiều nguồn thông tin hơn và có khả năng phổ biến rộng hơn trong môi trường công việc.
- Vai trò thu thập và tiếp nhận thông tin: vì nhà quản trị là đại diện cho một tập thể đội ngũ nhân viên của mình và họ sở hữu nhiều mối quan hệ giữa các cấp bậc cao thấp khác nhau trong doanh nghiệp, vì vậy, khi có bất kỳ thông tin gì được truyền đạt ra ngoài, người quản lý sẽ là người nắm bắt và tiếp nhận đầu tiên.
- Vai trò phổ biến thông tin: sau khi đã thu thập, xác minh những thông tin vừa tiếp nhận, người quản trị sẽ sử dụng chức năng quyền hành của mình để thông báo với toàn bộ nhân viên thuộc phạm vi quản lý.
- Vai trò cung cấp thông tin: không chỉ tiếp nhận thông tin từ bên ngoài vào nhóm, đội của mình, nhà quản trị còn thực hiện vai trò là người đưa những thông tin cần thiết về tổ chức của mình ra ngoài. Ví dụ như tổ trưởng sản xuất đưa ra đề xuất cải thiện quy trình làm việc lên trưởng ban quản lý sản xuất.
2.3. Vai trò quyết định
Một nét đặc trưng cuối cùng làm nên chất của một nhà quản trị đó là quyền được đưa ra quyết định. Họ là những người có đủ các điều kiện và quyền lực để đưa ra những quyết sách, hành động mà từ đó, các nhân viên dưới quyền phải tuân thủ, làm theo.
- Vai trò doanh nhân: đây là vai trò mà trong đó người quản lý có quyền đưa ra những thay đổi về cách thức hoạt động của doanh nghiệp, những máy móc, kỹ thuật được áp dụng vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp để cải tiến và nâng cao hiệu suất làm việc.
- Vai trò giải quyết vấn đề: trong quá trình hoạt động, không có doanh nghiệp nào có thể tránh khỏi những biến cố, vấn đề bất ngờ xảy ra. Khi đó, nhà quản trị đóng vai trò là người tìm ra giải pháp cho những sự cố ấy để đảm bảo sự ổn định quay trở lại với hoạt động vận hành của công ty.
- Người phân chia tài nguyên: nhà quản trị trong doanh nghiệp sẽ nắm trong tay rất nhiều tài nguyên công việc, họ có vai trò phân chia những tài nguyên ấy sao cho hợp lý và hiệu quả để cuối cùng nhận lại kết quả công việc tốt nhất.
- Vai trò đàm phán: để mang lại những nguồn tài nguyên có lợi cho doanh nghiệp, người làm quản lý sẽ có nhiệm vụ đàm phán với các đối tác, các bên liên quan đến công việc để đạt đến những thỏa thuận hợp lý nhất.
Nhìn chung, để hoàn thành vai trò của nhà quản trị trong doanh nghiệp là một chuyện không hề dễ dàng, đòi hỏi rất nhiều kiến thức và kỹ năng sâu rộng trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Mong rằng những chia sẻ trong bài viết trên đây đã cho các bạn một cái nhìn tổng quan hơn về nhà quản trị và trách nhiệm nặng nề của vị trí công việc này.
Về định nghĩa, nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu.
Như vậy có thể thấy, nhà quản trị làm việc trong một tổ chức. Tổ chức là một sự xếp đặt người một cách hệ thống nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định, chúng có ba đặc trưng cơ bản:
- Có mục đích riêng biệt thể hiện thông qua các mục tiêu cụ thể
- Có nhiều người chia sẻ và thực hiện mục đích
- Có cấu trúc, quan hệ, phát triển thành một kiểu sắp đặt nhất định.
Trong một tổ chức thông thường sẽ có 2 vai trò khác nhau. Đầu tiên là nhà quản trị như chúng ta đã biết, các bộ phận còn lại được gọi chung với tên gọi là Người thừa hành. Người thừa hành là người trực tiếp làm một công việc hay một nhiệm vụ, và không có trách nhiệm trông coi công việc của những người khác. Cấp trên của người thừa hành chính là các nhả quản trị trực tiếp.
Các cấp bậc của nhà quản trị
Hiện tại người ta chia nhà quản trị thành 4 cấp bậc khác nhau: nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp giữa, nhà quản trị cấp cơ sở và các nhân viên thừa hành.
Nhà quản trị cấp caoNhà quản trị cấp cao là một nhóm nhỏ các nhà quản trị ở cấp bậc cao nhất trong tổ chức, chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng trong tổ chức. Công việc của họ là xây dựng chiến lược hành động và phát triển tổ chức, đề ra các mục tiêu dài hạn và các giải pháp lớn để thực hiện…
- Kiến tạo tầm nhìn phát triển tổ chức
- Xây dựng các kế hoạch và chiến lược dài hạn.
- Quyết định và triển khai các chương trình thay đổi tổ chức [cơ cấu tổ chức, văn hoá].
- Lựa chọn các nhân sự chủ chốt của công ty.
- Điều phối hoạt động của công ty.
- Đánh giá thành tích chung của công ty và các bộ phận.
- Kiểm soát việc thực hiện chiến lược và mục tiêu chung của công ty.
Chức danh của cấp quản trị này là: Chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, các ủy viên hội đồng quản trị, các tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc…
Nhà quản trị cấp trung/cấp giữaBao gồm những nhà quản trị ở cấp chỉ huy trung gian, họ là cấp trên của các nhà quản trị cấp cơ sở và là cấp dưới của các nhà quản trị cấp cao. Họ có nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch và chính sách của tổ chức, họ vừa quản trị các quản trị viên cấp cơ sở vừa điều khiển các nhân viên khác.
- Lập các kế hoạch trung hạn và chuẩn bị các kế hoạch dài hạn để cấp trên phê duyệt dựa trên chiến lược công ty.
- Thiết lập các chính sách của phòng/ban
- Xem xét các báo cáo ngày và báo cáo tuần về sản xuất hoặc bán hàng.
- Đánh giá thành tích quản lý đề xác định năng lực và sự sẵn sàng cho đề bạt.
- Tư vấn cho cấp dưới về các vấn đề sản xuất, nhân sự hoặc các vấn đề khác.
- Tuyển dụng và lựa chọn nhân sự.
Chức danh của cấp quản trị này là: Trưởng phòng, trưởng ban, cửa hàng trưởng, quản đốc, trưởng khoa…
Nhà quản trị cấp cơ sởBao gồm những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của nhà quản trị trong một tổ chức. Nhiệm vụ của họ là thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển những người thừa hành và họ cũng tham gia trực tiếp thực hiện các công việc cụ thể như những người dưới quyền họ.
- Lập các kế hoạch ngắn hạn và chi tiết.
- Phân công công việc cụ thể.
- Giám sát hoạt động hàng ngày.
- Đánh giá thành tích của cấp dưới.
- Duy trì liên lạc chặt chẽ với các nhân viên thừa hành nhằm tạo động lực, truyền thông chính sách và hỗ trợ nhân viên.
Chức danh của cấp quản trị này là: Tổ trưởng, đốc công, trưởng ca…
Kỹ năng của nhà quản trị
Để thực hiện nhiệm vụ quản trị có hiệu quả, nhà quản trị cần phải có những kỹ năng nhất định, đó là các kỹ năng chung cho mọi nhà quản trị. Theo Robert Katz thì các nhà quản trị cần có ba loại kỹ năng quản trị như sau:
- Kỹ năng kỹ thuật [kỹ năng chuyên môn]: là kỹ năng vận dụng những kiến thức chuyên môn, kỹ thuật và các nguồn tài nguyên để thực hiện công việc cụ thể. Kỹ năng kỹ thuật chính là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị, hay những khả năng cần thiết của họ nhằm thực hiện một công việc cụ thể nào đó. Ví dụ như việc thiết kế máy móc của trưởng phòng kỹ thuật, việc xây dựng chương trình nghiên cứu thị trường của trưởng phòng Marketing… Kỹ năng này nhà quản trị có được bằng cách thông qua con đường học tập, rèn luyện.
- Kỹ năng nhân sự [kỹ năng giao tiếp]: là kỹ năng cùng làm việc, động viên, điều khiển con người trong tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi và thúc đẩy hoàn thành công việc chung. Nhà quản trị phải thực hiện công việc của mình thông qua những người khác nên kỹ năng nhân sự có ý nghĩa hết sức quan trọng, phản ánh khả năng lãnh đạo của nhà quản trị. Kỹ năng nhân sự của nhà quản trị được thể hiện trong các công việc như phát hiện nhân tài, sử dụng đúng khả năng, liên kết những cá nhân, tạo ra môi trường thuận lợi để thu hút sự cống hiến tốt nhất của nhân viên.
- Kỹ năng tư duy [kỹ năng bao quát]: là khả năng nhìn thấy bức tranh tổng thể, những vấn đề phức tạp của toàn bộ tổ chức và biết cách làm cho các bộ phận trong tổ chức gắn bó với nhau. Những nhà quản trị có kỹ năng tư duy luôn nhìn thấy được tất cả các hoạt động và các mối quan hệ giữa các hoạt động ấy. Chẳng hạn, khi giải quyết một vấn đề nào đó, nhà quản trị không chỉ xem xét vấn đề đó một cách độc lập mà còn tính đến mối liên hệ của vấn đề đó với những vấn đề khác. Kỹ năng tư duy là kỹ năng rất quan trọng đối với nhà quản trị cấp cao. Các chiến lược, kế hoạch, chính sách và quyết định của nhà quản trị cấp cao thường phụ thuộc vào tư duy chiến lược của họ.
Kỹ năng chuyên môn là khả năng làm việc với các sự vật
Kỹ năng nhân sự là khả năng làm việc với con người
Kỹ năng tự duy là khả năng làm việc với các ý tưởng và khái niệm
Mối quan hệ giữa cấp bậc quản trị và kỹ năng quản trị
Các nhà quản trị phải có đầy đủ cả ba kỹ năng chung nói trên, nhưng tầm quan trọng của mỗi loại kỹ năng sẽ thay đổi theo từng cấp bậc quản trị trong tổ chức. Nói chung, kỹ năng kỹ thuật giảm dần sự quan trọng khi nhà quản trị lên cao dần trong hệ thống cấp bậc. Ở cấp càng cao, các nhà quản trị cần phải có nhiều kỹ năng tư duy hơn. Kỹ năng nhân sự cần thiết đối với nhà quản trị ở mọi cấp vì nhà quản trị nào cũng phải làm việc với con người.
Mối quan hệ giữa cấp bậc quản trị và các chức năng của quản trị
Các chức năng của quản trị bao gồm 4 chức năng chính: Hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soát. Những chức năng này phổ biến đối với mọi nhà quản trị ở mọi cấp bậc. Tuy nhiên, có sự khác biệt về sự phân phối thời gian cho các chức năng quản trị giữa các cấp quản trị. Theo nghiên cứu của Mahoney, nhà quản trị cấp cao dành 64% thời gian cho công tác hoạch định và tổ chức, trong lúc nhà quản trị trung cấp chỉ dành 51% thời gian cho công tác này và nhà quản trị cấp thấp chỉ dành 39%.
Xem thêm: Tổng quan về quản trị
Từ số liệu ở bảng trên chúng ta có thể nhận xét, trong cùng một tổ chức, nhà quản trị cấp cao sẽ dùng nhiều thời gian hơn để thực hiện chức năng tổ chức [36%] và hoạch định [28%]. Ngược lại, nhà quản lý cấp cơ sở thì chủ yếu thực hiện chức năng điều khiển [51%]. Còn nhà quản trị cấp trung thì phần lớn thời gian để điều khiển [36%] và tổ chức [33%].
Xu hướng quản trị
Có thể nói công việc của nhà quản trị đã thay đổi không ngừng, rõ rệt nhất là từ việc tập trung vào vai trò quản lý, điều hành chuyển sang đào tạo, hướng dẫn, điều phối và hỗ trợ nhân viên. Nhiều nhà quản trị ngày nay đã giảm bớt quyền hạn quyền lực của mình. Sau đây là một số xu hướng quản trị của Brian Dumaine:
- Chuyển từ việc suy nghĩ mình là quản lý, ông chủ sang người tư vấn nội bộ trong công ty.
- Chuyển đổi từ việc ra lệnh sang hỗ trợ, hướng dẫn nhân viên để hoàn thành công việc.
- Không còn một mô hình cấu trúc doanh nghiệp cứng nhắt, thay vào đó thay đổi linh hoạt theo sự thay đổi của thị trường.
- Cho nhân viên của mình tham gia vào việc đưa ra ý kiến và quyết định
- Chia sẻ thông tin với mọi người
- Nắm vững nhiều lĩnh vực, kiến thức quản lý hơn trước
- Tập trung vào kết quả công việc nhiều hơn là thời gian làm việc của nhân viên.