Được xem là một trong những công việc không có nhiều áp lực cho nên hành chính văn phòng trở thành một công việc lý tưởng của nhiều chị em phụ nữ. Tuy nhiên, thực tế công việc này có rất nhiều việc cần phải làm cũng như không hề nhàn nhã như mọi người vẫn nghĩ. Vậy mô tả công việc của nhân viên hành chính văn phòng là gì? Bài viết này sẽ trả lời giúp bạn.
Giới thiệu về vị trí nhân viên hành chính văn phòng
Hành chính văn phòng là một bộ phận cần thiết của mỗi doanh nghiệp. Đây là bộ phận đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, phụ trách văn thư, hỗ trợ nhân viên về các loại giấy tờ cũng như là lễ tân của doanh nghiệp và còn nhiều các công việc không tên khác.
Bên cạnh đó, hành chính văn phòng còn có nhiệm vụ chuẩn bị giấy tờ, trang thiết bị cho các cuộc hội họp, tổ chức sự kiện,… cho công ty. Cũng như đặt hàng các vật dụng văn phòng cần thiết cho quá trình hoạt động của công ty như giấy, viết,…
Như vậy, bạn có thể thấy được rằng công việc của nhân viên hành chính văn phòng là khá nhiều. Cho nên, đây không thể xem là công việc nhàn nhã như mọi người vẫn nghĩ.
Mô tả công việc
Với những giới thiệu như trên, bạn đã có thể hiểu sơ lược về công việc của nhân viên hành chính văn phòng là gì? Phần tiếp theo đây, chúng tôi sẽ giới thiệu kỹ hơn về mô tả công việc của bộ phận hành chính văn phòng, bạn cùng đọc tiếp nhé.
- Quản lý hồ sơ, giấy tờ
Nhân viên hành chính văn phòng có nhiệm vụ tiếp nhận các loại giấy tờ, hồ sơ, công văn,… được gửi đến công ty. Sau đó chuyển đến các bộ phận có liên quan khác.
Hành chính văn phòng là bộ phận lưu trữ các loại giấy tờ, thủ tục quan trọng của công ty.
Các báo cáo về tình trạng của nhân viên như đau ốm, thai sản, nghỉ phép,… đều được đưa đến hành chính văn phòng tiếp nhận và xử lý.
Lập các văn bản theo yêu cầu của ban lãnh đạo cũng như các phòng ban trong công ty và in ấn, phát hành khi cần thiết.
- Công tác lễ tân
Nhân viên hành chính văn phòng có nhiệm vụ nhận các cuộc gọi đến và chuyển sang bộ phận có liên quan. Cũng như đón tiếp khách hàng, đối tác,… đến làm việc tại công ty.
Các cuộc hội, họp sẽ do bộ phận hành chính văn phòng chuẩn bị tài liệu, giấy tờ, nước uống,… theo yêu cầu.
Tổ chức các sự kiện với khách hàng, sự kiện cho nhân viên trong công ty,… theo những chỉ thị từ ban lãnh đạo.
- Công tác quản lý tài sản, thiết bị
Lập danh sách theo dõi, lên kế hoạch mua, tu sửa các trang thiết bị, tài sản của công ty phù hợp với tình hình, yêu cầu thực tế, đảm bảo cho quá trình làm việc tốt nhất của nhân viên.
Lập danh sách, kế hoạch mua các thiết bị văn phòng phẩm kịp thời phục vụ quá trình làm việc của công ty.
- Quản lý hồ sơ nhân viên
Hành chính văn phòng chính là bộ phận có nhiệm vụ lưu trữ các hồ sơ của nhân viên.
Đây cũng là bộ phận xử lý các thủ tục, giấy tờ cần thiết cho nhân viên, ví dụ như nghỉ phép, nghỉ việc,…
Lên hợp đồng thử việc, hợp làm việc chính thức và thực hiện công tác ký kết hợp đồng với nhân viên.
Cập nhật các loại giấy tờ của nhân viên đảm bảo đầy đủ theo yêu cầu của Pháp luật.
Giải quyết những thắc mắc, yêu cầu bổ sung về BHXH, BHYT của nhân viên cũng như những phúc lợi, thưởng phạt chung của công ty.
Với phần mô tả công việc như trên đã phần nào giúp bạn xác định được những công việc của nhân viên hành chính văn phòng là gì? Việc tìm hiểu trước khi lựa chọn làm việc sẽ giúp bạn xác định phần việc cần làm của công việc đó. Từ đó có sự chuẩn bị để tránh trường hợp choáng ngợp trước khối lượng công việc quá lớn hay bị hụt hẫng khi công việc mình làm không như tưởng tượng. Hy vọng bài viết này đã cung cấp đến bạn những thông tin bổ ích.
Hành chính văn phòng là gì? Chức năng hành chính văn phòng? Tầm quan trọng của hành chính văn phòng trong một tổ chức? Lợi thế khi làm việc hành chính văn phòng?
Mọi tổ chức hoặc công ty đều có một môi trường thiết lập để thực hiện các chức năng khác nhau được quản lý bởi một nhóm người hoặc một nhóm người. Không có tổ chức nào tồn tại mà không có văn phòng nơi thực hiện các nhiệm vụ và chức năng hành chính.
Mục lục bài viết
1. Hành chính văn phòng là gì?
Theo định nghĩa, hành chính nói rằng đó là việc thực hiện đúng những việc và công việc đã làm trong một văn phòng.
Một người xin nghỉ việc phải trải qua một vòng quy trình, hoặc một số nhân viên gặp vấn đề về lương phải đáp ứng nguồn nhân lực, hoặc Giám đốc điều hành của công ty cần một dữ liệu mật yêu cầu thư ký truy xuất họ. Tất cả các chức năng này được thực hiện thông qua hành chính văn phòng.
Một tập hợp các hoạt động hàng ngày liên quan đến lập kế hoạch tài chính, duy trì hồ sơ nhân sự, xử lý bảng lương, lưu trữ hồ sơ, duy trì hồ sơ, thanh toán, phân phối dữ liệu, hậu cần là một phần của hành chính văn phòng
Nó có thể nói như giám sát các chức năng hoặc hoạt động hàng ngày trong văn phòng hoặc quản lý những người làm việc trong văn phòng. Nó liên quan đến nhiệm vụ chính là đảm bảo rằng các nguồn lực luôn có sẵn để hoạt động trơn tru như phối hợp sửa chữa các thiết bị văn phòng cần thiết cho công việc, gửi các yêu cầu về nguồn lực mới.
Hầu hết thời gian, hành chính liên kết với việc duy trì các vật tư văn phòng như đồ dùng văn phòng phẩm, hộp mực máy in, giấy tờ, được sử dụng liên tục trong phạm vi ngân sách được cung cấp. Những người đang giải quyết công việc hành chính văn phòng phải đối mặt với một số thuận lợi và khó khăn trong việc tổ chức công việc.
Hành chính văn phòng tiếng Anh là: Office administration.
2. Chức năng hành chính văn phòng:
Một công ty đặt ra các mục tiêu và mục tiêu để đạt được các chỉ tiêu. Có những bước hoặc vai trò nhất định được thực hiện để đạt được mục tiêu. Nói cách khác, chúng ta có thể nói rằng đó là một lộ trình để đến đích.
Lập kế hoạch: Đây là một tập hợp các chức năng được chia nhỏ để chỉ ra những gì cần làm khi nào cần làm, làm như thế nào và ai nên làm chúng. Tổ chức đặt ra một bản đồ cho thấy con đường từ vị trí của công ty đến vị trí của nó.
Vì vậy, các mục tiêu được thiết lập và sắp xếp cho các hoạt động khác nhau được thực hiện. Người hướng dẫn là những nhà quản trị tham gia vào các mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn.
Phối hợp: Một khi các mục tiêu đã được đưa ra, thì cần phải làm thế nào để hoàn thành nó. Cần phải xác định các trách nhiệm cần phải thực hiện và bộ phận nào hoặc các bộ phận nào nên tham gia.
Nhóm các chức năng này cũng được yêu cầu để duy trì mối quan hệ tổ chức. Tại sao sự phối hợp phải xảy ra? Nếu không, không ai trong số công việc sẽ được hoàn thành nếu tất cả mọi người làm việc trên các hòn đảo.
Do đó, tất cả những người trong các phần khác nhau được liên kết với nhau để đạt được. Các hoạt động hành chính như ủy quyền, các biện pháp kiểm soát là cần thiết để thực hiện thành công công việc.
Tuyển dụng: Được biết, tất cả các công việc đang được chia nhỏ theo chuyên môn hóa để mang lại hiệu quả cao nhất. Để điền vào những bài viết này cần có người. Các chức năng hành chính tham gia vào việc lấp đầy đúng người vào đúng thời điểm.
Các nhu cầu của các chức năng được yêu cầu được xác định và mô tả công việc được viết. Dựa trên những điều đó, quảng cáo được hiển thị để tìm kiếm mọi người. Việc sàng lọc là quá trình cuối cùng để chọn ra ứng viên phù hợp.
Dẫn dắt: Điều này đòi hỏi phải chỉ đạo mọi người một cách đúng đắn để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Thông qua việc phân bổ hợp lý các nguồn lực và cung cấp một hệ thống hiệu quả, sự cân bằng được tạo ra giữa nhu cầu và sản xuất kinh tế dẫn đến các mục tiêu của tổ chức. Nhân viên hành chính ở đây sẽ cần các kỹ năng giao tiếp cá nhân đặc biệt để đáp ứng các tiêu chí này.
Đánh giá: Nếu không có đánh giá, không ai có thể biết liệu các kế hoạch của tổ chức có đạt được hay không. Hiệu suất của nhân viên được đánh giá theo thời gian để xem liệu có chất lượng công việc luôn không. Nó cũng gợi ý liệu có sự sai lệch so với các mục tiêu thực tế hay không.
Kiểm soát là một cách để đảm bảo hiệu suất chất lượng cao và kết quả đạt yêu cầu trong khi duy trì một môi trường không có vấn đề. Các hoạt động này bao gồm quản lý thông tin, đo lường hiệu suất và thiết lập các hành động khắc phục.
Vì nó là xương sống của tổ chức, các chức năng quản trị rất quan trọng vì nó gắn liền với hiệu quả và năng suất của tổ chức.
3. Tầm quan trọng của hành chính văn phòng trong một tổ chức:
Hành chính văn phòng của một tổ chức phải bao gồm nhiều hoạt động và trách nhiệm. Điều này dẫn đầu bằng cách tổ chức, sắp xếp và kiểm soát những thứ phù hợp nhằm mục tiêu các thành tựu và mục tiêu kinh doanh.
Sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào phụ thuộc vào việc hành chính văn phòng hiệu quả. Sự gia tăng năng suất, sự hài lòng của nhân viên cùng với việc quản lý công việc hoàn hảo là tất cả những ưu điểm của một nền hành chính văn phòng hợp pháp. Nó cũng tập trung vào môi trường vật lý của văn phòng như ánh sáng, chỗ ngồi, không gian, sự ngăn nắp, v.v.
Vì vậy, hành chính văn phòng như một quá trình nên kiểm soát và điều phối các bộ phận khác nhau của văn phòng với ý tưởng rõ ràng là dẫn dắt doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã xác định trước và đảm bảo rằng sự tăng trưởng và phát triển của nó không bị dừng lại bởi bất kỳ loại trở ngại nào.
4. Lợi thế khi làm việc hành chính văn phòng:
Hành chính văn phòng bao gồm việc giám sát các chức năng trong mọi bộ phận và phối hợp các hoạt động để công việc không bị dừng lại. Một cá nhân khi làm việc hành chính văn phòng có những lợi ích nhất định như
Kỹ năng tổ chức tốt: Kỹ năng này được phát triển trong quá trình làm việc. Là người phải quản lý tất cả các chức năng của bộ phận, họ cần phải tập trung và biết dự án nào là quan trọng. Chức năng này yêu cầu một người quản lý thời gian, quản lý mọi người trong nhóm, tập trung vào các mục tiêu và giữ cho thông tin có tổ chức. Chất lượng này được nâng cao hơn, có thể dẫn đến sự phát triển thành công trong sự nghiệp.
Nhanh chóng và hiệu quả: Vì chức năng quản trị viên yêu cầu một người thu thập thông tin, sắp xếp chúng và giữ một cách có trật tự, họ luôn thấy rằng bàn làm việc của họ không có lộn xộn. Điều này giúp họ gián tiếp thực hiện công việc của mình, nhanh chóng và hiệu quả.
Định hướng chi tiết: Khi thông tin về tất cả công việc và con người được thu thập bởi chức năng này, họ có xu hướng đưa thêm chi tiết vào cùng với nó.
Tùy thuộc vào loại hình tổ chức và kinh doanh, thông tin thu thập từ nhiều nguồn khác nhau để mang lại sự phối hợp trong mỗi phần. Chất lượng làm việc với các chi tiết này thúc đẩy chức năng quản trị được định hướng chi tiết bất cứ khi nào được yêu cầu.
Ưu tiên các công việc: Mô tả công việc chia nhỏ thành các nhiệm vụ riêng lẻ đến mọi chức năng. Nhưng đối với chức năng hành chính, mọi nhiệm vụ đều quan trọng trong ngày. Tùy thuộc vào mức độ quan trọng hoặc mức độ nghiêm trọng của trách nhiệm, các nhiệm vụ được ưu tiên.
Người thực hiện chức năng này sẽ biết nhiệm vụ nào cần ưu tiên tùy thuộc vào mức độ quan trọng. Người xử lý vai trò này tìm hiểu nhiệm vụ nào là cần thiết tùy thuộc vào tình huống.
Làm việc tự chủ: Một số hoạt động nhất định trong một bộ phận cần sự tham gia của tất cả các chức năng khác nhau hoặc một số sản phẩm nhất định không thể được sản xuất mà không có sự tham gia của những người ‘x’. Nhưng nhân viên hành chính chủ yếu là xử lý các chức năng một tay và quản lý để thực hiện chúng.
Các chức năng của họ yêu cầu làm việc độc lập và trong quá trình học cách làm việc tự chủ. Vì hầu hết thời gian họ liên kết chặt chẽ với các nhà quản lý, họ cần phải làm việc một mình.
Kỹ năng giao tiếp tốt: Phải làm việc phối hợp với nhiều bộ phận khác nhau của tổ chức hoặc với các hiệp hội toàn cầu, chức năng này đòi hỏi một người phải có kỹ năng giao tiếp tốt.
Những người này biết phải nói gì và nói khi nào. Giao tiếp của họ cần phải tốt và họ được biết là phải duy trì điều đó.
Khả năng chịu đựng tốt: Vì họ phải tiếp xúc với rất nhiều người từ quản lý đến giám sát hoặc cấp tiếp theo, những quản trị viên này sẽ phải chịu sự hòa giải xung đột giữa các bộ phận hoặc đóng vai trò là người hòa giải giữa mọi người. Có thể có những trường hợp họ sẽ nghe thấy những điều không mong muốn.
Mức độ khoan dung được nâng cao đáng kể vì chức năng này cũng phải giữ lời hoặc duy trì tính bảo mật của các nhà quản lý.
Linh hoạt: Chức năng quản trị cho phép một người linh hoạt vì họ biết rằng tất cả các công việc hoặc nhiệm vụ không thể được thực hiện như đã xác định. Có thể có một số trục trặc hoặc vấn đề phát sinh.
Quản lý con người là một phần của nó. Nhưng bản thân nhà quản trị biết mỗi phần thực hiện như thế nào và cho phép một hệ số dung sai. Hơn nữa, điều này cũng giúp duy trì mối quan hệ thân thiện với toàn bộ nhân viên và họ cảm thấy đủ thoải mái để nói chuyện.