5s có nghĩa là gì

5S là gì? Nó có phải là chữ viết tắt của những từ bắt đầu bằng chữ “S” không? Những chữ đó là gì? Và nó có thực sự quan trọng không?...

Khái niệm và nguồn gốc thực sự của 5S

*Khái niệm: 5S là tên của một phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc đến từ Nhật Bản. Nó được viết tắt từ 5 chữ trong tiếng Nhật bao gồm: Seiri [整理 Sàng lọc], Seiton [整頓 Sắp xếp], Seiso [清掃 Sạch sẽ], Seiketsu [清潔 Săn sóc], và Shitsuke [躾 Sẵn sàng]. [Theo Wikipedia]

*Nguồn gốc:

5S ra đời và được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota [một công ty lớn ở Nhật Bản] và phát triển rất nhanh ngay sau đó [hiệu quả tức thời]. Không lâu sau, nó mở rộng hơn nữa đến các công ty vừa và nhỏ ở Nhật, gần như phủ sóng mọi mặt trận trên thị trường kinh doanh nước này.

Tuy nhiên, mãi lâu sau, mô hình này mới được thâm nhập vào Việt Nam và phổ biến sang nhiều nước khác trên thế giới. Nói một cách chính xác, đến hẳn năm 1993, một công ty Nhật tên là Vyniko tại Việt Nam, đã tiếp nhận mô hình 5S này và phát triển rộng ra cả nước. Đây chính là công ty đầu tiên tại nước ta áp dụng mô hình này và cũng nhanh chóng đạt được thành công.

Cho đến nay, đã có rất nhiều công ty lớn nhỏ tại Việt Nam áp dụng mô hình này và thành công ngoài mong đợi. Những lợi ích hiện ra rõ mồn một ngay trước mắt như không gian sạch sẽ, thoải mái, tinh thần làm việc phấn chấn, vui vẻ, năng suất lao động tăng, hình ảnh công ty không ngừng được nâng cao trong mắt khách hàng, đối tác và cộng đồng. Tất cả đều là những hiệu quả vô cùng tích cực.

Khái quát 5S là gì?

• Seiri [Sort: Sàng lọc]: Tách các yếu tố cần thiết khỏi các vật phẩm không quan trọng, loại bỏ những vật dụng thừa thãi làm cho không gian căn phòng thoáng đãng hơn, rộng rãi hơn

• Seiton [Set in order: Sắp xếp]: Sắp xếp các vật liệu thiết yếu trong đó mọi thứ đều có vị trí của nó từ cao đến thấp hoặc từ thấp đến cao, miễn sao theo một trình tự nhất định giúp dễ dàng xác định vị trí của vật dụng đó

• Seiso [Standardize: Sạch sẽ]: Làm sạch khu vực làm việc. Điều này có ý nghĩa cực kì quan trọng và thiết yếu. Đơn giản là vì một không gian sạch sẽ, trong lành sẽ giúp tinh thần làm việc của người đó thoải mái hơn, bớt áp lực hơn. Từ đó, công việc cũng đạt được kết quả tốt hơn, năng suất làm việc cũng cao hơn

• Seiketsu [Sustain: Săn sóc]: Thiết lập một hệ thống để duy trì và biến 5S thành thói quen. Nghĩa là sẽ có các quy định, hình thức áp dụng mô hình này. Nói đơn giản hơn là thưởng phạt, vừa là động lực giúp tuân thủ phương pháp này, vừa giúp đi vào nề nếp, xây dựng một không gian làm việc tích cực

• Shitsuke [Self – Discipline: Sẵn sàng]: Thiết lập môi trường làm việc an toàn và vệ sinh [An toàn]. Đồng thời, tự giác tuân thủ những quy định trên, từ cá nhân đến đội nhóm, từ từng nhân viên cho đến phòng ban.

Phân tích mô hình 5S

• SEIRI: Loại bỏ những thứ không cần thiết

• Quan sát kĩ nơi làm việc với một vài đồng nghiệp.

• Tìm và xác định những thứ không cần thiết cho công việc của bạn bằng cách liệt kê tên và công dụng của từng vật phẩm.

• Khám phá và phân tích lợi ích của chúng

• Sau đó vứt bỏ [phá hủy] những thứ không cần thiết

• Đừng giữ những thứ không cần thiết cho công việc của bạn.

• Nếu thực sự không thể đưa ra quyết định [giữ hay bỏ] hay nếu vẫn còn một cái gì đó có thể còn cần thiết cho công việc, hãy đánh dấu nó với ngày cần xem xét lại sau khi công việc đó hoàn tất và đặt nó sang một bên.

• Sau một thời gian, sẽ kiểm tra lại mọi thứ. Thường là từ tầm 3 tháng trở lên, bắt đầu tiến hành kiểm tra xem có ai cần nó không. Nếu sau một khoảng thời gian đủ lâu mà không cần nó, điều đó có nghĩa là món đồ đó hay vật dụng đó không còn cần thiết cho công việc nữa.

• SEITON: Đặt mọi thứ vào vị trí sao cho dễ sử dụng [Sắp xếp vị trí phù hợp cho các vật dụng]

• Cam đoan chắc rằng mọi thứ không cần thiết đã bị loại bỏ khỏi nơi làm việc của bạn.

• Suy nghĩ về những gì quan trọng nhất, cần thiết nhất và đặt như thế nào là thuận tiện theo quy trình làm việc. Tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo tính thẩm mỹ và an toàn là nhất.

• Nói chuyện với đồng nghiệp của bạn về cách sắp xếp vị trí của đồ vật để có thể nhận góp ý, nhận xét, đề xuất từ phía khách quan của những người đồng nghiệp, tránh bị mâu thuẫn và không công bằng

• Một nguyên tắc cần lưu ý là những gì thường được sử dụng phải được đặt gần người dùng và những vật phẩm càng ít sử dụng thì nên để nó tránh ra xa. Tuyệt nhiên, bạn hạn chế đi lại ít nhất có thể để đỡ phí thời gian không đáng. Nguyên tắc này có thể được tóm gọn là “bạn càng ít sử dụng, bạn càng đi xa”.

• Sau khi suy nghĩ kĩ càng và lên kế hoạch sắp xếp hợp lí, hãy cùng phác thảo sơ bộ vị trí mọi thứ và giao tiếp với đồng nghiệp về chúng. Cuối cùng là tiến hành thực hiện ngay sau đó.

• Tốt nhất là có một danh sách các vật phẩm, vật dụng và địa điểm để lưu trữ chúng. Nếu có thể, hãy ghi chú trên mỗi ngăn kéo, cặp sách để có thể nhớ và sử dụng một cách nhanh chóng. Hơn thế nữa, những nhân viên khác cũng có thể dễ dàng biết được những gì được lưu trữ ở đó.

• Áp dụng nguyên tắc này để chỉ ra nơi đặt bình chữa cháy và các hướng dẫn cần thiết khác [những thiết bị quan trọng thực sự: dùng chung cho công ty].

• SEISO: Dọn dẹp và làm sạch nơi làm việc, không gian làm việc chung và riêng

Ở đây, có một mối quan hệ cực kỳ chặt chẽ giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ tại nơi làm việc, nơi sản phẩm được sản xuất. Nếu không gian làm việc của bạn sạch sẽ suốt cả ngày hay suốt cả tuần, nói cách khác là chất lượng môi trường làm việc được cải thiện. Điều này sẽ giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc [chất lượng công việc tăng].

Chính vì hiệu quả đó, chúng ta cần tiến hành SEISO một cách thường xuyên, nếu có thể hãy thực hiện nó hằng ngày. Nếu không, ít nhât, tối thiểu cũng phải 5 ngày/ tuần và 1 – 2 lần/ ngày. Thực chất, sau khi bạn đã loại bỏ những thứ không dùng [ở S1] thì đồ dụng chỉ còn lại rất ít. Và bạn chỉ cần chưa tới 3 - 5 phút để làm sạch mọi thứ mà thôi

• Đừng đợi đến khi bẩn để làm sạch. Hãy nhớ rõ câu châm ngôn này. Nó sẽ là chân lý cho bạn thấy rõ hiệu quả thực sự của nó chỉ ngay sau khi bạn thay đổi và suy nghĩ của chính mình và tiến hành theo các nguyên tắc trên.

• Dọn dẹp nơi làm việc thường xuyên, bao gồm các thiết bị, dụng cụ hay đồ nội thất, v.v., để những thứ không sử dụng nhiều cũng không có cơ hội bị bẩn.

• Người dọn dẹp thực sự chuyên nghiệp và là một người cực kì có trách nhiệm trong công việc, người đó sẽ dọn dẹp không chỉ ở không gian làm việc của cá nhân mà còn ở những nơi công cộng của công ty

• Thực tế, ai cũng muốn được làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an toàn. Thế nên, nếu bạn muốn điều ước thành sự thật, thay vì trông chờ vào công ty, tại sao bạn không tự tạo ra môi trường đó?

• Không bao giờ xả rác, khạc nhổ hay có những hành vi gây bẩn không gian làm việc xung quanh bạn. Nên tạo thói quen sạch sẽ, thể hiện mình là một người có văn minh dù ở bất cứ đâu đi nữa.

• SHITSUKE: Thực hiện các bước theo mô hình bên trên bằng cơ sở tự ý thức mà không cần ai đó nhắc nhở hoặc đặt lịch hẹn nhắc nhở

• Nó thực sự cần thiết và có giá trị xứng đáng để giúp cho mọi người thực hiện mô hình 5S tự ý thức như một thói quen trong cuộc sống hằng ngày.

• Không có cách nào để thực thi 5S thay vì thực hành nó thường xuyên cho đến khi mọi người yêu thích 5S. Và dần xem nó như là một phần của cuộc sống và không thể thiếu nó.

• Sau khi thực hiện, bạn sẽ thấy kết quả đạt được còn hơn cả mong đợi, Hoặc chỉ cần 1 đến 2 người trong công ty bạn thành công, họ sẽ giúp bạn tạo ra bầu không khí lành mạnh. Từ đó, bạn sẽ tự nhận thức được rằng 5S thực sự hữu hiệu và cần thiết.

Mục đích của việc xây dựng mô hình 5S

• Giúp cải thiện môi trường làm việc, nâng cao ý thức tuân thủ quy định và nâng cao tinh thần làm việc.

• Cải thiện năng suất làm việc, tăng cường khả năng kinh doanh bằng cách ổn định và rút ngắn thời gian sản xuất theo quy trình.

• Góp phần lớn trong việc tạo ra những hình ảnh đẹp, có thẩm mỹ với khách hàng, đối tác và các bên liên quan. [mỹ quan nơi làm việc]. Từ đó, thiết lập và gắn chặt các mối quan hệ lại với nhau

• Xây dựng tinh thần đồng đội cho tất cả các thành viên tại nơi làm việc. [từ cá nhân, phòng ban đến toàn thể công ty]

Tại sao việc áp dụng mô hình 5S trong công ty là cần thiết?

• Xây dựng một môi trường thoáng đãng, sạch sẽ, thân thiện và thuận tiện để làm việc hiệu quả hơn.

• Kiểm soát chi phí kĩ càng và tránh lãng phí trong mọi quy trình hoạt động hoặc mọi kế hoạch làm việc.

• Giảm chuyển động quá mức hoặc những di chuyển thừa thải và lãng phí thời gian tìm kiếm công cụ, vật dụng phù hợp tại nơi làm việc.

• Cải thiện tính kỷ luật tuyệt đối trong một công ty, tổ chức thông qua các quy định nghiêm ngặt của phần thưởng và hình phạt

• Việc khuyến khích mọi người theo dõi, phân tích, sắp xếp và giải quyết các vấn đề, tình huống có thể xảy ra, dẫn đến những thay đổi tích cực đối với văn hóa tổ chức.

• Làm cho một tổ chức, công ty thành công bằng việc đạt được những thành tựu quan trọng trong lĩnh vực mà họ kinh doanh, hoạt động

Từ đây, chúng ta có thể đi đến kết luận rằng, 5S là một mô hình căn bản và rất có ý nghĩa đối với một cá nhân hay tập thể. Nó giúp cải thiện môi trường làm việc, phạm vi hoạt động, nâng cao năng suất và chất lượng công việc, giúp công ty nơi làm việc gặt hái được những thành tựu nhất định. Chính vì thế, ngay từ bây giờ, hãy áp dụng phương pháp 5S này ngay để có thể nhìn thấy được hiệu quả thực sự của nó nhé!

>>> Xem thêm các bài viết: