Theo điều 43 Quy tắc thị thực, việc chuyển khâu nhận hồ sơ ra bên ngoài được hiểu là hợp tác với một công ty dịch vụ bên ngoài trên cơ sở một hợp đồng. Công ty dịch vụ bên ngoài không tác động lên việc xem xét và quyết định đơn xin thị thực và cũng không tham gia vào việc in và dán thị thực.
Trước tiên bao gồm toàn bộ khâu nhận, chuyển tiếp hồ sơ đến các Cơ quan đại diện của Đức và trả hồ sơ xin thị thực. Như vậy công ty dịch vụ bên ngoài đảm nhận việc:
• Cung cấp thông tin chung;
• Cung cấp lịch hẹn nộp hồ sơ;
• Nhận hồ sơ và kiểm tra xem hồ sơ có đầy đủ không;
• Nhập dữ liệu của người nộp đơn vào đơn trực tuyến theo định dạng VIDEX;
• Lấy các dữ liệu sinh trắc học [dấu vân tay, ảnh];
• Thu lệ phí thị thực;
• Chuyển tiếp hồ sơ xin thị thực và các dữ liệu hồ sơ cũng như lệ phí đến Phòng Thị thực của Cơ quan đại diện có thẩm quyền của Đức;
• Trả hộ chiếu.
Ngoài ra tùy theo yêu cầu của từng Cơ quan đại diện của Đức, công ty dịch vụ bên ngoài có thể cung cấp những dịch vụ tự nguyện, nhưng có thu phí khác nữa [v/d phôtô, chụp ảnh sinh trắc học, dịch thuật, dịch vụ ưu tiên, dịch vụ VIP]. Xem chi tiết tại mục 7.
Công ty VFS Global đã thành công khi tham gia quy trình chọn lựa cho khu vực Đông Nam Á/Đông Á và ngày 15.06.2018 đã được cấp phép thực hiện dịch vụ tiếp nhận hồ sơ xin thị thực, trong đó cho cả hai Cơ quan đại diện của Đức tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh ở Việt Nam.
Tại Việt Nam công ty đã mở ba trung tâm nhận hồ sơ xin thị thực ở Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng.
Không phải chờ đợi! VFS Global đã ký hợp đồng cam kết là mỗi một người nộp hồ sơ sẽ nhận được lịch hẹn nộp trong vòng hai ngày. Vì thế thời gian đợi đến khi nộp được hồ sơ tối đa sẽ là hai ngày. Thêm vào đó người nộp đơn còn có thể „đến và nộp ngay“, có nghĩa là tuy không có lịch hẹn, nhưng đến trong giờ làm việc của trung tâm nhận hồ sơ của VFS Global và đề nghị thì vẫn có thể nộp được. Tại đây có thể phải đợi ngắn, cho đến khi có nhân viên VFS tiếp khách hàng „đến và nộp ngay“. Những lịch nộp hồ sơ đã hẹn trước luôn được ưu tiên phục vụ trước khách hàng „đến và nộp ngay“.
Dịch vụ khách hàng được cải thiện! VFS Global cung cấp một dịch vụ trọn gói cho người nộp hồ sơ xin thị thực theo một hình thức mà các Cơ quan đại diện của Đức vì thiếu điều kiện nên không thể cung cấp được. VFS Global tư vấn cho người nộp đơn qua đường dây nóng và qua Email bằng tiếng Anh và tiếng Việt, cũng như tư vấn toàn diện thông qua trang web của công ty. Ngoài ra còn có những dịch vụ khác đơn giản hóa quy trình nộp hồ sơ được mô tả chi tiết tại mục 7.
Bước 1: Quý vị tìm hiểu thông tin trên trang web của VFS Global //visa.vfsglobal.com/vnm/en/deu về các loại thị thực và quy định cho từng loại thị thực đó. Khi cần, Quý vị có thể hỏi bộ phận dịch vụ khách hàng của VFS Global [qua đường dây nóng bằng tiếng Anh và tiếng Việt hoặc qua Email]
Bước 2: Quý vị đăng ký một lịch hẹn nộp hồ sơ tại một trong ba trung tâm nhận hồ sơ ở Việt Nam – không phụ thuộc vào chỗ ở của Quý vị tại Việt Nam.
Bước 3: Quý vị cần đến đúng giờ [chậm nhất là sau 15 phút!] theo lịch hẹn của Quý vị tại trung tâm nhận hồ sơ của VFS với tất cả giấy tờ cần thiết Quý vị đã tập trung được sau khi xem thông tin trong bước 1. Tại trung tâm nhận hồ sơ, trước tiên đơn xin thị thực của Quý vị sẽ được một nhân viên VFS nhận và kiểm tra xem hồ sơ có đầy đủ không, cũng như nhập dữ liệu hồ sơ vào tờ khai trực tuyến định dạng VIDEX. Sau đó sẽ lấy dữ liệu sinh trắc học của Quý vị [ảnh hộ chiếu và dấu vân tay]. Tiếp theo mỗi người nộp hồ sơ phải trả phí dịch vụ của VFS, kèm theo lệ phí thị thực, tất cả bằng tiền đồng Việt Nam tính theo tỷ giá hối đoái hợp lệ vào ngày thanh toán [có thể trả bằng tiền mặt hoặc không bằng tiền mặt]. VFS cập nhật thường xuyên thông báo về mức phí dịch vụ và lệ phí thị thực hiện hành trên trang web của mình, căn cứ vào hướng dẫn và thông tin mà Đại sứ quán Đức tại Hà Nội cung cấp.
Bên cạnh đó Quý vị còn có thể đăng ký riêng những dịch vụ khác của VFS Global là những dịch vụ hỗ trợ việc nộp hồ sơ của Quý vị. Đó là những dịch vụ tự nguyện và vì thế có thu phí. Khoản phí này nằm ngoài phí dịch vụ nói trên của VFS Global.
Bước 4: Hồ sơ của Quý vị sẽ được VFS Global chuyển đến Cơ quan đại diện có thẩm quyền [Đại sứ quán Đức tại Hà Nội hoặc Tổng lãnh sự quán Đức tại Thành phố Hồ Chí Minh] vào ngày sau ngày nộp hồ sơ để các cơ quan này xét duyệt. Quý vị có thể theo dõi tình trạng xử lý đơn của Quý vị trên trang web của VFS. Thời gian xử lý tại cơ quan đại diện có thẩm quyền có thể đến 15 ngày.
Bước 5: Kết quả xử lý đơn xin cấp thị thực của Quý vị [cấp hoặc từ chối] kèm theo hộ chiếu của Quý vị và bản gốc các giấy tờ đã nộp sẽ được đóng kín trong phong bì và được cơ quan đại diện chuyển trả lại trung tâm nhận hồ sơ của VFS, nơi Quý vị nộp hồ sơ. VFS Global sẽ thông báo cho Quý vị đến nhận kết quả tại đó. Kết quả cũng có thể được VFS gửi qua đường bưu điện đến Quý vị, nếu Quý vị đăng ký thêm dịch vụ chuyển phát.
Bước 6:
a] Được cấp thị thực: Chúc Quý vị Thượng lộ bình an! :]
Đề nghị Quý vị kiểm tra ngay xem thị thực của Quý vị có được cấp đúng không, đặc biệt là cách viết đúng họ tên của Quý vị, số hộ chiếu của Quý vị, thêm vào đó là cả thời hạn thị thực và mục đích chuyến đi của Quý vị.
Lưu ý: Được cấp thị thực Schengen không có nghĩa là đương nhiên được nhập cảnh. Quyết dịnh cuối cùng là do cảnh sát cửa khẩu đưa ra khi kiểm tra nhập cảnh vào khu vực Schengen. Khi Quý vị nhập cảnh, có thể cảnh sát cửa khẩu sẽ đề nghị Quý vị xuất trình giấy tờ về nguồn tài chính, thời gian lưu trú và mục đích lưu trú, cũng như bảo hiểm y tế của Quý vị. Chính vì thế khi nhập cảnh quý vị nên luôn luôn mang theo một bộ hồ sơ xin cấp thị thực của Quý vị [trong đó có giấy mời từ Đức, đặt chỗ khách sạn, bảo hiểm y tế].
b] Từ chối đơn xin cấp thị thực:
Trường hợp đơn xin cấp thị thực của Quý vị bị từ chối, thì có thể do những nguyên nhân khác nhau. Chúng tôi sẽ nêu những nguyên nhân đó trong giấy thông báo từ chối. Thông báo này cũng giải thích, Quý vị có thể phản đối lại quyết định này như thế nào [khiếu nại].
Cách khác là Quý vị bất cứ lúc nào cũng có thể nộp lại hồ sơ xin cấp thị thực với những giấy tờ có đầy đủ thông tin và có thể thẩm tra được.
Việc chuyển khâu nhận hồ sơ ra bên ngoài không làm thay đổi quá trình quyết định đối với những hồ sơ xin cấp thị thực. Quyết định đối với đơn xin thị thực [cấp thị thực hoặc từ chối cấp thị thực] là một nhiệm vụ thuộc về chủ quyền và – như từ trước đến nay – chỉ do những cán bộ xét duyệt việc cấp thị thực được cử sang các Cơ quan đại diện đưa ra. Hồ sơ xin cấp thị thực nộp tại VFS Global sẽ được chuyển ngay đến Phòng Thị thực của Cơ quan đại diện có thẩm quyền để tiếp tục xử lý và quyết định.
Công ty dịch vụ bên ngoài được người nộp hồ sơ xin thị thực trả tiền. Phí dịch vụ trả cho những dịch vụ nêu trong mục 2 và phải trả cho tất cả các hồ sơ xin cấp thị thực.
Ngoài ra còn có những dịch vụ tự nguyện khác người nộp hồ sơ có thể sử dụng [v/d như gửi trả hộ chiếu, phôtô].
VFS Global cung cấp những dịch vụ sau đây tại ba trung tâm tiếp nhận hồ sơ ở Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng:
Phí dịch vụ chung bao gồm những dịch vụ sau đây [đối với tất cả hồ sơ]:
• Cung cấp thông tin chung;
• Cung cấp lịch hẹn nộp hồ sơ;
• Nhận hồ sơ và kiểm tra xem hồ sơ có đầy đủ không;
• Nhập các dữ liệu của người xin thị thực vào đơn thực tuyến theo định dạng VIDEX;
• Lấy các dữ liệu sinh trắc học [dấu vân tay, ảnh];
• Nhận lệ phí thị thực;
• Chuyển tiếp hồ sơ và dữ liệu xin cấp thị thực cũng như lệ phí thị thực đến Phòng Thị thực của các Cơ quan đại diện của Đức;
• Trả hộ chiếu.
Những dịch vụ bổ sung tự nguyện và phải trả phí:
• Chụp ảnh hộ chiếu sinh trắc học
• Dịch vụ phôtô
• Cập nhật thông tin về tình hình xử lý đơn xin cấp thị thực bằng tin nhắn, Email và/hoặc điện thoại
• Dịch các giấy tờ trong hồ sơ xin cấp thị thực
• Giúp điền vào mẫu đơn
• Gửi trả hộ chiếu bằng đường chuyển phát
• Dịch vụ ưu tiên, dịch vụ VIP [Chú ý: chỉ liên quan đến việc nộp hồ sơ một cách tiện nghi, thoải mái hơn tại các trung tâm nhận hồ sơ của VFS. Dịch vụ này không tác động lên thời gian xử lý đơn xin cấp thị thực tại Cơ quan đại diện!]
Quý vị có thể tìm thấy các dịch vụ bổ sung này với mức giá cho từng dịch vụ trên trang web của VFS Global //visa.vfsglobal.com/vnm/en/deu
Từ ngày 03/02/2020 các Cơ quan đại diện của Đức không cấp hẹn nộp hồ sơ xin cấp thị thực Schengen. Việc tiếp nhận hồ sơ chỉ được thực hiện tại VFS Global. Chỉ có vợ, chồng của công dân EU được hưởng quyền tự do đi lại cũng như vợ, chồng của công dân Đức mới có thể nộp hồ sơ xin cấp thị thực Schengen tại Cơ quan đại diện [nộp trong giờ tiếp nhận hồ sơ, không cần hẹn]. Tuy nhiên, để tránh thời gian chờ đợi khi nộp hồ sơ mà không cần hẹn trước, chúng tôi khuyến nghị vợ, chồng của công dân EU được hưởng quyền tự do đi lại cũng như vợ, chồng của công dân Đức cũng nên nộp hồ sơ xin cấp thị thực qua VFS Global. VFS Global đã cam kết với chúng tôi rằng hẹn nộp hồ sơ luôn có sẵn trong vòng hai ngày làm việc.
Bộ Ngoại giao Đức đã buộc các công ty dịch vụ bên ngoài phải cam kết tuân thủ các quy định của Luật bảo vệ dữ liệu Liên bang. Ngoài ra các công ty dịch vụ bên ngoài phải được cấp chứng chỉ theo tiêu chuẩn ISO 27001, phải sử dụng cơ sở hạ tầng phù hợp với quy định của Cơ quan An ninh về công nghệ thông tin trong hành chính công của Liên bang và lưu giữ dữ liệu cá nhân chỉ trong các máy chủ trong khu vực kinh tế châu Âu. Ngoài ra công ty dịch vụ bên ngoài không được phép lưu giữ các dữ liệu của hồ sơ xin cấp thị thực, v/d như dấu vân tay, trên hệ thống riêng của công ty, mà chỉ được lưu giữ những dữ liệu cần thiết cho việc đặt lịch hẹn nộp hồ sơ.
Quý vị có thể tìm thấy thêm những thông tin chi tiết về chủ đề bảo vệ dữ liệu trong quy trình xin cấp thị thực trên trang Web của VFS Global theo đường link sau: //visa.vfsglobal.com/vnm/en/deu